CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

Transcripción

1 SECRETARIA EJECUTIVA DE VIGILANCIA Y DISCIPLINA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Elaboró: Mtro. Jorge Núñez Chávez Coordinador de Archivos San Luis Potosi, S. L. P., 20 de noviembre de 2009

2 I N D I C E Pág. PRESENTACIÓN 1. MARCO JURÍDICO 2. OBJETIVOS 3. METODOLOGÍA 4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN

3 PRESENTACIÓN En cumplimiento de las obligaciones en materia de transparencia, acceso a la información y organización de archivos establecidas en los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado y como parte de las actividades del Programa de Desarrollo Archivístico del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado 2009, registrado y validado por la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública (CEGAIP), se ha elaborado el presente Cuadro General de Clasificación Archivística. Este documento es fundamental para efectuar la organización de los archivos administrativos del Consejo de la Judicatura de manera uniforme; así como para preparar el Catálogo de Disposición Documental y los Inventarios de Transferencia Primaria, Transferencia Secundaria y Baja definitiva, que en conjunto constituyen los principales instrumentos de descripción y control archivístico con los que deben contar los entes obligados en las tareas de organización de archivos y acceso a la información. Este documento, debe ser entendido como un instrumento archivístico de carácter normativo en la realización de las actividades de organización de los archivos administrativos del Consejo de la Judicatura. La clasificación archivística a su vez, debe entenderse como la operación que agrupa los documentos y expedientes por sus semejanzas, basada en el análisis de la estructura orgánica, las funciones y los asuntos a cargo de las distintas áreas productoras de los propios documentos. El Cuadro General de Clasificación Archivística no es un formato, sino un instrumento de descripción que busca unificar los criterios de organización de los archivos de trámite de cada área en el menor tiempo posible y con el menor esfuerzo, pero con calidad técnica, al alcance de los responsables de esos archivos. En el proceso de elaboración de este documento, se tomó en cuenta el Manual de Organización Archivística de las dependencias y entidades de la administración pública del Estado y Municipios preparado por la CEGAIP,

4 publicado en el periódico oficial del estado el 31 de enero pasado; la información aportada por las áreas administrativas durante la realización de los diversos diagnósticos de archivos realizados en el año, así como el conocimiento adquirido en el proceso de organización del archivo de concentración administrativo que se conserva en el inmueble ubicado en la calle de Manuel del Conde No. 155, en el centro histórico de la ciudad de San Luis Potosí. Como resultado de estas actividades, a continuación se presenta el Cuadro General de Clasificación Archivística del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado. I. MARCO JURÍDICO Para fundamentar la redacción de este trabajo, se consultaron los diferentes ordenamientos jurídicos que se enlistan a continuación: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos: Artículo 6º. Constitución Política del Estado de San Luis Potosí: Artículo 17 Bis. Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de San Luis Potosí: Artículos 94, fracción XXI, 101 fracción II y, 135 a 142. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí: Artículos 91 a 97. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luis Potosí: Artículo 56 fracción IV. Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado. Reglamento del Poder Judicial para la aplicación de la Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. Reglamento del Archivo Judicial Acuerdo General Cuadragésimo Primero del Pleno del Consejo de la Judicatura que crea el Comité de Información del Poder Judicial del Estado.

5 Acuerdo General Cuadragésimo Cuarto del Pleno del Consejo de la Judicatura que crea la Comisión Mixta para la atención a los asuntos de Transparencia e Imagen Institucional del Poder Judicial del Estado. Acuerdo General Quincuagésimo Primero del Pleno del Consejo de la Judicatura que delega en la Secretaría Ejecutiva de Vigilancia y Disciplina la Organización, Coordinación, Vigilancia, Supervisión y Control de las Funciones que corresponden al Archivo Judicial, Central de Actuarios, el Servicio Médico Legal y al Coordinador de Archivos. Acuerdo General Quincuagésimo Segundo del Pleno del Consejo de la Judicatura por el cual se dota de atribuciones al Coordinador de Archivos del Poder Judicial del Estado. Acuerdo General Quincuagésimo Noveno del Pleno del Consejo de la Judicatura que establece criterios para la depuración del acervo documental del Archivo Judicial. Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. Lineamientos Generales para la Clasificación y desclasificación de la Información Pública, emitidos por la Comisión Estatal de Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. Manual de Organización Archivística de las dependencias y entidades de la administración pública del Estado y Municipios, emitido por la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública de San Luis Potosí. II. OBJETIVOS Los objetivos del cuadro general de clasificación son los siguientes: Proporcionar una estructura lógica de organización de la documentación producida ó recibida en el ejercicio de las atribuciones del Consejo de la Judicatura. Acceder a la información contenida en el acervo documental de los archivos administrativos.

6 Facilitar la localización física de cada documento ó expediente para su eficaz control y manejo. Realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura orgánica de la institución. Ordenar los documentos de archivo estableciendo dentro de cada agrupación ó serie documental la relación de unos y otros, de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso. III. METODOLOGÍA Con base en los resultados del Diagnóstico de Archivos realizado entre febrero y marzo del corriente año; con la información aportada por las distintas áreas del Consejo de la Judicatura; atendiendo la teoría y la práctica archivística, así como el marco jurídico del Poder Judicial del Estado, se identificaron y establecieron los diferentes niveles jerárquicos documentales, a saber: Fondo, Subfondos, Secciones, Series, y Subseries, lo cual nos acerca al detalle del contenido de los expedientes. Codificación.- Para facilitar el manejo de los documentos y expedientes a clasificar así como para hacer eficiente el funcionamiento del Cuadro General de Clasificación, es necesario asignar claves o códigos que permitan identificar en el contexto institucional las diferentes secciones y series documentales establecidas. De esta forma para realizar la codificación de los fondos, subfondos, secciones, series y subseries documentales que integran el Cuadro General de Clasificación Archivística, se consideró la forma como las distintas áreas identifican los documentos que generan, quedando de la siguiente manera. (Ver el cuadro completo en el archivo de excel)

7 Código CJPJ PCJPJ DJ UEES UIP SEA S01 S02 S03 S04 SEVD S02 S03 S04 S05 S06 SEPCJ S01 S02 S03 Fondos Consejo de la Judicatura Pleno del Consejo Subfondos Dirección Jurídica Unidad de Estadística, Evaluación y Seguimiento Unidad de Información Pública Secretariado Ejecutivo de Administración Secciones Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Financieros Dirección de Recursos Materiales Dirección de Tecnologías de la Información Secretariado Ejecutivo de Vigilancia y Disciplina Secciones Visitaduría Judicial Central de Actuarios Contraloría Servicio Médico Legal Archivo Judicial Coordinación de Archivos Secretariado Ejecutivo de Pleno y Carrera Judicial Secciones Instituto de Estudios Judiciales Biblioteca Oficialía de Partes

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