LINEAMIENTOS GENERALES INTRODUCCIÓN

Transcripción

1 Un paseo por los Archivos del OIC en la CFE 24-noviembre-2009

2 LINEAMIENTOS GENERALES INTRODUCCIÓN De acuerdo con los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos, publicados el pasado 20 de febrero del 2004, todas las dependencias y entidades del gobierno federal tendrán que contar con una estructura archivística compuesta por áreas de control de gestión documental (Art. octavo y noveno), archivos de trámite (Art. décimo), archivo de concentración (Art. decimoprimero) y archivo histórico (Art. decimosegundo).

3 Órgano Interno de Control en la CFE Presentar los avances y logros obtenidos por el OIC en la CFE en cumplimiento con los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los archivos, mediante un paseo por sus archivos

4 Órgano Interno de Control en la CFE 1. Control de Gestión SISTEMA DE GESTIÓN DE ASUNTOS 2. Archivo de Trámite TRANSFERENCIA PRIMARIA 3. Archivo de Concentración PRÉSTAMO DOCUMENTAL BAJA DOCUMENTAL DONACIÓN

5 Ubicación Geográfica del OIC en la CFE SEDES DEL OIC OIC Oficinas Nacionales Noroeste/Baja California Norte Golfo Norte Golfo centro Jalisco/Bajío Centro Occidente Centro Sur Centro/centro Oriente Oriente Sureste Peninsular La Yesca SEDE Distrito Federal Hermosillo, Sonora Torreón, Coahuila Monterrey, Nuevo León Tampico, Tamaulipas Guadalajara, Jalisco Morelia, Michoacán Cuernavaca, Morelos Distrito Federal Jalapa, Veracruz Oaxaca, Oaxaca Mérida, Yucatán Hostotipaquillo, Jalisco

6 CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO Área expuesta y sin señalamientos Recepción y registro de todo lo que llegaba Toda la documentación recibida se fotocopiaba No se registraban las copias Asignación de los documentos sin ningún control No ACCIONES se daba TOMADAS seguimiento a los asuntos Área restringida y colocación de carteles para ubicar la ventanilla Implantación de un Sistema para la gestión de asunto Registro de documentación oficial generada por el propio OIC Nomenclatura oficial en la generación de oficios OIC/CFE/CI/ Todo documento oficial que ingrese al OIC deberá hacerlo a través de Oficialía de Partes

7 CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Área de Oficialía de Partes

8 CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Área de Oficialía de Partes ANTES

9 CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Área de Oficialía de Partes ANTES DESPUÉS

10 CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Archivo de Oficialía de Partes ANTES DESPUÉS

11 CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Sistema Institucional de Gestión de Asuntos

12 ARCHIVO DE TRÁMITE DIAGNÓSTICO No se contaba con personal oficialmente responsable de este Criterios diferentes de organización y control Localización y disponibilidad compleja Falta de depuración de información ACCIONES TOMADAS Designación del responsable y los encargados del archivo Capacitación del personal y estandarización de criterios Identificación de documentos de archivo, de comprobación administrativa y de apoyo informativo Designación de espacio exclusivo para el archivo Documentación original, aun cuando haya sido elaborada para firma de una instancia superior, deberá conservarse en los expedientes de las áreas que los generan

13 ARCHIVO DE TRÁMITE Área de Oficialía de Partes

14 ARCHIVO DE TRÁMITE OIC en su Región Centro/Centro Oriente ANTES DESPUÉS

15 ARCHIVO DE TRÁMITE TRANSFERENCIA PRIMARIA Organizadas por año y serie documental Autorización por parte del titular del área productora de la información Durante el primer semestre Estandarización de cajas No se permiten carpetas Formato de Transferencia Primaria (SFP) Carátula de las cajas con ubicación física Listado de la transferencia Entrega de Listado de Transferencia Primaria en forma electrónica a las áreas

16 ARCHIVO DE TRÁMITE Transferencia Primaria

17 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DIAGNÓSTICO El encargado del archivo del OIC era el Responsable del Archivo de concentración de la Entidad Documentación de la cual no se tenían antecedentes de su envío Archiveros cerrados con candado Documentación no dada de baja No ACCIONES se daba TOMADAS seguimiento a los asuntos Solicitud de entrega de la documentación del OIC Solicitud de área exclusiva para el archivo del OIC Separación de la documentación de archivo de la que no lo era Solicitud a las áreas generadoras de la documentación de personal para poder valorar esta Casos especiales

18 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN OIC Oficinas Nacionales

19 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN OIC en su Región Golfo Norte

20 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN OIC en su Región Norte

21 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN OIC en su Región Oriente

22 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN PRÉSTAMO DOCUMENTAL Oficio de asignación de personal autorizado para la consulta y/o préstamo documental Servicio de consulta y/o préstamo documental en el archivo de Concentración del OIC auxiliándose de personal del archivo de Concentración de la Entidad. opase de Autorización de Entrada/Salida de documentación ovale de Préstamo de Expedientes

23 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Préstamo Documental

24 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN BAJA DOCUMENTAL Solicitud de Baja Documental Anual Identificación de documentación susceptible de baja Solicitud de autorización de baja a los dueños de esta Generación de Inventario de baja Coordinación con la SFP para el proceso de donación a la CONALITEG Solicitud Autorización Años May-05 Oct Jun-07 Mar Jul-08 Feb Nov

25 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Baja Documental Donación de papel a la CONALITEG Año Toneladas Observaciones entregada en proceso para autorización TOTAL toneladas

26 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Baja Documental 2005

27 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Baja Documental 2007

28 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS (SOA) REGISTRO DE INFORMACIÓN En septiembre de 2005 se genera la base de datos de expedientes En noviembre de 2008 se sube al SOA 16, 358 expedientes Actualmente se ha capturado la información del a la fecha 71 usuarios del SOA PRECISIONES DEL SOA Clave por área generadora No. de expediente Generación de carátula al abrir el expediente

29 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN REGISTRO DE INFORMACIÓN EN EL SOA Expedientes Registrados Expedientes registrados Noviembre 2008 Noviembre , ,887

30 LINEAMIENTOS GENERALES CONCLUSIÓN El poder unificar criterios en cuanto a la recepción, registro, organización, despacho, uso, resguardo y destino final de los documentos, nos ha permitido contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones, garantizando además el cumplimiento a lo marcado por la Ley de Transparencia y los Lineamientos.

31 Los maestros del universo los dueños de la información." Gracias por su Atención 24-noviembre-2009 Quien tiene la información, tiene el poder."