SISTEMA DE CONTROL DE PROYECTOS

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1 PROCEDIMIENTO AVANCE DE PROGRAMA ESTUDIOS Y PROYECTOS SISTEMA DE CONTROL DE PROYECTOS Referencia Revisión Fecha Preparado Revisado Autorizado Autorizado para uso PCS_PR_ /07/2011 Enthalpy Enthalpy C. Martínez BDCo PCS_PR_011 y 1 06/09/2013 Enthalpy Enthalpy L.Cristoffanini VPP

2 TABLA DE CONTENIDOS ALCANCE Y APLICACIÓN... 3 OBJETIVOS... 3 DEFINICIONES ROLES Y RESPONSABILIDADES MONITOREO Y REVISIÓN DEL AVANCE SEMANAL OBJETIVOS DATOS DE INGRESO PROCESO RESULTADOS ACTUALIZACIÓN MENSUAL DEL PROGRAMA MAESTRO OBJETIVOS DATOS DE INGRESO PROCESO RESULTADOS ANÁLISIS DE DESEMPEÑO Y OPTIMIZACIÓN DEL PROGRAMA OBJETIVOS DATOS DE INGRESO PROCESO RESULTADOS REFERENCIAS Documento N : Procedimiento - Avance de Programa Estudios y Proyectos Página 2 de 11

3 ALCANCE Y APLICACIÓN El presente procedimiento cubre: el monitoreo semanal del estado del programa, el avance y la dotación de recursos humanos; la actualización mensual del programa maestro actual del estudio o proyecto con el estado y la información más reciente, y el análisis del desempeño con respecto al presupuesto y las líneas base para evaluar y seleccionar alternativas en función de los resultados del mismo, según se requiera para mantener o mejorar el desempeño planificado. OBJETIVOS Los objetivos del presente procedimiento son describir la manera de: determinar el estado de avance con respecto al programa maestro actual del estudio o proyecto, y comparar el estado del programa, el avance y la dotación con las líneas base aprobadas y de control, y utilizar el programa actual para las proyecciones, optimizaciones y elaboración de las estrategias correctivas de control que se requieran. DEFINICIONES El Sistema de Entrega de Activos de Antofagasta Minerals considera un glosario de términos y siglas, ADS_RF_001, no requiriéndose definir ninguna otra terminología especial. Documento N : Procedimiento - Avance de Programa Estudios y Proyectos Página 3 de 11

4 1. ROLES Y RESPONSABILIDADES Se indican en la siguiente tabla los roles y las responsabilidades que se requieren para medir el avance de los programas de estudios o proyectos. ROLES Gerente de estudio o proyecto Gerente de control de proyecto Grupo de control de proyecto RESPONSABILIDADES Lograr la medición del avance de programa conforme al presente procedimiento Asegurar que la información de avance del programa de estudio o proyecto es generada de acuerdo a este procedimiento. Apoyar al gerente de estudio o proyecto con formularios e información de comparación (benchmarking) Generar la información de avance de estudio o proyecto de acuerdo con este procedimiento Documento N : Procedimiento - Avance de Programa Estudios y Proyectos Página 4 de 11

5 2. MONITOREO Y REVISIÓN DEL AVANCE SEMANAL 2.1 OBJETIVOS Determinar el avance actual y compararlo con la línea base, precisando cualquier desviación. 2.2 DATOS DE INGRESO 2.3 PROCESO Listado de actividades actuales del programa, Plan de hitos, Curvas de avance programado de las líneas base aprobada y objetivo (no aplicable para estudios menores), y dotación programada de personal u otros recursos clave, de la línea base objetivo. Para el programa, el proceso básico consiste en determinar el inicio real, término real de las actividades en desarrollo, y proyectar las fechas de inicio y término de las actividades futuras del programa sólo por excepción. Debe ponerse énfasis especial en las actividades de la ruta crítica y casi crítica, además de los hitos clave. Se deben revisar únicamente las actividades que no estén avanzando conforme a las fechas programadas. Deben realizarse reuniones periódicas semanales con la asistencia del contratista principal y todos los gerentes de estudio / proyecto responsables del mismo por parte de Antofagasta Minerals, los que deberían informar semanalmente el estado al gerente de control antes de cada reunión. Esta información de avance debería ser generada de acuerdo con los plazos definidos en el calendario de estudio / proyecto, de tal manera de permitir una oportuna y actualizada información a ser utilizada en la reunión de control. Para la reunión de control, el programa debería mostrar el avance y destacar cualquier actividad atrasada. Las actividades del programa deberían ser desglosadas en etapas de avance medibles. Para asegurar la información se encuentra lo más actualizada posible, los reportes de avance semanal deberían sustentarse en sistemas automatizados con cantidades medidas y etapas de avance acordadas previamente para evitar utilizar mucho tiempo para hacer el trabajo de control. La dotación real de personal del estudio o las horas hombre de proyecto se deben informar diariamente y resumirse semanalmente. La información de avance debe ser oportuna y revisada en reuniones cortas. Documento N : Procedimiento - Avance de Programa Estudios y Proyectos Página 5 de 11

6 Estudios La información de avance podría ser obtenida desde: Reportes semanales del Contratista Principal de Ingeniería y Consultores. Reportes semanales de los Gerentes de AMSA para los paquetes de trabajo. En el programa de estudio, los hitos se deben definir a niveles 2 y 3 del programa y el avance debería ser definido con respecto a estos hitos. Los hitos deberían incluir los puntos de decisión, interfaces entre tareas de estudio y en complemento especificar los entregables desarrollados. Los hitos de nivel 3 deberían tener una frecuencia suficiente para que el monitoreo semanal sea significativo. Proyectos La información de avance puede ser obtenida desde: Reportes semanales del Contratista Revisión de Diseño Reportes de entregas de Abastecimiento Información entregada por Gerentes de Área Contratista o auditorias de terreno El porcentaje avance terminado, las fechas proyectadas de finalización de actividades en desarrollo y las duraciones revisadas, deberían ser evaluadas semanalmente para todo el trabajo en desarrollo, en conjunto con las cantidades reales de recursos humanos. 2.4 RESULTADOS ESTUDIOS Reporte de estado de las actividades del programa Comparación con semana previa Estado de los Hitos Porcentaje de Avance Real vs Programado, donde sea requerido Recursos (HH) Actual vs Programado Reporte de Entregables PROYECTOS Reporte de estado de actividades del programa Comparación con semana previa Estado de los Hitos Porcentaje de Avance Real vs Programado, por área e insumo de construcción Recursos (HH) Actual vs Programado Productividad, donde aplique, por semana por mes móvil promedio Documento N : Procedimiento - Avance de Programa Estudios y Proyectos Página 6 de 11

7 3. ACTUALIZACIÓN MENSUAL DEL PROGRAMA MAESTRO 3.1 OBJETIVOS Actualizar el programa maestro del estudio o proyecto, las curvas de avance y la dotación con la información de estado y la información vigente. 3.2 DATOS DE INGRESO 3.3 PROCESO Copia del programa maestro actual del proyecto actualizado del mes anterior Curvas de avance de programa para la línea base objetivo aprobada Programa de recursos (HH) desde la línea base objetivo Información actualizada de acuerdo lo descrito posteriormente Hitos del programa Se debe entregar un reporte a partir del programa vigente, el que debería ser desarrollado por los gerentes de los paquetes de trabajo con campos vacíos para el ingreso de información actualizada. Este reporte debería ser emitido por los gerentes de paquetes de trabajo de manera previa a la fecha de corte para envió de información acordada para el reporte mensual. La información debe ser entregada desde todas las áreas del estudio o proyecto. Para un estudio, la información de avance del programa debe ser enviada de acuerdo a la tabla de contenidos del reporte de estudio. En el caso de los proyectos la información debe ser enviada desde las siguientes áreas: de ingeniería, de abastecimiento, de fabricación, de transporte, de construcción y de puesta en servicio. Deberán estar disponibles en los informes semanales las fechas reales de inicio y término de las actividades hasta el final de la semana anterior, lo que disminuye los requerimientos de ingreso de datos a fin de mes. Se deberán completar todas las fechas reales de inicio y término, junto con el plazo que falte para terminar las actividades en curso. Todo cambio planificado de la lógica o plazo de las actividades se deberá ingresar en esta etapa. Las curvas S deben actualizarse con el avance logrado a la fecha. Las cifras de avance semanal pueden ser aproximadas, pero deben ser precisas al final del mes y fundarse en lo posible, en mediciones, por ejemplo: cubicaciones y cantidades. Documento N : Procedimiento - Avance de Programa Estudios y Proyectos Página 7 de 11

8 La información de recursos reales (HH) debería ser consolidada para el mes, sobre la base de la información semanal. Cuando se utilice la técnica del valor ganado (EVM), basada en el esfuerzo, las horas gastadas y la productividad, serán lo que conforme la base para proyectar las horas que falten, y consiguientemente, los requerimientos de dotación y plazos de las actividades. 3.4 RESULTADOS El programa maestro del estudio o proyecto actualizado y con definición del estado determinado, la o las curvas S de avance actualizadas, los recursos reales (HH) por semana a la fecha, el factor de productividad y las horas proyectadas actualizadas cuando corresponda, y estado del Plan de Hitos del estudio o proyecto. Documento N : Procedimiento - Avance de Programa Estudios y Proyectos Página 8 de 11

9 4. ANÁLISIS DE DESEMPEÑO Y OPTIMIZACIÓN DEL PROGRAMA 4.1 OBJETIVOS Comparar el estado con la línea base y analizar el desempeño a la fecha. 4.2 DATOS DE INGRESO 4.3 PROCESO El programa actualizado al mes actual; el programa de la línea base aprobada ; el programa de la línea base objetivo ; la o las curvas S del avance programado cuando aplique; el número de personas planificadas para el estudio o los histogramas de la dotación programada (HH), y factores de productividad a la fecha y del mes actual, cuando corresponda. Las comparaciones deben efectuarse inicialmente con el programa de la línea base objetivo. En caso de haber alguna desviación negativa (atraso) en la ruta crítica o con respecto a hitos clave, o si el avance a la fecha o mensual está atrasado; deben tomarse medidas correctivas. Por consiguiente, las tendencias deben determinarse con respecto: a las actividades de la ruta crítica y los hitos clave; al avance en relación con el programa; a la productividad cuando corresponda, y a la disponibilidad y aplicación de recursos. Es importante determinar las causas raíces de las tendencias desfavorables y si es posible extrapolarlas o si se trata sólo de casos excepcionales. En caso de ser requerido, se hace una copia del programa actual y se evalúan las posibles alternativas para recuperar el tiempo de los atrasos reales o proyectados. Se debe reconocer que las estrategias de recuperación requieren de un tiempo para su implementación, por lo que se debe establecer un tiempo necesario para poder evaluar la efectividad de la estrategia de recuperación. Emplear conceptos de contingencia de tiempo (cuando el programa de control se compara con el programa objetivo ), permite desplazar temporalmente a dichos márgenes las fechas de término proyectadas, mientras se realizan soluciones el mes siguiente. Es importante que no se acorten arbitrariamente actividades futuras para recuperar atrasos del programa, sino que elaborarse, revisarse y aprobarse estrategias rigurosas para luego incorporarlas al programa. Documento N : Procedimiento - Avance de Programa Estudios y Proyectos Página 9 de 11

10 Focalizarse en recuperaciones de corto plazo producirá cambios rápidos del plan, esto debería evitarse. Normalmente un atraso en una fase del proyecto puede sólo ser recuperado en una etapa posterior. No todas las tendencias indican atraso, sino que algunas serán favorables y es posible que constituyan oportunidades de optimización o mejora del programa. 4.4 RESULTADOS Documentación de tendencias desfavorables. Documentación de tendencias favorables y oportunidades a monitorear. Documentación de análisis de tendencias de desempeño y desarrollo de estrategias para minimizar cualquier impacto desfavorable en los indicadores clave de desempeño (KPIs). Programa actualizado revisado, incluyendo reportes de 30 y 90 días. Curva(s) de avance proyectado revisadas de acuerdo a lo requerido, definidas siempre a partir del programa vigente. Requerimiento de recursos (HH) revisados de acuerdo a lo requerido. Documento N : Procedimiento - Avance de Programa Estudios y Proyectos Página 10 de 11

11 REFERENCIAS ADS_MS_014 Mínimo Estándar Bases y Definiciones de Planificación PCS_MS_014 Mínimo Estándar - Reportes PCS_MS_009 Mínimo Estándar Avance de Programa Estudios y Proyectos PCS_TK_009 Herramienta Formato Avance de Programa Estudios PCS_TK_011 Herramienta Formato Avance de Programa - Proyectos Documento n. : Procedimiento - Avance de Programa Estudios y Proyectos Página 11 de 11