Secretaría Administrativa Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional. Buenas Prácticas en la Administración de Proyectos

Transcripción

1 Secretaría Administrativa Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional Buenas Prácticas en la Administración de Proyectos junio, 2015

2 Contenido Definición Planeación del proyecto Administración o Coordinación o liderazgo del proyecto Ejecución y Monitoreo del proyecto Responsabilidades

3 Definición Conjunto de acciones pensadas para satisfacer las necesidades y expectativas de las que parte un proyecto, las cuales suponen una mejora evidente de los estándares del producto o servicio, siempre de acuerdo con los criterios éticos y técnicos alineadas con la misión, visión y valores institucionales.

4 Planeación del proyecto 1. Asignar un Líder de Proyecto, quien será el responsable último por su éxito o fracaso. 2. Identificar a las partes interesadas, los responsables y su grado de compromiso con el proyecto. Identificar quiénes son los interesados y qué producto esperan que se les entregue. 3. Definir el Alcance y los Objetivos del Proyecto. El alcance o área de competencia define los límites del proyecto, debe ser formal y aprobado por todos los interesados y contener aspectos tales como objetivo, metas, alcance y límites del proyecto claramente definidos, para evitar ambigüedades.

5 Planeación del proyecto 4. Iniciar los proyectos en una Reunión de Lanzamiento, con el propósito de formalizar el inicio del proyecto, constituir el equipo de trabajo, alinear al equipo de trabajo tras el objetivo y fijar próximos pasos. 5. Planificar el Proyecto. En este proceso se debe involucrar al equipo de proyecto en la estimación de la duración de las actividades, establecer fechas de inicio y fechas de término, así como identificar actividades y fechas críticas durante el desarrollo del proyecto.

6 Planeación del proyecto 6. Crear el plan de trabajo con especificaciones paso a paso. Definir las tareas que se esperan del proyecto. Las partes interesadas deben revisar la definición de las tareas y estar de acuerdo que las mismas reflejan adecuadamente lo que se espera. Y, por último la distribución de roles y responsabilidades.

7 Administración del proyecto 7. Buscar el impacto visual y el apoyo de gráficos que faciliten la interpretación de la información. Es importante contar con un medio visual (ej. Diagrama de Gantt utilizando herramientas especializadas como Microsoft Project u otro software gratuito), en el cual se debe contemplar la incertidumbre y calcular los recursos y plazos estimados para cada actividad, así como una descripción de las tareas que las forman, calendario, entregables, recursos, organización, costos, interesados, comunicaciones, riesgos, configuración, cambios.

8 Administración del proyecto 8. Crear un plan de gestión del riesgo. Prevenir es la mejor manera de evitar el riesgo o, al menos, de minimizar sus efectos, por lo que se requiere contar con un plan de gestión del riesgo complementado por un plan de contingencias, con la finalidad de realizar de manera sistemática, actividades para identificar riesgos, analizarlos y priorizarlos, diseñar acciones de mitigación y/o contingencia, controlarlos e informar su estado.

9 Administración del proyecto 9. Actualizar periódicamente el plan de gestión del riesgo. Aunque de forma previa se hayan evaluado y analizado todos los posibles riesgos y se esté preparado para afrontarlos, no puede olvidarse que en cualquier momento uno nuevo puede surgir, por lo que mantener actualizado el plan de gestión del riesgo es una medida que ayuda a ejercer un mejor control sobre este tipo de situaciones.

10 Administración del proyecto 10. Comunicar. La planificación del proyecto resulta inútil si no es comunicada efectivamente al equipo de proyecto. Cada miembro del equipo necesita conocer y comprender sus responsabilidades y que su comunicación se extienda a todos los interesados. 11. Evaluar cambios. Se debe asegurar que todo pedido de cambio a cualquiera de los componentes del proyecto bajo control, sean evaluados en riesgo e impacto. 12. Establecer la periodicidad con que se procederá a evaluar cada aspecto y los indicadores que se ha definido para obtener los datos, así como las fuentes de verificación.

11 Ejecución y Monitoreo del proyecto 13. Dar Seguimiento y Reporte de Avance del Proyecto. Una vez que el proyecto esté en ejecución, se debe monitorear y comparar el progreso actual con el proyectado. Para lo cual se requieren reportes de avance de proyecto que deberán producir los miembros del equipo. Se deben registrar las variaciones entre lo real y lo proyectado, tanto en lo referente a costos, como a cronograma y al alcance, reportar las variaciones a su superior y a las partes interesadas para poder tomar acciones correctivas.

12 Ejecución y Monitoreo del proyecto 14. Elaborar Informes de Avance que se presenten en una reunión formalmente establecida, con una frecuencia no mayor a quincenal, de manera de asegurar que todos los interesados estén informados acerca del estado del proyecto. 15. Permanecer alerta ante cualquier desviación. La atención al detalle es sumamente importante; pequeñas variaciones, modificaciones, deterioros, deben ser tenidas en cuenta y analizadas, así mismo, todos los hallazgos deben ser comunicados y debiendo tomar acción inmediata.

13 Ejecución y Monitoreo del proyecto 16. Gestión del Cambio. Las partes interesadas a menudo cambian de parecer en lo que respecta a las áreas de cada proyecto. A veces cambia el entorno en medio del desarrollo, y los supuestos que se hicieron al comenzar no siempre siguen siendo válidos. Esto a veces implica que el cronograma o las tareas deban ser cambiados. Administrando los cambios, el líder de proyecto puede tomar decisiones sobre si incorporar o no los cambios inmediatamente o en el futuro, o directamente rechazarlos, aumentando las posibilidades de que el proyecto sea exitoso.

14 Ejecución y Monitoreo del proyecto 17. Resolver los problemas tan pronto como sea posible. Un problema sin resolver termina afectando a más áreas, involucrando a más personas y multiplicando la dificultad de encontrar una solución. Actuar con premura es esencial para evitar mayores consecuencias que pueden desembocar en el fracaso del proyecto.

15 Responsabilidades Definir Responsabilidades: Líder de Proyecto Identificar requerimientos, el alcance del proyecto y su desarrollo Definición de la organización y estructura del proyecto Gestión, asignación y administración de los recursos humanos y materiales Definición de prioridades de las tareas dentro y/o relacionadas con el proyecto Planificación y realización de las reuniones de control del equipo de desarrollo en el tiempo establecido Motivación y organización del equipo de trabajo Identificación y control de riesgos Control de tiempos Comunicar avances y resultados Reporte y evaluación del desempeño del proyecto.

16 Responsabilidades Responsables de las Etapas Realizar la identificación de necesidades para la integración de la propuesta técnica integral, basado en el guion museográfico y museológico considerando los aspectos relativos a su área Participar en la generación del plan de trabajo, en el plan de gestión de riesgos así como en sus actualizaciones periódicas Coordinar y supervisar las actividades asignadas, y generar los entregables establecidos Presentar los informes de avances Asistir a todas las reuniones establecidas Comunicar al líder de proyecto los hallazgos, variaciones y modificaciones que puedan afectar al cumplimiento del proyecto.

17 Responsabilidades Enlaces Designados Realizar las tareas asignadas en tiempo y forma. Dar seguimiento y generar los reportes necesarios de avances de tareas y actividades asignadas para las reuniones, Comunicar al responsable de la etapa, los hallazgos, variaciones y modificaciones que puedan afectar al cumplimiento del proyecto, de manera oportuna y expedita Asistir a todas las reuniones establecidas. En caso de que el titular del área o etapa a la que representa no le sea posible asistir a las reuniones, deberán tener facultades para la toma de decisiones. Elaborar los informes de avances

18 GRACIAS!! Contacto: Mtra. Claudia Pérez Fournier - ext Mtro. Rogelio Leonel Chavarria García ext. 5501