Manual de Organización y funciones de la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión. Índice

Transcripción

1 SECRETARÍA DE SALUD DE HONDURAS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN TEGUCIGALPA M.D.C., HONDURAS MAYO- 2005

2 Índice 1 MARCO ESTRATÉGICO DE LA UNIDAD LA MISIÓN LOS VALORES COMPARTIDOS DE LA INSTITUCIÓN OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN FUNCIONES GENERALES PROCESOS ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN DIRECCIÓN FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN PROCESOS DEPENDENCIA JERÁRQUICA INDICADORES DE DESEMPEÑO ÁREA DE PLANIFICACIÓN, MONITORÍA Y EVALUACIÓN FUNCIONES DEL ÁREA PROCESOS DEPENDENCIA JERÁRQUICA INDICADORES DE DESEMPEÑO ÁREA DE ESTUDIOS Y FINANZAS FUNCIONES DEL ÁREA PROCESOS DEPENDENCIA JERÁRQUICA INDICADORES DE DESEMPEÑO ÁREA DE SOPORTE TECNOLÓGICO FUNCIONES DEL ÁREA PROCESOS DEPENDENCIA JERÁRQUICA INDICADORES DE DESEMPEÑO ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN FUNCIONES DEL ÁREA PROCESOS DEPENDENCIA JERÁRQUICA INDICADORES DE DESEMPEÑO EQUIPOS DE INTEGRACIÓN FUNCIONES PROCESOS DEPENDENCIA JERÁRQUICA INDICADORES DE DESEMPEÑO...12

3 1 MARCO ESTRATÉGICO DE LA UNIDAD 1.1 LA MISIÓN 1 La UPEG de la SECRETARÍA DE SALUD (SS) es una Unidad de alto nivel gerencial, en desarrollo permanente, que desde una perspectiva integral y estratégica de la salud, apoya la formulación de las políticas sociales en ese campo; gestiona la elaboración del Plan Nacional de Salud; orienta y apoya la formulación de planes, programas y proyectos institucionales y sectoriales; y la utilización de los recursos financieros en todos sus niveles; promueve nuevas opciones equitativas en el financiamiento a través nuevos modelos de gestión y atención y el desarrollo de un sistema de monitoreo y evaluación basado en un sistema de información integral y de calidad que contribuya a garantizar que la gestión institucional esté orientada a mejorar efectivamente y con equidad la situación de salud de la población hondureña en todos los niveles. 1.2 LOS VALORES COMPARTIDOS DE LA INSTITUCIÓN Ética y responsabilidad en la práctica de nuestros quehaceres Honestidad en nuestras gestiones Excelencia en todo lo que hacemos y la forma como lo hacemos Respeto a la dignidad de las personas Identidad y compromiso con la institución Participación porque trabajamos en equipo con la comunidad y con los demás actores claves Calidad y mejora continua en la prestación de los servicios como un valor agregado del producto de nuestro trabajo, para satisfacer y superar las expectativas de los beneficiarios Innovación en la búsqueda de métodos de solución de problemas Oportunidad en la respuesta 1.3 OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN 2 1. Apoyar al Ministro y a su equipo en la conducción. 2. Articular los aspectos operativos de las políticas de salud a nivel sectorial. 3. Reorganizar y fortalecer la Secretaría de Salud para que pueda desempeñar eficientemente su rol rector. 4. Favorecer y potenciar la mejora de la asignación de los recursos financieros en base a las prioridades nacionales. 5. Mejorar el proceso de toma de decisiones y la transparencia de la gestión, a través de un mecanismo que permita verificar el grado de cumplimiento de los objetivos y resultados planificados para el sector salud. 6. Mejorar la equidad y eficiencia del sistema a través de mecanismos de financiación adecuados. 7. Potenciar el acceso para toda la población, facilitando atención sanitaria de alta calidad, definida por el criterio de eficacia en función de los costos. 1 Tomado del documento de Plan Estratégico de la Unidad de Planeación y Evaluación de la Gestión. Tegucigalpa, Agosto Véase el Plan Estratégico de la Unidad de Planeación y Evaluación de la Gestión. Tegucigalpa, Agosto

4 8. Fortalecer el proceso de planeamiento y evaluación a nivel central, y en las Regiones Sanitarias Departamentales y Metropolitanas. 9. Facilitar la implementación del cambio y modelo de gestión. 10. Mejorar el Sistema de Información para la toma de decisiones. 11. Facilitar la toma de decisiones mediante la adopción de medidas basadas en la investigación y el análisis. 12. Socializar métodos e instrumentos de desarrollo tecnológico y los principales avances del sistema de salud. 13. Facilitar los procesos de formulación, implementación y control de lineamientos, políticas, estrategias, planes y presupuestos, que sean del ámbito de competencia de la Secretaría de Salud. 14. Impulsar, articular e integrar los esfuerzos institucionales de investigación científica, de desarrollo de metodologías y herramientas, de transferencia del conocimiento, de gestión de la información y de los sistemas que la soportan. 2 FUNCIONES GENERALES 3 En la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión y sus áreas, se han definido las siguientes funciones: 1. Facilitar y formular, de manera concertada, los insumos técnicos para la elaboración de las políticas y los planes nacionales de salud, sobre la base de las necesidades prioritarias del país en materia de Salud, que garanticen el acceso, la equidad y la calidad, de las prestaciones sanitarias. 2. Emitir, actualizar y dar seguimiento al planeamiento y evaluación de la gestión de la institución en todos sus niveles. 3. Apoyar técnicamente en la conducción, orientación y concertación de los esfuerzos de evaluación de gestión a nivel de la institución 4. Apoyar y facilitar la elaboración de planes, programas y proyectos, con el propósito de contribuir a asegurar la equidad en el acceso, la cobertura universal, la continuidad y la calidad de la salud, con énfasis en aquellas personas, familias y comunidades desprotegidas socialmente. 5. Participar y apoyar en los estudios estratégicos y proyectos de innovación tecnológica, de acuerdo con las prioridades del país. 6. Apoyar la elaboración de nuevas estrategias para el mejor aprovechamiento de los recursos financieros, en concordancia con las necesidades del país 7. Planear, organizar y coordinar, los procesos de desarrollo del sistema de información institucional y sectorial, para fortalecer la toma de decisiones, en materia de salud pública. 8. Crear un sistema de comunicación y acceso a los resultados de las actividades de evaluación, que permitan una adecuada rendición de cuentas y apoyen la planeación. 9. Apoyar los procesos de evaluación y el seguimiento efectivo de los convenios de préstamo establecidos con entidades bilaterales o multilaterales y actores clave, en materia de salud. 3 Véase el Plan Estratégico de la Unidad de Planeación y Evaluación de la Gestión. Tegucigalpa, Agosto

5 10. Evaluar la efectividad de la política nacional de salud, los planes, programas y proyectos estratégicos de salud pública, y demás acciones o intervenciones prioritarias en esta materia. 11. Seguimiento y evaluación de los Programas y Proyectos de las Instituciones Autónomas, vinculadas sectorialmente a la SS. 12. Coordinar las actividades de monitoreo y evaluación y elaborar informes para el análisis, la toma de decisiones y el planeamiento. 13. Elaboración de informes de gestión y de oportunidades de mejora detectadas para el sector 14. Capacitación en lineamientos y ejecución de evaluaciones, monitoreos de indicadores y análisis situacional sectorial, así como el uso de sistemas de información, la preparación de informes y la definición de indicadores. 15. Analizar el gasto e inversión en servicios de salud, financiados por la Secretaría de Salud. 16. Identificar y categorizar a los beneficiarios de las prestaciones públicas de salud, según variables demográficas, epidemiológicas, sociales y de acceso. 17. Definir las políticas, estratégicas y mecanismos institucionales de compra de servicios. 3 PROCESOS La Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión cumple sus funciones, mediante la ejecución de procesos y subprocesos inherentes a su competencia. Procesos de nivel cero 1 Facilitación en la definición de políticas y el planeamiento en salud 2 Apoyo y coordinación en la formulación presupuestaria y la evaluación financiera 3 Monitoría y evaluación de la gestión 4 Gestión de sistemas de información 5 Apoyo al desarrollo científico y tecnológico 6 Gestión de la información institucional en salud Procesos de nivel uno 1.1 Apoyo a la definición de políticas en salud 1.2 Conducción del planeamiento nacional en salud 1.3 Conducción del planeamiento estratégico institucional 1.4 Coordinación de la planeamiento interno de la unidad 4.1 Desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, de aplicaciones y herramientas informáticas, y redes, accesorios y equipos de computo 4.2 Normalización de los sistemas de información y de las aplicaciones y herramientas informáticas 5.1 Transferencia tecnológica de conocimientos adquiridos, métodos y herramientas 5

6 4 ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Dirección de la UPEG Equipos de Integración Área de Planificación, Monitoría y Evaluación Área de Estudios y Finanzas Área de Sistemas de Información Área de Soporte Tecnológico Estructura Organizacional para la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión 6

7 4.1 DIRECCIÓN La dirección, es la autoridad de la unidad, y es la responsable de la Dirección de la UPEG ejecución efectiva de las actividades de apoyo a la Secretaría de Salud en materia de; planeamiento, monitoría y evaluación de la gestión en salud; de investigación científica, desarrollo de métodos y herramientas, transferencia tecnológica; el desarrollo, mantenimiento y normalización de sistemas de información, de aplicaciones y de herramientas informáticas, así mismo en redes, equipos y accesorios de cómputo FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN 1. Apoyar directamente al Despacho del Secretario en la definición políticas y estrategias de salud a nivel nacional e institucional. 2. Impulsar, articular e integrar los esfuerzos institucionales de investigación científica; de desarrollo de metodologías y herramientas; de desarrollo, mantenimiento y normalización de sistemas de información; de transferencia del conocimiento; y de gestión de la información institucional en salud. 3. Dirigir y conducir a las entidades organizacionales bajo su cargo hacia el cumplimiento de la misión y visión de la Secretaría de Salud. 4. Garantizar la ejecución de las funciones asignadas a la UPEG y velar por el cumplimiento de sus objetivos. 5. Supervisar la ejecución de las actividades y procesos que se realizan dentro de la unidad, con el fin de medir su eficiencia y realimentarse para sus actividades. 6. Participar en los análisis de los datos e información generadas en la unidad, para todos sus ámbitos de competencia 7. Participar, como experto en las áreas de su competencia, en las mesas de discusión y concertación estatales, en colaboración al Secretario de Salud 8. Gestionar, distribuir, utilizar y controlar efectivamente los recursos necesarios para la ejecución de los procesos de la UPEG PROCESOS La dirección es responsable por todos los procesos de la unidad, sin embargo cada una de las entidades se enfoca en algunos procesos más que en los demás, según sea su experiencia y conocimiento. El proceso de nivel cero a cargo de esta entidad es: Facilitación de la Definición de Políticas y el Planeamiento en Salud DEPENDENCIA JERÁRQUICA La Dirección tiene dependencia directa al Despacho del Secretario de Salud y mantiene una relación de apoyo y coordinación con los Subsecretarios de Salud, con las demás entidades organizacionales de la Secretaría de Salud y con los actores clave del sector salud INDICADORES DE DESEMPEÑO % de cumplimiento de metas programadas % de necesidades de apoyo insatisfechas % de Planes y Presupuestos facilitados efectivamente % de indicadores de impacto y de gestión institucional monitoreados y evaluados oportunamente Variación anual promedio de los indicadores de proceso, bajo la responsabilidad de la Unidad 7

8 % de recursos necesarios para el funcionamiento de la unidad y todas sus áreas de proceso, gestionados oportunamente 4.2 ÁREA DE PLANIFICACIÓN, MONITORÍA Y EVALUACIÓN Área de Planificación, Monitoría y Evaluación Plan Estratégico y Operativo de la UPEG. Entidad organizacional que se encarga de brindar el apoyo técnico necesario para diseñar, facilitar, monitorear y evaluar el planeamiento institucional en salud. Incluye las Políticas de Salud, el Plan Nacional de Salud, el Plan Estratégico y Operativo Institucional, y el FUNCIONES DEL ÁREA 1. Definir y diseñar las metodologías de planeamiento según las necesidades y la realidad de la institución. 2. Conducir el proceso de elaboración del planeamiento estratégico y operativo en salud a nivel nacional, institucional e interno a la UPEG. 3. Informar oportunamente a las autoridades de salud sobre el desempeño institucional y el cumplimiento de los objetivos y metas planteados, por medio de herramientas de control estratégico de indicadores de gestión e impacto. 4. Analizar las diferentes mediciones e indicadores en su poder para recomendar acciones correctivas o preventivas según sean las condiciones PROCESOS Los procesos de nivel cero a su cargo son: Facilitación de la Definición de Políticas y el Planeamiento en Salud. Monitoría y Evaluación de Gestión DEPENDENCIA JERÁRQUICA El área le reporta al Director de la unidad, sin embargo realiza sus actividades y procesos en estrecha relación con las otras áreas de la unidad. Mantiene una relación de apoyo y coordinación con las demás entidades organizacionales de la Secretaría de Salud y con los actores clave del sector salud INDICADORES DE DESEMPEÑO Nivel de ajuste de las metodologías de planeamiento a la realidad de la institución % de Planes Estratégico y Operativos facilitados efectivamente. % de cumplimiento del Plan Institucional de Monitoreo y Evaluación de la Gestión. Variación anual promedio de los indicadores de procesos, bajo su responsabilidad Índice de eficiencia en el aprovechamiento de recursos % de entidades organizacionales integradas al sistema institucional de monitoría y evaluación. % de indicadores de impacto y de gestión institucional monitoreados y evaluados oportunamente 8

9 4.3 ÁREA DE ESTUDIOS Y FINANZAS Área de Estudios y Finanzas Esta entidad se encarga de definir los lineamientos financieros y presupuestarios, desarrollar metodologías y facilitar la elaboración, control y evaluación integral del presupuesto institucional. Es la entidad responsable de facilitar la identificación de necesidades de recursos financieros de la Secretaría de Salud, la definición de estrategias generales de movilización de los recursos económicos y el control y evaluación financiera y presupuestaria de la gestión FUNCIONES DEL ÁREA 1. Definición de lineamientos y políticas para la definición presupuestaria 2. Diseño y desarrollo de metodologías y formatos para la elaboración de presupuestos 3. Determinar los requerimiento de recursos económicos a nivel institucional 4. Definir estrategias generales de financiamiento interno y externo 5. Elaborar un presupuesto institucional a partir de los insumos de las entidades de nivel central y los departamentales 6. Apoyar a las diferentes entidades en la elaboración de sus presupuestos y solventar consultas sobre este ámbito 7. Evaluar la ejecución presupuestaria y el cumplimiento de los objetivos y metas financieras y presupuestarias de la Secretaría de Salud PROCESOS El proceso de nivel cero a cargo de esta entidad es: Apoyo y Coordinación en la Formulación Presupuestaria y la Evaluación Financiera DEPENDENCIA JERÁRQUICA El área le reporta al Director de la unidad, sin embargo realiza sus actividades y procesos en estrecha relación con las otras áreas de la unidad. Mantiene una relación de apoyo y coordinación con las demás entidades organizacionales de la Secretaría de Salud y con los actores clave del sector salud INDICADORES DE DESEMPEÑO Cantidad de consultas sobre metodologías presupuestarias realizadas en el período Cantidad de ajustes al presupuesto institucional Nivel de ejecución presupuestaria alcanzado Variación anual promedio de los indicadores de procesos, bajo la responsabilidad del área económico-financiero Índice de eficiencia en el aprovechamiento de recursos 9

10 4.4 ÁREA DE SOPORTE TECNOLÓGICO Área de Soporte Tecnológico Entidad organizacional, que apoya el desarrollo científico y tecnológico de la Secretaría de Salud mediante; el impulso, articulación e integración de los esfuerzos institucionales de investigación científica, desarrollo de métodos y herramientas, y transferencia del conocimiento. A nivel interno, ejecuta las acciones de desarrollo científico y tecnológico, en materia de planificación y evaluación de la gestión FUNCIONES DEL ÁREA 1. Planificar, dirigir y dar seguimiento a las acciones de apoyo al desarrollo científico y tecnológico de la Secretaría de Salud. 2. Identificar las necesidades institucionales de generación de conocimiento técnico y científico, desarrollo de herramientas e instrumentos, normalización y transferencia tecnológica; con base en las prioridades estratégicas y los análisis de situación de la unidad y la institución. 3. Impulsar, articular e integrar las acciones de desarrollo científico y tecnológico de la Secretaría de Salud, mediante la coordinación y enlace con actores clave internos y externos a la institución. 4. Dirigir, apoyar y ejecutar acciones de sistematización de las experiencias y conocimientos institucionales. 5. Dirigir, apoyar y ejecutar las actividades de transferencia del conocimiento requeridas por la institución. 6. Administrar y actualizar los manuales de organización, procedimientos e instrucciones de la UPEG, de acuerdo con los requerimientos de la unidad PROCESOS El proceso de nivel cero a cargo de esta entidad es: 1 Apoyo al Desarrollo Científico y Tecnológico DEPENDENCIA JERÁRQUICA El área le reporta al Director de la unidad, sin embargo realiza sus actividades y procesos en estrecha relación con las otras áreas de la unidad. Mantiene una relación de apoyo y coordinación con las demás entidades organizacionales de la Secretaría de Salud y con los actores clave del sector salud INDICADORES DE DESEMPEÑO % de cumplimiento del Plan de Apoyo al Desarrollo Científico y Tecnológico de la Secretaría de Salud. Cantidad de investigaciones científicas monitoreadas Cantidad de modelos y herramientas desarrollados % de necesidades de transferencia tecnológica atendidas oportunamente Cantidad de personas cubiertas por las actividades de transferencia de conocimientos, modelos y herramientas Variaciones anuales positivas y negativas de los indicadores de procesos, bajo la responsabilidad del área Índice de eficiencia en el aprovechamiento de recursos 10

11 4.5 ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Área de Sistemas de Información Esta entidad organizacional brinda el soporte institucional e interno en materia de sistemas de información y gestión de la información en salud. Es responsable de satisfacer las necesidades y expectativas de calidad y oportunidad de información de la autoridades de salud. Para esto, ejecuta acciones de captura, procesamiento, análisis y divulgación de la información en salud; y acciones de desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, aplicaciones, herramientas, equipos, accesorios y redes, que se presenten en la UPEG, y en las diferentes entidades de nivel central FUNCIONES DEL ÁREA 1. Gestionar los sistemas de información, aplicaciones y herramientas informáticas de la UPEG y las que le correspondan a nivel institucional. 2. Normar los diseños y desarrollos que la institución realiza en este ámbito. 3. Integrar las aplicaciones, herramientas y sistemas de información existentes con los nuevos diseños, de manera que respondan a las necesidades institucionales. 4. Realizar un diagnóstico en la UPEG y a nivel institucional, con el apoyo de las distintas entidades organizacionales, para determinar las necesidades de sistemas, aplicaciones, herramientas, equipos y redes. 5. Gestionar las capturas de datos de interés para la institución y controlar la calidad de la misma. 6. Ejecutar análisis estadístico de datos y realizar informes y reportes para divulgar los resultados y conclusiones de este análisis. 7. Ejecutar los mantenimientos preventivos y correctivos en sistemas de información, herramientas, aplicaciones, redes, equipos y accesorios de cómputo, en la UPEG y en otras entidades de nivel central que le correspondan. 8. Apoyar los esfuerzos y desarrollos de sistemas de sistemas, aplicaciones y herramientas que realicen otras entidades de la Secretaría, tales como las regiones sanitarias departamentales. 9. Elaborar informes sobre las actividades realizadas en el ámbito de su competencia y los resultados obtenidos PROCESOS El proceso de nivel cero bajo su cargo es: Gestión del Sistema de Información Gestión de la Información Institucional en Salud DEPENDENCIA JERÁRQUICA El área le reporta al Director de la unidad, sin embargo realiza sus actividades y procesos en estrecha relación con las otras áreas de la unidad. Mantiene una relación de apoyo y coordinación con las demás entidades organizacionales de la Secretaría de Salud y con los actores clave del sector salud INDICADORES DE DESEMPEÑO Cantidad de apoyos a entidades realizados % de cumplimiento de los mantenimientos programados Cantidad de mantenimientos correctivos realizados % de errores o no conformidades en los datos recibidos % de cumplimiento de las metas programadas % de necesidades de sistemas de información cubiertas 11

12 Variación anual promedio de los indicadores de procesos, bajo la responsabilidad del Departamento de Sistemas de Información Índice de eficiencia en el aprovechamiento de recursos 4.6 EQUIPOS DE INTEGRACIÓN Equipos de Integración Los equipos de integración son entidades organizacionales que no están establecidas de manera definitiva. Se crean según la necesidad, seleccionando el cuerpo técnico requerido por un periodo de tiempo definido. Estos generalmente son equipos interdisciplinarios que están conformados por personal interno o externo a la UPEG y a la Secretaría de Salud, dependiendo de las necesidades de complejidad del tema a tratar FUNCIONES 1. Generar capacidad de análisis profundo y de síntesis multidisciplinaria en actividades que así lo requieran 2. Brindar apoyo técnico a las unidades y departamentos de la UPEG, en los ámbitos que se requiera un equipo integrado por profesionales y representantes de diferentes ámbitos 3. Cumplir con los deberes y responsabilidades que le competen a los departamentos de la UPEG, al surgir como un equipo complementario de estos. 4. Coadyuvar a la ejecución y desarrollo de procedimientos o actividades que requieren de especialización o conocimientos diversos para su eficiente conclusión 5. Servir de apoyo y respaldo institucional a la UPEG, en temas estratégicos que requieran orientación especializada y consenso. 6. Propiciar una visión institucional compartida en materia de planeamiento y evaluación de gestión. 7. Servir de apoyo y respaldo a la UPEG, en temas o procedimientos que requieren diversidad de conocimiento 8. Generar visión compartida en materia de planeamiento, políticas, criterios de evaluación e indicadores de gestión PROCESOS Esta entidad, puede desempeñar actividades de cualquiera de los procesos de la unidad, sin embargo, no esta bajo su cargo ninguno de ellos DEPENDENCIA JERÁRQUICA Dependen directamente de la Dirección INDICADORES DE DESEMPEÑO % de cumplimiento de las metas programadas % de objetivos alcanzados de los definidos Variación anual promedio de los indicadores de procesos, en que interfieran. 12