Conceptos Básicos Qué es la Administración de Proyectos?

Transcripción

1

2 Conceptos Básicos Qué es la Administración de Proyectos? La aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas.

3 Administración de Proyectos Son las actividades que permiten asegurar que el proyecto se lleve a cabo a tiempo y de acuerdo a la planificación. Eficiencia y Eficacia. La Administración de Proyectos se basa en las principales funciones de la Administración: Planeación, Organización, Dirección y Control.

4 Administración de Proyectos Planeación: Se decide anticipadamente, qué, quién, como, cuando y por que se hará el proyecto. Las tareas mas importantes son: Pronosticar situaciones futuras, Determinar los recursos que se necesitarán, Revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control, Coordinar durante todo el proceso de Planeación.

5 Administración de Proyectos Organización: Se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporciona los recursos necesarios y se asigna el grado de autoridad y responsabilidad.

6 Administración de Proyectos Dirección: Conduce el comportamiento de los entes involucrados hacia las metas establecidas. Se comunican y explican los objetivos de todos los participantes, se asignan estándares. Motivación, Liderazgo y Comunicación.

7 Administración de Proyectos Control: Medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

8 Conceptos Básicos Componentes de la Administración de proyectos 1. Habilidades clave Liderazgo Comunicación Negociación Solución de problemas Lograr objetivos 2. Conocimientos Técnicos Administrativos 3. Herramientas 4. Técnicas

9 Conceptos Básicos Elementos relacionados con el Proyecto Tiempo Calidad Alcance Entorno Recursos Costo BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOS

10 NIVEL DE ACTIVIDAD Conceptos Básicos Ciclo de vida del Proyecto 3. Ejecución* *Etapas del proyecto 2. Planeación* 1. Inicio* 5. Cierre* 4. Control* INICIO TIEMPO TERMINO

11 Conceptos Básicos 100% $, HH Instalación completa Operación completa Entrega Grado de influencia en resultados Avance Decisión de arranque Decisiones trascendentes Fase 1 Inicio Fase 2 Planeación Diseño Fase 3 Ejecución Fase 4 Pruebas y Arranque

12 Administración de Proyectos Etapas de la Administración de Proyectos origen equipo del Proyecto INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE perfil plan avance entrega alcance aceptación PRODUCTO

13 Administración de Proyectos Áreas de conocimiento Integración Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre. Alcance Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento. Costos Presupuesto y su control. Recursos Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto.

14 Administración de Proyectos Tiempo Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas, Calidad Planeación, aseguramiento y control de la calidad. Comunicaciones Definición de la distribución de información del proyecto. Riesgos Planes y administración. Suministros Planeación de adquisiciones, de proveedores contrataciones, manejo

15 Administración de Proyectos Organización para el Proyecto (Estructuras) POR PROYECTOS El personal reporta directamente al Mando Superior Control total sobre el presupuesto, recursos materiales El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal Puede disponerse de un pool de recursos MATRICIAL Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional Líder de proyecto de tiempo completo Autoridad y toma de decisiones compartida FUNCIONAL Varios responsables Superior identificado Actúan por especialidad Enfoque fragmentado

16 Administración de Proyectos Organización para el Proyecto Alto Competencias técnicas Bajo Competencias humanas Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores Habilidades de los equipos de trabajo

17 INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

18 Técnicas y herramientas Mecanismos de selección de proyecto INICIO Definición del proyecto Perfil del proyecto INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Alcance del proyecto

19 Origen del Proyecto NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA INDUSTRIA AVANCES TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE PROYECTO REQUERIMIENTOS LEGALES NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN

20 Perfil del Proyecto Formaliza el inicio del proyecto Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados Proporciona información general Qué? Quién? Cómo? Por qué? Para qué? Cuándo?

21 NOMBRE DEL PROYECTO: CARTA DEL PROYECTO RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIÓN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIÓN: PRODUCTOS: APROBACIÓN:

22 Técnicas y herramientas Estructura de Descomposición del Trabajo PLANEACIÓN Tabla de precedencias Ruta critica Matriz de roles INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Plan del proyecto

23 Procesos de planeación Plan de Administración de Proyecto Alcance, definición y plan de administración Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS ) Definición de actividades, de hitos o milestones Secuencia de actividades Diagramas de red, lista de actividades

24 Organización de actividades Las actividades en un proyecto deben ser organizadas para producir resultados tangibles para que la administración pueda juzgar el progreso. Los Milestones son los puntos finales de alguna actividad. Los deliverables son los resultados del proyecto que serán entregados a los clientes. El proceso de cascada permite una definición precisa de los milestones.

25 Milestones y Deliverables Actividades Estudio de Factibilidad Análisis de Requerimientos Desarrollo del Prototipo Estudio del Diseño Especificación de Requerimientos Reporte de Factibilidad Definición de Requerimientos Reporte de Evaluación Diseño de la Arquitectura Especificación de Requerimientos MILESTONES

26 Planificación del Proyecto Distribuye el proyecto en tareas y estima el tiempo y los recursos requeridos para completar cada tarea. Organiza las tareas de forma concurrente para hacer mejor uso de la fuerza laboral. Minimiza dependencias entre tareas para evitar retrasos debidos a que una tarea espere a la terminación de otra. Depende de la intuición y experiencia de los administradores.

27 Procesos de planeación Estimación de recursos Estimación de la duración de actividades Desarrollo del cronograma Estimado de costos y desarrollo de presupuesto Planeación de: Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

28 Plan de administración del Proyecto Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: Definición del alcance Organización del Proyecto Mecanismos y programas de comunicación Programa de Proyecto Estimados de costos Procesos de administración de riesgos Procedimientos de control de cambios

29 Estructura de Descomposición del Trabajo En partecitas! Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. Cómo se come un elefante?

30 Qué es? Representación de la jerarquía del proyecto Identifica todo el trabajo a realizar Es un producto de la definición de alcance Características Organiza y define el alcance total del proyecto Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento Considera las fases del proyecto Es el fundamento para Estimación de costos Distribución de roles y funciones Planes técnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y análisis de problemas

31 Elaboración 1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado 2. Estructurar y organizar la EDT 3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior 4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT 5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente

32 Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos PRODUCTO Componentes mas importantes Productos de trabajo terminados Tareas que entregan un producto

33 Gráfica de Gantt 1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables. 2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.

34 Tabla de precedencias Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán. Incluye los siguientes elementos: Clave de la actividad Actividad Duración Actividades precedentes Responsable

35 PROYECTO: Plan Elaboró: Eduardo Dávila Turcios Fecha: Octubre 2002 Clave de la actividad Actividades precedentes actividad Actividad Duración Responsable 0 Inicio Diagnóstico y pronóstico realizado 4 meses -- Director de Planificación 2 Normas y criterios establecidos 2.5 meses -- Director Jurídico 3 Estrategia definida 1 mes 1,2 Subsecretario 4 Programas de desarrollo realizados 1 mes 3 Director de Planificación 5 Plan instrumentado 1 mes 4 Director de Planificación 6 Edición realizada 2 meses 4 Director Administrativo 7 Público consultado 2.5 meses 4 Director de Control 8 Proyecto definido 1.5 meses 5,6,7 Director de Planificación 9 Plan aprobado por ejecutivo 0.5 meses 8 Subsecretario 10 Publicación y difusión efectuadas 0.5 meses 9 Director Administrativo 11 Fin ----?

36 Tipos de precedencias Actividad A Actividad B Final a Inicio Actividad A Actividad B Inicio a Inicio Actividad A Actividad B Final a Final Actividad A Actividad B Inicio a Final

37 Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica Hitos (milestones)

38 Diagrama de Red (ruta crítica) Determina la duración total del proyecto Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea Muestra interdependencia de tareas Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto Permite evaluar balance entre recursos y tiempo Permite evaluar avances o desempeño

39 Holgura Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura. Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto

40 La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas: Inicio mas tardío Inicio mas temprano o bien, Final mas tardío Final mas temprano (Ls - Es) (Lf - Ef) Es Ef Actividad Ls Lf Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red, desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio.

41 INICIO A D B 8 E H F I FIN C 6-10 G 6 4

42 PERT (Program Evaluation and Review Technique) Se emplea para estimar tiempos y costos. Es de utilidad para: Análisis de alternativas Empleo eficiente de recursos Optimización de calendarios Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

43 Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M). Tiempo esperado entre eventos Desviación estándar (P+4M+O) 6 (P-O) 6 Varianza de una tarea (P-O) 6 2 Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

44 Técnicas y herramientas EJECUCIÓN Sistema de autorización de trabajo Sistema de información Reportes de avance INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Resultados del trabajo Cambios requeridos Mejora de calidad Mejoras en la ejecución Informes de proyecto

45 Procesos de ejecución Dirección del proyecto Productos de avance Acciones implantadas Aseguramiento de calidad Cambios Acciones correctivas Formación y desarrollo de equipo de trabajo Distribución de información Manejo de proveedores

46 Comunicaciones en el Proyecto Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma. Planificar las comunicaciones Generar información Distribuir la información Informar los avances Satisfacer a los interesados

47 Reportes de avance Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias: Describen un resultado técnico o un evento Se programan en fechas determinadas Su duración es cero

48 Características: Tangibles Medibles Entregables Se deben establecer claramente

49 Ventajas: Más fácil de interpretar Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)

50 Valor ganado del proyecto Recursos Planeado Valor ganado Real Tiempo

51 Técnicas y herramientas CONTROL Análisis de valor ganado Distribución de información Sistemas de control de cambio Control de riesgos INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Actualizaciones del plan Acciones correctivas Lecciones aprendidas Aceptación del trabajo Ordenes de cambio Ajustes a línea base

52 IV. Etapas de la AP Procesos de control Supervisión y control Control de cambios Verificación y control de alcance Control del cronograma

53 Procesos de control Control de costos Control de calidad Seguimiento de desempeño del equipo Informes de resultados Comunicación con interesados

54 Administración de cambios Evaluar y documentar ajustes y sus impactos Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto Con el objeto de: Comparar y evaluar el avance real del Proyecto Dar seguimiento y supervisión de riesgos Documentar la situación actual del Proyecto

55 Análisis y contención de riesgos Recomendaciones prácticas: Prevea riesgos, no catástrofes Aplique su sensibilidad, visión Realice el análisis en grupo y en forma ágil Analice los riesgos más importante Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos

56 Análisis de valor ganado Permite evaluar el desempeño del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo. Valor planeado Valor ganado

57 Análisis de calidad Costo de conformidad y no conformidad Análisis costo / beneficio Control de calidad - herramientas estadísticas

58 Técnicas y herramientas Auditorias de procura CIERRE Informes y reportes de ejecución INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Reporte final

59 Cierre del Proyecto 1. Cierre administrativo Reporte final Presupuesto Programa Evidencias Lecciones aprendidas Reporte de control de cambios Archivos Plan de transición

60 Cierre del Proyecto 2. Cierre del contrato Archivos de contrato Manuales, planos Bitácoras Comunicados Lecciones aprendidas 3. Producto, servicio o resultado final