GERENCIAMIENTO DE PROYECTOS

Transcripción

1 GERENCIAMIENTO DE PROYECTOS

2 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO Proceso de Ejecución Proceso de Planificación Proceso de Iniciación Proceso de Control Proceso de Cierre Inicio de Fase Time Final de Fase

3 Procesos del Área de Conocimiento Gestión de Integración del Proyecto Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control *Acta *Plan de Gestión de Proyecto constitución *Gestionar la Ejecución de Proyecto *Supervisar y Controlar el Trabajo. *Control de cambio Cierre *Cierre del Proyecto Gestión de Alcance *Recolectar requerimientos *Definir Alcance *Estructura desglose trabajo *Verificar el Alcance *Controlar el Alcance Gestión de Tiempo *Definir Las Actividades *Secuencia de Actividades *Estimar Recursos * Estimar Duración de Actividades *Desarrollo de Cronograma *Controlar Cronograma Gestión de Costos *Estimación Costos * Presupuesto *Controlar Costos Gestión de Calidad *Planificar la Calidad * Aseguramiento de la Calidad *Control de Calidad

4 Procesos del Área de Conocimiento Gestión de Recursos Humano Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control *Identificar los *Planificar Recursos Humanos * Adquirir el Equipo del Stakeholders Proyecto *Desarrollar el Equipo del Proyecto *Gestionar el Equipo del Proyecto Cierre Gestión de Comunicaciones Gestión de Riesgos *Planificar las Comunicaciones *Planificar la Gestión de Riesgos * Identificar los Riesgos * Análisis de Cualitativo * Análisis Cuantitativo * Planificar Respuestas al Riesgo *Distribuir la Información *Gestionar expectativas de Interesados Gestión de Compras *Planificar las Compras *Realizar las Adquisiciones * Informar sobre Rendimiento *Seguimiento y Control de Riesgos *Administrar Adquisiciones * Cierre de las Adquisiciones

5 Gestión de los Costos del proyecto La gestión de Costos debe incluir los procesos necesarios para asegurarnos que el proyecto cumpla con el presupuesto establecido 1- Planificación de Recursos 2- Estimación de Costos 3- Presupuesto de Costos 4- Control de Costos

6 Gestión del Costo del proyecto Planificación de Recursos Se basa en determinar que recursos físicos y que cantidades de cada uno debe usarse para realizar las actividades del proyecto. Estructura Analítica de un Proyecto (WBS) Información histórica. Alcance claramente definido Descripción del grupo de recursos

7 Gestión de Costos del proyecto Estimación de Costos: Consiste en hacer aproximaciones de cuanto costarán los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto (mano de obra, materiales, equipos, asesores, alquileres, contingencias, etc Importante: Ser realista, no substimar ni sobre estimar Que participen los que van a ejecutar el proyecto: Compromiso!!

8 Gestión de Costos del proyecto Estimación de Costos (técnicas) 1. Estimación de analogías (top down): Utilizar como base los costos de proyectos similares y consiste en la asignación de una proporción del costo total del proyecto a cada partida de la EDT Tiene grado bajo de precisión pero es rápido.

9 Gestión de Costos del proyecto Estimación de Costos 2. Estimación ascendente, (Bottom-up), es la estimación de costos individuales que luego en la suma tendremos el proyecto total. Es un análisis más detallado y requiere más información (EDT/cronograma/entegables) y es más preciso 3. Estimación paramétrica: estimación en base a información histórica y uso estadístico de regresiones

10 Gestión de Costos del proyecto Histogramas de recursos: a) Asignar responsables para cada actividad del proyecto de acuerdo a la programación Gantt a) Permite ver como se utiliza el recurso asignado b) Permite revisar sobreasignaciones y buscar soluciones (nuevos recursos o demorar el proyecto??)

11 Gestión de Costos del proyecto 6 Amolador

12 Oficial Aislador Amolador Oficial Cañiasta Oficial Civil Oficial Electricista Oficial Instrumentista Oficial Manteador Oficial Soldador Ayudante Gestión de Costos del proyecto

13 Gestión de Costos del proyecto Elaboración Presupuesto Una vez identificados los recursos y estimado sus costos, se arma el presupuesto. 1. Presupuesto siempre va unido al cronograma de tiempos y agenda de trabajo. 2.Línea base (línea S): costos acumulativos a través del tiempo. Muy importante para analizar desvíos presupuestarios y desempeño de costos

14 Gestión de Costos del proyecto Control de Presupuesto: Gestión del valor ganado (EVM Earned value management) Ayuda al equipo de dirección del proyecto a evaluar y medir el desempeño y avance del proyecto, integrando las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma y comparándolas con la línea base curva S- definida al inicio del proyecto

15 Gestión de Costos del proyecto Control de Presupuesto: Gestión del valor ganado (EVM Earned value management) Costo presupuestado (P=PV) Costo real devengado (C= AC) Valor del trabajo realizado ( T= EV) Desvíos presupuestarios

16 Gestión de Costos del proyecto Control de Presupuesto: Gestión del valor ganado (EVM Earned value management) Desvíos presupuestarios Indice de desempeño de Costos (IDC) IDC= T/C Indice de desempeño de Agenda (IDA) IDA= T/P Estimación de Costos al finalizar el proyecto = Costo Estimado original/idc Estimación de Plazos al finalizar el proyecto = Plazo Estimado original/ida

17 Gestión de Costos del proyecto Costo presupuestado enero febrero marzo abril mayo junio TOTAL Diseño construcción Ensamble IDC (Índice desempeño costos) 0,75 TOTAL Costo Acumulado % acumulado 15% 30% 50% 70% 90% 100% Costo Real enero febrero marzo abril mayo junio TOTAL Diseño construcción Ensamble - IDA (Índice desempeño agenda) 0,86 Costo final (costo presup/idc) Plazo final (plazo orig/ida) 7,00 meses TOTAL Costo Acumulado % acumulado 10% 20% 40% 80% % terminación enero febrero marzo abril mayo junio Presupuesto Diseño 80% 100% 100% 100% construcción 20% 50% Ensamble Valor del Trabajo enero febrero marzo abril mayo junio Diseño construcción Costo final (si eficiencia fuera presupuesto) Costo final (si eficiencia fuera trabajada) Costo final (si eficiencia fuera trabajada y no podemos atrasarnos) Ensamble TOTAL

18 Gestión del valor ganado (EVM Earned value management)

19 Gestión de la Calidad del proyecto Incluye los procesos necesarios para que el proyecto satisfaga los objetivos para los que fue desarrollado.

20 Gestión de la Calidad 1. Planificación de Calidad. 2. Aseguramiento de la Calidad 3. Control de la Calidad 4. Herramientas y técnicas para control calidad

21 Gestión de la Calidad Planificación de la Calidad. 1. Plan de Gestión de Calidad: sirve para identificar los standards y procedimientos que son relevantes para el proyecto y como cumplir con ellos. 2. Calidad del producto: características que confieren aptitud para satisfacer al cliente 3. Calidad del proyecto: Políticas de calidad de la organización 3. Análisis costo/beneficio:. Calidad óptima

22 Gestión de la Calidad Aseguramiento de la Calidad. Es la implementación de la planificación del sistema de calidad para asegurar que el proyecto satisfará los estándares de calidad relevante.

23 Gestión de la Calidad Control de Calidad. Monitoreo de los resultados del proyecto para determinar si cumple con la calidad estandar y la identificación de las alternativas para eliminar las causas de resultados insatisfactorios.

24 Gestión de la Calidad Herramientas y técnicas para el control de calidad 1. Inspección 2. Diagramas de control de bandas (límite max. y min.) 3. Diagrama Pareto: un número relativamente pequeño de causas, produce la mayoría de los problemas 4. Diagramas de flujo de procesos 5. Diagramas causa-efecto

25 Gestión de los recursos Humanos del proyecto Incluye los procesos necesarios para asegurar el uso más efectivo de las personas involucradas en el proyecto.

26 Gestión de los recursos Humanos del proyecto Liderazgo, comunicación, negociación. Delegación, motivación, entrenamiento, aprendizaje, manejo de conflictos. Evaluación de performance, reclutamiento, retención, relaciones laborales regulaciones de salud y seguridad y otros temas relacionados con la administración de funciones de recursos humanos

27 Gestión de los recursos Humanos del proyecto Se distinguen 4 procesos: 1- Planificación de recursos humanos (roles, relaciones y responsabilidades del proyecto) 2- Adquisición equipo de trabajo: incorporación recursos 3- Desarrollo del equipo de proyecto: capacidades / logros 4- Gestión del equipo: liderazgo /seguimiento/evolución

28 Gestión de los recursos Humanos del proyecto Planificación Organizacional Involucra la identificación, documentación y asignación de los roles de un proyecto, responsabilidades y relaciones de información. Matriz de responsabilidades

29 Gestión de los recursos Humanos del proyecto

30 Gestión de las comunicaciones del proyecto Incluye los procesos requeridos para asegurar la generación, recolección, difusión, almacenamiento y disponibilidad de la información de un proyecto en tiempo y forma. Es el vínculo crítico entre las personas, ideas e información necesaria para el éxito del proyecto.

31 Gestión de las comunicaciones Planificación de las comunicaciones Distribución de la Información Información resultados Gestión de los interesados

32 Gestión de las comunicaciones Planificación de las comunicaciones: Se define destinatarios de la información, cuando la necesitan y como se entrega Resultado: Plan de comunicación: Estructura de archivos Estructura de distribución Descripción de información Agenda Actualización del plan

33 Gestión de las comunicaciones Distribución de la información: El objetivo es lograr que la información necesaria esté disponible para los interesados en tiempo y forma Información de los resultados: Distribuir información sobre avance proyecto para mostrar a los interesados como se están usando los recursos, avances y estimaciones a futuro.

34 Gestión de las comunicaciones Gestión de los Interesados: El líder del proyecto debe satisfacer las necesidades de los Interesados. Debe identificar los interesados, resolver los conflictos de intereses Informar acorde a las necesidades / expectativas de los interesados

35 Gestión de Abastecimento del proyecto Procesos requeridos para la adquisición de bienes y servicios para la organización. 1. Compras 2. Logística 3. Recepción/control 4. Almacenamiento

36 Gestión y planificación de Compras: La gestión de compras incluye la selección de proveedores de mercaderías y servicios, la negociación de precios y términos de compra y asegurar que cumplan con los requisitos solicitados por el usuario.

37 Gestión y planificación de Compras: Adquirir adecuadamente materias primas, materiales, suministros, equipos y servicios necesarios para que la organización desarrolle sus operaciones de forma satisfactoria Mantener un flujo ininterrumpido de bienes y servicios para el normal funcionamiento de la organización Mantener un adecuado nivel de inventario (stock) de materiales en el almacén, de acuerdo a los objetivos de la organización Maximizar los niveles de Calidad Desarrollar y evaluar proveedores competitivos y confiables

38 Desarrollo de proveedores

39 Desarrollo de proveedores

40 Desarrollo de proveedores

41 Desarrollo de proveedores: Posicionamiento de Mercado Alto DIVERSIDAD DIVERSIDAD EQUILIBRIO Fortaleza de clientes Medio DIVERSIDAD EQUILIBRIO CONCENTRACION Bajo EQUILIBRIO CONCENTRACION CONCENTRACION Bajo Medio Alto Fortaleza de proveedores

42 Posicionamiento de Mercado VOLUMEN DIVERSIDAD Abrir para aumentar competencia Sumar volumen para generar beneficios de economía de escala CONCENTRACION Sumar volumen para maximizar posición negociadora PRECIO Negociación agresiva Búsqueda precio razonable CONTRATO Spot/corto plazo Acuerdo de largo plazo COMPETENCIA Mantener contactos activos Activar desarrollo propio Desarrollar nuevos STOCK Mínimo Mantener stock estratégicos HACER/COMPRAR Comprar SUSTITUTOS Mantener el conocimiento de nuevas tendencias I&D del proveedor Hacer / autoabastecer I&D propio LOGISTICA Minimizar costos Asegurar stocks

43 Muchas Gracias

44 Contactos Ing Mario Soruli Tel : (+54) E- mail : [email protected] Ing Daniel Clerici Tel : (+54) E- mail : [email protected] E- mail : [email protected] Web :