Taller de Proyectos. Marcelo Da Costa Porto Paul Gálvez

Transcripción

1 Taller de Proyectos Marcelo Da Costa Porto Paul Gálvez Octubre 2016

2 Un breve repaso Planificación y proyectos Herramientas de gestión de proyectos La gestión de proyectos en la DNA

3 Planificación Estratégica Para qué planificar? Alinear y coordinar esfuerzos Tomar decisiones basados en información

4 Modelo de Planificación Estratégica 2. Modelo de Planificación 3. Socializar el modelo Sistema de creencias 2.2 Diseñar Estrategia 2.3 Construir las herramientas 4. Gestión de Iniciativas 1. Hacer un diagnóstico Conductas Esperadas Santo Domingo Enero 2016

5 Diagnóstico Qué es? o Es un proceso de análisis o Permite conocer la situación real de la organización en un momento dado Conocer qué? o Sus fortalezas, en qué somos buenos y por qué lo somos o Sus problemas, identificarlos, medirlos. o Sus áreas de oportunidad Factores Externos Políticas de Gobierno Coyunturas económicas Acuerdos Internacionales Factores Internos Clima organizacional Procesos internos Tecnología instalada Funcionarios

6 Mapas Estratégicos

7 Indicadores Un buen indicador debe ser: Completo Tiene que representar al Objetivo Sensible - Reporta el esfuerzo del responsable Objetivo Si es medido en distintas condiciones, tiene que dar el mismo valor Eficiente El esfuerzo de medirlo no tiene que ser costoso

8 Grupos de Interés Se define como grupo de interés aquellas personas o grupos que tienen un interés directo o indirecto en el proyecto y ademas sus acciones pueden afectar pósitiva o negatívamente en el ciclo de vida del proyecto. Y para qué? Analizar de un modo constante y proactivo sus necesidades y expectativas Generar categorías que nos permitan analizar en mayor grado de detalles dichas necesidades Definir los canales de comunicación y los mecanismos de gestión más efectivos

9 Gestión de proyectos hace realidad la estrategia

10 Gestión de proyectos hace realidad la estrategia Un ejemplo Objetivo: Control y Facilitación Precinto Electrónico Agilidad en los Controles 95% % cumplimiento del Proyecto 100%

11 Gestión de Proyectos - Algunas definiciones Qué es un proyecto? Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único Los proyectos tienen un principio y un final. Un proyecto SIEMPRE debe generar algo (y si sirve para algo, mejor). Ese algo debe ser único, es decir, que no surge de tareas repetitivas.

12 Ejemplos de proyectos Cuáles son proyectos? Construir un edificio? Tramitar expedientes? Pagar los sueldos? Acceso Maciel

13 Caso de Estudio La aduana de Desembarco del Rey en el País de los Siete Reinos (II) 1. Determinar proyectos para el logro de las metas

14 Responsable de Proyectos Capacidades de coordinación general y comunicación, combinando sus conocimientos, su capacidad de gestión y sus habilidades interpersonales: Liderazgo Trabajo en equipo Motivación y motivador Comunicación Toma de decisiones Conocimientos Negociación Un buen RP tiene la habilidad de hacer que las cosas sucedan

15 Ciclo de vida de un proyecto Definir la necesidad Propuesta de la idea Plasmarlo en papel: Acta de constitución Elección del Director del Proyecto Dirigir y gestionar la realización de las actividades: Controlar RRHH Adquisiciones del proyecto Comunicar los avances Gestionar la calidad de los entregables Definir objetivos Identificar interesados Recopilar requisitos Definir Alcance del proyecto Etapas del proyecto - Cronograma Monitorear el trabajo del proyecto: Control del cronograma Control del presupuesto Control de los riesgos Gestionar los cambios

16 Gestión de Proyectos Acta de constitución Un proyecto no debe de comenzar sin contar con una Acta de Constitución Acta de constitución Definición del Director del Proyecto Justificación / Antecedentes Determinación del alcance Estructura del proyecto Cronograma general Financiación Identificación de interesados

17 Gestión de Alcance del Proyecto Para qué definir el Alcance del Proyecto? Para asegurar que el proyecto comprenda TODO el trabajo requerido y SÓLO el trabajo requerido Con el fin de completar el proyecto satisfactoriamente

18 Gestión de Alcance del Proyecto Diferencia de Alcance Producto y Proyecto Alcance del Producto Características y funciones que caracterizan al producto, servicio o resultado final Alcance del Proyecto Trabajo a realizar para entregar el producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas

19 Gestión de Proyectos Determinamos el alcance de nuestros proyectos

20 Gestión del Tiempo Sus proyectos terminan a tiempo?

21 Gestión de Alcance del Proyecto Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Producto Final Estructura Desglose de Trabajo

22 Gestión de Alcance del Proyecto Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Debe cumplir la regla del 100% Debe especificar el 100% del trabajo que se debe realizar y debe contener todos sus entregables La suma del trabajo de los hijos de un componente es el 100% del trabajo que requiere dicho componente padre No puede incluir más del 100% del trabajo Regla aplicable también cuando se definan las actividades para cada paquete de trabajo (área de conocimiento de tiempo)

23 Gestión de Proyectos Armamos EDT

24 Gestión de Proyectos Tiene que hacer que las cosas pasen Alcance Riesgo Tiempo Recursos Costo Calidad

25 Herramientas para medir la estrategia

26 El caso de la DNA Aduana Moderna Actitud proactiva Foco en Resultados Equipo mismo barco Servicio público Expertos