Diseño e implementación de proyectos

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1 PROCEDIMIENTO borrador Página 1 de 6 Información del Proceso Nombre del proceso Objetivo del proceso Dueño del proceso Comienzo Fin Roles que participan Consideraciones Procesos anteriores Procesos siguientes Sub - Procesos Políticas Indicadores Gestionar de forma efectiva la generación, documentación y formalización de los proyectos asignados de la Unidad de Planificación Estratégica En cualquier momento, a solicitud de la Dirección Nacional Cuando el Gerente del ingresa el proyecto en el sistema Isokey. Dirección Nacional DN Unidad de Planificación Estratégica Oficina de s Gerente de s GP Seguimiento de proyectos Elaborado por: Marcelo Da Costa Porto Revisado por: Paul Galvez Aprobado por: Fernando Wins Fecha: 9/2013 Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma:

2 PROCEDIMIENTO borrador Página 2 de 6 Proceso:

3 PROCEDIMIENTO borrador Página 3 de 6 Descripción Descripción del Proceso N Actividad Área Unidad Descripción Docs. Sistemas Inicio del proceso Comité de Mejora Continua Tomar contacto con Gerente del DN CMC CMC El proceso inicia en cualquier momento a solicitud del Director Nacional o de otro responsable, previa autorización del primero, en el marco del funcionamiento del Comité de Mejora Continua. Del CMC surgen tres tipos de proyectos: 1- Iniciativa estratégica. De este proceso surgen Iniciativas Estratégicas y como tales, forman parte de la estrategia de la organización. 2- Otros proyectos aprobados por la Dirección. Son iniciativas o proyectos que surgen de otros procesos. La condición para ser considerados en el pool de proyectos, es la aprobación previa de la Dirección Nacional. 3- s asignados a la. Son proyectos cuya responsabilidad recae sobre la Oficina de s (), Oficina de s que forma parte de la Unidad de Planificación Estratégica. En todos los casos, se debe contar con la aprobación del CMC Se entiende como requisito indispensable previo al diseño e implementación, la designación del Gerente del (en el caso 3, se trata de la Oficina de s) Recibidos los proyectos e iniciativas que surgen de los casos 1 y 2, la Oficina de s se comunica con el responsable designado para gerenciar el proyecto o iniciativa. En la instancia se buscará comunicar: - La importancia e implicancias del rol de Gerente de. - Transmitir nociones básicas de la gestión de proyectos. - Comunicar los procesos y mecanismos vinculados a la gestión de proyectos en la DNA. Plan Estratégico No Aplica No Aplica

4 PROCEDIMIENTO borrador Página 4 de 6 El responsable de la proporciona el documento Guía para la Gestión de s, donde se explicitan los conceptos tratados en la etapa anterior. Se entregan a su vez los formatos de los documentos necesarios para crear el nuevo proyecto: - Acta de Constitución - Plan de Trabajo - Listado de interesados Dichos documentos se encuentran ubicados en Intranet La colabora con el Gerente del en la redacción de: - Borrador del Acta de Constitución - Cronograma de trabajo 4 Elaborar documentos del proyecto ; Gerente de En el primer borrador del Acta de Constitución se indican a grandes rasgos los objetivos que se pretende cumplir con la iniciativa. También se determina el periodo de tiempo que insumirá la finalización de la iniciativa y las actividades previstas. La elaboración del Acta de Constitución del proyecto es responsabilidad del Gerente del. En caso que no haya sido designado un Gerente para el se solicita a la Dirección Nacional el nombramiento de uno. El borrador final del Acta de Constitución debe estar redactado y listo para la aprobación de la Dirección Nacional en un plazo no mayor a 15 días desde el día en que fue designado el Gerente del. Formatos: - Guía para GP - Plantillas - Documentos No Aplica Junto al Acta de Constitución se elabora un primer cronograma de trabajo donde se explicitan las actividades y entregables necesarios para el cumplimiento de los objetivos. Es necesario que los entregables sean medibles y cuenten con una fecha de entrega definida. El cronograma será insumo para poder registrar el proyecto en el IsoKey. El Director Nacional podrá hacer cambios y/o ajustes al alcance del proyecto, estructura o cronograma, los que serán considerados en el Acta de Constitución final

5 PROCEDIMIENTO borrador Página 5 de 6 5 Obtener aprobación del Sponsor ; Gerente de La versión final del Acta de Constitución se llevará a la Reunión de Gerentes donde se dará firma del mismo dándose así inicio formal del proyecto. Acta de Constitución No Aplica 6 aprobado DN DN DN Obtenida la firma del Director Nacional (como sponsor), el proyecto se da por aprobado. Acta de Constitución firmada Registrar proyecto en Isokey Ingresar Planificación del Proceso seguimiento de proyectos La Oficina de s crea en el sistema informático Isokey un usuario para el Gerente del designado. La Oficina de s creará su proyecto en Isokey y cada una de las fases del proyecto. Cumplida la etapa anterior, se cargan los documentos requeridos (documentos elaborados previamente, que estaban pendientes de ser ingresados al sistema): - Acta de Constitución - Cronograma o Plan de Trabajo - Lista de Interesados. Cada uno de los entregables que cuente el proyecto serán ingresados indicando la fecha de fin y la ponderación respecto al total. Cada entregable tiene que estar asociado a una tarea del proyecto. Mientras el proyecto se esté ejecutando, el Gerente de debe ingresar al Isokey para controlar las fechas futuras de realización de los entregables y actualizar las fechas de cumplimiento de cada uno de ellos. Acta de Constitución firmada Versión Final: - Acta de Constitución - Cronograma o Plan de trabajo - Lista de interesados Isokey Isokey IsoKey

6 PROCEDIMIENTO borrador Página 6 de 6 Registro de Cambios