Diseño y Gestión de Sistemas

Transcripción

1 Diseño y Gestión de Sistemas

2 1 Unidad: Introducción a la administración de proyectos. 1.1 Introducción a la administración de proyectos Significado de administración de proyectos La importancia de la administración de proyectos Funciones de la administración de proyectos Beneficios de la administración del proyecto Características e importancia del administrador de proyectos Variables principales: costo, capacidad, calidad y programa. 1.2 Causas por la que fracasan los proyectos Gestión Personal Aplicación de técnicas y herramientas Conflictos en los proyectos Problemas en los proyectos.

3 Conceptos Generales Proyecto.- Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO O SERVICIO en particular o UNICO. Situación actual Requerimientos Objetivos P R O Y E C T O INICIO Tiempo Resultados FIN

4 Es un grupo de tareas orientadas a crear un producto o servicio únicos. Estas tareas son ejecutadas por un equipo en un período de tiempo definido y organizadas bajo la dirección de un Gerente de Proyecto.

5 Características Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido. Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables únicos. Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas.

6 1.1 Introducción a la administración de proyectos Objetivo (el proyecto debe ser real, sustentable y medible) Calendario de Actividades (programa de actividades o plan de trabajo) Complejo (no es nada sencillo y está compuesto por múltiples elementos) Demanda recursos (Requiere habilidades, conocimientos, capital y esfuerzo humano de diversas áreas de una organización o comunidad) Estructura organizacional (tiene roles y responsabilidades) Sistema de Control e Información (por lo menos un sistema manual o automatizado de registrar la documentación e información relacionada al proyecto)

7 1.1.1 Significado de administración de proyectos. Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. Actividad llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología. Es administrar los procesos internos de los proyectos donde realmente se ejecuta el trabajo. Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a actividades y expectativas de nuestros clientes.

8 1.1.2 La importancia de la administración de proyectos. Implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc. Es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.

9 1.1.3 Funciones de la administración de proyectos La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración se engloban en planeación, organización, dirección y control.

10 Planeación Durante la planeación se decide anticipadamente qué?, quién?, cómo?, cuándo? y por qué se hará el proyecto?. Las tareas más importantes de la planeación son: Determinar el status actual de la organización. Pronosticar a futuro. Determinar los recursos que se necesitarán,. Revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control. Coordinar durante todo el proceso de planeación.

11 Organización Realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.

12 Dirección Sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas. Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.

13 Control Se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige loque sea necesario.

14 1.1.4 Beneficios de la administración de proyectos El Beneficio definitivo de poner en practica las técnicas de Administración de Proyectos es tener un cliente Satisfecho, tanto si somos los clientes de nuestro propio proyecto. El completar el alcance total de un proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto, proporciona una gran satisfacción.

15 1.1.5 Características e importancia del administrador de proyectos Administrador de proyectos Puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto. El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización.

16 Funciones El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales. Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.

17 Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo. Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas: Qué se va a hacer? Cuándo se va a hacer? Por qué se va a hacer? Cuánto dinero está disponible para hacerlo? Qué tan bien se está haciendo el proyecto?

18 Características 1. Habilidades clave Liderazgo Comunicación Negociación Solución de problemas Lograr objetivos 2. Conocimientos Técnicos Administrativos 3. Herramientas 4. Técnicas

19 Importancia Es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales. Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

20 1.1.6 Variables principales Los objetivos de un proyecto, se pueden sintetizar en tres variables: El costo.- Pueden estar fijos o ser flexibles dependiendo del proyecto. El tiempo.- Dependiendo de la duración del mismo. La calidad (Funcionalidad o rendimiento).- Dependiendo del objeto y naturaleza del proyecto.

21 La gestión de proyectos, busca el equilibrio entre las tres variables, pues siempre sería posible, al menos en un plano teórico, conseguir una mayor calidad empleando más tiempo y a un mayor costo. Y, a la inversa, suele ser posible reducir el costo y/o el tiempo necesarios para realizar un proyecto a expensas de su calidad o rendimiento.

22 Para cada una de las tres variables, la gestión de proyectos dispone del correspondiente instrumento de planificación y control: La calidad se determina y verifica por medio de las especificaciones/planos o prescripciones del proyecto (documentación técnica). El costo, mediante el presupuesto. El tiempo, con el programa o calendario del proyecto (diagrama de Gantt).

23 1.2 Causas por la fracasan los proyectos Gestión Personal Aplicación de técnicas y herramientas Conflictos Problemas.

24 1.2.1 Gestión.

25 1.2.2 Personal.

26 1.2.3 Aplicación de técnicas y herramientas. Uso y conocimiento de acuerdo al área de trabajo. Uso y conocimiento de acuerdo al perfil.

27 1.2.4 Conflictos en los proyectos.

28 1.2.5 Problemas en los proyectos.