Procedimiento para No Conformidades, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas

Transcripción

1 1. Propósito Establecer los lineamientos para tomar acciones para eliminar la causa de No Conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. 2. Alcance Aplica para los procesos de no conformidad, acción correctiva y acción preventiva, donde el alcance de cada uno se determina de la siguiente manera: Para el Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental aplicará corrección y acción correctiva. Para el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo aplicará los conceptos de acción preventiva. 3. Políticas de operación. 3.1 Las Acciones Correctivas para el Sistema de Gestión de Calidad, pueden surgir a partir del análisis de las causas que originan las No Conformidades encontradas que provengan de: Auditorías Internas. Auditorías Externas. Análisis de Datos. Análisis de la Eficacia de los Procesos. Seguimiento a la Revisión del SIG por parte de la Alta Dirección. Análisis de Quejas y/o Sugerencias de los clientes. Identificación de Salidas No Conforme Auditorías de Servicio. Análisis de Ambiente de Trabajo Análisis de Riesgos CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Lic. Leticia Lizárraga Velarde Lic. Leticia Lizárraga Velarde M.C. Alfredo Villalba Rodríguez Director Firma: Firma: Firma: 28 de Noviembre de de Noviembre de de Noviembre de 2016

2 3.2 Los elementos de entrada para las Acciones Correctivas para el Sistema de Gestión Ambiental, pueden determinarse a partir de los resultados de: a) Desempeño del Sistema 1.1 Incumplimiento identificado en la Matriz de Identificación y Evaluación de Riesgos Ambientales 1.2 Incumplimiento de la evaluación periódica de la conformidad con los requisitos legales 1.3 Incumplimiento del Establecimiento de Objetivos y Metas Ambientales 1.4 Incumplimiento de la definición de las responsabilidades requeridas para el Sistema b) Desempeño ambiental 1.1 Incumplimiento de metas de reducción 1.2 Los requisitos de mantenimiento que no se cumplieron según los programado 1.3 Los criterios de operación establecidos en los procedimientos. c) Incumplimientos de requisitos normativos y de sistema identificados en una auditoria interna. d) Incumplimiento de requisitos normativos identificados a través de las fuentes de seguimiento y medición. e) Incumplimiento de los procedimientos para la preparación y respuesta ante emergencia 3.3 Los elementos de entrada para las Acciones Correctivas y Preventivas para el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, pueden determinarse a partir de los resultados de: Pruebas periódicas en los procedimientos de emergencia. Investigación de incidentes Auditorías internas y/o externas Evaluación periódica del cumplimiento Seguimiento del desempeño Actividades de mantenimiento Esquema de sugerencias de los empleados y retroalimentación de las encuestas de opinión/satisfacción a los empleados Evaluaciones de exposición 3.4 El/la debe estar informado en todo momento acerca de las No Conformidades detectadas y de las Acciones Correctivas y/o Preventivas implementadas para eliminarlas. 3.5 El análisis de la Causa de las No Conformidades debe ser realizado por los responsables del proceso al que pertenece ésta, en el seno de la alta dirección y/o Comité Académico según sea necesario y determinar la acción correctiva o corrección de la misma. 3.6 Es responsabilidad de los/las Subdirectores/as dueños/as del proceso al que impacta la No conformidad verificar la efectividad de las Acciones Correctivas, o correcciones implementadas. 3.7 Las Acciones Correctivas y Preventivas son consideradas como concluidas una vez que hayan sido verificadas y evaluadas por los/las responsables, así como al eliminar las causas que dieron origen a las No conformidades. 3.8 El/La es el/la responsable de Informar a el/la Director/a sobre el estado que guardan las Acciones Correctivas y Preventivas.

3 4. Diagrama del procedimiento Área Responsable Subdirectores/as Responsables de área Director/a 1 Revisa No Conformidades Realiza análisis de causa del RAC o RAP 3 Evalúa necesidad de implantar acciones Implanta acciones correctivas y/o preventivas Evalúa eficacia de las acciones 6 Revisa efectividad de las acciones tomadas. Elimina la Causa de la NC? SI NO Registra y cierra RAC, RAP y elabora informe Recibe informe 7 8

4 5. Descripción del procedimiento Secuencia de etapas Actividad Responsable 1. Revisa No Conformidades. 2. Evalúa necesidad de implantar acciones 3. Realiza análisis de causa y requisita RAC 4. Implanta acciones correctivas o preventivas 5. Evalúa eficacia de acciones 1.1 Revisa No Conformidades derivadas de las fuentes declaradas en la política 3.1, 3.2 y 3.3 e informa al Consejo Directivo 2.1 Analiza la No Conformidad detectada y se determina la necesidad de llevar a cabo una corrección, una acción correctiva o una acción preventiva. 2.2 Identifica la causa que dio origen a la No Conformidad y junto con el área responsable evalúan la necesidad de abrir un RAC o un RAP. 2.3 Elabora Requisición de Acción Correctiva ITD-IG- PG o Requisición Preventiva ITD-IG-PG y la envía al área correspondiente para su atención. 3.1 En caso de llevar a cabo una acción correctiva o preventiva se selecciona la técnica estadística a utilizar para realizar el análisis de la causa. 3.2 Definen las acciones correctivas o preventivas a implantar. 3.3 Notifican al de las acciones a implantar a través del RAC o RAP, para su debido control y liberación. 4.1 Implanta acciones con el fin de prevenir que las No Conformidades vuelvan a ocurrir. 4.2 Para las Correcciones se evalúa la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de No Conformidades. 4.3 Implementa las Acciones necesarias (estas deben ser apropiadas a los efectos de las No Conformidades). 4.4 Da Seguimiento a las Acciones implementadas y supervisa que las acciones determinadas se hayan implementado. 4.5 Registra resultados de las acciones tomadas e informa de manera periódica al/la acerca de los resultados de las acciones tomadas para eliminar la No Conformidad o prevenir su ocurrencia. 5.1 Recibe el informe de resultados de las acciones y requisita Formato Electrónico para Estado de Subdirectores/as Áreas Responsables Área Responsable

5 correctivas. 6. Revisa Efectividad de las Acciones Tomadas. 7. Registra y cierra RAC y elabora informe. 8. Recibe Información Acciones Correctivas y Preventivas (pantalla de captura) para ITD-IG-IT con el fin de llevar un control del estado que guardan las acciones implantadas. 5.2 Solicita a los miembros del Comité que revisen dicha efectividad. 6.1 Revisa la efectividad de las Acciones Correctivas implantadas, informa al/la. SI son efectivas informa al/la para que registre el avance y/o cierre el RAC. NO son efectivas regresa a etapa Registra el avance de las acciones implementadas y cuando hayan alcanzado el 100% cierra RAC o RAP. Anota la fecha de cierre en formato ITD-IG- PG e ITD-IG-PG y en el Formato Electrónico para Estado de Acciones Correctivas (pantalla de captura) ITD-IG-IT Informa a el/la Director/a acerca del estado de las Acciones Correctivas y Preventivas. NOTA: Esta información sirve de entrada para la Revisión por la Dirección. (Ver programa de Rev. por la Dirección) 8.1 Recibe el informe sobre el estado que guardan las Acciones Correctivas y Preventivas, para proponer y establecer acciones de mejora al sistema. Subdirectores/as Áreas responsables Subdirectores/as Áreas responsables Director/a 6. Documentos de referencia Documentos Identificación, Registro y Control del Producto No Conforme. Informe de Resultados de las Auditorias de Servicio. Informes de Auditorias. Manual del Sistema Integrado de Gestión Indicadores del SIG Procedimiento del SIG para la Atención de Quejas y Sugerencias. Resultados de la encuesta para la determinación y gestión del ambiente de trabajo.

6 7. Conservación de la Información Documentada Información Documentada Formato Electrónico para Estado de Acciones Correctivas Requisición de Acciones Correctivas y/o Correcciones Requisición de Acciones Preventivas Ubicación y almacenamiento Electrónica Archivo en oficina Electrónica Archivo en oficina Electrónica Archivo en oficina Tiempo de retención Responsable de conservarlo Código de Información Documentada 1 año ITD-IG-IT año Jefe/a de Área ITD-IG-PG año Jefe/a de Área ITD-IG-PG Glosario Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situación indeseable en la operación del SIG. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial u otra situación indeseable en la operación del SIG. Corrección: Acción tomada para eliminar una No conformidad detectada. 9. Anexos 9.1 Formato para Requisición de Acciones Correctivas y/o Correcciones. ITD-IG-PG Formato para Requisición de ITD-IG-PG Cambios de esta versión Número de revisión. Fecha de actualización. Descripción del cambio de Noviembre de 2016 Transición a la norma ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015; Incorporación de OHSAS 18001:2007 e ISO 50001:2011

7 Requisición de Acciones Correctivas y/o Corrección -01 e ISO 50001: Fecha (1): Folio de Requisición: (2) La No Conformidad proviene de: (3) Queja de Cliente Auditoria de Servicio Análisis de Indicadores Auditoria Integrada Especificaciones no cumplidas Evaluación Clima Laboral Otro, Especifique SOLICITUD : Descripción (4) Responsable de definir la(s) acción(es) correctiva y/o correcciones para eliminar la No Conformidad y/o SNC identificada. Responsable de verificar el cumplimento de las acciones de mejora definidas en el plan: REPORTE: Requiere Acción Correctiva ( 5) si no Requiere Corrección si no ANALISIS DE DATOS: Técnica estadística utilizada: (6) Causa identificada: Acción Correctiva o corrección a realizar: (7) PLAN: Acciones (8) Responsable (9) Fecha programada (10) Evidencias de las acciones realizadas: (11) Definió la AC o Corrección: (12) Verifico AC o Corrección (13) Fecha de cierre: (14) Nombre y Firma : ITD-IG-PG Rev. 1

8 Requisición de Acciones Correctivas y/o Corrección -01 e ISO 50001: INSTRUCTIVO DE LLENADO Número Descripción 1 Anotar la fecha en que se requisita (llena) el formato. 2 Anotar el número consecutivo que se da a la solicitud de la acción correctiva 3 Marcar en el recuadro correspondiente, la fuente de donde proviene la No Conformidad por lo que se solicita la Acción Correctiva o corrección. 4 Anotar en este espacio la descripción detallada de la No Conformidad encontrada y/o la Salida No Conforme Identificada. También deberá Anotar en los espacios inferiores el nombre de la persona responsable de definir la acción correctiva o corrección que se implementará para eliminar la No Conformidad o SNC, y el nombre de el/la responsable de verificar la eficacia de las acciones de mejora. 5 Después de realizar el análisis de causa raíz se determina si se llevará a cabo una corrección o una acción correctiva. 6 Anotará la técnica estadística que utilizó para realizar el análisis de la causa, puede ser (lluvia de ideas, diagrama de Pareto, histograma, diagrama de pescado, etc.) 7 Anotar la acción correctiva o corrección determinada. 8 Anotar la(s) accione(s) específicas para eliminar la causa o realizar la corrección. 9 Anotar el nombre de el/la responsable de las acciones a implantar. 10 Anotar la fecha programada puesta para la entrega de la evidencia de la acción realizada. 11 Anotar lo necesario para considerarse como evidencia de que la(s) acción(es) a implementar eliminará(n) la causa de la no conformidad o corregirá el problema. 12 Anotar el nombre de la(s) persona(s) que definió(eron) la acción correctiva. 13 Anotar el nombre y firma de el/la subdirector/a que verificó la(s) acción(es), a realizar. 14 Anotar nombre y firma de el/la y la fecha de enterado del plan a seguir. ITD-IG-PG Rev. 1

9 Requisición de -02 Referencia a la Norma OHSAS.2 Fecha (1): Folio de Requisición: (2) Se detectó la No Conformidad Potencial de la revisión de: (3) Queja de Cliente Auditoria de Servicio Análisis de Indicadores Auditoria Integrada Especificaciones no cumplidas Evaluación Clima Laboral Otro, Especifique SOLICITUD : Descripción (4) Responsable de definir la(s) acción(es) preventiva(s) para prevenir una No Conformidad potencial. Responsable de verificar el cumplimento de las acciones de mejora definidas en el plan: ANALISIS DE DATOS: Técnica estadística utilizada: (5) Causa identificada: Acción Preventiva a realizar: (6) PLAN: Acciones (7) Responsable (8) Fecha programada (9) Evidencias de las acciones realizadas: (10) Definió la AP: (11) Verifico AP: (12) Fecha de cierre: (13) Nombre y Firma : ITD-IG-PG Rev. 1

10 Requisición de -02 Referencia a la Norma OHSAS.2 INSTRUCTIVO DE LLENADO Número Descripción 1 Anotar la fecha en que se requisita (llena) el formato. 2 Anotar el número consecutivo que se da a la solicitud de la acción preventiva 3 Marcar con una X en el recuadro correspondiente, la fuente de donde proviene la No Conformidad Potencial por lo que se solicita la Acción Preventiva. 4 Anotar en este espacio la descripción detallada de la No Conformidad Potencial encontrada. También deberá Anotar en los espacios inferiores el nombre de la persona responsable de definir la acción preventiva que se implementará para eliminar la No Conformidad Potencial, y el nombre de el/la responsable de verificar la eficacia de las acciones de mejora. 5 Anotará la técnica estadística que utilizó para realizar el análisis de la causa raíz, puede ser (lluvia de ideas, diagrama de pareto, histograma, diagrama de pescado, etc.) 6 Anotar la acción preventiva determinada. 7 Anotar la(s) accione(s) específicas para eliminar la causa raíz. 8 Anotar el nombre de el/la responsable de las acciones a implantar. 9 Anotar la fecha programada puesta para la entrega de la evidencia de la acción realizada. 10 Anotar lo necesario para considerarse como evidencia de que la(s) acción(es) a implementar eliminará(n) la causa raíz de la no conformidad potencial. 11 Anotar el nombre de la(s) persona(s) que definió (eron) la acción preventiva. 12 Anotar el nombre y firma del/la subdirector/a que verificó la(s) acción(es), a realizar. 13 Anotar la fecha en que se requisita (llena) el formato. 14 Anotar nombre y firma de del/la y la fecha de enterado del plan a seguir. ITD-IG-PG Rev. 1