PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

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1 PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS, PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Procedimiento de Análisis, planeación y ejecución de acciones correctivas y Página 1 de 6

2 1. Objetivo Establecer los lineamientos y actividades para el análisis, planeación y ejecución de acciones correctivas y en el sistema de gestión de equidad de género. 2. Alcance Aplica a todo el sistema de gestión así como a las y los integrantes del comité de equidad de género del Honorable Congreso del Estado de Puebla. 3. Referencias Manual de Equidad de Género. Manual de Organización. Modelo de equidad de Género MEG 2003 Tablero de Control. 4. Definiciones Acción preventiva: Acción tomada para prevenir y eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Acción correctiva: Acción tomada para corregir y eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. No conformidad potencial: Posible incumplimiento de un requisito. Queja: Se consideran como los reclamos del personal o visitas al Honorable Congreso del Estado de Puebla. Tendencia de indicador: Secuencia de datos obtenidos de acuerdo a la frecuencia de medición del indicador cuyo análisis permite pronosticar que el siguiente dato puede tener un resultado predeterminado con un grado de confiabilidad elevado para implementar una acción. Procedimiento de Análisis, planeación y ejecución de acciones correctivas y Página 2 de 6

3 5. Procedimiento 5.1 Para la identificación y análisis de causas de hallazgos RESPONSABLE NÚM. ACTIVIDAD Auditores / Auditoras / Comité de equidad correctivas y Equipo para el análisis y solución de problemas Identificar hallazgos clasificándolos en área de mejora o no conformidad y registrar en el Reporte de no conformidad. Los/las auditores (as) podrán reportar aquellas áreas de mejora o no conformidades de fuentes tales como auditorias o cierres de acciones afirmativas y/o a favor del personal. El comité de equidad podrá reportar áreas de mejora o no conformidades derivadas de resultados de indicadores, quejas recibidas. El reporte de no conformidad debe detallar el hallazgo identificado. Para el caso de las quejas o denuncias, se registrará el hallazgo en el formato de queja. Entregar el reporte de no conformidad al / a la vocal de acciones correctivas o para su análisis y solución. Integrar el contenido del reporte en el Concentrado de Hallazgos considerando fuente de identificación, auditor (a) o personal que reporta, descripción breve del problema, requisito de la normativa aplicable, responsable del hallazgo y fecha de registro. Asignar una clave por cada hallazgo siguiendo la siguiente codificación y registrarla en el reporte de no conformidad: o NC XXX = No conformidad + número consecutivo o AM XXX = Área de mejora + Número consecutivo o QJ XXX = Queja o denuncia + número consecutivo Identificar al / a las persona(s) indicada(s) para el análisis y solución del problema. No existe un número definido de personas que participen en el análisis y solución de problemas. Es indispensable que el responsable del hallazgo, este integrado en el grupo de trabajo para la investigación de causas. Identificar las causas fuente que originan la acción correctiva o las fuentes potenciales que originarán la acción preventiva. El personal podrá utilizar herramientas estadísticas y de procesamiento de información, según la necesidad y naturaleza del problema o problema potencial. Entre la gama de herramientas, se podrán utilizar, más no serán limitativas, lluvias de ideas, diagramas de Ishikawa, árbol de ideas, matriz de relación, diagramas de pareto, histograma. De acuerdo a las causas identificadas como fuentes del problema o problema potencial, identificar la causa raíz del problema y describirla en el plan de actividades. Establecer un plan de actividades que solucione de forma estructurada y definitiva las causas identificadas. El plan de actividades deberá considerar como mínimo: Actividades secuenciadas, fechas compromiso por actividad, recursos y responsables de la implementación por actividad. Procedimiento de Análisis, planeación y ejecución de acciones correctivas y Página 3 de 6

4 RESPONSABLE NÚM. ACTIVIDAD 8 Pasar a revisión y liberación los planes de actividades establecidos al / a la coordinador (a) del comité de equidad junto con tarjeta informativa El plan de actividades se agrupará para su envío con evidencia del análisis de causas en formato libre y se resguardará como lo marca el procedimiento de elaboración y control de documentos y registros. Revisar, y en su caso, autorizar el contenido de los planes de actividades. En caso de que el contenido no sea adecuado, deberá marcar dichos cambios u observaciones y enviar al / a la vocal de acciones correctivas o para su ajuste. Coordinador (a) del En caso de requerir la liberación o autorización de recursos financieros, humanos o comité de equidad de 9 materiales, se elaborará una tarjeta informativa dirigida al / a la Presidenta de la género Comisión de Equidad y Género del Honorable Congreso del Estado de Puebla para su aprobación. En ambos casos, se enviará un aviso de aceptación o no a través de una tarjeta informativa. correctivas o Presidente (a) de la comisión de equidad y género correctivas o Ajustar el plan de actividades de acuerdo a los comentarios recibidos en conjunto con el equipo seleccionado y enviar nuevamente a revisión y liberación. Revisar y/o autorizar las necesidades de recursos planteados en los planes de actividades necesarios para la mejora del Sistema de Gestión de Equidad de Género. En caso de rechazo o aprobación, se le informará al / a la coordinador (a) del comité de equidad de la decisión mediante tarjeta informativa con copia para la vocal de acciones correctivas y para su ajuste. Ajustar el plan de actividades de acuerdo a los comentarios recibidos en conjunto con el equipo seleccionado y enviar nuevamente a revisión y liberación. Cuando se obtenga la aprobación de las actividades, sacar una copia del documento autorizado y enviarlo al responsable de la No conformidad para el inicio de su implementación. Actualizar el concentrado de hallazgos identificando la fecha (s) probable (s) de seguimiento de acuerdo al plan de actividades aprobado. Las fechas de seguimiento podrán ser determinadas considerando la importancia de las actividades y los impactos de cada actividad hacia el siguiente paso. Se deberán de programar mínimo dos momentos de revisión, sin que esto sea limitante para programar más seguimientos. El seguimiento podrá ser programado considerando al equipo auditor del Honorable Congreso del Estado de Puebla. Procedimiento de Análisis, planeación y ejecución de acciones correctivas y Página 4 de 6

5 5.2 Para el seguimiento y evaluación de la efectividad de los planes de actividades. RESPONSABLE NÚM. ACTIVIDAD De acuerdo a la programación de seguimiento, girar una tarjeta informativa 2 días antes del cumplimiento de la fecha establecida para el seguimiento. correctivas o 15 La tarjeta informativa deberá ser dirigida hacia el personal auditor responsable del seguimiento así como para el / la responsable de la no conformidad. Determinar si las actividades aplicables a la fecha de revisión han sido implementadas correctamente. 16 Se podrá solicitar evidencia de acuerdo a la naturaleza de la actividad. Dicha evidencia deberá ser evaluada y confirmada con el personal en caso de que así se considere necesario. Auditor (a) Registrar en el seguimiento de acciones correctivas o el avance del plan de actividades. responsable En caso de que el avance no vaya de acuerdo a lo planeado, registrar las razones en el 17 seguimiento. En caso de que el seguimiento considere una implementación adecuada del plan de actividades, registrar en el registro de seguimiento la conclusión y cierre de la no conformidad. 18 Solicitar de conformidad la firma del responsable de la no conformidad en el seguimiento de acciones y enviar al / a la vocal responsable de acciones correctivas o. Analizar el seguimiento de acciones correctivas o recibidas y evaluar la gravedad de la razón del retraso. Convocar a una reunión extraordinaria del comité de equidad (incluido el/la responsable de la no conformidad) en caso de que se considere necesario para replantear la situación y analizar que otros medios se pueden ocupar para solucionar la 19 no conformidad. Convocar al / a la coordinador (a) del comité de equidad de género y al / a la correctivas o responsable de la no conformidad para solicitarle una solución al retraso presentado o en su caso analizar si se requieren más recursos para la solución. En caso de que el plan de actividades sea adecuado, se actualizará el concentrado de hallazgos y se determinará como cerrado el hallazgo. Registrar en un nuevo plan de actividades los ajustes (si se requieren), actualizar el 20 concentrado de hallazgos y determinar nuevas fechas de seguimiento. En caso de que se requieran de algún tipo de recursos, se deberá de enviar una tarjeta informativa al / a la presidente (a) de la comisión de equidad y género. 6. Documentos de apoyo y registros P14 F01 P14 F02 P14 F03 P14 F04 Reporte de no conformidad. Concentrado de hallazgos. Plan de actividades. Seguimiento de acciones correctivas o. Procedimiento de Análisis, planeación y ejecución de acciones correctivas y Página 5 de 6

6 7. Control de cambios Procedimiento de Análisis, planeación y ejecución de acciones correctivas y Página 6 de 6