PROCEDIMIENTO PARA LA DIFUSIÓN INTERNA O EXTERNA

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA DIFUSIÓN INTERNA O EXTERNA Procedimiento Para la Difusión Interna o Externa Página 1 de 7

2 1. Objetivo Establecer la correcta y adecuada comunicación entre el personal que integra el Honorable Congreso del Estado de Puebla y personas u organismos externos considerando la evaluación de su eficacia en el Sistema de Gestión de Equidad de Género. 2. Alcance Aplica a todas las áreas y personal del Honorable Congreso del Estado de Puebla. 3. Referencias Manual de Equidad de Género. Manual de Organización Modelo de Equidad de Género MEG Definiciones No aplica. 5. Procedimiento 5.1 Para la difusión de información interna o externa. RESPONSABLE NÚM. ACTIVIDAD 1 Identificar la información que se requiere difundir. La información se debe de plasmar en un comunicado especificando la Persona Responsable de la información Vocal de difusión interna / externa comité de equidad / Presidente (a) de la comisión de Equidad y género. información que se desea difundir y el público al cual se va a dirigir (Interno o externo) El contenido del mensaje debe de considerar lenguaje inclusivo de género. 2 Enviar / entregar la información recopilada al / a la vocal de difusión interna y externa para su revisión. 3 Revisa la información entregada y definir si la información se revisa únicamente por la / el coordinador (a) del comité de equidad o también se revisa por el / la presidente (a) del comité de equidad y género. 4 Definir el medio de comunicación más adecuado de acuerdo al tipo de información que se desea difundir. Los medios de información definidos se encuentran en el anexo 2 de este procedimiento. 5 Registrar en el Comunicado que persona o personas debe revisar y autorizar la información así como el mecanismo de difusión. 6 Revisar y autorizar, según corresponda, la información y el mecanismo para la difusión de información plasmando su VoBo en el Comunicado. En caso de que el documento no sea adecuado, marcar las correcciones en el comunicado y enviar al / a la vocal de difusión interna / externa. Procedimiento Para la Difusión Interna o Externa Página 2 de 7

3 Vocal de difusión interna / externa 7 Una vez que se tiene autorizada la información a difundir, asegurar que esta se difunda adecuadamente resguardando la evidencia de la actividad. 5.2 Para la evaluación de la efectividad de los mecanismos de comunicación RESPONSABLE NÚM. ACTIVIDAD 8 Programar las fechas en las cuales se aplicará la evaluación de comunicación interna. Considerar mínimo una evaluación por cada semestre. La aplicación de la encuesta puede ser en electrónico, físico o cualquier otro medio que se considere adecuado. comité de equidad de género / Vocal de 9 En base a la programación, diseñar o modificar las Encuestas de Comunicación Interna cada año o cuando cambien los conceptos a evaluar. Los conceptos de evaluación deberán considerar los puntos referidos en el anexo A de este procedimiento y no tendrán límite de reactivos. difusión 10 Determinar el tamaño de la muestra a tomar considerando la formula expuesta en el anexo B de este procedimiento El muestreo se hará considerando el número de colaboradores (as) en la organización. El tamaño final de la muestra deberá contener una proporción equivalente al número de hombres y mujeres en al organización 11 Aplicar (en la 1ª semana del mes) las Encuestas de Comunicación Interna al personal del Honorable Congreso del Estado de Puebla. La aplicación deberá ser personal para identificar si en verdad los tópicos evaluados han sido comprendidos y registrar en el apartado de respuestas de la encuesta de Vocal de Difusión comité de equidad de género. Vocal de acciones correctivas y preventivas comité de equidad de género. comunicación interna, la respuesta otorgada. Calificar las encuestas de comunicación interna. 12 Vaciar las encuestas en el formato de Reporte de Encuestas de Comunicación Interna. 13 Presentar las Encuestas de Comunicación Interno y el Reporte de Encuestas de Comunicación Interna al / a la coordinador (a) del comité de equidad de género para su análisis en un plazo no mayor a 10 días laborables de su aplicación. 14 Analizar el resultado del Reporte de Encuestas de Comunicación Interna. En caso de obtener un resultado menor o igual al 70% registrar el evento en un reporte de No Conformidad. 15 Dar seguimiento al reporte de No conformidad de acuerdo al Procedimiento de Análisis, planeación y ejecución de Acciones Preventivas o Correctivas. 16 Presentar los resultados de las Encuestas en la siguiente Revisión Directiva como un asunto aparte de lo tratado en la misma, para conocimiento de los integrantes del comité de equidad de género. Procedimiento Para la Difusión Interna o Externa Página 3 de 7

4 6. Documentos de apoyo y registros P13 F01 Comunicado P13 F02 Encuesta de comunicación interna. P13 F03 Reporte de encuesta de comunicación interna. 7. Control de cambios Procedimiento Para la Difusión Interna o Externa Página 4 de 7

5 Anexo 1. INFORMACIÓN DE DIFUSIÓN. Promoción de la equidad e igualdad entre mujeres y hombres en el H. Congreso. Difusión de cambios en el Sistema de gestión de Equidad Difusión de la filosofía de equidad de género Difusión del reglamento interno del Honorable Congreso del Estado de Puebla Difusión del código de ética del Honorable Congreso del Estado de Puebla Acciones afirmativas y/o a favor del personal Resultados de auditorías internas Indicadores del Sistema de Gestión de Equidad de Género Resultados de una revisión por la dirección Indicaciones para la protección de la salud (caso de que se utilicen productos químicos) Actividades de formación (Programa de capacitación) Ofertas de formación que promueva la movilidad de un cargo de mayor complejidad tanto para mujeres y hombres. Capacitación y sensibilización en género y no discriminación a todo el personal Objetivos y política de igualdad de la organización Capacitación y sensibilización de RH para la orientación hacia acciones afirmativas para cerrar brechas en el acceso de vacantes. Formación en temas de prevención relacionados a la salud de la mujer y del hombre. Formación en seguridad e higiene considerando impactos diferenciados entre hombres y mujeres Participación en el cuidado y educación de hijos (as) Propiciar la conciliación del cumplimiento de las responsabilidades familiares y laborales. Cursos para propiciar la conciliación entre vida familiar y laboral Programas deportivos, culturales y sociales que concilien la vida familiar y laboral Actividades de verano para trabajadores y sus familias Prevención y combate de hostigamiento sexual Procedimiento Para la Difusión Interna o Externa Página 5 de 7

6 Anexo 2 MÉTODOS DE DIFUSIÓN Boletín. Cartel. Tríptico. Cápsula. Comunicado. Reuniones con el personal Capacitaciones Tarjeta informativa. E mail. Corchos informativos. Página electrónica del Honorable Congreso del estado de Puebla. Medios impresos y electrónicos externos. Procedimiento Para la Difusión Interna o Externa Página 6 de 7

7 Anexo 3 Calculo de tamaño de muestra Donde: N= Total de colaboradores (as) de la organización z= 1.96 para una confianza del 95% o 2.58 para una confianza del 99% p= 0.5 (De desconoce, por lo que ocuparemos un valor en el escenario más desfavorable. q= 1 p i= error que se prevé cometer. (Ocupar un 10%.) Ejemplo N 300 Z % de confianza p 0.5 q 0.5 i 0.1 n= 107 Personal Totales % ME Hombres % 46 Mujeres % 61 Total 300 Muestra 107 *ME = Muestra equivalente Procedimiento Para la Difusión Interna o Externa Página 7 de 7