GUÍA DE APOYO PARA INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL. Diciembre 2016

Transcripción

1 GUÍA DE APOYO PARA INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL 2016 Diciembre 2016

2 Índice Presentación. 2 Pág. Objetivo. 2 Diagrama del proceso de Evaluación del SCII. 3 Aspectos generales de la Evaluación del SCII. 4 Aspectos generales para capturar la Evaluación del SCII en la Aplicación Web. 5 Anexo 1. Listado de evidencias sugeridas para sustentar la aplicación de los elemento de control interno. 7 Anexo 2. Grados de Cumplimiento de los elementos de control con base en la evidencia documental. 9 Guía de Apoyo para la Evaluación del SCII de de 9

3 Presentación. La evaluación del Sistema de Control Interno Institucional (SCII) y sustentación de la existencia y operación de los elementos de control, que efectuarán las instituciones de la Administración Pública Federal (APF), se realizará identificando la implementación de las cinco Normas Generales de Control Interno, incluyendo sus 17 principios, determinando al menos cinco procesos prioritarios (sustantivos y administrativos); por lo que para fortalecer el SCII y que sea adaptable a las particularidades institucionales, el Coordinador de Control Interno podrá incorporar en dicha evaluación elementos de control adicionales, mismos que se encuentran señalados en el numeral 9 del Artículo Segundo del ACUERDO por el que se emiten las Disposiciones y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno (Acuerdo), publicado en el Diario Oficial de la Federación, el 3 de noviembre de El Coordinador de Control Interno y el Enlace del Sistema de Control Interno, conjuntamente con los responsables o dueños de los procesos en donde se evaluará el control interno, deberán identificar la existencia y suficiencia de las evidencias que acrediten el grado de cumplimiento de los 33 elementos de control y los adicionales que, en su caso, determine la institución. Objetivo. Orientar las acciones que deberán llevar acabo las dependencias y entidades de la APF, para facilitar la integración y consolidación de resultados del proceso de evaluación del estado que guarda el SCII, de conformidad con lo dispuesto en los numerales 8 a 14 y 16 del Artículo Segundo del Acuerdo, que les permita acreditar la existencia, suficiencia y funcionamiento de sus componentes, procesos, y mecanismos; así como verificar el respaldo de los elementos de control, a través de su evidencia documental y/o electrónica, identificando posibles áreas de oportunidad, proponer acciones de mejora para fortalecer el control interno e incidir en su eficiencia y eficacia. Guía de Apoyo para la Evaluación del SCII de de 9

4 Diagrama del Proceso de Evaluación del SCII. Proceso de Evaluación del SCII CAPTURAR INFORMACIÓN: I N I C I O DEFINIR PROCESOS PRIORITARIOS IDENTIFICAR RESPONSABLES DE LOS PROCESOS IDENTIFICAR EVIDENCIA DOCUMENTAL RECIBIR DIRECCIÓN ELECTRÓNICA PARA CAPTURAR EVALUACIÓN EN APLICACIÓN WEB PROCESOS PRIORITARIOS ELEMENTOS DE CONTROL ADICIONALES EVALUACIÓN INSTITUCIONAL PTCI ACCIONES DE MEJORA INFORME ANUAL Institución Institución Institución Institución Institución F I N ELABORAR INFORME DE RESULTADOS VERIFICAR CONGRUENCIA DE ACCIONES DE MEJORA CON ELEMENTOS DE CONTROL VERIFICAR EVIDENCIA DE LOS ELEMENTOS DE CONTROL VERIFICAR CRITERIOS DE ELECCIÓN DE LOS PROCESOS PRIORITARIOS EVALUAR: PTCI INFORME ANUAL GENERAR ENTREGABLES: PTCI INFORME ANUAL EVALUACIÓN Institución OIC OIC OIC OIC OIC Institución Guía de Apoyo para la Evaluación del SCII de de 9

5 Aspectos generales de la Evaluación del SCII. 1. El SCII deberá ser evaluado anualmente, en el mes de noviembre de cada ejercicio, con base en la existencia y operación de los 33 elementos de control que se indican en el numeral 11 del Artículo Segundo del Acuerdo, por lo menos en cinco procesos prioritarios (sustantivos y/o administrativos), que determine la Institución conforme a su mandato y características. 2. El Coordinador de Control Interno podrá incorporar en la evaluación del SCII, elementos de control adicionales, enunciados en el numeral 9 del Artículo Segundo del Acuerdo, los cuales se adapten a las particularidades institucionales y se determinen considerando las evaluaciones de ejercicios anteriores, así como los resultados de los estudios realizados por la Auditoría Superior de la Federación, con el propósito de mantenerlo operando y fortalecerlo en su conjunto. 3. El Coordinador de Control Interno enviará al Titular de la Unidad de Control y Evaluación de Gestión Pública (UCEGP), a más tardar el último día del mes de noviembre por escrito o a la dirección de correo electrónico: dgafci@funcionpublica.gob.mx; la matriz en formato Excel con los criterios adoptados para la selección de los procesos prioritarios en los que se realizó la evaluación del SCII. 4. El Coordinador de Control Interno y el Enlace del SCII, conjuntamente con los responsables de las Unidades Administrativas y de los procesos prioritarios seleccionados deberán organizar, coordinar y programar las acciones a realizar para la evaluación del SCII. 5. Los responsables de los procesos prioritarios seleccionados deberán determinar la existencia y suficiencia del cumplimiento de los elementos de control, identificando, evaluando y consolidando la evidencia documental y/o electrónica que lo acredite, la cual podrá determinarse con base en el listado que se indica como Anexo 1, de conformidad con lo dispuesto en el último párrafo del numeral 11 del Artículo Segundo del Acuerdo. 6. Las evidencias sugeridas en el Anexo 1 son de carácter general y deberán complementarse de acuerdo a las particularidades institucionales. 7. De manera complementaria, la acreditación de la existencia y suficiencia de la evidencia documental y/o electrónica considera los grados de cumplimiento de dicha evidencia, con base en la escala de criterios determinados en el Anexo El responsable o dueño del proceso deberá establecer y comprometer en el Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI), las acciones de mejora que atiendan las debilidades (deficiencia o insuficiencia) de control interno o áreas de oportunidad que permitan fortalecer el SCII. Guía de Apoyo para la Evaluación del SCII de de 9

6 9. El Enlace del SCII revisará con los responsables de las Unidades Administrativas y procesos, las propuestas de acciones de mejora que serán incorporadas al PTCI. 10. Del 14 de diciembre de 2016 y hasta el 31 de enero de 2017, la UCEGP mantendrá a disposición de las dependencias y entidades de la APF la aplicación web para capturar la información y resultados de la evaluación, así como podrán generar el Informe Anual y el Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI); por lo que para tal efecto se enviarán las claves de usuario y contraseña a los CC. Coordinadores de Control Interno para su ingreso a la aplicación. Aspectos generales para capturar la Evaluación del SCII en la Aplicación Web. a. Para ingresar a la Aplicación Web es necesario utilizar la última versión de los navegadores Google Chrome, Edge o Internet Explorer versión 11. b. Antes de iniciar la captura de la información se deberá contar con la evaluación del SCII previamente integrada, la cual contiene la evidencia que acredita la existencia y suficiencia de los elementos de control institucionales y por procesos prioritarios (la aplicación web permitirá la captura de hasta diez procesos prioritarios). c. Una vez iniciada la captura de la evaluación, deberá concluirse en su totalidad el registro de la información por proceso prioritario o elementos de control institucionales, ya que, la aplicación no permite guardar información incompleta. d. Al ingresar los nombres de las Unidades Administrativas involucradas en la evaluación y los procesos, se podrán editar mas no borrar. e. Durante la captura de la información se podrá modificar o corregir el texto, utilizando el botón Editar y guardar la información presionando el botón Finalizar. Es importante considerar que una vez presionado el botón Finalizar, no se podrá realizar ningún cambio en la información. f. Los elementos de control que, en su caso, se adicionen como elementos de control institucionales, no podrán ser considerados en la evaluación de los procesos prioritarios. g. Los elementos de control que, en su caso, se adicionen a un proceso prioritario, deberán aplicarse a todos los procesos evaluados; y no podrán ser considerados para la evaluación de los elementos institucionales. h. En el menú Resultados de la Evaluación se visualizaran los resultados obtenidos en la evaluación del SCII, con base en la evidencia documental. Guía de Apoyo para la Evaluación del SCII de de 9

7 i. Derivado de los resultados obtenidos de la aplicación de la evaluación, las instituciones deberán establecer y comprometer acciones de mejora en el PTCI j. En el PTCI, los elementos de control se ordenarán de manera automática, en el siguiente orden: institucionales, por procesos prioritarios, y en su caso, adicionales. k. Se recomienda utilizar el navegador de Google Chrome, para tener más opciones en la impresión de los resultados de la evaluación del SCII, el PTCI y el Informe Anual. Guía de Apoyo para la Evaluación del SCII de de 9

8 Anexo 1. Listado de evidencias sugeridas para sustentar la aplicación de los control interno. 1 Actas de Comités 2 Actas de Órgano de Gobierno 3 Bitácoras 4 Buzones (Quejas, Denuncias, Sugerencias, Consultas) 5 Cartas compromiso al ciudadano 6 Cartas responsivas 7 Catálogos 8 Cédulas de evaluación 9 Certificaciones 10 Circulares 11 Claves de acceso a sistemas 12 Código de Conducta 13 Código de Ética 14 Concesiones 15 Conciliaciones 16 Contratos 17 Control de accesos físicos 18 Control de firmas de funcionarios 19 Convenios 20 Correos electrónicos 21 Criterios 22 Cuestionarios 23 Diagnósticos 24 Encuestas 25 Entrevistas 26 Estudios 27 Evaluaciones 28 Expedientes 29 Guías 30 Hojas de cálculo 31 Infografías 32 Información financiera 33 Información presupuestal 34 Informes 35 Informes de auditorías 36 Instructivos Guía de Apoyo para la Evaluación del SCII de de 9

9 Anexo 1. Listado de evidencias sugeridas para sustentar la aplicación de los control interno. 37 Intranet 38 Licencias 39 Lineamientos 40 Registros (listados, padrones, relaciones, personas) 41 Manual de Calidad 42 Manual de formatos 43 Manual de ISO 44 Manual de Organización 45 Manual de Procedimientos 46 Manuales Técnicos 47 Mapa de Procesos 48 Matrices 49 Metodologías 50 Minutas 51 Normas 52 Oficios 53 Organigramas 54 Página de Internet 55 Perfiles y/o descripción de puestos 56 Permisos 57 Plan Estratégico de TIC 58 Plan Estratégico Institucional 59 Políticas 60 Programa Especial 61 Programa Institucional 62 Programa Regional 63 Programa Sectorial 64 Programas de Capacitación 65 Programas de Trabajo 66 Protocolos 67 Publicaciones (Boletines, Gacetas, Trípticos) 68 Reglas de Operación 69 Reportes 70 Resguardos de bienes 71 Sistemas informáticos 72 Tableros de Control 73 Tableros informativos Guía de Apoyo para la Evaluación del SCII de de 9

10 Anexo 2. Grados de Cumplimiento de los elementos de control con base en la evidencia documental. EVALUACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE CONTROL CON BASE EN LA EVIDENCIA ETAPA Implementación Efectividad Mejor Práctica CRITERIO El control no está formalizado. El control está formalizado por el responsable del proceso. El control está operando de manera sistémica. El control se supervisa periódicamente. El control prueba su eficiencia y eficacia operativa. El control se ha actualizado y está en un proceso institucionalizado de mejora continua. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA EVIDENCIA No está Formalizada Está Formalizada Está Operando Se Supervisa Es Eficiente y Eficaz Está Actualizada La evidencia documental y/o electrónica no está formalizada. La evidencia documental y/o electrónica está formalizada. La evidencia documental y/o electrónica demuestra que está en operación de manera sistémica. La evidencia documental y/o electrónica garantiza que se supervisa. La evidencia documental y/o electrónica avala que es eficiente y eficaz operativamente. La evidencia documental y/o electrónica confirma que está actualizado y en proceso institucional de mejora continua. CONDICIONES DE LA EXISTENCIA Y SUFICIENCIA DE LA EVIDENCIA Los responsables son capacitados para operar el Los responsables son capacitados para operar el Se supervisa el Los responsables son capacitados para operar el Se supervisa el Los responsables son capacitados para operar el Se supervisa el Es eficiente y eficaz operativamente el Es eficiente y eficaz operativamente el El control, está actualizado, automatizado, evaluado por instancias fiscalizadoras, y en mejora continua. Guía de Apoyo para la Evaluación del SCII de de 9