FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO EN EL GOBIERNO REGIONAL DE PIURA RESULTADOS DEL PROYECTO EJECUTADO CON LA COOPERACIÓN ALEMANA IMPLEMENTADA POR GIZ
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- Eva María Peña Maidana
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1 FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO EN EL GOBIERNO REGIONAL DE PIURA RESULTADOS DEL PROYECTO EJECUTADO CON LA COOPERACIÓN ALEMANA IMPLEMENTADA POR GIZ
2 CONTENIDO I. Asistencia Técnica GIZ al Gobierno Regional de Piura. II. Contenido de los productos desarrollados como resultados de la AT GIZ
3 Duración Productos FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO EN EL GOBIERNO REGIONAL DE PIURA I. Asistencia Técnica GIZ al Gobierno Regional de Piura: Estado de Situación Ejecutado Ejecutado Ejecutado Ejecutado Ejecutado Ejecutado I. Programa De Trabajo II. Informe de Taller de Sensibilización de Control Interno III. Revisión del Acta de Compromiso y Designación del Comité de CI IV. Informe de Taller teóricopráctico de implementaci ón de riesgos V. Informe de Diagnóstico de Control Interno VI. Informe de Plan de Trabajo de Oportunidades de Mejora 21 Ene Enero Ene Abril 14 Julio 2014 Agosto 2014 (21 enero a 15 agosto 2014)
4 FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO EN EL GOBIERNO REGIONAL DE PIURA II. Qué contienen los Informes resultantes de la AT? 1. Diagnóstico de CI GR Piura 2. Plan de Trabajo de Mejoras de CI GR Piura Fortalezas Recomendaciones de Mejora Priorización de las Mejoras Debilidades Responsable y Plazo para su implementación 22/04/2014
5 DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA CONTROL INTERNO GR PIURA Marco Metodológico ACTIVIDADES Recopilación y estudio de información y documentos, análisis de normativa sobre control interno vigente. Aplicación de encuesta de percepción a funcionarios y servidores. Validación de resultados obtenidos a través de la encuesta mediante entrevistas, aplicación de cuestionarios, verificación de controles, revisión de documentación y reuniones de trabajo. RESULTADOS Cuadro de concordancia normativa, entendimiento del SCI existente Nivel de percepción sobre el SCI existente en la entidad Grado de implementación del SCI, identificación de fortalezas, debilidades y sus causas, así como las oportunidades de mejora. Diagnóstico del SCI (Identificación de fortalezas y oportunidades de mejora)
6 DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA CONTROL INTERNO GR PIURA Como hemos medido el Sistema de Control Interno en GORE Piura? (Marco Metodológico) COMPONENTES CONTROL INTERNO 5 componentes: El ambiente de control. MEDICIÓN DEL GRADO DE IMPLEMENTACION DEL SCI GRADO CRITERIO DE EVALUACIÓN 0 Inexistente Las "evidencias de cumplimiento" no existen. La evaluación de riesgos. Las actividades de control gerencial. Los sistemas de información y comunicación. 1 Inicial 2 Intermedio 3 Avanzado 4 Óptimo Las "evidencias de cumplimiento" existen pero no están formalmente autorizadas. Las "evidencias de cumplimiento" están formalmente autorizadas pero no existe documentación sobre su ejecución. Existe documentación de la ejecución de las "evidencias de cumplimiento" pero no existe documentación sobre su eficiencia y eficacia. Existe documentación sobre la eficiencia y eficacia de las "evidencias de cumplimiento" pero no han sido evaluadas por una instancia interna o externa. Supervisión. 5 Mejora continua Las "evidencias de cumplimiento" han sido evaluadas por instancias internas o externas respecto a su eficiencia y eficacia y se encuentran en un proceso institucionalizado de mejora continua.
7 DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA CONTROL INTERNO GR PIURA NIVEL DE PERCEPCIÓN DEL CONTROL INTERNO SUPERVISION AMBIENTE DE CONTROL EVALUACION DE RIESGOS INFORMACIÒN Y COMUNICACIÓN ACTIVIDADES CONTROL GERENCIAL COMPONENTE NIVEL AMBIENTE DE CONTROL 1,47 Inicial EVALUACION DE RIESGOS 0,41 Inexistente ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 1,44 Inicial INFORMACIÒN Y COMUNICACIÓN 1,65 Inicial SUPERVISION 1,04 Inicial CALIFICACIÓN PROMEDIO 1,21 INICIAL
8 DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA CONTROL INTERNO GR PIURA DETALLE DE IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO GORE PIURA 1. AMBIENTE DE CONTROL 5.6 EVALUACIONES INDEPENDIENTES 5.5 AUTOEVALUACIÓN 5.4 IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS FILOSOFÍA DE LA DIRECCIÓN 1.2 INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS 1.3 ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA 5.3 REPORTE DE DEFICIENCIAS 5.2 MONITOREO OPORTUNO DEL CONTROL INTERNO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.5 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS 5.1 PREVENCIÒN Y MONITOREO COMPETENCIA PROFESIONAL 5. SUPERVISIÓN ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 4.9 CANALES DE COMUNICACIÓN 4.8 COMUNICACIÓN EXTERNA 4.7 COMUNICACIÓN INTERNA 4.6 ARCHIVO INSTITUCIONAL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 2. EVALUACIÓN DE RIESGO 2.1 PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 2.2 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS 4.5 FLEXIBILIDAD AL CAMBIO 2.3 VALORACIÓN DE RIESGOS 4.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN 2.4 RESPUESTA AL RIESGO 4.3 CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN 3. ACTIVIDADES CONTROL GERENCIAL 4.2 INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD 3.1 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN 4.1 FUNCIONES Y CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIÓN 3.2 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES 4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN 3.3 EVALUACIÓN DE COSTO-BENEFICIO 3.10 CONTROLES PARA TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y 3.4 CONTROLES SOBRE EL ACCESO A LOS RECURSOS O COMUNICACIÓN ARCHIVOS 3.9 REVISIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS 3.5 VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES 3.8 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS 3.6 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO 3.7 RENDICIÓN DE CUENTAS 09/07/2014 Fortalecimiento del Control Interno en GR Piura
9 DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA CONTROL INTERNO GR PIURA Fortalezas y Debilidades del Sistema de Control Interno por Componentes Componente Fortalezas Debilidades 1 AMBIENTE DE CONTROL EVALUACIÓN DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SUPERVISIÓN 5 6 TOTAL
10 Fortalezas, Debilidades y Propuesta de Mejoras del SCI por Componentes COMPONENTE I: AMBIENTE DE CONTROL Principales Fortalezas Principales Debilidades Propuesta de Mejora Actitud positiva y acciones concretas aprobadas y operando del Presidente Regional y de Alta Dirección hacia la práctica de valores y favorable al control. Se designó el Comité de Control Interno. Se encuentra en proceso la implementación del sistema de control interno La estructura de organización y funciones aún está diseñada bajo un modelo de gestión funcional, aún no se ha adoptado la gestión por procesos. Coexisten distintos regímenes laborales y de contratos. Se encuentra en proceso la determinación de los perfiles de puestos y el número óptimo de profesionales requeridos por cada perfil. Esta situación no permite a la entidad una gestión más eficiente y el logro de sus objetivos al 100%. Que el Comité de Control Interno retome sus labores para la actualización de la implementación del sistema de control interno del GR, según el Plan de Trabajo propuesto. Se continúe con el proceso de modernización de la estructura de la entidad, según la gestión por procesos y el tránsito al Régimen Civil, que permita a la entidad una gestión más eficiente y eficaz.
11 Fortalezas, Debilidades y Propuesta de Mejoras del SCI por Componentes COMPONENTE II: EVALUACIÓN DE RIESGOS Principales Fortalezas Principales Debilidades Propuesta de Mejora No se han determinado No se ha iniciado el proceso de identificación, análisis y administración de los riesgos; que podrían afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones institucionales. Elaboración de un Plan de Administración de Riesgos, que incluya los procesos de identificación y valoración. Verificación de los controles desarrollados a partir de la valoración de los riesgos. Esto permitirá a la entidad anticiparse a los riesgos y prevenir en lugar de corregir.
12 Fortalezas, Debilidades y Propuesta de Mejoras del SCI por Componentes COMPONENTE III: ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL Principales Fortalezas Principales Debilidades Propuesta de Mejora. Existen políticas y procedimientos de control impartidos por la dirección y gerencia, para la ejecución de las funciones asignadas al personal Algunas normas, manuales, lineamientos, procedimientos, reportes, registros, matrices de control, verificaciones y conciliaciones, entre otros, requieren ser diseñados, actualizados y ejecutados oportunamente; con la finalidad de lograr mejores niveles de eficiencia y eficacia en la gestión. Diseño o actualización de algunas normas, manuales, lineamientos, procedimientos, reportes, registros, matrices de control, verificaciones y conciliaciones, entre otros, así como su oportuno cumplimiento; con la finalidad de lograr mejores niveles de eficiencia y eficacia en la gestión.
13 Fortalezas, Debilidades y Propuesta de Mejoras del SCI por Componentes COMPONENTE IV: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Principales Fortalezas Principales Debilidades Propuesta de Mejora La entidad ha definido de manera general, las características que debe reunir y cumplir la información. Se vienen implementando progresivamente políticas y procedimientos de archivo para la preservación y conservación de los documentos e información. Las normas vigentes en la entidad requieren ser adecuadas a fin de establecer los atributos que debe reunir la información. El área de tecnologías de información es percibida únicamente como responsable del soporte técnico y no como un área que puede aportar al planeamiento y gestión del Gobierno Regional Adecuar las normas vigentes dentro de la entidad, respecto de las funciones y características de la información, considerando los siguientes atributos: integridad, oportunidad, actualización, exactitud, accesibilidad, certidumbre, racionalidad, objetividad. Que la Oficina de Tecnologías de la Información diseñe proyectos informáticos que contribuyan al logro de los objetivos del gobierno regional. Que se fortalezca el proceso de implementación de políticas y procedimientos de archivo de la información de la entidad.
14 Fortalezas, Debilidades y Propuesta de Mejoras del SCI por Componentes COMPONENTE V: SUPERVISIÓN Principales Fortalezas Principales Debilidades Propuesta de Mejora Algunas Gerencias Regionales cuentan en su estructura orgánica con una Sub Gerencia Regional de Normas y Supervisión encargada (según el ROF), de supervisar y fiscalizar el cumplimiento de las normas, los planes regionales y la calidad de los servicios en el ámbito de su competencia. No se han desarrollado integralmente lineamientos ni procedimientos que regulen las funciones de supervisión, ni para el monitoreo oportuno del control interno. Actualización de la directiva que establezca y difunda procedimientos de prevención y monitoreo que sean ejercidos por las gerencias y áreas.
15 DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA CONTROL INTERNO GR PIURA CONCLUSIONES Con base al resultado del diagnóstico realizado respecto de los elementos del Sistema de Control Interno del Gobierno Regional de Piura, el nivel de desarrollo, organización y grado de madurez observado para cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno, es el siguiente: Componentes/Grado Inexistente (0) Inicial (1) Intermedio (2) Avanzado (3) Óptimo (4) Mejora Continua (5) Ambiente de Control X Evaluación de Riesgos X Actividades de Control Gerencial X Información y Comunicación X Supervisión X
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