Informe sobre el estado que guarda el Control interno institucional

Transcripción

1 Informe sobre el estado que guarda el Control interno institucional Los trabajos desarrollados con la finalidad de elaborar el Informe sobre el estado que guarda el Control Interno Institucional de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas (CDI) se dividen en dos etapas. La primera, se llevó a cabo considerando el plazo del 31 de marzo de 2007 para la entrega del informe, previsto en el artículo 14 del Acuerdo por el que se establecen las Normas generales de control interno en el ámbito de la Administración Pública Federal, publicado el 27 de septiembre de 2007; y, la segunda, tomando en cuenta la ampliación del mismo al 30 de junio de 2007 en el Acuerdo por el que se modifica el diverso por el que se establecen las Normas generales de control interno en el ámbito de la Administración Pública Federal, publicado el día 28 de marzo de ª Etapa (con base en la metodología desarrollada por la CDI) En esta etapa, se impartió el taller denominado Autoevaluación del Control Interno Institucional por parte de personal adscrito al Área de Efectividad Organizacional; mediante el cual, se dieron a conocer las obligaciones contenidas en el Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el Ámbito de la Administración Pública Federal, así como la metodología a seguir en la elaboración del citado informe. Las unidades administrativas de Oficinas Centrales y Foráneas que participaron fueron seleccionadas considerando a aquellas cuyas funciones se relacionan directamente con la misión y visión de la CDI y las que han sido objeto de revisión de forma frecuente durante los últimos tres ejercicios. Dichas unidades administrativas se mencionan a continuación: 1) Unidad de Coordinación y Enlace; 2) Coordinación General de Programas y Proyectos Especiales; 3) Coordinación General de Administración y Finanzas; 4) Delegación Estatal en Oaxaca; 5) Delegación Estatal en Veracruz; y 6) Delegación Estatal en Puebla. En dicho taller se alcanzó una asistencia de 84 servidores públicos adscritos a las unidades administrativas mencionadas en los incisos 2 al 6, quedando pendiente de 8 1

2 tomar el curso la Unidad de Coordinación y Enlace. De ese total, el personal que participó en el taller en Oficinas Centrales fue de nivel de Subdirección de Área hacia el nivel superior y en las Oficinas Foráneas fue de nivel de Jefe de Departamento hasta el Delegado Estatal. Con la metodología difundida mediante el taller, se busca obtener resultados en dos vertientes: a) La primera cuantitativa, sobre el porcentaje de cumplimiento en relación con cada una de las normas generales de control interno y sus diferentes aspectos; y b) La segunda cualitativa, en relación con las diversas acciones que realizarán las unidades administrativas de la CDI, con el propósito de lograr el fortalecimiento y mejora continua del Control Interno Institucional. 2ª Etapa (con base en la guía emitida por la Secretaría de la Función Pública) En la segunda etapa, se envió la Encuesta para la Evaluación del Control Interno Institucional, emitida por la Secretaría de la Función Pública, a los primeros niveles de esta entidad, considerando como tales a las unidades administrativas indicadas en las fracciones I, II, III, IV, V y VI, artículo 2º, del Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, para que se resolviera a más tardar el día 25 de mayo del presente año. La información recabada, se está analizando para su integración a la obtenida durante la primer etapa y con ello elaborar la versión preliminar del informe a más tardar el día 15 de junio de 2007; el cual será revisado de manera conjunta con el Órgano Interno de Control, antes de ser sometido a la autorización del Director General y su posterior envío a la Secretaría de la Función Pública. Como resultado de la primera etapa se determinó una serie de acciones de mejora que requieren ser implementadas, pero será hasta que se obtengan los resultados de la segunda etapa cuando se obtenga la lista definitiva. A continuación se detallan las acciones de mejora determinadas para cada una de las normas generales de control interno, resultado de la primera etapa: 8 2

3 Norma: 1. ESTABLECER Y MANTENER UN AMBIENTE DE CONTROL Diseñar un catálogo de cursos con temas referentes a la normatividad externa e interna aplicable a la CDI. Elaborar y adecuar los manuales de procedimiento para la solución de la problemática que pueda afectar el logro de los objetivos. Establecer mecanismos para conocer, difundir e implantar prácticas para el fortalecimiento del control interno institucional; realizando talleres de capacitación por parte de la CGAF. Difundir a todos los niveles CDI las Normas Generales de Control Interno. Establecer un Código de Ética y de Conducta interno y difundirlo a todo el personal. Instrumentar documentos de autoevaluación. Instalación del Servicio Profesional de Carrera. Priorizar y atender las necesidades de capacitación de todo el personal de la Institución. Establecer medidas tendientes a eficientar los sistemas de información. Llevar a cabo una reingeniería de procesos y en su caso, readecuar la estructura organizacional. Llevar a cabo su revisión, actualización y de no existir, su elaboración de los manuales que detallen los programas y proyectos específicos. Actualización de la estructura organizacional de la CDI a nivel nacional. Elaborar lineamientos sobre la responsabilidad de los servidores públicos que administran y realizan transacciones. Se requiere la integración de un prontuario que incluya la normatividad interna y externa aplicable a cada unidad administrativa: Reglas, Sistema de Gestión de Calidad, Circulares, etc. Mayor capacitación interna, así como mayor cantidad de recursos humanos y materiales para operación de programas. Equipar con nuevos equipos informáticos y programas a las áreas operativas. Elaborar un Manual de Organización de la Institución, incorporando las unidades administrativas locales y foráneas, así como los perfiles de puesto. Elaborar manuales de procedimientos locales y foráneos, ya que no siempre los de oficinas centrales son aplicables al trabajo desarrollado en las unidades foráneas. 8 3

4 Difusión al personal de las políticas, técnicas y procedimientos de la administración de recursos humanos. Asignar puestos acordes al perfil de cada servidor público y dar continuidad al Servicio Profesional de Carrera. Establecer medidas preventivas para que el personal no se involucre en acciones fraudulentas, ilegales o no éticas. Fomentar acciones que contribuyan a tener un tono ético apropiado en la entidad. Mayor difusión del compromiso de la Dirección General con la integridad y el comportamiento ético en la entidad. Norma: 2. IDENTIFICAR, EVALUAR Y ADMINISTRAR LOS RIESGOS Establecer acciones para el monitoreo de los objetivos y metas de las unidades administrativas. Implementar los mecanismos que permitan actualizar periódicamente los planes estratégicos de la entidad. Mayor difusión al personal de los objetivos, metas y programas para el desarrollo de su función. Mayor difusión al personal de los elementos del plan estratégico de la entidad. Elaborar la metodología para la identificación y análisis de los riesgos; y que posteriormente se implementen acciones de difusión para poder llevar a cabo la identificación y análisis de riesgos, y poder elaborar una matriz de riesgos e implementar el programa de administración de riesgos institucional. Norma: 3. IMPLEMENTAR Y/O ACTUALIZAR ACTIVIDADES DE CONTROL. Elaborar una metodología para determinar la coherencia entre los lineamientos, políticas, procedimientos y técnicas con las políticas de administración de riesgos. Diseñar un programa de administración de riesgos. Implementar acciones de difusión de las políticas de administración de riesgos. Llevar a cabo una serie de reuniones para evaluar de manera general el conocimiento de los controles internos que rigen la operación de la CDI. Mayor difusión y concientización en todos los niveles de mando sobre los lineamientos, políticas, procedimientos y técnicas que integran el control interno. 8 4

5 Evaluar la implementación de controles internos institucionales a todos los niveles de la institución. Desarrollar con precisión los mecanismos de control interno para promover la economía, eficiencia, eficacia y transparencia de las operaciones. Informar cuales son los controles que cada área atiende y capacitarles en la importancia de las acciones preventivas. Conocer los objetivos, principios y fundamentos de las Normas Generales de Control Interno mediante eventos de capacitación y difusión para todos los funcionarios. Establecer en la normatividad las acciones correctivas conducentes en caso de incumplimiento a los controles. Implementar los parámetros que obliguen a la revisión periódica y adaptación de los controles internos a las nuevas circunstancias. Evaluar los controles usados en las áreas para determinar si están alineados con los objetivos de la entidad e implementar acciones correctivas. Evaluar los controles usados para determinar si son congruentes con las políticas de administración de riesgos e implementar acciones correctivas. Implementar una metodología para el diseño de controles interno y su revisión periódica. Elaborar mecanismos de medición del desempeño de todas las unidades administrativas de la entidad. Desarrollar un sistema de evaluación del recurso humano. Desarrollar un sistema para la salvaguarda de recursos materiales. Evaluar el perfil del personal de acuerdo con lo que establece el servicio civil de carrera. Espacio físico para la salvaguarda de información o en su caso, digitalización de la información. Norma: 4. INFORMAR Y COMUNICAR Implementar mecanismos de comunicación interna para la oportuna toma de decisiones. Mayor difusión al personal de las instancias internas y externas a quienes se deben comunicar los programas o proyectos, su ejecución y los resultados obtenidos. 8 5

6 Mayor supervisión sobre la utilidad y confiabilidad de la información que será comunicada. Mayor supervisión para la oportunidad en la comunicación interna y externa. Difundir las disposiciones normativas correspondientes en materia de clasificación, conservación y archivo, tanto en las unidades administrativas centrales como foráneas. Promover mayor compromiso y la responsabilidad de los servidores públicos incluyendo al operativo, en la clasificación de la información. Actualizar periódicamente el inventario de la documentación disponible. Capacitar en materia de transparencia. Diseñar un sistema para canalizar la información que se genera en las unidades administrativas y sea administrada adecuadamente para su utilización en la atención de solicitudes de información. Actualizar al personal en el uso de las herramientas computacionales que podrían apoyar el trabajo. Modernizar el equipo de computo y software para apoyo adecuado a las áreas. Norma: 5. SUPERVISAR Y MEJORAR. Elaborar, difundir y capacitar sobre los mecanismos e instrumentos para llevar a cabo la supervisión por parte del área correspondiente. Elaborar, difundir y capacitar sobre la oportunidad de las acciones preventivas, detectivas y correctivas que pueden emanar de la supervisión. Elaborar, difundir y capacitar sobre una metodología para planear y ejecutar la autoevaluación. Implementar mecanismos de autoevaluación. Impulsar la participación del personal involucrado en la supervisión y mejoramiento. Elaborar el Programa de Mejoramiento del Control Interno para el ejercicio 2007, difundirlo y capacitar a las unidades administrativas. Fortalecer la participación de los servidores y personal involucrado en los programas, así como de la aplicación de la herramienta de control interno. 8 6

7 De lo anterior, se establecen las siguientes ventajas y desventajas: Desventajas: 1. Existe desconocimiento generalizado sobre el tema del control interno y de cómo se relaciona con sus actividades cotidianas. Ventajas: 1. Se logró sensibilizar a los servidores públicos asistentes a los talleres, sobre la importancia del control interno en sus labores cotidianas, demandando mayor capacitación sobre el tema. 2. Con los resultados cualitativos, se identificaron áreas de oportunidad en las unidades administrativas involucradas, mismas que serán consideradas en el Programa de Fortalecimiento del Control Interno Institucional a implementarse en el período de abril a diciembre de Se despertó un interés generalizado entre los servidores públicos a fin de que la entidad elimine los controles internos innecesarios, a través de un diagnóstico de sus riesgos y controles implementados; desarrollando para ello las metodologías correspondientes. 8 7