senace PLAN DE TRABAJO PARA CIERRE DE BRECHAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1.10 NACIONAL DE CERTIFICACIÓN AMBIENTAL PARA LAS INVERSIONES SOSTENIBLES

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1 senace 1.10 NACIONAL DE CERTIFICACIÓN AMBIENTAL PARA LAS INVERSIONES SOSTENIBLES PLAN DE TRABAJO PARA CIERRE DE BRECHAS DEL SISTEMA DE INTERNO

2 1 Objetivo El objetivo de este plan es establecer un cronograma de actividades que permitan al Senace cerrar las brechas (debilidades) determinadas en el Diagnóstico del Sistema de Control Interno, priorizándolas de acuerdo a la criticidad de los procesos vinculados. 2 Priorización de procesos A continuación se presentan los macro procesos priorizados en el Diagnóstico del SCI. El número de subprocesos de cada macro proceso nos permite estimar el tiempo que tomará la implementación del componente de Gestión de Riesgos en todos los sub procesos de la entidad. Asumiendo que se puedan implementar 2 sub procesos por semana y que la implementación sea secuencia I, el tiempo requerido sería aproximadamente 41.5 semanas, aproximadamente 10 meses. De igual forma, cada una de las actividades han sido asignadas a un macro proceso lo que nos permite priorizar las actividades del plan de acuerdo al proceso al que se vincula la actividad. PROCESO Importancia Estratégica Nro. de Subprocesos Gestión de Certificación Ambiental 8 Gestión de Registros Ambientales 9 Planeamiento 4 Fortalecimiento Gestión Jurídica Gestión Logística Gestión de Comunicaciones e Imagen L33 5 Gestión de Información L31 E Atención al Ciudadano y Trámite Documen ario 3 Gestión Contable Gestión de Recursos Humanos '.00y 4 Gestión de Tesorería 4 Gestión Presupuestaria 3 TOTAL 83 2

3 3 Cronograma de Trabajo A continuación se presenta el calendario de actividades necesarias para cerrar las brechas detectadas en el Diagnóstico del SCI COMPONENTE DE 1 SUB COMPONENTE BRECHA ACTIVIDAD A REALIZAR w 0 w w» O z C1 1 '2 < a 2 P., FILOSOFÍA DE LA DIRECCIÓN No se han formalizado algunas buenas prácticas, como el "Directorio de Ideas", el cual se realiza por motivación de la Jefatura. Establecer mediante algún mecanismo la formalización del "Directorio de Ideas", con el fin de perennizar esta práctica. Equipo de Mejora Continua FILOSOFÍA DE LA DIRECCIÓN Aún no se realizan evaluaciones formales del avance e sistematizado, en indicadores estratégicos coordinación con todos ya que el primer PEI es para el periodo Elaborar un tablero de mando estratégico los órganos y unidades orgánicas de la entidad OPP \ FILOSOFÍA DE LA DIRECCIÓN procedimiento formalmente establecido para el seguimiento de la implementación de las recomendaciones de auditoría Establecer un mecanismo o procedimiento formal para el seguimiento de recomendaciones de auditoria

4 DE SUB COMPONENTE BRECHA ACTIVIDAD A REALIZAR L _. D o LO,_ u ln ozo u ESTRATÉGICA El Plan Estratégico y su elementos no han tenido suficiente difusión Establecer un estrategia de difusión permanente de los objetivos estratégicos, la misión y la visión OPP, CGCII Es necesario revisar la estructura ESTRUCTURA organizacional a fin de ORGANIZACIONAL alineada con los Proponer la modificación del ROF OPP procesos de la Entidad. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL No se tiene MOF ni MPP aprobados Realizar seguimiento a la aprobación del MPP par parte de SERVIR OA Existe un CAP-P que Actualizar el CAP o ESTRUCTURA necesita ser actualizado elaborar el CPE, según ORGANIZACIONAL en tanto no se cuente corresponda con el CP E. ModernIznición OA DE RECURSOS HUMANOS No se cuenta aún con modelos formativos y capacitación Establecer un plan de capacitación por puesto de trabajo OA \ 4

5 DE SUB COMPONENTE BRECHA ACTIVIDAD A REALIZAR -, DE RECURSOS HUMANOS Es necesario mejorar la inducción para el personal de la entidad agregando componentes sobre los sistemas administratmos Ejecutar programas de inducción genéricos y especificas para el personal de la entidad Falta personal en áreas como Secretaria General, Oficina de DE RECURSOS HUMANOS Planeamiento y Presupuesto, Unidad de Logística, Unidad de Tesorería, Unidad de Planeamiento, Desarrollo y Cooperación Técnica, Establecer un programa progresivo de Incremento de personal de acuerdo a la "dotación de puestos" aprobada por Servir OA Unidad Técnica Normativa y la Unidad de Coordinación DE RECURSOS HUMANOS No existe una escala remunerativa aprobada Proponer una escala remunerativa estandarizada de manos OA \ 5

6 DE SUB COMPONENTE BRECHA ACHVIDAD A REALIZAR cy ló l Ola =._, 2 Los documentos donde se señala la autoridad y ASIGNACIÓN DE responsabilidad de los AUTORIDAD Y funcionarios no son RESPONSABILIDAD revisados de manera periódica Actualizar el MAPRO asegurar que los procedimientos especifiquen los actores responsables de cada actividad OPP PLANEAMIENTO DE LA DE RIESGOS No se cuenta aún con documentos directrices para la gestión de riesgos en el marco de la implementación del SCI Elaborar la Política, Manual y Plan de Gestión de Riesgos SG manual de gestión de IDENTIFICACIÓN DE riesgos que permita la RIESGOS elaboración de una matriz de riesgos Elaborar una Matriz de Riesgos Inicial Todos los órganos ACTIVIDADES D VALORACIÓN DE RIESGOS Manual de Gestión de Valorar los riesgos de la Riesgos, que permita - Matriz de Riesgos Inicia realzar una valoración de riesgos Todos las órganos 6

7 DE SUB COMPONENTE BRECHA ACTSVIDAD A REALIZAR 1 Ez El 8 1 g 1, `2 ce é. c RESPUESTA AL RIESGO No existe implementación de controles para reducir riesgos como parte un actividad sistémica Hacer seguimiento periódico a N implementación de controles, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Gestión de Riesgos Todos los órganos No se tiene documentación formal EVALUACIÓN que oriente la COSTO/BENEFICIO evaluación costo beneficio en la toma de decisiones Elaborar una política de evaluación costo/beneficio CA en coordinación con OPP ES SOBRE EL ACCESO ALOS RECURSOS O ARCHIVOS No se establecido un procedimiento documentado para la utilización y protección de archivos en la entidad Establecer un procedimiento para la utilización, almacenamiento temporal y final de los archivos de la entidad Atención al Ciudadano y Trámite Documentarlo CAC EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Aun no se cuentan con indicadores de desempeño Elaborar Indicadores de desempeño para los procesos de la entidad

8 DE SUB COMPONENTE BRECHA ACTIVIDAD A REALIZAR rz 131 a. aa á I g sól gi 1 c. <I.- < -, a = - EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Aun no se realizado una evaluación de avance estratégico Realizar evaluaciones de anuales del avance estratégico. DOCUMENTACIuN DE, ACTIVIDADES Y TAREAS Es necesario evaluar, conforme a las disposiciones emitidas por la SGP, la pertinencia de Integrar los documentos normativos Internos aprobados por el Sena ce Evaluar, conforme a las disposiciones emitidas por la SGP, la pertinencia de integrar los documentos normativos internos aprobados por el Senace. REVISIÓN DE, ACTIVIDADES Y TAREAS No existe un mecanismo establecido que asegure en el tiempo la revisión y mejora continua de los procesos de la entidad Elaborar un Manual de Gestión de Procesos, ES PARA LAS TICS Aún no se ha completado la implementación de los elementos de la NTP Implementar la NTP OTI

9 DE SUB COMPONENTE BRECHA ACTIVIDAD A REALIZAR "I e = br 8.1 t O ' 1 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD Inventario completo de la información necesaria y periodicidad misma por cada de le proceso, ni las políticas formales que aseguren el suministro de dicha información. Asegurar que el MAPRO contenga los elementos de entrada y salida en cada proceso, así como su interrelación con otros procesos de ser el caso INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN No se tienen tiempos de respuesta adecuados de entidades externas Elaborar un inventario de la Información que se requiere de entes externos y la problemática asociada a fin de mejorar la coordinación en dichos aspectos Fortalecimiento DGE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN sistema de información integrado Elaborar un Sistema de Información Integrado OT1 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN FLEXIBILIDAD AL CAMBIÓ sistema de calidad en OTI que asegure M continuidad de las Establecer un procedimiento que permita asegurar el monitoreo de la calidad Oil buenas prácticas del de los sistemas de 9

10 DE SUB COMPONENTE BRECHA ACTIVIDAD A REALIZAR 1.. a a z área en la gestión de los información sistemas de Información No se ha formalizado el Establecer un SUPERVISIÓN PREVENCIÓN Y MONITOREO mecanismo que utiliza el Senace para el monitoreo permanente de los procedimientos y contrastarlos con el MAPRO. procedimiento de contraste aleatorio de los procedimientos ejecutados en cada unidad orgánica con el MAPRO OPP 10