Aspectos Normativos de la Estructura del Sistema de Control Interno para las Empresas del Estado

Transcripción

1 CONTROL INTERNO

2 Aspectos Normativos de la Estructura del Sistema de Control Interno para las Empresas del Estado

3 Ley N 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República Ley Nº Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. Resolución de Contraloría Nº CG. Normas de Control Interno RCG-Nª CG Guía para la Implementación y Fortalecimiento del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado. Control Interno -Marco Integrado COSO (Comité de Patrocinadores y Organizadores de la Comisión Treadway -1992)

4 Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado - Ley Nº Enero Establecer los principios y la base legal para iniciar el proceso de modernización de la gestión del Estado, en todas sus instituciones e instancias. Obtener mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de tal manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos. El proceso de modernización de la gestión del Estado, se sustenta en otros aspectos en la institucionalización de la evaluación de la gestión por resultados, a través del uso de modernos recursos tecnológicos, la planificación estratégica y concertada.

5 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República - Ley Nº Julio Ley Propender al apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control gubernamental, para prevenir y verificar, mediante la aplicación de principios, sistemas y procedimientos técnicos, la correcta, eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos del Estado, con la finalidad de contribuir y orientar el mejoramiento de sus actividades y servicios en beneficio de la Nación. Establecer el Sistema Nacional de Control, conformado por la Contraloría General, Unidades Orgánicas de Control de las diversas entidades del Estado. Las sociedades de auditoría externa

6 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado Ley Nº Marzo Ley Establecer normas para regular la elaboración, aprobación, implantación, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado, con el propósito de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de control previo, simultaneo y posterior, que permitan el logro de los objetivos institucionales. El Sistema de control interno, tiene como componentes: Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control gerencial Actividades de prevención y monitoreo Sistemas de información y comunicación Seguimiento de resultados Compromisos de mejoramiento

7 Resolución de Contraloría General Nº CG NCI 0ctubre Resolución En referencia a la Ley Nº 28716, los titulares de las entidades están obligados a emitir las normas especificas aplicables a su entidad, de acuerdo a su naturaleza, estructura y funciones, las que deben ser concordantes con la normativa técnica de control que dicte la Contraloría General de la Republica. Se establecen las Normas de Control Interno que han sido elaboradas en armonía con los conceptos y enfoques modernos esbozados por las organizaciones mundiales especializadas en la materia. Su estructura se basa en los componentes de control reconocidos internacionalmente. Se estableció que para fines de una adecuada formalización e implementación de la Estructura de Control Interno en todas las entidades del Estado, se concibe que esta se organice bajos los componentes de COSO. COSO I: Control Interno - Marco Conceptual Integrado Ambiente de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Gerencial Información y Comunicación Supervisión U n id a d A U nid a d B A c tivid a d 1 A c tiv ida d 2

8 COSO- CONTROL INTERNO MARCO INTEGRADO Coso: Corresponde a las siglas en inglés del comité de Organizadores y Patrocinadores de la Comisión Treadway, organismos que en conjunto emitieron el informe con recomendaciones referentes al control interno que lleva su nombre. Origen: Estados Unidos, 1985, se forma una comisión patrocinada diversas instituciones, con el objetivo de identificar las causas de la presentación de información financiera en forma fraudulenta o falsificada y emitir un informe al respecto. En 1987 emite el informe que contenía una serie de recomendaciones en relación al control interno de cualquier empresa u organización. La comisión Treadway, debatió durante más de cinco años y finalmente en 1992, se emite el informe COSO, el cual tuvo gran aceptación y difusión en gran parte debido a la diversidad y autoridad que posee el grupo que se hizo cargo de la elaboración de éste. COSO : Control Interno - Marco Conceptual Integrado Ambiente de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Gerencial Información y Comunicación Supervisión U n id a d A U n id a d B A c tiv id a d 1 A c tiv ida d 2

9 OBJETIVOS COSO Operaciones: relacionadas con el uso efectivo, ético y eficiente de los recursos de la entidad Información Financiera: Relacionada con la preparación de EEFF públicos confiables Cumplimiento; relacionado con el cumplimiento de la entidad con las leyes y regulaciones aplicable OBJETIVOS LEY Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad, así como la calidad de los servicios públicos que presta. 2. Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como en general, contra Todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos. 3. Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales 4. Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información. 5. Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuenta por los fondos y bienes públicos a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado. 6. Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones

10 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO Se precisa que la estructura de control interno es el conjunto de los planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la Dirección, que posee una institución para ofrecer una garantía razonable de que se cumplen los siguientes objetivos: Promover las operaciones metódicas, económicas eficientes y eficaces así como los productos y servicios con calidad de acuerdo con la misión de la institución. Preservar los recursos frente a cualquier perdida por despilfarro, abuso, mala gestión, error y fraude. Respetar las leyes, reglamentaciones y directivas de la dirección y Elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables presentados correcta y oportunamente en los informes.

11 Resolución de Contraloría Nº Esta norma establece: Las diversas actividades que se deben de seguir para la implementación del SCI Etapas Actividades PLANIFICACION Compromiso de la Alta Dirección Diagnostico Plan de Trabajo EJECUCION Acta de compromiso Constitución del Comité Programa de trabajo Recopilación de información Análisis de la información Análisis normativo Identificación de debilidades y fortalezas Informe de Diagnostico Descripción de actividades Desarrollo del Plan de Trabajo Implementación a Nivel de Entidad Implementación a nivel de procesos EVALUACION DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION

12 Plazo para implementar el SCI Se establece los plazos máximos en los que cada entidad debe implementar su SCI, en función al nivel de gobierno, fase y etapa de implementación, en cumplimiento a lo señalado en la Quincuagésima Tercera Disposición Complementaria Final de la Ley N Plazo establecido: inicio 01/01/2016 Directiva N CG/GPROD, establece un plazo máximo de 30 meses para la implementación del Sistema de Control Interno a partir del día siguiente de lapublicación la Directiva 14 de mayo meses para las acciones preliminares, 07 meses identificación de brechas y oportunidades de mejora, 02 meses elaboración del plan de trabajo para cierre de brechas, 16 meses cierre de brechas y 03 meses reporte de evaluación y mejora continua. Total 30 meses

13 Control Interno Gubernamental ENFOQUE MODERNO DE CONTROL INTERNO

14 INTRODUCCIÓN CONFIAR ES BUENO, PERO CONTROLAR ES MEJOR TODOS QUIEREN PARTICIPAR DE LA TORTA

15 INTRODUCCIÓN La no aplicación del Control Interno trae consigo desorden administrativo, y por consiguiente origina malos manejos de los recursos públicos.

16 CAUSAS Ausencia de Manuales de Organizaciones y Funciones. La no aplicación de sanciones correspondientes en su oportunidad. Excesiva influencia política y partidaria en las decisiones gerenciales. Ausencia de capacitación al personal y a los funcionarios. Existencia de una cultura de corrupción. Irregularidad en el desplazamiento de personal. Irregularidad en la contratación o nombramiento de personal. Irregularidad en la contratación o adquisición de bienes o servicios. Deficiencias en las medidas de control. Falta de transparencia o deficiencia en el acceso a la información.

17 Definición y Objetivos del Control Interno Proceso integral efectuado por el Titular, Funcionarios y servidores de una entidad para dar seguridad razonable a fin de alcanzar los objetivos gerenciales. Promover la eficacia, eficiencia y Economía. Cuidar los recursos y bienes del estado. Cumplir la normatividad aplicable a la entidad. Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información. Promover la rendición de cuentas.

18 Definición de: EFICACIA = Cumplimiento de Metas y Objetivos. EFICIENCIA = Cumplimiento de Metas y Objetivos + Recursos utilizados para ese fin. ECONOMÍA = Cantidad requerida (Recursos) + Nivel razonable de calidad + Oportunidad y lugar apropiado + Menor costo posible

19 Sistema Nacional de Control Interno La Ley Nº 28716, lo define como el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas y métodos organizados en cada entidad del Estado, para la consecución de Objetivos Institucionales.

20 Control Interno Gubernamental CONTROL PREVIO CONTROL SIMULTANEO AUTORIDADES FUNCIONARIOS SERVIDORES Responsabilidad propia de las funciones que les son inherentes, sobre la base de las normas y procedimientos que rigen las actividades de la organización. CONTROL INTERNO CONTROL POSTERIOR RESPONSABLES SUPERIORES DEL SERVIDOR O FUNCIONARIO EJECUTOR Cumplimiento de las disposiciones establecidas. Fomentar y Supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno. ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Ejecución de acciones de control según los planes y programas anuales. CONTROL EXTERNO CONTROL POSTERIOR CONTRALORÍA GENERAL OTROS ÓRGANOS DEL SISTEMA POR ENCARGO O DESIGNACIÓN Sistema de Control de Legalidad. Sistema de Control de Gestión. Sistema de Control Financiero. Sistema de Control de Resultados. Sistema de Control de Evaluación de Control Interno.

21 COMPONENTES La Ley antes mencionada refiere que sus componentes están constituidos por: El Ambiente de Control. La Evaluación de Riesgos. Las Actividades de Control Gerencial. Los Sistemas de Información y Comunicación. Supervisión Las Actividades de Prevención y Monitoreo. El Seguimiento de Resultados. Los Compromisos de Mejoramiento.

22 Sistema de Control Interno R.C. N CG SUPERVISIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN COMPONENTES ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL EVALUACIÓN DEL RIESGO AMBIENTE DE CONTROL

23 AMBIENTE DE CONTROL Entendido como el entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento del control interno.

24 2.6. Normas Generales para los componentes de CI Ambiente de Control El establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de buenas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno

25 Normas para el Ambiente de Control Integridad y Valores Éticos Filosofía de la Dirección Administración Estratégica Estructura Organizacional Administració n de los RRHH Competencia Profesional Asignación de autoridad y Responsabili dad Órgano de Control Institucional

26 1.1. Filosofía de la Dirección 1.2. Integridad y Valores Éticos Conducta y actitud respecto al control interno. Ambiente de confianza y apoyo hacia el control interno. Actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones. Medición del desempeño. Establecer principios y valores éticos para regir la conducta y estilos de gestión. Los principios y valores deben ser parte de la cultura organizacional. Demostración de los titulares y funcionarios a través de su comportamiento ético.

27 1.3. Administración Estratégica 1.4. Estructura Organizacional PLAN ESTRATEGICO BANCOCENTRAL GERENCIADMINISTRACION GERENCIATESORERIA GERENCIACONTABILIDAD Formular planes estratégicos y operativos, además gestionarlos. Control de programación y cumplimiento de operaciones y metas. Desarrollar, aprobar y actualizar la estructura orientada a sus objetivos y misión. El diseño no sólo debe contener unidades sino los procesos y operaciones. Formalizar en manuales de procesos, organización y funciones y organigramas.

28 1.5. Administración de Recursos Humanos 1.6. Competencia Profesional Establecer políticas y procedimientos para una planificación y administración de los recursos humanos. Garantizar el desarrollo profesional, transparencia, eficacia y vocación de servicio a la comunidad. Reconocer como elemento esencial la competencia profesional del personal, acorde con las funciones y responsabilidades. El titular y servidores deben mantener nivel adecuado de competencia.

29 1.7. Asignación de Autoridad y Responsabilidad 1.8. Órgano de Control Institucional Asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, relaciones de información, niveles y reglas de autorización y límites de autoridad. La delegación de autoridad no exime a los funcionarios de responsabilidad conferida por dicha delegación. Que exista actividades de control interno a cargo de un unidad orgánica especializada denominada Órgano de Control Institucional (OCI). Debe estar debidamente implementada para que contribuya al buen ambiente de control.

30 Sistema de Control Interno PRINCIPALES ELEMENTOS NORMAS LEGALES ESPECIFICAS INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS Ley del Código Ética de la Función Pública Ley N Código de Ética de la institución. Normas sobre Probidad Administrativa dictadas por la Contraloría General de la República. Directivas internas aprobadas. AMBIENTE DE CONTROL INTERNO ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ASIGNACION DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS HUMANOS COMPETENCIA PROFESIONAL Reglamento de Organización y Funciones. Organigrama de la institución. Manual de Organización y Funciones MOF. Directivas y Procedimientos Internos aprobados. Reglamento Interno de Trabajo. Normas sobre ingreso de personal al Sector Público. Directivas y/o Procedimientos Internos aprobados. Normas para la selección, contratación de personal y cobertura de plazas. Directivas y/o Procedimientos Internos aprobados. M O N I T O R E O ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Fortalecimiento de los Órganos de Control Institucional Ley N y R.C. N CG.

31 EVALUACION DEL RIESGO El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o circunstancias internas y/o externas afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, el análisis y manejo de los riesgos que pueden incidir en el logro de los objetivos de la entidad. Asimismo, sobre la base de dicho análisis, determinar la forma en que deben ser enfrentados.

32 2.6.2 Evaluación de Riesgos Abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de una respuesta apropiada a los mismos

33 Seguridad razonable

34 + Positivo Oportunidad / Fortaleza Evento - Negativo Riesgo o Amenaza / Debilidad

35 RIESGO Posibilidad de que un evento desfavorable pueda afectar negativamente la habilidad de la organización para el logro de sus objetivos ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Es el proceso para incrementar la confianza en la habilidad de una organización para anticipar, priorizar y superar obstáculos para alcanzar sus metas CONTROL INTERNO Es un proceso diseñado para proveer una seguridad razonable con respecto al logro de los objetivos de la entidad

36 Evaluación de riesgos Planeamiento de la administración de riesgos Respuesta al riesgo Identificación de los riesgos Valoración de los riesgos

37 2.1. Planeamiento de la Administración de Riesgos 2.2. Identificación de los riesgos Desarrollar y documentar una estrategia clara identificar y valorar los riesgos. Se deben desarrollar planes, métodos de respuesta y monitoreo de riesgos. Identificar todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad. Factores externos: económicos, medioambientales, políticos sociales y tecnológicos. Factores internos: infraestructura, personal, procesos y tecnología.

38 2.3. Valoración de los Riesgos 2.4. Respuesta al Riesgo Permite considerar cómo los potenciales riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos. Es obtener suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias. Es identificar las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo - beneficio. La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos.

39 Sistema de Control Interno ÁMBITO CLASIFICACIÓN RIESGOS POTENCIALES EVALUACIÓN DE RIESGO A NIVEL INSTITUCIONAL A NIVEL DE ACTIVIDAD FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS DE OPERACIÓN DE INFORMACIÓN Redefinición de la política institucional. Nuevos empleados y/o rotación de personal. Sistemas de información nueva y moderna. Crecimiento rápido. Nuevas actividades. Debilitamiento del Órgano de Control Institucional. Cambios en el entorno operacional. Nuevas tecnologías. Políticas de gobierno. Entes Reguladores. Desastres naturales. Incumplimiento de la normatividad. Presentación incorrecta de la información financiera y de gestión. Privacidad de información. Falta de diligencia. Ausencia de información integrada. M O N I T O R E O DE AUDITORÍA. Ausencia de Control.

40 ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL Se refiere a las acciones que realiza la Gerencia y el personal para cumplir diariamente con sus funciones. Son importantes por que implican la forma correcta de hacer las cosas, así como también el dictado de políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen el medio para asegurar el logro de los objetivos de la entidad. Estas actividades se llevan a cabo en todos los niveles de la organización y en cada etapa de la gestión

41 2.6.3 Actividades de Control Gerencial Son políticas, procedimientos y prácticas establecidas para asegurar que los objetivos de negocio se logren y que las estrategias para mitigar riesgos sean ejecutadas

42 Qué son? Son políticas y procedimientos establecidos para responder a los riesgos identificados y así asegurar razonablemente el logro de los objetivos Cómo se diseñan? Analizando las causas que generan los riesgos identificados se establecen las actividades destinadas a contrarrestarlos Para qué sirven? Están orientados principalmente a minimizar los riesgos que afectan los objetivos y, consecuentemente, sirven como retroalimentación para el cumplimiento de los mismos Quién es el responsable? Al ser parte del control interno, el máximo ejecutivo es el responsable por su mantenimiento y los distintos niveles de la organización por su ejecución

43 Normas para Actividades de Control Segregación de Funciones Verificaciones y conciliaciones Procedimien tos de autorización y aprobación Controles sobre el acceso a recursos Rendición de cuentas Evaluación costo beneficio Evaluación de desempeño Revisión de procesos, actividades y tareas Controles para las TIC Documentació n de procesos, actividades y tareas

44 3.1. Procedimientos de Autorización y Aprobación 3.2. Segregación de funciones La responsabilidad debe ser claramente definida, específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La ejecución de procesos, actividades, o tareas debe contar con la autorización y aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo. La segregación de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude. Un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea.

45 3.3. Evaluación Costo - Beneficio 3.4. Controles sobre el acceso a los recursos o archivos El diseño e implementación de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluación de costo beneficio. El costo de un control no debe superar el beneficio que de él se pueda obtener. El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado. La responsabilidad en cuanto a la utilización y custodia debe evidenciarse a través del registro en recibos, inventarios, o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control.

46 3.5. Verificaciones y Conciliaciones 3.6. Evaluación de Desempeño Las verificaciones y conciliaciones se hacen sobre las fuentes respectivas. Efectuar las verificaciones y conciliaciones entre los registro propios y contra terceros. Se debe efectuar una evaluación permanente de la gestión según los planes y disposiciones normativas vigentes. La medida de cumplimiento mediante indicadores constituye una excelente herramienta.

47 3.7. Rendición de Cuentas 3.8. Documentación de Procesos, Actividades y Tareas Los titulares, funcionarios y servidores públicos están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado. El sistema de control interno sirve como fuente y respaldo de esta información. Deben estar debidamente documentados para el desarrollo de acuerdo con estándares establecidos y garantizar la trazabilidad. Se debe describir los hechos sucedidos, el efecto o impacto y las medidas adoptadas.

48 3.9. Revisión de Procesos, Actividades y Tareas Controles para las Tecnologías de Información y Comunicaciones Deben ser periódicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos, políticas, procedimientos vigentes. Brinda la oportunidad de hacer propuestas de mejoras oportunamente. Se establecen en el desarrollo, producción y soporte técnico. Es indispensable poner énfasis a la segregación de funciones y definir los mecanismos de autorizaciones.

49 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS NORMAS LEGALES ESPECIFICAS CONTABILIDAD Instructivos Contables formulados por la Contaduría Pública de la Nación R.N EF/ Plan Contable Gubernamental. Normas para la formulación de la Cuenta General de la República. Manual de Procedimientos Contables. Directivas y/o Procedimientos internos aprobados. ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL PRESUPUESTO TESORERÍA ABASTECIMIENTOS Ley de Prudencia y Transparencia Fiscal y su Reglamento Ley N 27245; D.S EF. Ley de Gestión Presupuestaria del Estado. Normas para la formulación del Plan Estratégico Institucional. Normas para el proceso presupuestario del Sector Público. Directivas y/o Procedimientos internos aprobados. Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF. Procedimientos de Pagos. Normas y Procedimientos de Tesorería. Directivas de Tesorería aprobadas por el Ministerio de Economía y Finanzas. Directivas y/o Procedimientos internos aprobados. Norma aprobada para la Administración de Almacenes R.J. N INAP/DNA. Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento D.S. N PCM; D.S. N PC. Directivas y/o Procedimientos internos aprobados. M O N I T PERSONAL Reglamento Interno de Trabajo. Normas de Probidad Administrativas. Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público y su Reglamento D. Leg. N 276; D.S. N PCM. Normas sobre Planillas y Remuneraciones del Personal R.J. N 252-INAP/DNP - D.S. N TR. Normas sobre Ingreso de Personal al Servicio Público Ley N 24241; D.S. N PCM. Normas sobre Salida de Personal del Servicio Público Ley N 24041; D.S. N PCM. Directivas y/o Procedimientos internos aprobados. O R E O INFORMÁTICA Normas aprobadas por el Instituto Nacional de Estadística e Informática INEI y Presidencia de Consejo de Ministros PCM. Directivas y/o Procedimientos internos aprobados. OBRAS Reglamento Nacional de Construcciones. T.U.O. de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento. Directivas y Procedimientos internos aprobados.

50 2.6.4 Información y Comunicación Son los métodos, procesos, canales, medios y acciones que, con enfoque sistémico y regular, aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con las responsabilidades individuales y grupales Métodos Procesos Canales Medios Acciones Información Calidad Oportunidad ORGANIZACIÓN

51 Normas para Información y Comunicación Funciones y características de la información Información y Responsabilidad Flexibilidad al cambio Sistemas de Información Calidad y suficiencia de la información Archivo Institucional Comunicación Interna Canales de Comunicación Comunicación externa

52 4.1. Funciones y Características de la Información 4.2. Información y Responsabilidad La información es resultado de las actividades operativas, financieras y de control. Deben transmitir la existencia de una situación determinada con las características de confiabilidad, oportunidad y utilidad. La información debe permitir cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos deben ser captados, identificados, seleccionados, registrados, estructurados en información y comunicados en tiempo y forma oportuna.

53 4.3. Calidad y Suficiencia de la Información 4.4. Sistemas de información Asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique. Diseñar, evaluar e implementar mecanismos que aseguren contar toda información útil. Los sistemas de información se deben establecer según las estrategias y el logro de los objetivos y metas. El sistema de información provee la información como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la rendición de cuentas.

54 4.5. Flexibilidad al cambio 4.6. Archivo Institucional Cuando la entidad cambie objetivos y metas, estrategia, políticas y programas de trabajo, se debe considerar el impacto en los sistemas de información para adoptar las acciones necesarias. Se debe establecer y aplicar políticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservación y conservación de los documentos o información. Sirve como evidencia de la gestión para su rendición de cuentas.

55 4.7. Comunicación Interna 4.8. Comunicación Externa La comunicación interna que fluye hacia abajo, a través de y hacia arriba de la estructura de la entidad, se debe hacer con mensaje claro y eficaz. Debe servir de control, motivación y expresión de los usuarios. Se debe orientarse a asegurar que la información a los clientes, usuarios y ciudadanía en general, se lleve de manera segura, correcta y oportuna, generando confianza e imagen positiva a la entidad.

56 4.9 Canales de Comunicación Los canales de comunicación deben ser diseñados de acuerdo a las necesidades de la entidad. Deben asegurar que llegue al destinatario en la, cantidad, calidad y oportunidad requeridas.

57 Sistemas de Información y Comunicación La Información esta constituida por los métodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar. La Comunicación permite que el personal capte e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones.

58 Sistema de Control Interno CLASIFICACIÓN TIPO CONDICIONES SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN SISTEMA DE COMUNICACIÓN CALIDAD DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN INTEGRADA INTERNA EXTERNA CONTENIDO Contiene la información suficiente? OPORTUNIDAD Se facilita en el tiempo adecuado? ACTUALIDAD Es información reciente? EXACTITUD Los datos son correctos? ACCESIBILIDAD Puede ser obtenida fácilmente por las personas interesadas? ESTRATÉGICAMENTE. Basado en un plan estratégico generado por la institución. TECNOLÓGICAMENTE. Relacionado a las nuevas exigencias tecnológicas. Entre unidades orgánicas (HORIZONTAL). Comunicación eficaz al personal (VERTICAL). De acuerdo al nivel de competencia. Nivel de fluidez y dinámica. Medios de comunicación adecuados. Receptividad de la información recibida. Dinámica de la comunicación a los interlocutores externos. M O N I T O R E O

59 SUPERVISIÓN Representa el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias lo requieran. Se orienta a la identificación de controles débiles, insuficientes o innecesarios y, promueve su reforzamiento.

60 2.6.5 Supervisión El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación También es un seguimiento, que comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación

61 Actividades de Prevención y Monitoreo Seguimiento de resultados Prevención y Monitoreo Monitoreo oportuno Reporte de deficiencias Implantación y seguimiento de medidas correctivas Compromisos de mejoramiento Autoevaluación Evaluaciones Independientes

62 Prevención y Monitoreo Monitoreo oportuno del Control Interno Permite conocer oportunamente si se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos. Conocer si en el desempeño de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevención, cumplimiento y corrección necesarias. Las medidas de control interno debe ser objeto de monitoreo oportuno para determinar su vigencia, consistencia y calidad, así como efectuar las modificaciones pertinentes. Se realiza mediante el seguimiento continuo o evaluaciones puntuales.

63 5.2.1 Reporte de Deficiencias Implantación y Seguimiento de Medidas Correctivas Las debilidades y deficiencias detectadas como resultado del proceso de monitoreo se deben registrar y poner a disposición de los responsables con el fin de tomar las acciones necesarias para su corrección. Adoptar las medidas que resulten más adecuadas para corregir el seguimiento correspondiente a su implantación y resultados. El seguimiento debe asegurar la adecuada y oportuna implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control.

64 5.3.1 Autoevaluación Evaluaciones independientes Promover y establecer la ejecución periódica de autoevaluaciones sobre la gestión y el control interno. Corresponde a sus órganos y personal competente dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones derivadas de la respectiva autoevaluación. Se deben realizar evaluaciones independientes a cargo de los órganos de control competentes

65 Actividades de Prevención y Monitoreo Prevención y Monitoreo El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunamente si éstos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en el desempeño de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevención, cumplimiento y corrección necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos Procesos y operaciones Prevención Cumplimiento Corrección Idoneidad Calidad

66 Sistemas de Control Interno CLASIFICACIÓN DEFINICIÓN RESPONSABLES SUPERVISIÓN SUPERVISIÓN CONTINUA SUPERVISIÓN PUNTUAL Realizada durante el desarrollo normal de las actividades y permite aplicar los correctivos oportunos para reforzar los controles internos. Permite evaluar periódicamente la eficacia de los controles internos implementados; incluyendo, las actividades de supervisión continua que se realizan. La responsabilidad de la supervisión recae en los responsables de las áreas de gestión y los auditores internos y/o externos.

67 Responsabilidad del Control Interno DE LA ADMINISTRACIÓN TITULAR DE LA INSTITUCIÓN GERENCIA GENERAL NIVELES GERENCIALES FUNCIONARIOS Y TRABAJADORES ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI RESPONSABILIDADES Aprobar los documentos normativos para la implantación de los controles internos. Establecer, mantener, revisar y optimizar la Estructura del Sistema de Control Interno. Supervisar la implementación y funcionamiento de los controles internos. Dirigir y evaluar la implantación de los controles internos. Establecer, mantener, revisar y optimizar la Estructura del Sistema de Control Interno. Implementar los controles internos. Aplicar los controles internos y adoptar medidas que promuevan su efectividad. Brindará al titular y funcionarios de la institución de la entidad, orientación no vinculante conducente a mejorar el funcionamiento del control interno, sin que en ningún caso conlleve interferencia con las funciones de control posterior que le competen.

68 ESTRUCTURA DE UNA ENTIDAD PÚBLICA SUPERVISIÓN AMBIENTE DE CONTROL ALTA DIRECCIÓN EVALUACIÓN DEL RIESGO ORGANIZACIÓN GESTIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Políticas Institucionales. Reglamento de Organización y Funciones - ROF. Organigrama. Manual de Organización y Funciones - MOF. Cuadro Analítico de Personal - CAP Manual de Procedimientos. Código de Ética. Texto Único de Procedimientos Administrativos - TUPA UNIDADES JERARQUICAS NORMATIVA Plan Estratégico Institucional. Plan Operativo y verificación de cumplimiento. Informe Financiero-Presupuestario. Informes periódicos. Informe de Gestión. CONTABILIDAD ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL NORMAS INTERNAS DICTADAS POR LA ENTIDAD: - Directivas. - Procedimientos. NORMAS DICTADAS POR ORGANISMOS EXTERNOS: Publicadas obligatoriamente en el Diario Oficial El Peruano. PRESUPUESTO ABASTECIMIENTO SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TESORERÍA PERSONAL INFORMATICA

69 Limitaciones a la Eficacia del Control Interno La Eficacia del Control Interno puede verse afectada por causas asociadas a los recursos humanos y materiales, tanto como a cambios en el ambiente interno y externo.

70 CONCLUSIONES El sistema de Control Gubernamental consiste en: la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión en atención: Al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del estado. Al cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.

71 NO NOS OLVIDEMOS! La calidad de los CONTROLES INTERNOS depende de todos los integrantes de una institución Evita la Burocracia Busca la Eficiencia y Eficacia Muchas Gracias