EL CONTROL INTERNO Y LA GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. CPCC. Andrés Moreno Aguilar

Transcripción

1 EL CONTROL INTERNO Y LA GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CPCC. Andrés Moreno Aguilar Setiembre

2 COSAS QUE SE DICEN DEL CONTROL INTERNO La responsabilidad del control interno es del Auditor y no de los funcionarios Implementar el Sistema de Control Interno en la Entidad es muy costosa, no tenemos presupuesto para implementarlo. Requiere la contratación de consultores o una empresa de Consultoría Tenemos muchas cosas que hacer. 2

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4 CONTROL INTERNO 4

5 El Diccionario de la Real Academia define el control como la acción y efecto de comprobar, inspeccionar, fiscalizar o intervenir. Por su parte, WordReference, establece que el control implica comprobar e inspeccionar una cosa (ejem. control de calidad, sanidad, etc.), tener dominio o autoridad sobre alguna cosa (ejem. perder el control del coche) o limitar o verificar una cosa (ejem. control de gastos, control de velocidad, etc.). A nivel académico, respecto de los estudios del ciclo gerencial y sus funciones, el control se define como la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la entidad y los planes ideados para alcanzarlos. En la misma línea, el control como actividad de la administración es el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa 5

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9 a. La cultura de control favorece el desarrollo de las actividades institucionales y mejora el rendimiento. b. El Control Interno bien aplicado contribuye fuertemente a obtener una gestión óptima, toda vez que genera beneficios a la administración de la entidad, en todos los niveles, así como en todos los procesos, sub procesos y actividades en donde se implemente. c. El Control Interno es una herramienta que contribuye a combatir la corrupción. 9

10 d. El Control Interno fortalece a una entidad para conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad y prevenir la pérdida de recursos. e. El Control Interno facilita el aseguramiento de información financiera confiable y asegura que la entidad cumpla con las leyes y regulaciones, evitando pérdidas de reputación y otras consecuencias. En suma, ayuda a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino. 10

11 La implementación y fortalecimiento de un adecuado Control Interno promueve entonces: a. La adopción de decisiones frente a desviaciones de indicadores. b. La mejora de la Ética Institucional, al disuadir de comportamientos ilegales e incompatibles. c. El establecimiento de una cultura de resultados y la implementación de indicadores que la promuevan. d. La aplicación, eficiente, de los planes estratégicos, directivas y planes operativos de la entidad, así como la documentación de sus procesos y procedimientos. e. La adquisición de la cultura de medición de resultados por parte de las unidades y direcciones. 11

12 La implementación y fortalecimiento de un adecuado Control Interno promueve entonces: f. La reducción de pérdidas por el mal uso de bienes y activos del Estado. g. La efectividad de las operaciones y actividades. h. El cumplimiento de la normativa. i. La salvaguarda de activos de la entidad. 12

13 Un sistema de Control Interno, aun cuando haya sido bien diseñado, puede proveer solamente seguridad razonable -no absoluta- del logro de los objetivos por parte de la administración. La probabilidad de conseguirlos está afectada por limitaciones inherentes al entorno del sistema de Control Interno. Como se ha visto en el acápite anterior, el Control Interno puede proporcionar información administrativa sobre las operaciones de la entidad y apoyar a la toma de decisiones de una manera informada, ayudando con el logro de sus objetivos. Sin embargo, frecuentemente, se tiene expectativas mayores de lo que puede brindar. 13

14 a. Los juicios en la toma de decisiones pueden ser defectuosos. b. Pueden ocurrir fallas por simples errores o equivocaciones. c. Los controles pueden estar circunscritos a dos o más personas y la administración podría sobrepasar el sistema de control interno. d. El diseño de un sistema de Control Interno puede hacerse sin considerar el adecuado costo-beneficio, generando ineficiencias desde el diseño. 14

15 Si bien a partir de la definición general, y para fines prácticos de supervisión y evaluación el significado de Control Interno se ha descompuesto en acciones, actividades, planes, etc. por cada tipo de objetivo, es necesario recordar que el Control Interno no debe ser un hecho o circunstancia aislada, sino una serie de acciones que están relacionadas intrínsecamente con las actividades de la entidad. Estas acciones se dan en todas las operaciones de la entidad continuamente y son inherentes a la manera en la que la gerencia administra la entidad. El Control Interno, por lo tanto, no debe ser visto como un hecho adicionado a las actividades de la entidad o como una obligación. El Control Interno debe ser incorporado a las actividades de la entidad y es más efectivo cuando se construye dentro de la estructura organizativa de la entidad y es parte integral de la esencia de la organización. El Control Interno debe ser diseñado desde la propia gestión, no por encima de las actividades, sino como parte del ciclo de gestión. Al diseñar el Control Interno desde adentro, éste se vuelve parte integrada de los procesos de planificación, ejecución y seguimiento de la entidad. 15

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19 Este objetivo está relacionado con los controles internos que adopta la entidad pública para asegurar que se ejecuten las operaciones, de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economía. La efectividad tiene relación directa con el logro de los objetivos y metas programadas. La eficiencia se refiere a la relación existente entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos 19

20 La economía se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren recursos físicos, financieros y humanos, en cantidad y calidad apropiada y al menor costo posible. Estos controles comprenden los procesos de planeación, organización, dirección y control de las operaciones de la entidad, así como los sistemas de medición de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas. Este control interno en el sector público debe permitir promover mejoras en las actividades que desarrollan las entidades públicas y proporcionar mayor satisfacción en el público, menos defectos y desperdicios, mayor productividad y menores costos en los servicios. 20

21 Este objetivo está relacionado con las medidas adoptadas por la entidad pública para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o apropiaciones indebidas, que podrían resultar en pérdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos de dispendio, irregularidad o uso ilegal de recursos. 21

22 Este objetivo está relacionado con el hecho que la entidad pública, mediante el dictado de políticas y procedimientos específicos, asegura que el uso de los recursos públicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos y 21 concordante con las normas relacionadas con la gestión gubernamental; así como con el cumplimiento de sus competencias y funciones 22

23 Este objetivo está relacionado con las políticas, métodos y procedimientos dispuestos por la entidad pública para asegurar que su información elaborada sea válida y confiable y revelada razonablemente en los informes. Una información es válida y confiable porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron realmente y porque cumple con las condiciones necesarias para ser considerada como tal. Una información confiable es aquella que brinda confianza a quien la utiliza. 23

24 CONTROL GUBERNAMENTAL Ley N Artículo 6º.- Concepto El control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. CONTROL INTERNO CONTROL EXTERNO Es Integral y Permanente 24

25 Control Interno Gubernamental Comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. CONTROL INTERNO PREVIO SIMULTANEO POSTERIOR Preventivo Compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades según sus responsabilidades y funciones Ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor y por el Órgano de Control Institucional 25

26 Control Externo Gubernamental CONTROL EXTERNO Conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría General u otro órgano del Sistema por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza mediante acciones de control PREVIO - Cuando se determine taxativamente por la presente Ley. POSTERIOR Podrá ser SIMULTANEO - Por normativa expresa. - Ello en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o interferencia en el control posterior que corresponda. 26

27 CONTROL PREVIO DE LA CGR Adquisiciones y contrataciones con caráter secreto, secreto militar o de orden interno Ejecución y pago de presupuestos adicionales de obra pública y mayores prestaciones de supervisión. Endeudamiento y garantías 27

28 NORMATIVA VIGENTE Ley Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General Define el Control Gubernamental, lo clasifica en interno y externo, en previo, simultáneo y posterior Ley de Control Interno de las Entidades del Estado Definición, objetivos, componentes R.C. N CG, Aprueba las Normas de Control Interno R.C. N CG, aprueba la Guía para la implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado Establece disposiciones del Art. 10 de la Ley que posterga la implementación del SCI 28

29 Control Interno Es un proceso integral, efectuado por el titular, funcionarios y servidores Diseñado para enfrentar a los riesgos 29

30 Control Interno Proporciona seguridad razonable Logro de la misión y los objetivos 30

31 Limitaciones a la eficacia del Control Interno - No garantiza por sí misma una gestión eficaz y eficiente, con registros e información financiera íntegra, precisa y confiable No está libre de errores, irregularidades o fraudes. La eficacia del control interno puede verse afectada por limitaciones en los recursos humanos y materiales, tanto como a cambios en el ambiente externo e interno 31

32 Ley N Ley de Control Interno de las Entidades del Estado Principales disposiciones: Art. 3.- Sistema de Control Interno Define 7 componentes Art. 4.- Implantación del Control Interno Art. 5.- Funciones del Control Interno Art. 6.- Obligaciones del Titular y Funcionarios Art. 7.- Responsabilidad del SNC Art. 8.- Responsabilidad Art Competencia normativa de la CGR 32

33 NORMAS DE CONTROL INTERNO RC N CG Las Normas de Control Interno constituyen lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicación y regulación del control interno en las principales áreas de la actividad administrativa u operativa de las Entidades, incluidas las relativas a la gestión financiera, logística, de personal, de obras, de sistemas de información y de valores éticos, entre otras. Se dictan con el propósito de promover una administración adecuada de los recursos públicos en las Entidades del Estado. Aplicación 33

34 NORMAS DE CONTROL INTERNO Las Normas de Control interno se encuentran agrupadas en cinco (5) componentes y suman un total de 37: COMPONENTES Cantidad 1.- Ambiente de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Gerencial Información y Comunicación Supervisión 6 TOTAL 37 34

35 NORMAS DE CONTROL INTERNO 35

36 1. NORMA GENERAL PARA EL AMBIENTE DE CONTROL 1.1 Filosofía de la Dirección 1.2 Integridad y Valores Éticos 1.3 Administración Estratégica 1.4 Estructura Organizativa 1.5 Administración de los RRHH 1.6 Competencia profesional 1.7 Asignación de Autoridad y responsabilidad 1.8 Órgano de Control Institucional 36

37 2. NORMA GENERAL PARA LA EVALUACION DE RIESGOS 2.1 Planeamiento de la Administración de Riesgos 2.2 Identificación de Riesgos 2.3 Valoración de los Riesgos 2.4 Respuesta al Riesgo 37

38 3. NORMA GENERAL PARA ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1 Procedimientos de autorización y aprobación 3.2 Segregación de Funciones 3.3 Evaluación Costo - Beneficio 3.4 Controles sobre acceso a los recursos y archivos 3.5 Verificaciones y conciliaciones 3.6 Evaluación del desempeño 3.7 Rendición de cuentas 3.8 Documentación de procesos, actividades y tareas 3.9 Revisión de procesos, actividades y tareas 3.10 Controles para las T.I. y comunicaciones 38

39 4. NORMA GENERAL PARA INFORMACION Y COMUNICACIÓN 4.1 Funciones y características de la Información 4.2 Información y responsabilidad 4.3 Calidad y suficiencia de la información 4.4 Los sistemas de información 4.5 Flexibilidad al cambio 4.6 Archivo institucional 4.7 Comunicación Interna 4.8 Comunicación Externa 4.9 Canales de Comunicación. 39

40 5. NORMA GENERAL PARA LA SUPERVISIÓN 5.1 Normas Básicas para actividades de prevención y seguimiento. - Prevención y Monitoreo - Monitoreo oportuno del Control Interno 5.2 Normas básicas para el seguimiento de resultados - Reporte de Deficiencias - Seguimiento e implantación Medidas 5.3 Normas básicas para compromisos de mejoramiento - Autoevaluación - Evaluaciones Independientes 40

41 GUÍA DE IMPLEMENTACION Sistema de Control Interno 41

42 Metodología de Implementación Ley N Aprueba la Normas de Control Interno R.C. N CG R.C. N CG Implementación del SCI Aprueba la Guía para la implementa ción del SCI 42

43 Plazos y Entregables antes del DU Primeros Meses (30.Oct.2009) Informe de Avance de la Implementación OCI 12 Meses Siguientes (30.Oct.2010) Plazo Máx. para implementación del SCI Informe Final de implementación Informe de Autoevaluación CGR 43

44 OBJETIVOS Principal: Proveer una metodología para la implementación de los componentes que conforman el SCI. Además: Servir de referencia para la implementación de las NCI Promover la aplicación de una estructura de CI uniforme que se adapte a cada entidad Exponer con mayor amplitud los criterios utilizados en las NCI 44

45 FASES Planificación Ejecución Evaluación 45

46 PLANIFICACION - Acta Compromiso - Constitución del Comité Control Interno - Diagnóstico - Plan de Trabajo EJECUCION -Implementación en el nivel de Entidad - Implementación a nivel de Procesos EVALUACION -Evaluación a nivel de Entidad. -Evaluación a nivel de Procesos 46

47 PLANIFICACION - ACTA DE COMPROMISO - CONSTITUCION DEL COMITÉ DE CONTROL INTERNO - DIAGNOSTICO - PLAN DE TRABAJO 47

48 PLANIFICACION COMPROMISO - Acta Compromiso - Constitución del Comité Control Interno DIAGNOSTICO PLAN DE TRABAJO - Programa de Trabajo - Recopilación de Información - Análisis de Información (identificar debilidades) - Análisis Normativo (con relación NCI) - Identificación Debilidades (causas) - Fortalezas - Informe de Diagnóstico Descripción de Actividades * Personas Responsables * Tiempos y Plazos * Cronograma de Ejecución - Desarrollo del Plan de Trabajo * Estructura Organizativa: D / OyF / E * Cronograma General: Resumen P.T. * Elaboración Detallada del P.T. 48

49 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCION 49

50 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCION Suscribir y difundir el Acta de Compromiso Invocar a servidores y funcionarios para que participen activamente en la implementación del Acta de SCI Conformación de comité encargado de dirigir la implementación del SCI Dependencia directa del Titular Miembros titulares y suplentes Propondrá capacitación al personal de la entidad Diagnóstico sobre el SCI de la entidad Coordinador de acciones para la implementación e informe de seguimiento. OCI en calidad de veedor 50

51 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCION 51

52 2. DESIGNACION DEL COMITE 52

53 3.- DIAGNOSTICO 1.- PROGRAMA DE TRABAJO 6.- INFORME DEL DIAGNOSTICO 2.- RECOPILACION DE LA INFORMACION 5.- IDENTIFICACION DE LAS DEBILIDADES Y FORTALEZAS 3.- ANALISIS DE LA INFORMACION 4.- ANALISIS NORMATIVO 53

54 1.- PROGRAMA DE TRABAJO Objetivos del diagnóstico Alcance del diagnóstico: Controles a nivel entidad o general bajo el marco de las NCI Descripción de las actividades a desarrollar Cronograma de trabajo (con fechas programadas de inicio y término) Responsable de cada actividad. 54

55 2.- RECOPILACION DE LA INFORMACION Se deberá identificar, clasificar y seleccionar la información interna de tipo documental que regule o contenga información relacionada con los controles establecidos en la entidad, así como sobre sus procesos. Documentos a consultar: -Organigrama - Manuales -Políticas institucionales -Acuerdos, Oficios -Directivas internas, procedimientos establecidos -Evaluaciones, informes institucionales, etc. 55

56 2.- RECOPILACION DE LA INFORMACION - TECNICAS VERBALES OCULARES Obtención Información Oral. Indagaciones Encuestas. Observación. Comparación o confrontación Revisión Selectiva DOCUMENTALES ESCRITAS Comprobación Revisión Analítica Análisis Confirmación Tabulación 56

57 3.- ANALISIS DE LA INFORMACION PRUEBAS SELECTIVAS Selección de muestras Aplicación de Técnicas de muestreo ENTREVISTAS A nivel personal o grupal ENCUESTAS Obtener información estadística sobre una muestra representativa CUESTIONARIOS Y LISTAS DE VERIFICACION Será con base en criterios, normas de control, buenas prácticas y otros que el evaluador considere 57

58 LISTA DE VERIFICACION 58

61 4.- ANALISIS NORMATIVO Análisis de la Normativa Interna con respecto a las Normas de Control Interno. Normativa interna: Resoluciones, directivas, reglamentos, etc. Se debe considerar los objetivos de cada componente 61

62 ANALISIS NORMATIVO 62

63 5.- IDENTIFICACION DE LAS DEBILIDADES Y FORTALEZAS Se mostrará los resultados de forma agrupada, por cada componente, identificando las debilidades (con sus causas) y las fortalezas del Sistema de Control Interno 63

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65 6.- INFORME DEL DIAGNOSTICO El nivel de desarrollo, organización y vigencia del SCI actual Los elementos de control que conforman el SCI Las deficiencias, vacios y oportunidades de mejora Ajustes o modificaciones que deben efectuarse Identificación de los principales procesos y áreas críticas Normas pendientes de implementar Estimación de recursos económicos, materiales y personal requerido para la implementación. Lineamientos para el Plan de Trabajo. 65

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67 PLAN DE TRABAJO Documento por el cual se definirá el curso de acción a seguir para la implementación del SCI Insumo Principal: Resultados del Informe de Diagnóstico Las acciones del Plan de Trabajo deben guardar correlación con los planes operativos de la Entidad. Consta de dos fases: 67

68 4.- PLAN DE TRABAJO - Personas Responsables - Tiempos y Plazos - Cronograma de Ejecución - Estructura Organizativa - Cronograma General: Resumen P.T. - Elaboración Detallada del P.T. 68

69 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 69

70 ELABORACIÓN DETALLADA DEL PLAN DE TRABAJO REGLAMENTO DE FUNCIONES Se establece los objetivos y las funciones de sus integrantes, definiendo la metodología y documentación a emplear, así como el lugar, periodicidad y horario de sus reuniones de trabajo. PROVISIÓN DE RECURSOS El Equipo de trabajo determinará objetivamente los recursos que requerirá para cada actividad 70 CAPACITACIÓN SENSIBILIZACIÓN Y SOCIALIZACION DEL CONTROL INTERNO El Equipo definirá las necesidades de capacitación para dar cumplimiento a los objetivos y actividades del Plan. El equipo de trabajo con apoyo de la Alta Dirección lleve a cabo un proceso de sensibilización y socialización con el objeto de persuadir e involucrar a todo el personal en la implementación del control interno.