PROCESO: GESTIÓN DE BIENES, SUMINISTROS Y SERVICIOS VERSIÓN: 0

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1 ÁGINA: 1 DE 6 FECA: RESONSABLE: REQUISITOS: NTC G 1000:2004: LEGALES: Jefe de Gestión de Bienes Suministros Jefe del Departamento de Servicios Generales 4.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 6.3, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, Constitución olítica Nacional: Le 527/99, Decreto 3512 dic , Le 598/2.000, Le 190/95, Boletín de Responsables (Contraloría General de la Nación), roecto de estatuto de contratación. Norma NTC 4095 NTC 3723 NTC 5029; Le 57 de 1985, Le 594 de 2000; Decreto 1382 de 1995, Decreto 2150, Decreto 998 de 1997, Decreto 1474 de 1997, Decreto 1571 de 1998, Decreto 254 de 2000, Decreto 4124 de 2004; Resolución 142 de 1996, Resolución 147 de 1997, Resolución 081 de Le 30 de Le 30 de 1992,Decreto 111 de 1996, Resolución 5544 de la Contraloría General de la Nación, Estatuto General de la del Atlántico, Estatuto resupuestal OBJETIVO: Garantizar el abastecimiento de bienes servicios en oportunidad calidad a las dependencias que lo requieran administrar apropiadamente los activos fijos existentes. Garantizar el óptimo adecuado funcionamiento de la infraestructura bienes físico de la, con adecuados sistemas de seguridad vigilancia. ALCANCE: Aplica desde la requisición de una compra o servicio, hasta la disposición control final del mismo donde fue solicitado. Aplica desde la requisición o necesidad de un servicio hasta la entrega a satisfacción donde fue programado. UMANOS -1 jefe de oficina. -2 profesionales universitarios. -2 practicantes del SENA (por 6 meses). TOTAL= 5 personas -(1) Jefe Departamento -(1) Jefe Operativo -(1) Jefe de Seguridad -(1) Asesor contratista Orlando Martínez Moré -(1) Administrador Sede Bellas Artes -(6) ersonal Operativo - (3) Aseadores -(9) Aseadoras -(10) Vigilantes - Contratistas: (21)Vigilancia (8) Jardinería (36)Aseo interno (2) Aires acondicionados TOTAL = 100 personas RECURSOS: FISICOS Dotación básica, escritorios, archivadores equipos de cómputo, impresoras. Dotación básica escritorios, archivadores, equipos de cómputo, impresoras, equipos para aseo, equipos de Mantenimiento Industriales herramientas de Trabajo.

2 ÁGINA: 2 DE 6 FECA: EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA RECETOR lan de Estratégico lan de Compras Gestión de Bienes lanear las compras anualizado según proectos. Universitaria Necesidades de servicio de preventivo correctivos de planta física, equipos, muebles enseres, sistemas eléctricos, zonas verdes, redes hidrosanitarias, redes telefónicas sistemas de monitoreo. Requerimiento servicio de de Solicitudes de requerimiento de de equipos diligenciado asignado lanear las actividades de preventivo correctivo de la lanta física, equipos, muebles enseres, sistemas eléctricos, zonas verdes, redes hidrosanitarias, redes telefónicas sistemas de monitoreo, piscinas. Solicitudes de bienes o servicios. Aprobar compras o contrataciones Compras o Direccionamiento contrataciones Estratégico aprobadas Cotizaciones Cotizar bienes a comprar o servicios a contratar Comprar /o contratar Estudios de Conveniencia Oportunidad de en planta física equipos rogramación de las actividades de locativo correctivo o preventivo rogramación de las actividades de revisión diagnostico Órdenes asignaciones operativas de correctivo o preventivo. Compra o contratación aprobada o negada. Bienes o servicios cotizados Bien comprado o servicio contratado. La roveedor o contratistas roveedor o contratistas roveedor o contratistas Gestión de Bienes Suministros Gestión de Bienes Suministros roceso solicitante.

3 ÁGINA: 3 DE 6 FECA: Gestión de Bienes Suministros Gestión de Bienes Suministros roveedores aspirantes o antiguos roceso de Gestión de Bienes Suministros Entes externos interesados Todas las dependencias Direccionamiento estratégico Solicitud de bienes muebles, dotaciones, insumos, etc. Bienes muebles e inmuebles de la universidad. Comité de baja de Bienes. Avaluo técnico de bienes. Requisitos de inscripción operación. Evaluación de proveedores. Donaciones. Bienes deteriorados u obsoletos. Necesidades de servicio de preventivo correctivos de planta física, equipos, muebles enseres, sistemas eléctricos, zonas verdes, redes hidrosanitarias, redes telefónicas sistemas de monitoreo Administrar almacén. Inventariar bienes muebles e inmuebles. Inscribir, certificar evaluar proveedores. Actualizar registros de proveedores. Recibir legalizar donaciones. Dar de baja los bienes Ejecutar el preventivo correctivo de la lanta física, equipos, muebles enseres, sistemas eléctricos, zonas verdes, redes hidrosanitarias, redes telefónicas sistemas de monitoreo, piscinas. Gestión del proceso V Evaluar cumplimiento del proceso Mueble, dotación o insumo suministrado. Inventario actualizado por año (global personalizado). roveedor certificado evaluado. Evaluación de proveedor actualizada vigente. Bien mueble o inmueble donado, amparado en su respectiva resolución. Bien dado de baja amparado en su respectiva resolución. Mantenimiento correctivo o preventivo recibido a satisfacción soportado con acta Diagnóstico hojas de vida de todos los equipos Acciones correctivas preventivas Todos los procesos. Gestión de Bienes Suministros. Todos los procesos. roveedor roveedor La La

4 ÁGINA: 4 DE 6 FECA: Recibidos a satisfacción de los servicios de V Seguimiento a todos los servicios de preventivo correctivo de la lanta física, equipos, muebles enseres, sistemas eléctricos, zonas verdes, redes hidrosanitarias, redes telefónicas sistemas de monitoreo piscinas Acta o formato de recibo a satisfacción diligenciado. La Direccionamiento estratégico Gestión de Calidad Control Interno Solicitud de ingreso movimiento de bienes, automóviles personal en la universidad Resultados de auditorías internas o medición de indicadores Directrices para el mejoramiento continuo V A A Confirmaciones telefónicas, seguimiento a bitácoras de seguridad grabaciones centro de monitoreo. Realizar acciones preventivas correctivas sobre las evaluaciones del proceso. Realizar acciones preventivas correctivas sobre las evaluaciones del proceso. Ingresos o salidas ejecutadas de bienes o personas Mejora continua del proceso lanes de mejoramiento La Gestión de Calidad Control Interno

5 ÁGINA: 5 DE 6 FECA: DOCUMENTOS SOORTE compras. Inventario administración de almacén. inscripción, certificación evaluación de proveedores. Estatuto contractual. lan estratégico Mantenimiento Correctivo reventivos de planta Físicas Equipo seguridad olíticas uso de servicios públicos Estudios de conveniencia oportunidad Términos de referencia ojas de vida de equipos. REGISTROS Cotizaciones. Órden de compra. Certificado de Disponibilidad resupuestal Registro resupuestal Manifiesto de aceptación de orden de compra o contrato Contratos Inventarios Inscripción de proveedor Evaluación de proveedor Evaluación del proceso de compras Acta de comité de baja Resolución de baja de bienes Resolución de donación Formatos de solicitud de servicios rogramas de a realizar. Acta de trabajos realizados recibido a satisfacción Relación de vehículos personas a ingresar Solicitudes de autorización de traslado de bienes Bitácora de seguridad Actas de visitas técnicas Actas de reuniones Informes técnicos acerca de necesidades de. ARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Requisitos legales Estatuto de contratación. Documentos soporte. Inventario de almacén Inventario personalizado Actas de baja de bienes. Formato de salida /o ingreso de bienes a la Ciudadela Universitaria. Bitácora de seguridad. Inventario anterior global personalizado roveedor certificado evaluado. Informe de gestión, acciones correctivas preventivas. Auditoria jefe del departamento TIO EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD EFICIENCIA EFICACIA INDICADORES DESCRICIÓN - % de reducción de presupuesto en las compras= (presupuesto ejecutado / presupuesto proectado) x Celeridad del roceso = (Días de respuesta en las compras/x dias) x Calidad de las compras= (% obtenido en evaluación de las compras/90%.)*100 - Calidad de los proveedores=(% obtenido en evaluaciones/90%)*100 - Índice de ejecución en = 100 * No. Mantenimiento ejecutado / No. Mantenimiento programado - Índice de Mantenimiento Correctivo = 100 * No. Mantenimiento correctivo / No. Mantenimiento ejecutado - Oportunidad en la Atención a solicitudes = Suma total de los tiempos (días habiles) de respuesta a solicitudes / Suma de número total de solicitudes atendidas - Cumplimiento en la Atención de Solicitudes =100 * No. De òrdenes no atendidas por cualquier motivo / No. De Solicitudes en general.

6 ÁGINA: 6 DE 6 FECA: UNTOS DE CONTROL Verificación de cotizaciones e inscripción de proveedores en portal. Fichas técnicas de productos o servicios a comprar. Visto Bueno de la oficina de Gestión de Bienes en órdenes de compra o contratos. Manifiesto de aprobación del proveedor para despacho de producto o venta de servicio. ago de contratos u órdenes en moneda extranjera a la TRM más baja. ólizas de cumplimiento calidad de los bienes servicios. Seguimiento o inspección de los realizados Diagnóstico plan de preventivo Verificación de estudios de convencía por terceros o personal especializado Verificar el cumplimiento de los compromisos del contrato. RIESGOS Errores en la cotización. ersonal malintencionado solicita dádivas al proveedor por cerrar un negocio. Errores en la Orden de Compra o Contrato. Retraso en los despachos. El producto comprado no cumple con las especificaciones o calidad solicitadas. El proveedor no mantiene los precios después de enviada la orden de compra. El proveedor nunca ejecuta la orden de compra o contrato. Compras en moneda extranjera cuo valor es variable. Mantenimiento que incumple especificaciones técnicas Daño o deterioro de la planta física de equipos Estudios de oportunidad que incumple las necesidades técnicas requeridas Incumplimiento de los contratistas de los términos del contrato Revisado por: Angel Britton oward Cargo: Representante de la Dirección Firma: Aprobado por: Fredd Diaz Mendoza Cargo: Vicerrector Administrativo Financiero Firma: Fecha: Noviembre 25 de 2009 Fecha: Noviembre 25 de 2009