COOPERATIVA DE PROFESORES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

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Daniel Olivares Aranda
hace 7 años
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1 UNIVERSIDAD NACIONAL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS G P 14 VERSION 5 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR COORDINADOR DE LA CALIDAD DIRECTOR DE AREA GERENTE UBICACIO ELECTROICA Delegado/Mis documentos/sgc/ Procedimientos/ G APROBACIO 22 DE ABRIL DE 2013 UMERO DE PAGIAS 8

2 PAGINA 2 DE 8 COTEIDO 1. OBJETIVO 2. ALCACE 3. DEFIICIOES 4. DISPOSICIOES GEERALES 5. DESCRIPCIO DE LA ACTIVIDAD 6. DOCUMETOS RELACIOADOS 7. REGISTROS 8. AEXOS 9. REVISIO

3 PAGINA 3 DE 8 1 OBJETIVO. Establecer los parámetros que garanticen que la adquisición de bienes y servicios cumplan con la calidad, especificaciones, cantidades y oportunidad, requeridos por la Cooperativa. 2 ALCACE. Este procedimiento se aplicará a todas las actividades desarrolladas en torno de las compras de bienes o servicios que efectúe la Cooperativa. 3 DEFIICIOES 3.1. AREA. Es cada una de las dependencias que conforman la Cooperativa COMPRA. Adquisición de un bien o servicio EVALUACIO DE PROVEEDORES. Formato que permite, a través de un puntaje preestablecido, la evaluación de la capacidad que tiene un proveedor para satisfacer los requerimientos de la Cooperativa en relación con la adquisición de bienes o servicios EVALUACIO PRELIMIAR DE PROVEEDORES. Formato que permite, a través de un puntaje preestablecido, evaluar a un proveedor que no se encuentre dentro del listado de proveedores registrados, para determinar si su ingreso es aplicable o no ORDE DE COMPRA U ORDE DE SERVICIO. Documento por el cual se formalizan los acuerdos para la adquisición de bienes o servicios PROVEEDOR. Persona natural o jurídica que suministra un producto o servicio a cambio de una determinada cantidad de dinero SOLICITUD DE COMPRA (BIEES O SERVICIOS). Documento que contiene las especificaciones, calidades, cantidades y fechas de entrega de los bienes o servicios que requiere el área solicitante. 4. DISPOSICIOES GEERALES. Se establecen los siguientes controles para garantizar el cumplimiento del procedimiento en sus diferentes etapas, así: La solicitud de compra debe ser aprobada por la Gerencia como requisito para seguir con las siguientes etapas del proceso, este paso se entenderá como la pre-aprobación de la compra. Una vez estén listos los documentos constitutivos de la compra, estos serán revisados por el jefe del proceso de compras, con el fin de verificar que todos los registros y soportes se encuentren de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento, en caso afirmativo dará su visto bueno y entonces se podrán presentar a la Gerencia para su aprobación. Se eximen de la verificación de documentos por parte del jefe de proceso de compras las que se efectúen a través del instructivo para compras de construcciones.

4 PAGINA 4 DE 8 La gestión de recopilación de las firmas de verificación y autorización de documentos y compras será responsabilidad del funcionario que efectúa la compra. En las compras que se efectúan con recursos de caja menor no se debe aplicar este procedimiento en razón a su cuantía. Las compras que efectúa la Dirección de Vivienda y Construcciones únicamente para construcciones, se desarrollarán con base en el instructivo para compras de construcciones; las compras para mantenimiento se regirán por este procedimiento. 5. DESCRIPCIO DE LA ACTIVIDAD 5.1. DIAGRAMA DE PROCESO ADQUISICIO DE BIEES

5 PAGINA 5 DE 8

6 PAGINA 6 DE COTRATACIO DE SERVICIOS

7 PAGINA 7 DE ESPECIFICACIOES SELECCIO, EVALUACIO Y REEVALUACIO. Las compras en la Cooperativa son descentralizadas, es decir, cada área es responsable de efectuar las que requiera para desarrollar su operación, por lo anterior, cuando se necesite un nuevo proveedor de bienes o servicios la dependencia establecerá los criterios que considere necesarios evaluar para garantizar que la calidad de los mismos este dentro de parámetros aceptables. Esto se verificará a través del registro de evaluación preliminar de proveedores, lo que incluye la verificación de que dicho proveedor no se encuentre incluido dentro de las listas vinculantes. Cuando el resultado de este ejercicio sea favorable para la Cooperativa, se informará al jefe del proceso de compras a fin de incluirlo dentro del listado de proveedores seleccionados. En los casos en donde los bienes o servicios que se van a adquirir no tengan incidencia directa sobre las actividades operativas de la Cooperativa, es decir, no afecten el producto o servicio final, no habrá lugar a este paso. Cuando se reciban los productos o se deban hacer pagos de acuerdo con lo establecido en los contratos de prestación de servicios, el área que efectúa la compra deberá diligenciar el registro de evaluación de proveedores, en donde establecerá el nivel de comportamiento del proveedor y de la calidad de los bienes o servicios suministrados. Los criterios allí establecidos y su nivel de exigencia sobre los mismos dependerán de su impacto sobre el producto o servicio que recibe el asociado. Al finalizar cada período anual, el área responsable de las compras retomará todas las evaluaciones de los proveedores a quienes compró durante ese lapso de tiempo y a cada uno de ellos hará una evaluación general, lo que constituirá la reevaluación. Allí se podrá emitir un concepto general sobre el proveedor y se establecerá si puede continuar con la Cooperativa o debe retirarse de la lista de proveedores seleccionados COTIZACIOES. En la solicitud de compra se determinará si es necesario solicitar y/o comparar las cotizaciones para adquirir el bien o servicio. Esto será avalado por la Gerencia. Los casos en los cuales no será necesario cotizar o solicitar más de una cotización son los siguientes: tratarse de un proveedor único, ser proveedor estratégico para la Cooperativa, por determinación de la Gerencia y por conveniencia para los intereses de la Cooperativa. En todos los demás casos se deberá solicitar por lo menos dos cotizaciones y hacer el análisis comparativo entre las mismas para determinar la opción más conveniente. En los casos de los proveedores a los cuales se les compran bienes o servicios de manera permanente, se les hará un comparativo con el mercado por lo menos una vez al año, para contrastar con las condiciones dadas a la Cooperativa. Esto no aplicará para los casos mencionados en el párrafo anterior OTROS. Cuando se desarrollan las evaluaciones o reevaluaciones y se encuentran fallas en algunos de los requisitos exigidos, el área responsable de la compra deberá establecer comunicación escrita con el proveedor para informarle los resultados del ejercicio. La

8 PAGINA 8 DE 8 finalidad de esto será lograr mejores condiciones para las partes. En caso de que la situación no sea subsanada, la Cooperativa podrá retirar el proveedor de la lista de los seleccionados. 6. DOCUMETOS RELACIOADOS 6.1 TC ISO SISTEMAS DE GESTIO DE LA CALIDAD. REQUISITOS. ICOTEC, ISTITUTO COLOMBIAO DE ORMAS TECICAS Y CERTIFICACIO 6.2 ISTRUCTIVO PARA COMPRAS DE COSTRUCCIOES 6.3 PROCEDIMIETO DE IFORMACIO COTABLE 7. REGISTROS 7.1 SOLICITUD DE COMPRA 7.2 COMPARATIVO DE COTIZACIOES 7.3 EVALUACIO PRELIMIAR DE PROVEEDORES 7.4 ORDE DE COMPRA 7.5 EVALUACIO DE PROVEEDORES 7.6 HOJA DE VERIFICACIO DE PRECIOS Y CATIDADES DE LOS PRODUCTOS 7.7 COTRATOS PARA LA ADQUISIO DE BIEES Y SERVICIOS 8. AEXOS No hay. 9. REVISIO A la versión cuatro de este procedimiento se efectuaron las siguientes modificaciones, así: - Numeral Adquisición de bienes. Se ajustaron algunas responsabilidades y se incluyó el oficial de cumplimiento en la evaluación preliminar de proveedores. - Numeral Contratación de servicios. Se ajustaron algunas responsabilidades y se incluyó el oficial de cumplimiento en la evaluación preliminar de proveedores. - Numeral Selección, evaluación y reevaluación. Se incluye en el primer párrafo lo pertinente a la consulta de listas vinculantes.

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