EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES

Transcripción

1 1. Propósito. Evaluar la capacidad de cumplir con los requerimientos del contrato suscrito y la concordancia de su sistema de calidad de los proveedores de SUMSA, en los productos suministrados a la Organización. 2. Alcance Aplica para todos los proveedores de SUMSA 3. Definiciones 3.1. SUMSA.- Servicios Universales de Mexico S.A. de C.V Compra.- es la adquisición de un bien o servicio Necesario para satisfacer las necesidades de la empresa Orden de Compra.- es el formato que contiene información relevante del bien o servicio que se va adquirir así como las firmas de solicitud y autorización del mismo Cliente.- Empresa, organización o persona receptora de un producto o servicio suministrado por otra organización, empresa o persona Producto.- Es el resultado final de un conjunto de actividades o procesos de una organización, empresa o persona Proveedor.- Organización, empresa o persona física que suministra un producto o servicio al cliente. 4. Responsabilidades 4.1. Contador: Evaluar y Reevaluar de manera semanal a todos los proveedores de SUMSA Personas Interesada en la Compra.- Generar retroalimentación al departamento de contabilidad sobre el bien o servicio contratado por medio del formato evaluación de proveedores de manera Anual. 5. Descripción del proceso Evaluación de proveedores.- se evaluaran los servicios y bienes de los proveedores por parte de SUMSA para cumplir con los estándares del servicio de gestión de la calidad que de manera directa o indirecta los involucra en nuestro proceso, para lo cual seguiremos el siguiente proceso Se establecerán los siguientes criterios para la evaluación de proveedores. 1.-Calidad 2.-Precio Este criterio está definido por el desempeño real de los mismos y su competencia para cumplir con los requisitos descritos en las especificaciones de la compra, incluyendo el tiempo efectivo de garantía de la adquisición Realizada. Este criterio se refiere al valor en Pesos del producto adquirido, en comparación con los precios del Mercado. Satisface Totalmente la calidad - 5 Puntos Satisface Medianamente la calidad - 4 Puntos Satisface Regularmente la calidad -3 Puntos Presenta Baja calidad - 2 Puntos No Satisface la calidad - 1 Punto Bajo el promedio (Descuento sobre un 5%) - 5 Puntos Bajo el promedio (hasta un 5% Descuento) - 4 Puntos Precios iguales al mercado - 3 Puntos Precios sobre el promedio (hasta un 5% más) - 2 Puntos Atención post-venta Respetar el precio entregado en su factura cambios o modificaciones. Información Confidencial Sumsa 1

2 3.-Plazo de entrega 4.-Aspectos Administrati Este criterio se refiere al periodo de tiempo entre él envió de la Orden de compra y la llegada del producto, insumo, material a las instalaciones de SUMSA o lugar designado por el mismo. Este criterio indica el nivel de Cumplimiento en el envió de Facturas y condiciones de pago Precios sobre el promedio (sobre un 5% más) - 1 Puntos Entre 0 y 2 días - 5 Puntos Entre 3 y 4 días - 4 Puntos Entre 5 y 6 días - 3 Puntos Entre 7 y 8 días - 3 Puntos Más de 9 días -1 Punto Cumple plazos y acuerdos - 5 Pon Cumple Medianamente los plazos y acuerdos - 4 Puntos Cumple Regularmente los plazos y acuerdos - 3 Puntos Baja Desempeño en los plazos y acuerdos - 2 Puntos No cumple los plazos y acuerdos 1 Punto Cumplir con las fechas de entrega del Producto convenido. Cumplir con la entrega de facturas y respetar Condiciones de pago Descripción de la evaluación de los criterios. Puntaje obtenido Descripción (*) 5 Puntos Aprobación plena del criterio según descripción 4 Puntos Aprobación simple del criterio según descripción 3 Puntos Indecisión o indiferencia del criterio según descripción 2 Puntos Desaprobación simple del criterio según descripción 1 Punto Desaprobación plena del criterio según descripción Escala de clasificación al desempeño. Criterios Peso (%) Calidad 30% Precio 30% Plazo de Entrega 25% Aspectos Administrativos 15% Todos los puntos descritos anteriormente serán capturados en el formato de evaluación de proveedores el cual será actualizado de manera anual por el departamento de contabilidad. Información Confidencial Sumsa 2

3 Dicho Formato se llenara de acuerdo a las evaluaciones anuales de cada uno de los proveedores con los que se tuvo el servicio el cual se entregara de manera física en el formato evaluación anual de proveedores al departamento de contabilidad Resultado final evaluación proveedores. Clasificación del Plan de acción Condición Desempeño 70% Se aconseja mantener como proveedor. Aprobado por SUMSA 50% y 70% Se aconseja condicionar su servicio a la espera Condicionado por SUMSA De su mejora en el desempeño. 50% Se aconseja no ser considerado como proveedor No excluye la posibilidad de poder utilizar sus servicios posteriormente (debe de presentar Plan de mejora para re-evaluación). Descalificado por SUMSA 5.2. Reevaluación de Proveedores: Con la finalidad de mantener la calidad en nuestros servicios se estará evaluando de manera Anual a todos nuestros proveedores para seguir garantizando que siguen cumpliendo con las expectativas requeridas por SUMSA En caso de que el proveedor este condicionado se le enviara un comunicado vía correo electrónico por parte del departamento de contabilidad especificando de manera general la inconformidad con el bien o servicio que se está recibiendo Se otorgara un plazo de 15 días naturales después de enviado el correo, a los proveedores que estén condicionados a prestarnos su servicio o venta de productos para que mejoren su producto o en su caso el servicio que nos prestan, en caso de que no cumplan se procederá a cambiar de proveedor El departamento de contabilidad deberá evaluar y cotizar durante los 15 días naturales que se otorguen a los proveedores condicionados, otros proveedores del mismo ramo para tener en caso de que proceda a quien suplirá a los proveedores mencionados anteriormente Dicha reevaluación será por parte del departamento de contabilidad y se seguirá el proceso anteriormente descrito para la evaluación de proveedores. Información Confidencial Sumsa 3

4 6. Diagrama de flujo. Evaluacion y Reevaluacion de Proveedores Entrada Proceso Salida Inicio Evaluacion de Proveedores Anual Se Realiza la Captura de las Evaluaciones El proveedor Salio Condicionado No Si Se envia correo electronico de la retroalimentacion del servicio o Producto Mejoro Su servicio o Producto Si No Se procede al cambio de dicho proveedor Se establece en la lista de proveedores aprobados por SUMSA Reevaluacion De Proveedores Fin Información Confidencial Sumsa 4

5 7. Registros Registro Generado Almacenamiento Nombre del Registro Código Responsable Medio Ubicación Retención Disposición Evaluación Proveedores de Evaluación Anual de Proveedores EP-CO- 018 ES-CO- 020 Ernesto Martinez Ernesto Martinez Electrónico Físico Archivo Electrónic o oficinas SUMSA Oficinas SUMSA Indefinida Un Año Archivo Electrónico Destrucción 8. Lista de Distribución a. Gerente de Operaciones. b. Contador general. c. Contador. d. Coordinadora de servicios. e. Supervisora de RH. 9. Control de Cambios Versión Descripción del cambio Fecha 1.0 Nueva creación 03 de Noviembre Se modificaron los conceptos de calificación al desempeño en registro EP-CO-018 quedando de la siguiente manera: Certificado por SUMSA = Aprobado por SUMSA. Aprobado por SUMSA=Condicionado por SUMSA. 2.0 Se modifica de trimestral a semanal la evaluación de los proveedores 2.0 Se anexa el formato de evaluación semanal ES-CO-020 de proveedores el cual se entregara de manera física al departamento de contabilidad. 2.0 Se especifica el medio por el cual se retroalimentara a los proveedores condicionados de los servicios o productos recibidos por parte de los mismos 2.0 Se establece plazo para la mejora del servicio o producto de los proveedores condicionados, así como la evaluación y cotización de los proveedores que puedan suplir a los que están condicionados. Información Confidencial Sumsa 5

6 3.0 Se Modifica 3.6 Definición de proveedor se anexa persona física aparte de organización y empresa 3.0 Se Modifica 4.2 Se establece la evaluación de proveedores de manera anual Se corrige error ortográfico en la última parte del párrafo procesa se cambia a proceso Se modifica formato de certificación de proveedores por formato de evaluación de proveedores, se manifiesta que será actualizado de manera anual Se Modifica evaluaciones semanales por evaluaciones anuales Se Modifica la evaluación de manera semanal a manera anual 3.0 Se Modifica Nombre de Registro por evaluación anual de proveedores 3.0 Se Modifica Diagrama de Flujo 4.0 Se modifica la lista de distribución 24 de febrero Anexos Generador Revisor Aprobador Ernesto Martinez Ernesto Martínez Cesar Zaragoza Información Confidencial Sumsa 6