TERMINO DE RELACION LABORAL

Transcripción

1 1. Propósito 1.1. Definir las actividades y documentos necesarios para proceder con el término de la relación laboral de los empleados o colaborador contratados por Sumsa. 2. Alcance 2.1. Aplica para todas las áreas de Sumsa 3. Definiciones 3.1. Sumsa: Servicios Universales de México S.A. de C.V Persona facultada: Persona determinada por el cliente o por la gerencia de operaciones 3.3. Cliente: Supervisores de colaboradores, Recursos Humanos de la compañía RIT: Reglamento Interior de Trabajo 3.5. IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social 3.6. Sistema o base de datos disponible: Sistema o base utilizada para la administración de personal, en el cual se registra la fecha de baja, y si el ex - empleado se considera re contratable o no. 4. Responsabilidades 4.1. Coordinador de Servicios: Es su responsabilidad establecer o modificar el presente procedimiento en base a las leyes que apliquen y/o procedimientos del cliente Supervisor de Recursos Humanos: Vigilar y aplicar el presente procedimiento de Recursos Humanos: Aplicar el presente procedimiento. 5. Descripción del proceso 5.1. Solicitud de baja: Mediante registro formato de baja BA-RL-02 se solicita la misma Cuando se envía una solicitud de baja es necesario tener al día la documentación legal tales como: registros de asistencia, recibos de nómina, expediente laboral completo, contratos laborales. De acuerdo a cada caso es necesario seguir con los pasos que se describen a continuación: Baja por ausentismo: Seguimiento vía telefónica. A partir de la tercera o cuarta falta se procede con las llamadas telefónicas a las personas que se dejaron de presentar a laborar Se llenan registros seguimiento por ausentismo SA-RL-08, formato de baja BA-RL- 02 concentrado de bajas CB-RL-025 y se realiza la actualización en el HC De acuerdo a la información obtenida durante el seguimiento, la persona facultada envía registro formato de baja BA-RL-02 vía electrónica al área de nóminas para proceder baja ante el IMSS En este caso no procede cálculo de finiquito hasta que el colaborador acuda a firmar su renuncia Baja por terminación o liquidación: Se solicita vía electrónica o llamada telefónica por parte del cliente de acuerdo al tiempo laborado, desempeño y/o incumplimiento del RIT de los colaboradores de sumsa En caso requerido se realiza la evaluación o documentación que avale el mal desempeño y/o incumplimiento de reglamentos o política de la empresa por parte del colaborador Se llenan los registros formatos de baja BA-RL-02, concentrado de bajas CB-RL-025 y se realiza la actualización en el HC Se verifica que el colaborador haya hecho la entrega de los equipos y herramientas a los departamentos correspondientes si es que aplica Baja por Renuncia voluntaria: Se verifica que el colaborador haya hecho la entrega de los equipos y herramientas a los departamentos correspondientes (no aplica personal de transferencia) Se obtiene la renuncia firmada por el colaborador así como el llenado del registro entrevista de salida ES-RL-03 (la entrevista de salida no aplica personal de transferencia) Se envía el formato de baja BA-RL-02 para cálculo de finiquito y baja ante el IMSS al área de nóminas vía electrónica, se captura en el concentrado de bajas BA-RL-02 y se realiza la actualización en el HC. Información Confidencial Sumsa 1

2 5.2. Solicitud de cálculo: La persona facultada envía vía correo electrónico al área de nóminas solicitando el cálculo En el caso de las renuncias voluntarias, recibirán su cheque los días viernes, existen excepci 5.3. Negociación(no aplica en renuncia voluntaria): Se platica con el colaborador y concientiza de la situación y causal de la baja en caso de liquidación o rescisión de contrato Se debe esperar el momento para la negociación del importe a entregar En caso requerido se solicita la autorización del monto de finiquito a gerencia de operaciones Solicitar retroalimentación al colaborador en cuando áreas de oportunidad de la empresa. En caso de negativa se da seguimiento al procedimiento Demandas PR-RL Firma de documentación: Se procede a la firma de documentos legales, finiquito laboral, renuncia voluntaria, póliza de egreso, fondo de ahorro. Se firma en tinta azul y se solicita las huellas de ambos pulgares en tinta azul. Todo documento debe llevar firma como en identificación oficial y nombre completo del ex colaborador Confirmación: Se envía la confirmación de baja vía correo electrónico a Nominas Sumsa para la baja ante el IMSS y se aplica baja en sistema o base de datos disponible (solo aplica en terminaciones o liquidaciones, ver punto ). En el caso de renuncia voluntaria ver punto Control de finiquitos: Se separa la póliza de egresos y una copia del desglose del pago, de la de más documentación (desglose del pago, renuncia, desglose de pago del fondo de ahorro) La póliza de egresos y la copia del desglose del pago se entrega a administración La otra copia con el desglose y la renuncia, se archiva en el expediente del ex colaborador, el cual se guarda en el área de bajas de la planta durante 6 meses para posteriormente envío físico a oficinas. Información Confidencial Sumsa 2

3 6. Diagrama de Flujo Entradas Procesos Salidas INICIO Elaboración del cálculo Confirmación Solicitud de Baja No Autorización del monto de pago Control de finiquitos Si Elaboración del cheque FIN Negociación Si Firma documentación No Proceso de demandas 7. Políticas de referencia Información Confidencial Sumsa 3

4 8. Registros Nombre del Registro Registro Generado Almacenamiento Código Responsable Medio Ubicación Retención Disposición Expediente de Personal Físico Oficina de Sumsa. Destrucción Formato de baja BA-RL- 02 Electrónico Correo electrónico Entrevista de salida ES-RL- 03 Físico Expediente empleado Destrucción Concentrado de bajas CB-RL- 025 Electronico Computadora 1 año Seguimiento por Ausentismo SA-RL- 08 Electronico Correo electronico 5 meses 9. Lista de Distribución 9.1. de recursos humanos Supervisor de recursos humanos Coordinador de Servicios 10. Control de Cambios Versión Descripción del cambio Fecha Nueva creación de Noviembre 2014 En registros se elimina registro de evaluación al desempeño sumsa ya que no aplica para todos los clientes. 2.0 Punto se elimina: (aplica solo personal que se le asigne equipo). Punto se cambio: (no aplica personal de transferencia) por (la entrevista de salida no aplica personal de transferencia). Se cambia punto 5.2. Elaboración del calculo: se envía a el área de nominas para la elaboración del calculo. Por 5.2. Solicitud de calculo: La persona facultada envía vía correo electrónico a el área de nominas solicitando el calculo. Se agrega En el caso de las renuncias voluntarias, recibirán su cheque los días viernes, pasados 10 días hábiles de haber realizado la firma de su renuncia. Se elimina 5.3. Autorización del pago y 5.4.Elaboracion del cheque. Se agrega punto En caso requerido se solicita la autorización del monto de finiquito a gerencia de operaciones. Se cambia punto de acuerdo a la información obtenida durante el seguimiento se envía registro formato de baja BA-RL-02 para proceder baja ante el imss. Por: De acuerdo a la información obtenida Información Confidencial Sumsa 4

5 durante el seguimiento, la persona facultada envía registro formato de baja BA-RL-02 vía electrónica al área de nominas para proceder baja ante el IMSS Se cambio (aplica solo personal que se le asigne equipo) por: (no aplica personal de transferencia) Se cambia: La documentación del punto mas el registro formato de baja BA-RL-02 se envía para calculo de finiquito y baja ante el IMSS. Por: La documentación del punto mas el registro formato de baja BA-RL-02 se envía para calculo de finiquito y baja ante el IMSS al área de nominas vía electrónica. Se agrega en 5.4 la firma de la hoja del fondo de ahorro. Punto 5.6. se cambia de: (desglose del pago, dos copias de la renuncia, dos copias del desglose de pago del fondo de ahorro). Por: (desglose del pago, renuncia, desglose de pago del fondo de ahorro). Punto cambia: La otra copia con el desglose, las dos copias de la renuncia, las dos copias del desglose de pago del fondo de ahorro se archiva en el expediente del ex colaborador, el cual se guarda en el área de bajas de la planta durante 6 meses para posteriormente envío físico a oficinas. Por: La otra copia con el desglose, la renuncia, el desglose de pago del fondo de ahorro se archiva en el expediente del ex colaborador, el cual se guarda en el área de bajas de la planta durante 6 meses para posteriormente envío físico a oficinas. 08 de Diciembre Se agrega formato concentrado de bajas CB-RL-025 La renuncia firmada y el formato de entrevista de salida ES-RL-03, no se envían a departamento de nóminas para cálculo de finiquito, únicamente se envía formato de baja BA-RL Marzo Anexos 12. Firmas Generador Revisor Aprobador Ariana Molina Mariel Piñón Cesar Zaragoza Información Confidencial Sumsa 5