PROCEDIMIENTO CONTROL INVENTARIO CINTAS ADHESIVAS ÍNDICE DE MODIFICACIONES. 24 de Septiembre. de de Agosto de 2010

Transcripción

1 ÍNDICE DE MODIFICACIONES VERSIÓN SECCIÓN MODIFICADA FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 00 Version original Junio 30 de Todo el documento 25 de Septiembre de 2007 Codificación, presentación responsables elaboración y aprobación. y de de Septiembre de 2009 * 5.1: se adiciona al contenido el control de las cintas cuando se envían a las sucursales de Agosto de Todo el Documento 9 de Diciembre de 2011 *Modificación de sociedad de intermediación aduanera a agencia de Aduanas. *Actualización control de firmas. *Actualización codificación de formatos referenciados. *Actualización codificación del procedimiento control de cintas adhesivas. *Se agregó el flujograma a las actividades. 5. contenido 05 Todo el Documento Marzo 2016 * Actualización de Cargos y de Actividades en el contenido del documento. 06 Todo el Documento Mayo 2016 Se ajustan las actividades al control que ahora se realizará mediante el sistema I- BUSINESS para el control de Inventario.

2 07 Todo el documento 13 Septiembre 2016 Se ajustan las actividades al control que se realiza en el sistema en I-BUSINESS para el control de Inventario, se elimina formato. FOR-01-

3 ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN Versión 07 Elaboró: Nombre Natalia Martínez Duarte Revisó: Aprobó: Cargo Nombre Cargo Nombre Cargo Gestor HSEQ Lorena Romero orobinson Suaterna Director Administrativo y Financiero

4 1. OBJETIVO Describir el mecanismo mediante el cual se controla el suministro y buen uso de cintas adhesivas de Siacomex S.A.S a Nivel nacional. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica desde el momento de la requisición del personal hasta entrega de las cintas adhesivas al personal que así lo requiera para desarrollar sus actividades. 3. DEFINICIONES Importación: Es la introducción de mercancías de procedencia extranjera al territorio aduanero nacional. también se considera importación la introducción de mercancías procedentes de zona franca industrial de bienes y de servicios al resto del territorio aduanero nacional en los términos previstos en el Decreto 2685/99. Cinta Adhesiva: Es la cinta con el logo de la compañía, utilizada para sellar las cajas o unidades de empaque que hayan sido abiertas durante el reconocimiento o pre- inspección de mercancías, en un proceso de importación. Reconocimiento de Mercancías: Es la operación que pueden realizar la Agencia de Aduana, previa a la presentación y aceptación de la declaración de Importación, con el objeto de verificar la cantidad, peso, naturaleza y estado de la mercancía, así como los elementos que la describen. 4. RESPONSABILIDADES: Del Director Administrativo y Financiero: Es responsabilidad del Director Administrativo y Financiero solicitar al proveedor las cintas adhesivas de Siacomex S.A.S Del Auxiliar de Aduanas: Es responsabilidad de los solicitar las cintas adhesivas de manera personal y entregar el carrete de las usadas para realizar la reposición de las mismas. Auxiliar de Archivo: Es responsabilidad del Auxiliar de Archivo garantizar el stock de cintas adhesivas, así mismo, el control de inventario y del correcto almacenamiento de las mismas dentro de la organización. : Es responsabilidad del llevar el control de entrega de cintas adhesivas a los auxiliares de aduana. De la misma forma es responsable por el correcto diligenciamiento en el sistema I-BUSINES el control de inventarios de las cintas adhesivas.

5 Las cintas adhesivas únicamente serán entregadas a los respectivos. En caso de que sean solicitadas por una persona diferente a ellos deberá presentar autorización por el Director Administrativo y Financiero. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Auxiliar de archivo verifica del stock de cintas Adhesivas Solicitud de cintas adhesivas al Auxliar de Archivo Entrega de cintas por parte del Auxiliar de Archivo al Auxiliar de facturación ( Ingreso al inventario de I-B) Auxiliar de Aduana realiza solicitud de cinta adhesiva Entrega del carrete de la cinta usada por parte del Auxiliar de Aduana al auxiliar de Facturación realiza la actividades y pasos establecidos en el sistema I-Business. Auxiliar de facturación realiza la entrega de cintas adhesivas a los FIN

6 6. CONTENIDO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Recibir la Solicitud por parte de los Auxiliares de Aduana a Nivel Nacional de la necesidad de Cinta Adhesiva al. Control inventario cintas adhesivas 2. Entrega del Carrete de la cinta usada por parte del Auxiliar de Aduana al Auxiliar de Facturación para su respectiva reposición, de no entregar el carrete no se procederá a realizar la respectiva reposición. NOTA: En caso de pérdida de la cinta o del carrete el Auxiliar de Aduana deberá ingresar a la página de la Policía y presentar un denuncio en donde se evidencie la pérdida. Control inventario cintas adhesivas Cintas Adhesivas 3. Rotular el carrete con su respectivo número consecutivo. Control inventario Cintas Adhesivas 4.Realizar las actividades de acuerdo al instructivo: Instructivo Asignación y Verificación del Inventario de cintas adhesivas el cual describe las actividades puntuales a realizar en el sistema I- BUSINESS en donde se relacionará el número de cintas solicitadas por el Auxiliar de Aduana o funcionario que así lo requiera previa aprobación Instructivo Asignación y Verificación del Inventario de cintas adhesivas I- BUSINESS 5. Una vez hayan sido utilizadas se debe entregar el carrete el quien realizará la descarga en el Sistema I- BUSINESS, y llevará a cabo la respectiva reposición. I- BUSINESS

7 6.1 Sucursales Los Directores de las Sucursales serán los responsables de realizar la solicitud de las cintas adhesivas mediante correo electrónico dirigido a la persona encargada (Auxiliar de facturación) especificando la cantidad de cintas adhesivas que requieran, además de la estimación de la fecha del envío del carrete usado. El Auxiliar de facturación deberá enviar la cantidad de cintas requerida por cada sucursal y el traspaso correspondiente en el sistema I-B. 6.2 Paz y Salvo de los (Cargue Cintas en I-B) Cuando se realice la terminación del contrato, el Auxiliar de Aduana no podrá tener cintas ni carretes pendientes por entregar. Después de verificar el registro en el sistema I-BUSINESS, el deberá notificarlo mediante el formato de paz y salvo entregado por el área de talento humano. 7. REGISTROS CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FOR-12- INT THU- 02 Formato Paz y Salvo Gestor Administrativo y de Talento Humano Carpeta Pública Siacomex Back Up / Servidor espejo CTG 1 año Carpeta Hoja de Vida de los empleados