PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Transcripción

1 1. OBJETIVOS Garantizar la disposición oportuna de productos en los diferentes sitios de trabajo, a través de un procedimiento integral y unificado que asegure el control sobre los proveedores y productos adquiridos, que afectan la prestación de los servicios en la organización. Participar en el mecanismo de control de las facturas de los proveedores Realizar el control y seguimiento del cuarto útil 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos de Silvotecnia que requieran de una compra. 3. RESPONSABLES Director de Control y Seguimiento Asistente de Compras 4. DEFINICIONES PRODUCTO CRÍTICO: Producto adquirido que impacta directamente la calidad de los servicios que presta Silvotecnia y afecta la satisfacción del cliente. PROVEEDOR CRÍTICO: Organización que provee Productos Críticos. ORDEN DE COMPRA: Documento físico o sistematizado mediante el cual el Proceso de Compras formaliza las solicitudes previamente autorizadas, ante los proveedores para la adquisición de productos. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ CARGO NOMBRE Director de Calidad Asistente de Calidad JERSAIN PARRA SIERRA LUZ ADRIANA MEJIA Director de Control y Seguimiento ADRIANA OROZCO Gerente General NATALIA QUEVEDO FIRMA

2 5. CONTENIDO FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS

3 5.1. COMPRAS Requerimiento de producto Los Gerentes, Directores, Coordinadores, Responsables de Proyecto de Silvotecnia determinan sus necesidades de compras a través de los Planes de Calidad, Presupuestos, Cronogramas de Actividades, Archivo de Disponibles y otras fuentes de información. Estas necesidades siempre deberán ser comunicadas al Proceso de Compras vía correo electrónico. En los casos en que sea urgente la adquisición de productos y no haya disponibilidad inmediata de correo electrónico, los Gerentes y Directores de Silvotecnia son las únicas personas autorizadas para realizar la solicitud vía telefónica (para Agilidad del proceso) mientras es comunicada, en el menor tiempo posible, por correo electrónico. Cada solicitud de compra debe describir las especificaciones puntuales del producto como cantidad, tamaño, referencia, plazos de entrega, destino de despacho y quien recibe, entre otros. El Responsable de Compras realiza el seguimiento del proceso e indaga con la Dirección o Gerencia solicitante la pertinencia de la compra según las necesidades de la organización y los factores administrativos y financieros. Toda solicitud de compra que supere los cinco millones de pesos ($ ), deberá ser aprobada y/o autorizada por la Gerencia General. La aprobación o no de la compra se notificará al solicitante verbalmente o vía correo electrónico. Si el requerimiento es aprobado se documenta la R COM 01 Requisición y orden de compra Designación de proveedor El Director de Control y Seguimiento designa al proveedor más pertinente para la compra. I. Proveedor antiguo En A COM 01 Banco de proveedores se encuentran registrados todos los proveedores con los que Silvotecnia tiene establecida una relación comercial. Una vez identificado y designado el proveedor a contratar, se procede con la formalización de la orden de compra a través de R COM 01 Requisición y Orden de Compra.

4 II. Proveedor nuevo Cuando no se cuenta con un proveedor establecido para el producto a adquirir, se procede a la búsqueda de uno nuevo. Esta búsqueda puede ser a través de bases de datos, folletos, tarjetas de presentación de contactos, entre otros. Cuando se designa un proveedor nuevo para el suministro de productos críticos, el Asistente de Compras crea al proveedor a través de R COM 05 Creación de Proveedor y lo incluye en A COM 02 Banco de Proveedores. Si es necesario, a través del Director Administrativo se puede realizar solicitud de crédito con el proveedor, presentando la debida documentación requerida para ello Formalización de la orden de compra El Asistente de Compras diligencia completamente la R COM 01 Requisición y Orden de Compra y procede a enviarla por correo electrónico al proveedor designado.

5 I. Seguimiento a la orden de compra El Asistente de Compras se comunica telefónicamente con el proveedor para verificar el recibo y comprensión de la R COM 01 Requisición y Orden de compra, confirma la disponibilidad de productos y acuerda la fecha de entrega. El Asistente de Compras llevará el control de la R COM 01 Requisición y Orden de compra verificando que los plazos de entrega y los requisitos establecidos se cumplan. Esta información es consignada en R COM 03 Seguimiento y Control a Compras Recepción, inspección y envío de productos Cuando el producto adquirido llega a Silvotecnia, el Responsable de Compras procede a realizar la inspección, verificando que lo entregado y lo descrito en la factura coincida con lo señalado en la R COM 01 Requisición y Orden de compra. El envío de los productos a los diferentes proyectos, será realizado únicamente por el Asistente de Gerencia, quien elabora y adjunta la correspondiente remisión. Para la entrega de elementos al Asistente de Gerencia, el proceso de compras diligenciará un documento de entrega (Memorando) donde describirá el nombre del producto, cantidad y destino. Cuando se realice el envío se anotará el número de guía en dicho documento. En los casos en que los productos no pasen por la oficina principal, el mensajero será el encargado de recogerlos y enviarlos. Como soporte de remisión deberá elaborar un memorando y enviarlo con la carga, además debe entregar una copia al Asistente de Gerencia. El mensajero no debe recibir nada por parte del personal de Silvotecnia para envío directo. Cuando el producto adquirido es enviado directamente por el proveedor a los proyectos, el responsable de recibirlo procede a realizar la inspección, verificando que lo entregado coincida con lo señalado en el requerimiento de compra. Si el producto recibido no reúne las condiciones requeridas, será devuelto al proveedor para su posterior cambio o reparación (cuando aplique). Cuando no hay respuesta por parte del proveedor, el producto se identifica como PNC (Producto No Conforme) y se le aplica Tratamiento de acuerdo a lo establecido en el P CAL 02 Procedimiento para el Control del Producto No Conforme. Esta información es consignada en R COM 03 Seguimiento y Control a Compras.

6 Evaluación de proveedores críticos Diligenciamiento de la evaluación de proveedores y obtención de calificación Anualmente, en el mes de octubre, el Director de Control y Seguimiento realiza la evaluación de los proveedores críticos que tengan más de dos meses creados. No se evaluarán los proveedores creados durante los meses de julio y agosto del periodo a evaluar. El periodo de evaluación de proveedores, corresponde desde el primero de octubre del año anterior hasta el treinta de septiembre del año en curso. Para la evaluación de proveedores, se debe tener en cuenta los siguientes lineamientos: Se debe evaluar al menos un proveedor por cada producto critico que se haya requerido en el periodo establecido A los proveedores evaluados, se les debe haber adquirido productos mínimo dos veces en el periodo de evaluación Las evaluaciones realizadas a los proveedores consideran criterios específicos del producto, de seguridad, calidad, económicos y estratégicos. Estos criterios se evalúan de acuerdo a una escala de puntaje, los cuales son descritos a continuación: Criterio Descripción Rango Puntaje Aspectos del producto Aspectos de seguridad Aspectos de calidad Este criterio está definido por la competencia para cumplir con las especificaciones de compra Este criterio es para verificar la existencia legal del proveedor Este criterio califica la tenencia de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) certificado Cumple con todas las especificaciones 35 Menos del 5% de No Conformidades 25 Entre 5% y 20% de No Conformidades 15 Mayor a 20% de No Conformidades 10 Es una empresa legalmente constituida 5 Tiene un domicilio estable 5 No está legalmente constituida y/o no tiene un domicilio estable 0 Tiene certificado ISO o sello de calidad 15 No tiene certificado pero satisface nuestras necesidades No tiene certificado y satisface parcialmente nuestras necesidades 10 5

7 Aspectos económicos Aspectos estratégicos Este criterio se refiere al valor en pesos del producto adquirido Plazo concedido para efectuar el pago mediante cuotas programadas Reducción o disminución en el precio Este criterio contribuye a obtener los productos de una manera ágil y oportuna. Este criterio hace referencia a la relación comercial con el proveedor Precio Precio más económico 4 Precio promedio 2 Precio más alto 0 Sugiere alternativas para ahorro en costos 2 Sostiene los precios pactados 2 Facilidades de pago Descuentos 90 días o más 7 60 días 4 30 días 2 Contado 0 Comercial + financiero 5 Comercial 3 Financiero 2 No hace descuentos 0 Está cerca al sitio de trabajo donde se requiere el producto 15 Está fuera del sitio de trabajo pero hace el envío donde se requiera de manera ágil 10 Está fuera del sitio de trabajo y no hace el envío donde se requiera de manera ágil Relaciones comerciales estables 5 3 Escala de calificación La escala de calificación se realiza sobre un puntaje de 0 a 100, obtenido de la sumatoria de los puntajes de la evaluación del periodo. El puntaje máximo de evaluación corresponde a 100, quedando clasificados de la siguiente manera: Calificación Condición Plan de Acción puntos Gran Aliado Se considera muy seguro puntos Confiable Se considera una compra segura puntos Aceptable Se considera una compra con riesgo 0 39 puntos No aceptable Se considera una compra con alto grado de riesgo de presentar dificultades. En lo posible no se compra, pero de ser necesario por ser único proveedor o porque ninguno tiene puntajes superiores a 40, el Director de Control y Seguimiento puede autorizar la compra

8 I. Notificación de resultados a proveedores Una vez realizada la evaluación, el Director de Control y Seguimiento notificará los resultados al proveedor, y en base a ello se podrá establecer acuerdos de mejora que impacten en la prestación del servicio y en el fortalecimiento de la relación comercial. Esta comunicación se realizará por medio de correo electrónico. II. Seguimiento al desempeño del proveedor El seguimiento al desempeño de los proveedores incluye el cumplimiento de los acuerdos que se generan a partir de la evaluación general y su comportamiento en el tiempo. Este seguimiento se evidencia en R COM 03 Seguimiento y Control a Compras CONTROL DE FACTURAS Recepción de facturas Si las facturas llegan físicas, el Asistente de Gerencia las radica con la fecha de recepción y procede a entregarlas al Asistente de Compras, quien a su vez revisa que cumplan con los requerimientos de ley y que estén correctamente diligenciadas. Cuando es un proveedor nuevo, se debe solicitar el RUT adjunto con la factura. Si las facturas llegan en forma digital, el Proceso de Compras es el único autorizado para imprimirlas y radicarlas con la fecha de llegada del correo electrónico. Adicionalmente, se revisa que cumpla con los requerimientos de ley y estén correctamente diligenciadas. Cuando el proveedor es una persona natural o una empresa del Régimen Simplificado, el Asistente de Compras debe anexar a la factura o cuenta de cobro el Documento equivalente a factura en adquisición de servicios al régimen simplificado.

9 Documento Equivalente a Factura en Adquisición de Servicios al Régimen Simplificado Art.3 Dec.522 marzo de 2003 COMPAÑÍA ASESORA SILVOTECNIA S.A Responsable del IVA - Régimen Común Documento Equivalente a Factura (Art.3 dec.522 de 2003) No Persona natural de quien se adquieren los bienes y/o servicios : Nit Ciudad y Fecha de la operación Descripción de la operación Valor de la misma Tarifa del IVA a la que se halla gravado el bien o servicio adquirido Iva teórico generado en la operación Tarifa de Retención de Iva vigente Valor del "impuesto asumido" (retención de Iva asumida) 16% - 2,40% - 16% - 2,40% - 16% - 2,40% - 16% - 2,40% - Totales Contabilizaciones Codigo PUC Nombre cuenta Débitos Créditos Inventarios Iva Descontable Retención en la Fuente Retención Iva - Régimen Simplif Bancolombia - - Con este documento se asume que los proveedores del Régimen Simplificado cobran (teóricamente) un impuesto IVA equivalente al 2.40% de la transacción, para consignarlo mensualmente a la DIAN. Por orden de la autoridad tributaria, esta nota debe conservarse como evidencia en el respectivo egreso al momento de realizar el pago. Para aquellos servicios que no están gravados con IVA en Colombia, como son transporte, correo, materia vegetal, madera, entre otros, no se necesita diligenciar este documento.

10 Sello de control El Asistente de compras aposta el sello de control y seguimiento y junto con el solicitante del producto diligencian absolutamente todos los campos de éste: Número de Orden de Compra, Centro de Costos, fecha y firma de quien elabora la Orden de Compra, del responsable de la solicitud y la firma de aprobación por parte de la Dirección de Control y Seguimiento o la Gerencia General; tal y como se muestra a continuación: Finalización del proceso Las facturas pueden tomar una de las siguientes vías: a) La Dirección de Control y Seguimiento o la Gerencia General autoriza y entrega la factura al Asistente de Compras, quien la almacena en la carpeta de causación para su posterior pago b) Las facturas con problemas son enviadas al Asistente de Gerencia, quien la almacena en la carpeta de devoluciones y posteriormente las devuelve al proveedor para su cambio c) Las facturas que tengan sello de cancelado y/o escaneado son enviadas al proceso de compras para su revisión. Luego la factura es enviada al Director Administrativo, quien lo almacena en el archivo de egresos NOTA: No se realizará el pago de facturas (Asociadas al Proceso de Compras), si no cuenta con la anotación del número de la orden de compra que le corresponde.

11 Revisión Mensualmente, el Responsable de Compras y el Asistente de Gerencia revisan que las facturas de los productos adquiridos hayan llegado a la empresa. Este control debe ser descrito en R COM 03 Seguimiento y control a compras CONSIDERACIONES El cuarto útil del sótano 2 es responsabilidad del proceso de compras, el cual debe estar organizado e inventariado Con apoyo del Coordinador de Comunicaciones, se realiza una señalética para el cuarto útil, lo que incluye una demarcación en el piso como área de tránsito de mercancía, empaque y despacho 6. MODIFICACIONES 19 de Octubre de 2009: La Evaluación de Desempeño queda incluida dentro del proceso de compras y no como un proceso individual. En la designación del proveedor para la compra se determina si se evalúa o no y/o si se reevalúa o no, de acuerdo a criterios establecidos. La requisición y la orden de compra quedan como un único registro denominado R COM 01 Requisición y Orden de Compra. El registro R COM 04 Evaluación a Proveedores es modificado, se elimina el puntaje otorgado a proveedor nuevo y se establecen nuevos valores para la calificación. El Registro R COM 03 Seguimiento y Control a Compras es revisado y se modifican algunas de sus columnas con el fin de optimizar la información. 1 de Junio de 2011: Se especifican lineamientos y registro para la creación de proveedores nuevos (R COM 05 Creación de Proveedor). Se especifican lineamientos y registro para la compra del servicio de consultoría (R COM 02 Requisición y Orden de Compra de Consultoría). 1 de septiembre de 2012: se actualiza el logo de la empresa. Se actualizan los responsables de acuerdo con el nuevo organigrama. 22 de febrero de 2013: se modifica el objetivo de del procedimiento, se elimina R COM 02 Requisición y Orden de Compra de Consultoría. 29 de Julio de 2013: Se modifica el proceso de aprobación de las solicitudes de compra, se elimina los porcentajes de inspección de los productos comprados y se recomienda el uso del R CAL 13 Reporte de Producto o Servicio No Conforme. También se usara el correo electrónico para el envió de las órdenes de compra.

12 22 de Agosto de 2014: Se modifica el objetivo y flujograma del proceso, se actualizan los responsables, se elimina el ítem Entrada y Control y se adicionan los numerales 5.2. Control de Facturas y 5.3. Consideraciones. 7. FORMATOS RELACIONADOS R COM 01 Requisición y Orden de Compra R COM 03 Seguimiento y Control a Compras R COM 04 Evaluación a Proveedores R COM 05 Creación de Proveedor A COM 01 Requisitos de compra A COM 02 Banco de proveedores R CAL 13 Reporte de Producto o Servicio No Conforme Documento equivalente a factura en adquisición de servicios al régimen simplificado