ACTA DE RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS PROPONENTES EN EL MARCO DE LA MANIFESTACIÓN DE INTERÉS

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1 ACTA DE RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS PROPONENTES EN EL MARCO DE LA MANIFESTACIÓN DE INTERÉS Para la preselección de personas jurídicas que puedan prestar la proveeduría de bienes y/o servicios necesarios para la prestación de los servicios de transporte marítimo, fluvial y/o terrestre, del personal de la OIM, contratistas y/o población beneficiaria del programa IPA, en el marco de la implementación del Programa Iraca En Bogotá D.C., a los 29 días del mes de Noviembre del 2017, dentro de los plazos fijados en los pliegos de la licitación en referencia, se procede a brindar respuestas a las preguntas presentadas vía correo electrónico (iombtatenders@iom.int), de la siguiente manera: OBSERVACION No.1: De acuerdo a lo establecido en el cronograma quisiera realizar esta aclaración: *Dentro de un consorcio o unión temporal puede hacer parte de este un integrante cuya creación haya sido en el 2017? de ser positiva la respuesta como seria evaluada la parte financiera de 2015 y 2016 y la puntuación de la antigüedad de la resolución. R/ No es posible toda vez que todos los integrantes del consorcio o unión temporal debe cumplir con el criterio el cual es mínimo 3 años de antigüedad. Además de recalca que todos los integrantes del consorcio o unión temporal deben presentar la totalidad de la documentación financiera solicitada en el numeral 7 de la presente manifestación de interés OBSERVACION No.2: la presente es para informar que estamos realizando la gestión para participar en la convocatoria de licitaciones, pero deseamos aclarar el punto de listado de documentos legales Autorización para Contratar, por que en anteriores licitaciones no ha sido solicitado. Deseamos saber a qué documento se refiere y donde podemos tramitarlos. R/ La convocatoria no tiene como objetivo generar un proceso contractual, sino el inicio de un proceso donde los posibles proveedores con la información suministrada, analizan calculan y estructuran su plan logístico con él único objetivo de presentar una Solicitud de Manifestación de Interés (SMI). Así mismo las Personas Jurídicas, y Naturales, Consorcios o Uniones Temporales analizarán la viabilidad de presentarse en uno o varios de los municipios en marcados en el presente Documento (Tabla No.1). Por lo anterior este no es un proceso de contratación sino de establecer posibles proveedores para posteriores procesos de contratación. Para presentar la manifestación de interés debe diligenciar y enviar los siguientes documentos:

2 Anexo A. Carta de manifestación de interés en la convocatoria de proveeduría; Anexo B. Información del proveedor; Anexo C. Listado de contratos ejecutados y/o en ejecución; Anexo D. Listado de productos y/o bienes ofertados; Anexo E. Permisos legales para el manejo y comercialización de los insumos ofertados; Anexo F. Certificación de variaciones financieras, Anexo G. Modelo carta de constitución de consorcio Anexo H. Modelo carta de constitución de unión temporal Anexo I. Estándares de conducta de la OIM En cuanto a la información financiera deben enviarse los siguientes documentos: - Estados Financieros del año Notas a los Estados Financieros del año Dictamen del revisor Fiscal año 2015 (Si aplica). - Declaración de Renta año Estados Financieros del año Notas a los Estados Financieros del año Dictamen del revisor Fiscal año 2016 (Si aplica). - Declaración de Renta año 2016 (Si aplica) - Estados Financieros provisionales con corte al mes de Septiembre Certificación de variación y/o hechos ocurridos en el ejercicio 2017 que puedan afectar la situación - Financiera del oferente con corte al mes de Septiembre 2017, según el anexo D - Copia de la Tarjeta Profesional del Contador Público y del Revisor Fiscal. - Copia del Certificado de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Contador Público y del Revisor Fiscal (Vigencia máxima 3 meses). En cuanto a la información Jurídica deben enviarse los siguientes documentos: - Certificado de Existencia y Representación Legal no mayor a 30 días calendario. - Fotocopia de la cédula de ciudadanía. - Registro Único Tributario (RUT). - Registro Único de Proponentes (RUP) si se tiene - Certificado de antecedentes disciplinarios. En el documento de INVITACIÓN PARA PRESENTAR LA MANIFESTACIÓN DE INTERÉS, se encuentra totalmente detallados todos los documentos que los proponentes deben anexar para presentar su correspondiente manifestación. OBSERVACION No.3: estamos interesados en participar en la propuesta de

3 A) Para la preselección de personas jurídicas que puedan prestar la proveeduría de bienes y/o servicios necesarios para la prestación de los servicios de transporte marítimo, fluvial y/o terrestre, del personal de la OIM, contratistas y/o población beneficiaria del programa IPA, en el marco de la implementación del Programa Iraca, y en la propuesta y tengo las siguientes preguntas 1. Cuál es el formato de autorización para contratar, o como de realizarse? R/ la presente convocatoria es una INVITACIÓN PARA PRESENTAR LA MANIFESTACIÓN DE INTERÉS. En prestar la proveeduría de bienes y/o servicios necesarios para la prestación de los servicios de transporte marítimo, fluvial y/o terrestre, del personal de la OIM, contratistas y/o población beneficiaria del programa IPA. Como ya se estableció en las respuestas anteriores El objetivo es generar una lista de proveedores en las regiones para un posterior proceso de contratación. 2. El anexo A solo es informativo, con ese anexo que se debe de realizar o solo me sirve de apoyo para el anexo E, que es el listado de bienes y productos ofertados? R/ el anexo A de la INVITACIÓN PARA PRESENTAR LA MANIFESTACIÓN DE INTERÉS Para la preselección de personas jurídicas que puedan prestar la proveeduría de bienes y/o servicios necesarios para la prestación de los servicios de transporte marítimo, fluvial y/o terrestre, del personal de la OIM, contratistas y/o población beneficiaria del programa IPA, en el marco de la implementación del Programa Iraca 1, es modelo de carta de presentación de la propuesta, el cual debe ser diligenciado y firmado. 3. El certificado de variaciones se firma en blanco, se firma por el contador o en su caso por el revisor fiscal? R/ Este documento se debe presentar diligenciado según sea el caso en particular de cada proponente. Este documento lo firman el contador (debe colocar el Numero de su TP) y el representante legal. Sin embargo en caso de ser cobijado por la norma el contador sería remplazado por el revisor fiscal.. En este documento debe señalar una de las dos casillas ubicadas en el primer párrafo (Si o No). - Si se marca la casilla Si, se deben especificar en el recuadro el detalle de las principales variaciones, como se indica en el documento y se procede a firmar el documento.

4 - Si se marca la casilla No, solo se procede a firmar el documento. 4. A partir de que página se presenta la propuesta desde donde dice la invitación para presentar la manifestación de interés (pág. No 1) o a partir de que página? R/ Para presentar la manifestación de interés debe diligenciar y enviar los siguientes documentos: Anexo A. Carta de manifestación de interés en la convocatoria de proveeduría; Anexo B. Información del proveedor; Anexo C. Listado de contratos ejecutados y/o en ejecución; Anexo D. Listado de productos y/o bienes ofertados; Anexo E. Permisos legales para el manejo y comercialización de los insumos ofertados; Anexo F. Certificación de variaciones financieras, Anexo G. Modelo carta de constitución de consorcio Anexo H. Modelo carta de constitución de unión temporal Anexo I. Estándares de conducta de la OIM En cuanto a la información financiera deben enviarse los siguientes documentos: - Estados Financieros del año Notas a los Estados Financieros del año Dictamen del revisor Fiscal año 2015 (Si aplica). - Declaración de Renta año Estados Financieros del año Notas a los Estados Financieros del año Dictamen del revisor Fiscal año 2016 (Si aplica). - Declaración de Renta año 2016 (Si aplica) - Estados Financieros provisionales con corte al mes de Septiembre Certificación de variación y/o hechos ocurridos en el ejercicio 2017 que puedan afectar la situación - Financiera del oferente con corte al mes de Septiembre 2017, según el anexo D - Copia de la Tarjeta Profesional del Contador Público y del Revisor Fiscal. - Copia del Certificado de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Contador Público y del Revisor Fiscal (Vigencia máxima 3 meses). En cuanto a la información Jurídica deben enviarse los siguientes documentos: o Certificado de Existencia y Representación Legal no mayor a 30 días calendario.

5 o Fotocopia de la cédula de ciudadanía. o Registro Único Tributario (RUT). o Registro Único de Proponentes (RUP) si se tiene o Certificado de antecedentes disciplinarios. En el documento de INVITACIÓN PARA PRESENTAR LA MANIFESTACIÓN DE INTERÉS, se encuentra totalmente detallados todos los documentos que los proponentes deben anexar para presentar su correspondiente manifestación. 5. Los documentos se organizan de acuerdo al listado No 1 ese listado en que página se encuentra? R/ Los documentos se organizan de acuerdo al listado ubicado en las páginas 7, 8, 18, cada manifestación de interés debe tener todos los documentos solicitados en estas páginas. En el documento de INVITACIÓN PARA PRESENTAR LA MANIFESTACIÓN DE INTERÉS, se encuentra totalmente detallados todos los documentos que los proponentes deben anexar para presentar su correspondiente manifestación 6. En que parte se relacionan los departamentos donde se quiere llegar, la propuesta técnica, servicios de garantía, experiencia especifica del proponente, los servicios Adicionales, número de contratos? R/ Los Departamentos a los cuales manifiesta su interés de proveer los servicios se detallan en el Anexo D denominado Listado de servicios ofertados. En el Anexo C es donde los proponentes deben consignar el LISTADO DE CONTRATOS EJECUTADOS Y/O EN EJECUCIÓN, donde se establecerá la experiencia específica del proponente y el número de contratos En el anexo E los proveedores deben listar los PERMISOS LEGALES DE LOS INSUMOS OFERTADOS, esto debe realizarse por cada vehículo (terrestre o fluvial) que el proveedor ofrezca. En cuanto a la propuesta técnica, servicios de garantías y servicios adicionales los proveedores deben describirlos y detallarlos en un documento que incorporara a su proposición.

6 7. La carta modelo de la manifestación de interés solo es firmarla, se puede modificar o debe dejarse tal como está; porque veo? R/ la carta de manifestación de interés ubicada en el Anexo A, debe diligenciarse (espacios en blanco) y firmarla, en ningún caso se puede modificar, alterar o transformar. Si el proveedor procede a modificar, alterar o transformar este documento se procederá a rechazar la manifestación de interés. 8. El anexo J estándares de conducta de OIM la firman todas las empresas sin necesidad de que sea Unión temporal? R/ Todas las empresas deben firmar en original e anexo denominado ESTÁNDARES DE CONDUCTA DE LA OIM, e cual no es el anexo J sino el anexo I. 9. Todo el tema de garantías en cuanto a los servicios ofertados se relacionan con la manifestación o después que ya haya sido seleccionado como proveedor? R/ Las garantías para el proceso de contratación posterior, será, con empresas de seguros legamente constituidas y se solicitaran en el momento oportuno para contratar los servicio ofertados. En el anexo E se deben listar los documentos legales que por ley se requieren para los vehículos (terrestres o acuaticos) soat, seguros contra terceros, universales, perdida robo daño, licencias de DIMAR y/o capitanías fluviales etc Lo que es el anexo c, d, e y F se presentan en Excel de la propuesta de proyectos de seguridad alimentaria igualmente los anexos de la prestación de servicios de transporte publico terrestre automotor? R/ los anexos C, D y E se presentan en formato Excel, con todas las columnas y filas establecidas en los anexos, en ESPAÑOL y ningún documento debe presentar protección de su contenido. El Formato F debe imprimirse, diligenciarse y firmarse. 11. En que parte se relaciona la cantidad de vehículos ofertados, modelos, su presentación, sus aspectos técnicos generales? R/ Esto se detalla en los anexos D LISTADO DE SERVICIOS OFERTADOS y Anexo E PERMISOS LEGALES DE LOS INSUMOS OFERTADOS

7 Si el proveedor estima que es importante detallar más características de los vehículos ofertados podrá realizarlo en un documento adjunto. 12. A que se refieren con las alianzas de proveedores locales? R/ Esto se refiere a apoyar empresas locales, es decir, que empresa le apuesten a que se desarrolle cada vez más la inversión local en los municipios donde se desarrollara el proyecto, a través de establecer una cadena de suministros locales, alianzas con comercio o proveedores locales, Consejos y Resguardos u Organizaciones étnicas Esta alianzas podrán desarrollarse de la forma y manera que lo establezcan los procesos de ley, sin embargo cuando estos se surtan con comunidades étnicas, los participantes deberán suministrar evidencia contractual sobre los mismos (actas de entrega, ordenes de suministro y todo reforzado con sus balances) El certificado de antecedentes disciplinarios es tanto de la empresa como del contador y revisor fiscal? R/ En lo correspondiente a la documentación financiera los antecedentes disciplinarios solicitados son: - Antecedentes disciplinarios del Contador Público y del Revisor Fiscal (Vigencia máxima 3 meses). - Antecedentes disciplinarios de la empresa y su representante legal, (Vigencia máxima 3 meses). 14. La autorización para contratar como se realiza ese formato? R/ El objetivo de esta convocatoria es participar en una Solicitud de Manifestación de Interés (SMI), a Personas Jurídicas, y Naturales, Consorcios o Uniones Temporales con el fin de seleccionar proveedores, que nos permita generar un registro que facilite la conformación de listas cortas para procesos de convocatoria de empresas, Consorcios o Uniones Temporales que presten el servicio de transporte en las áreas o zonas seleccionadas en el presente documento. Por lo anterior este no es un proceso de contratación sino de establecer posibles proveedores para posteriores procesos de contratación