3. CONDICIONES GENERALES DE RE-EVALUACIÓN.

Transcripción

1 INICIAL 1. OBJETIVO Garantizar que los proveedores que suministran bienes y servicios que impactan la calidad del servicio cumplen con los requisitos establecidos para garantizar la conformidad de los productos de la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. 2. DEFINICIONES Reevaluación: Consiste en calificar al proveedor de acuerdo al desempeño presentado durante la ejecución del contrato u orden. Todos los proveedores de ELECTROHUILA S.A. E.S.P. son re-evaluados al finalizar su labor. Proveedor: organización o persona que proporciona un producto. Entendiendo por producto un servicio, obra, software, bienes o materiales procesados. 3. CONDICIONES GENERALES DE RE-EVALUACIÓN. a. Electrohuila hará una re-evaluación de sus proveedores de bienes o servicios, una vez liquidado el correspondiente contrato. b. La re-evaluación la realizará el Comité de re-evaluación de proveedores, basados en los informes de Interventoría, con el fin de garantizar su eficacia y objetividad. c. La re-evaluación para los contratos de obra se realizará con base en los siguientes criterios: ETAPA INICIAL (Elaboración de acta de inicio, cronograma de obra, listado de personal, Programa de salud Ocupacional, afiliaciones de los trabajadores, entrega de los documentos los usuarios intervenidos en la obra) 300 ETAPA MEDIA O DE DESARROLLO (Ejecución de labores) 500 ETAPA FINAL (Terminación de labores, entrega de documentos y liquidación) 200 El acta de inicio se formalizó dentro del plazo establecido en el contrato? Los documentos solicitados por la interventoría son entregados a tiempo?

2 MEDIA O DE DESARROLLO El acta de replanteo fue realizada dentro del plazo establecido en el cronograma de obra entregado por el contratista? El personal presentado por el contratista para el desarrollo de las actividades iniciales es competente conforme a los requisitos establecidos en los términos de referencia y la oferta, en atención a la revisión de planos, cantidades de obra, detalles constructivos, cálculos de regulación y selección de estructuras entre otros? Calidad y Conformidad de la obra (40) El contratista verifica los usuarios beneficiados y recoge la documentación necesaria antes de comenzar las actividades? El contratista realiza la socialización de las labores con la comunidad antes de comenzar las actividades en coordinación con ELECTROHUILA S.A.E.S.P? Ambiental El contratista entregó el Programa de Salud Ocupacional y Manejo Ambiental? El contratista entrega los soportes de afiliación y/o pagos de seguridad social del personal reportado? El cronograma entregado por el contratista es ejecutado según lo programado? (25) El contratista informa oportunamente a la interventoría las necesidades encontradas en su ejecución, para solicitar modificaciones y/o aprobaciones de actas? Entregó la documentación correctamente diligenciada y en forma oportuna para el trámite de pago de las facturas para pagos parciales? Efectúa de manera oportuna los cambios de personal requeridos, por la empresa, por retiro laboral o por incapacidades e informa al interventor?

3 FINAL El contratista ejecuta las labores en atención a lo establecido en el Acta de Replanteo? El personal encontrado en terreno corresponde al reportado por el contratista? Calidad y Conformidad de la obra (50) No se presentaron cambios de materiales por incumplimiento con las certificaciones técnicas y de calidad RETIE? La obra construida no se presentaron reprocesos en los estándares de calidad asociadas a las condiciones técnicas de la obra? Se efectuaron las aperturas de circuitos con los procedimientos establecidos por la empresa? Las herramientas, equipos y elementos de proteccion personal suministrados por el contratista se encuentran en buen estado y son usadas por los empleados? Ambiental (25) El personal técnico que trabaja en alturas demuestra su competencia con los correspondientes certificados de capacitación y la utilización de los equipos requeridos? El contratista realiza oportunamente los pagos de seguridad social y pagos de nómina de los empleados? En la ejecución de los trabajos el contratista tiene en cuenta el componente ambiental? Entregó la documentación correctamente diligenciada y en forma oportuna para el tramite de pago de la factura correspondiente a la liquidación del contrato? La liquidación se realiza dentro del plazo establecido?

4 INICIAL Calidad y Conformidad de la obra (50) El contratista facilita el personal idóneo y efectúa el proceso de inventario y revisión final de manera conjunta con la Interventoría? El contratista corrigió oportunamente aspectos técnicos solicitados por la Interventoría para la entrega a satisfacción? Ambiental (20) El contratista realiza oportunamente los pagos de seguridad social, pagos de nómina de los empleados y liquidación de los trabajadores? Para la calificación del Cumplimiento normatividad seguridad industrial, salud ocupacional y protección ambiental se deben realizar inspecciones de aspectos básicos del Manual de salud ocupacional y protección ambiental para Contratistas apoyada por el proceso Talento Humano. d. La re-evaluación para los contratos de servicios se realizará con base en los siguientes criterios: ETAPA INICIAL (Revisión de documentos) 300 ETAPA MEDIA O DE DESARROLLO (Ejecución de labores) 600 ETAPA FINAL (Terminación de labores, entrega de documentos y liquidación) 100 ETAPA CRITERIO DESCRIPCIÓN PTO. MAX PESO TOTAL Los documentos solicitados por la interventoría son entregados a tiempo? Calidad y Conformidad del servicio (40) El personal presentado por el contratista para el desarrollo de las actividades iniciales es competente conforme a los requisitos establecidos en los términos de referencia y la oferta? Ambiental Entrega los soportes de afiliación y/o pagos de seguridad social y las herramientas del personal reportado?

5 FINAL MEDIA O DE DESARROLLO Calidad y Conformidad del servicio (50) Novedades de Personal (10) Respuesta veraz y oportuna a los requerimientos de la Interventoría (10) Oportuna, eficiente y competente labor del personal contratado? Tiene controles efectivos que garantizan la calidad del servicio? Efectúa de manera oportuna los cambios de personal requeridos, por la empresa, por retiro laboral o por incapacidades e informa al interventor? Entregó la documentación correctamente diligenciada y en forma oportuna para el trámite de pago de las facturas para pagos parciales? Se adapta con facilidad a cambios tecnológicos o procedimentales requeridos por la interventoría? Ambiental Las herramientas y equipos suministrados por el contratista se encuentran en buen estado y son usadas por los empleados? Realiza oportunamente los pagos de seguridad social y pagos de nómina de los empleados? Los vehículos utilizados están en perfecto estado de funcionamiento? En la ejecución de los trabajos el contratista tiene en cuenta el componente ambiental? Cumplió con el objeto en el plazo pactado o dentro sus ampliaciones? (80) Entregó la documentación correctamente diligenciada y en forma oportuna para el trámite de pago de la factura correspondiente a la liquidación del contrato? La liquidación se realiza dentro del plazo establecido? Ambiental (20) Realiza oportunamente los pagos de seguridad social, pagos de nómina de los empleados y liquidación de los trabajadores?

6 e. La re-evaluación para los contratos de servicios de interventoría se realizará con base en los siguientes criterios: CRITERIO PTO. MAX PESO TOTAL Cumplimiento a la reunión mensual con el interventor en cada zona Respuesta veraz y oportuna a los requerimientos al contrato de interventoría Relación adecuada con el contratista, personal que labora en la obra, con la comunidad, colaboradores y Gobierno Cumplimiento con el Manual de Interventoría establecido por Electrohuila S.A. E.S.P Entrega oportuna de todos los documentos del contrato. (incluye afiliaciones, aportes seguridad social, parafiscales) Cumplimiento en la entrega de informes (según lo pactado contractualmente e informes requeridos por la interventoría) LIQUIDACIÓN NORMAL (La liquidación se realiza dentro del plazo establecido) f. La re-evaluación para los contratos de compra se realizará con base en los siguientes criterios:

7 CRITERIO PTO. MAX PESO TOTAL Calidad y Conformidad con los Requerimientos Puntualidad con el suministro de Servicios Respuesta veraz y oportuna a los requerimientos de la interventoría Clasificación de proveedores: con base en los resultados de la reevaluación se implementan las siguientes acciones: Puntaje Calificación Acción a Seguir De 800 a 1000 De 650 a 799 Menor o igual a 649 Confiable Condicional No confiable Enfatizar los puntos fuertes para sostener la posición. ELECTROHUILA certifica al contratista, es decir, lo deja habilitado para ser seleccionado nuevamente en otros procesos de contratación. Se podrá invitar, siempre que presente un plan de mejora de los puntos débiles. El Plan de mejora debe ser validado por el COMITÉ DE CALIDAD. No se podrá invitar durante un periodo de seis meses, debe formular un plan de mejora y demostrar su implementación y será sometido a una auditoria de calidad de ELECTROHUILA. g. El Comité de Re-evaluación de Proveedores envía al proceso Planeación Estratégica, la calificación de los proveedores cuyo resultado es Condicional y No Confiable. Planeación deberá contactar a los proveedores y suministrar la asesoría desde la formulación del plan de acción hasta su aprobación por el comité de calidad. h. Una vez el proveedor presente le plan de mejora, este será aprobado en Comité de Calidad o devuelto al proveedor para su ajuste, según sea el caso.

8 i. A los proveedores clasificados como condicionales se le realizara seguimiento a través de auditoría de calidad* para verificar la implementación del plan de mejora en el contrato iniciado inmediatamente después de realizada la re-evaluación. j. Para los proveedores clasificados como no confiables que han presentado plan de mejora y luego de pasados los seis meses de restricción, se deberá realizar una auditoría de calidad* para verificar su implementación en un contrato iniciado posteriormente. k. Cuando el comité de re-evaluación de proveedores realice dos o más llamados de atención a un proveedor que su contrato se encuentre en ejecución, este será considerado PROVEEDOR CONDICIONAL, deberá ser informado de su nuevo estado y deberá presentar un plan de mejoramiento. En las ofertas presentadas por invitaciones públicas y directas tendrá afectada negativamente la calificación de la experiencia en 25 puntos por cada contrato. l. Electrohuila no realizará la re-evaluación de proveedores a los contratos, suministro de seguros, revisoría fiscal, arrendamiento de computadores o arrendamiento de oficinas. m. El Comité de Calidad debe reportar a la División de Servicios Administrativos la información de los proveedores que han cumplido el requisito de presentación del Plan de Acción y el resultado de las auditorías aplicadas a los proveedores. *Las auditorias a los proveedores deberán ser incluidas en el programa de auditorías de la organización y deberán realizarse de acuerdo al Procedimiento de auditorías internas de calidad lideradas por el Proceso de planeación estratégica. Los informes presentados por los interventores se pueden presentar en físico y/o correo electrónico enviado por interventor. Para la calificación de las ofertas, se tendrá en cuenta la clasificación de los proveedores de los últimos dos años. 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS FT-AGL Informe de Interventoría de Obra FT-AGL Informe de Interventoría de Servicios FT-AGL Informe de Interventoría de Compra FT-AGL Informe de Interventoría de Servicios (Interventores Externos)

9