PROCEDIMIENTO SUMINISTRO Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE

Transcripción

1 PÁGINA 1 DE OBJETIVO Definir las pautas para Suministrar y Administrar el personal a nuestros clientes de manera eficiente, con el fin de mantener un alto rendimiento de nuestro personal en misión. 2. ALCANCE Aplica al proceso de Suministro y Administración de personal 3. RESPONSABLE Gerente TTHH 4. RECURSOS Recurso tecnológico Recurso humano Infraestructura 5. GLOSARIO SUMINISTRAR: Proveer el personal a las empresas clientes, con el fin de cubrir una necesidad de talento humano en las mismas. ADMINISTRAR: Organización, dirección y control del talento humano dentro de las empresas cliente. 6. ACTIVIDADES Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Recepción de los requerimientos del cliente: La persona designada de Talento Humano por parte del cliente, informa, según sus necesidades de personal, enviando vía mail a la organización el F- 16: solicitud de contratación de personal o el F- 17: solicitud de selección de personal, El F-68 solicitud de terminación de contrato por finalización de obra y paz y salvo, según las necesidades del cliente. También tramitar cualquier solicitud adicional que presente el cliente, que este en el alcance proceso de suministro y administración de personal AUXILIAR DE TALENTO HUMANO 2 Realizar contratación, inducción y re inducción del AUXILIAR TALENTO HUMANO -

2 PÁGINA 2 DE 10 personal: Se contacta al trabajador y se le indica que se debe acercar al laboratorio a realizarse los exámenes médicos ocupacionales de ingreso (serología 2 y otros según solicitud de cliente), (se envía F- 34autorización de exámenes médicos al laboratorio vía mail y se relaciona en F36 relación exámenes médicos para efectos de verificación) se recibe el concepto médico ocupacional y serología 2, por parte del laboratorio, el cual, envía informe al correo electrónico del auxiliar administrativo posteriormente se envía la evidencia del mismo al cliente, AUXILIAR ADMINISTRATIVO El auxiliar administrativo debe revisar el concepto emitido por el laboratorio, en casos de ser apto el trabajador, se continua con el proceso, en caso contrario deberá enviar la información al auxiliar de talento humano y este debe darle el tratamiento adecuado, comunicándose y socializando información con empresa cliente a fin de que esta disponga si se cambia la opción de contratación por otro postulado o se continua con la contratación, si esa es la decisión de la empresa cliente. Auxiliar de talento humano cita al trabajador a las instalaciones de la organización o visita centro de trabajo, con el fin de diligenciar los formatos relacionados a la contratación (F-11: Hoja de vida de trabajador en misión, F-10: Contrato de trabajo labor contratada, F-13: Ingreso de beneficiarios, F-15: Entrega de dotación, F-12: Inducción y re inducción, Lista de chequeo de proceso de contratación, Hoja de vida, Currículo con respectivos soportes); realiza inducción de portal web de SERVI, adicionalmente se le hace entrega de F61 o F 62 Apertura de cuenta de nómina.. Se le da a conocer a los trabajadores seleccionados los aspectos generales de la organización y ubicarlo respecto a las funciones que desempeñará en la empresa usuario, dejando

3 PÁGINA 3 DE 10 Evidencia en el formato de inducción y re inducción. Es obligatorio verificar por parte de Aux tt hh, con el formato de lista de chequeo de proceso de contratación 3 Afiliar al Sistema General de Seguridad Social: Auxiliar de talento humano verifica en los portales web FOSYGA, SISPRO y en las entidades con respecto a seguridad social a las que hace parte el trabajador, se contacta a los asesores para realizar la afiliación, mediante el diligenciamiento de los documentos que disponga la misma entidad. ( En caso de que el trabajador tenga beneficiarios, este, debe entregar, según flayer, los documentos necesarios para afiliar a sus beneficiarios) AUXILIAR DE TALENTO HUMANO En cada afiliación que el auxiliar de talento Humano realice al SGSS, debe corroborar que la información radicada en la afiliación corresponde a la suministrada por empresa cliente, según Formato de solicitud de contratación emitido por la usuaria. DATOS A TENER EN CUENTA EN AFILIACIONES AL SGSS: Razón Social, Numero de cedula de trabajador, Nombre de trabajador, Fecha de ingreso, Dirección o ubicación de trabajador. Para la afiliación de la ARL se realiza el ingreso de los datos del trabajador a la página web de la ARL. Para la Afiliación a Salud el Auxiliar de talento humano debe consultar con trabajador en misión, a que EPS se desea afiliar, en este caso se pueden dar varios casos: Trabajador que nunca ha cotizado a salud, auxiliar de talento humano lo afilia a la EPS que el trabajador desee afiliarse. Trabajador que se desea trasladar de la EPS, en este caso se debe verificar que el trabajador cumple con el tiempo, de 12 meses consecutivos en la anterior EPS, si cumple con este

4 PÁGINA 4 DE 10 requisito se puede iniciar tramite de traslado de trabajador. Trabajador que viene de una EPS que no tiene cobertura en la ciudad donde prestara sus servicios, se debe solicitar cambio de EPS por cobertura geográfica, en este caso no interesa el tiempo, pero si se debe esperar autorización de anterior EPS para traslado a nueva EPS que el trabajador desee afiliarse y que tenga cobertura. EL Auxiliar de talento Humano debe imprimir CERTIFICADO DE FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTÍA EN SALUD ACTUALIZADO que certifique que trabajador se encuentra en estado Activo en la EPS a la que fue afiliado, en régimen contributivo, como Cotizante. Auxiliar de Talento Humano debe solicitar los días 4 y 18 de cada mes a la EPS donde afilio al trabajador, CERTIFICADO QUE DEMUESTRE QUE EL TRABAJADOR SE ENCUENTRAN EN ESTADO ACTIVO por SERVI, ya sea por la página WEB de la EPS en que se afilio al trabajador, o solicitando certificados al asesor respectivo. El trabajador que al ingresar a la empresa informe que es Pensionado, el auxiliar de talento Humano debe solicitarle la RESOLUCIÓN DE PENSIONADO, y verificar que efectivamente este pensionado Por último, se deja constancia en el folder del trabajador una copia del radicado de cada una de las afiliaciones a SGSS (EPS, ARL, AFP, CCF). Y los certificados antes mencionados. El auxiliar de talento humano debe verificar y ratificar que las afiliaciones hayan sido realizadas correctamente, para verificar que la carpeta del trabajador este completa se utiliza lista se chequeo F-14 y proceder a archivar 4 Registro en software de la información del personal contratado: Se siguen las indicaciones dadas en el Manual de Software para contratación de personal, para ingreso de la AUXILIAR TALENTO HUMANO

5 PÁGINA 5 DE 10 información correspondiente de los integrantes de la organización. 5 Programación y ejecución de capacitaciones al personal en misión acorde a la empresa cliente: Se realiza un cronograma de actividades anualmente, en la cual se incluyen capacitaciones correspondientes a fortalecer el desempeño de los trabajadores suministrados. GERENTE TTHH / AUXILIAR TALENTO HUMANO/SISO Se incluyen aquellas capacitaciones que la ARL y SERVI SAS ofrecen. Según la necesidad. Se ejecutan las capacitaciones según las actividades programadas en el cronograma de actividades anual de seguridad y salud en el trabajo que se ha establecido y se realiza seguimiento constantemente de su ejecución, con el fin de garantizar su cumplimiento y determinar las acciones a tomar. En ese sentido los auxiliares de talento humano deben coordinar la recolección de los siguientes documentos: solicitud de hoja de vida de los respectivos capacitadores, coordinación y aplicación aleatoria de evaluación de capacitación y de evaluación de la eficacia de la capacitación debidamente revisada, diligenciar actas de capacitaciones y garantizar que estas sean firmadas por capacitador y trabajadores, finalmente archivar en carpeta registro de asistencia capacitación. 7 Reporte novedades para nomina: las empresas clientes deben enviar información de novedades registradas en el F-29 al correo novedadesnominaservi@gmail.com el cual debe ser recibido por auxiliares de talento humano, quienes deben controlar y gestionar que todos los clientes envíen las novedades (se genera listado de clientes a través de software de la empresa para llevar control de que clientes han enviado AUXILIAR TALENTO HUMANO

6 PÁGINA 6 DE 10 la información requerida). Al recibir el F-29 reporte de novedades por parte del cliente, los AUX TH se encargan de revisar que la información contenga los movimientos solicitados por cliente durante el periodo ( ingresos, retiros, incapacidades, permisos, licencias y demás novedades que se deban tener en cuenta, (se compara F-29 Contra software para corroborar que la información este correcta en el sistema) estas novedades deben solicitarlas al cliente con la suficiente anterioridad al día de pago de nómina con el fin de hacer las concernientes revisiones, posteriormente deben enviar respectivas novedades de nómina verificadas al correo nominaservi@gmail.com Liquidaciones definitiva de prestaciones sociales de trabajadores por periodo: Los días 13 y 28 de cada mes los auxiliares de talento humano deben enviar el F-49 novedades de talento humano, que es donde se consolidan todas las novedades del periodo, a nomina (servilogisticasas1@hotmail.com y copiar a servicioalcliente@servipersonal.com, recepcionbarranquilaservipersonal@hotmail.com ) LIDER PROCESO FINANCIERO- AUXILIAR CONTABLE JUNIOR - AUXILIAR TALENTO HUMANO El auxiliar de talento humano gestiona y recibe por parte del cliente F-68 solicitud de terminación de contrato por finalización de obra y paz y salvo de los trabajadores a retirar, y lo debe entregar impreso a auxiliar contable junior, adjuntando carpeta de trabajador a liquidar con todos sus anexos, para generar las liquidaciones del periodo, es importante tener en cuenta los días límite para recibir paz y salvo y generar liquidación: tipo Conductores 8 días hábiles y demás empresas 5 días hábiles, esta información la debe enviar el auxiliar de talento humano quien es responsable de solicitar los respectivos paz y salvo. posteriormente la auxiliar contable junior-nomina después de finiquitar el proceso generación de liquidaciones del periodo debe diligenciar el formato f- 51 reporte de retiro por periodo, el cual se utiliza para controlar liquidaciones que se han generado y pagado, (para f -51, se

7 PÁGINA 7 DE 10 genera listado de retiros a través de software y pegarlo al formato), esta actividad debe ser revisada por líder del proceso financiera, quien revisa liquidaciones y procede a realizar pago e informa por medio de correo electrónico relación de liquidaciones a Auxiliares administrativos quienes deben informar al empleado la fecha de pago de la liquidación y solicitud de firma de esta con el fin de archivarla en carpeta de empleado o en su defecto enviarla al correo del empleado, con el fin de que este tenga conocimiento a que corresponde el pago realizado. Para finalizar se entrega carpeta marcada con sello LIQUIDADO a responsable de archivo inactivo 8 Controlar el cumplimiento de los derechos del trabajador: Por medio de la lista de chequeo Se realiza un control que garantice el cumplimiento de los derechos del trabajador ante su contratación. 9 Verificar cumplimiento de perfiles de personal a suministrar: Sí la empresa cliente realiza el proceso de selección, únicamente se mantienen los soportes de la hoja de vida del personal a suministrar y en caso en que corresponda a Servipersonal, se solicita al cliente el perfil para el cargo, en el formato F17 Solicitud de selección de personal, el cual deben enviar a psicóloga de la empresa para iniciar proceso de selección.. 10 Finalizar contrato del personal en misión: Se contacta al trabajador y se le informa por medio verbal y escrito la finalización de la obra o labor determinada para la cual fue suministrado, manifestando que su contrato finalice por causal de terminación de la obra o labor contratada, apoyados en el Artículo inciso de ley 50 de 1990, de igual forma el Auxiliar de talento Humano debe entregar a trabajadores en misión NOTIFICACIÓN DE TERMINACIÓN DE CONTRATO EN MISIÓN POR ESCRITO, dejando constancia de recibido del trabajador, una vez firmada la notificación, el Auxiliar de talento Humano debe archivar en carpeta de trabajador AUXILIARES DE TALENTO HUMANO PSICÓLOGA /AUXILIAR DE TALENTO HUMANO AUXILIAR TALENTO HUMANO

8 PÁGINA 8 DE 10 inactivo, con el fin de realizar los trámites de liquidación de prestaciones sociales Auxiliares de talento humano con dos meses de anterioridad deben enviar correos a empresas clientes informando el cumplimiento del término del contrato y bajo ninguna circunstancia los contratos en misión pueden exceder el año de labor. El auxiliar de talento humano al tener claro la fecha de terminación de contrato, debe gestionar la realización de examen de egreso y serología 2, en todo caso es obligación del auxiliar de talento humano el reporte de los resultados y el tratamiento del mismo sobre todo en caso de ser positivo la serología 2 no se puede finalizar contrato. 11 Control trámite Jurídico: una vez auxiliar administrativo reciba cualquier requerimiento de tipo jurídico de cualquier índole, ya sea en medio físico o magnético debe repórtalo de manera inmediata en correspondencia interna, y a su vez debe enviar dicho requerimiento gerencia de talento humano al correo electrónico recursoshumanos@servipersonal, teniendo en cuenta relacionar datos relevantes en el asunto del correo, como el plazo de respuesta, tipo de requerimiento, la Gerente de Talento Humano debe relacionar en formato Control de tramite jurídico todos los documentos a tramitar a fin que direccione, controle, gestión, realice seguimiento y vele por cierre dicho requerimiento. AUXILIAR ADMINISTRATIVO/GERENTE TALENTO HUMANO 7. GENERALIDADES Los clientes deben enviar sus solicitudes de personal a los siguientes mail: recursoshumanosbarranquilla@servipersonal.com

9 PÁGINA 9 DE 10 recursoshumanossincelejo@servipersonal.com recursoshumanos@servipersonal.com nominaservi@gmail.com novedadesnominaservi@gmail.com servilogisticasas1@hotmail.com 8. FORMATOS RELACIONADOS F- 16: Solicitud de contratación de personal F- 17: Solicitud de selección de personal. F-29: Reporte de novedades de nomina F-34 Autorización de exámenes medico F-36: Relación de exámenes médicos F-51: Retiros por periodo F- 55: Control tramite jurídico 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN N FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO 22 Enero 2015 Especificando todos los procedimiento a 01 fin de facilitar el proceso ya que estaban muy generalizados y se creaban vacíos o dudas en la comprensión del procedimiento Agosto Se modifica actividad 7, aprovechando herramientas tecnológicas como OFICINA VIRTUAL, donde el trabajador tiene acceso a la liquidación de forma inmediata, se agiliza procedimiento en este punto ya que no es necesario esperar que la liquidación sea firmada para pagar y archivar carpeta.

10 PÁGINA 10 DE de abril de 2016 Mayor discriminación en procedimiento de afiliaciones al SGSS y en terminación de contratos, ya que se hace necesario notificar por escrito las terminaciones de contrato de mayo de 2016 Se incluye control de tramite jurídico en procedimiento a fin de controlar y hacer seguimiento y cierre a cualquier requerimiento externo Elaboró: Diana Puello Líder del Proceso Suministro y Administración de Personal Revisó: Diana Puello Representante de la dirección Aprobó: Jesús Leonardo Gerente General Palencia-