Es el proceso que define las actividades a realizar para la dispensación de los medicamentos de control especial a la población atendida.

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1 Página 1 de 9 Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud MANUAL DE PROCESOS Fecha de elaboración: 30/12/2015 Versión proceso: 1 NOMBRE DEL PROCESO CÓDIGO PAGINAS DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL P-S DEFINICIÓN Es el proceso que define las actividades a realizar para la dispensación de los medicamentos de control especial a la población atendida. 2. GLOSARIO Medicamentos de control especial: Medicamentos que crean dependencia y su uso inadecuado conlleva el manejo ilícito de los mismos. Prescripción, fórmula u orden médica: Orden escrita emitida por un médico o profesional de la salud autorizado por la ley, para que uno o varios medicamentos, especificados en ella, sean dispensados a un determinado usuario. Franja Violeta: Es la característica que identifica a los medicamentos de control especial, haciéndose evidente en cada unidad de empaque primario. MCE: Medicamentos de Control Especial. Recetario oficial: Documento oficial por la entidad competente, de carácter especial e intransferible que utilizan los prescriptores de salud para la formulación de los medicamentos de control especial. Evento Adverso: Es cualquier suceso medico desafortunado que puede presentarse durante un tratamiento con un medicamento, pero que no tiene necesariamente relación causal con el mismo. 3. OBJETIVOS 3.1. OBJETIVO GENERAL Es la descripción clara de las actividades necesarias para realizar adecuadamente la dispensación de los medicamentos de control especial y de la forma como se deben registrar tanto en el libro de control, en los informes mensuales para la

2 Página 2 de 9 secretaria de salud departamental, como en el sistema OBJETIVOS ESPECÍFICOS Saber el trámite que se hace una vez el paciente entrega la formula medica con medicamentos de control especial o en su debido caso el Recetario Oficial y sus documentos Conocer las actividades que se deben realizar para dar una asesoría al paciente Definir la información necesaria para hacer una dispensación racional de medicamentos de control especial Definir los requisitos que debe cumplir una persona para la dispensación de un medicamento de control especial Definir las actividades a realizar con el fin de prevenir factores de riesgo derivados del uso inadecuado de medicamentos, así como los problemas Definir las actividades a realizar para diligenciar correctamente el registro de cada movimiento de los medicamentos de control especial en el libro de la sede, en los informes mensuales y en el sistema información. 4. RESPONSABLES Director técnico de sedes. Químico Farmacéutico. Auxiliar de servicios farmacéuticos. 5. ACTIVIDADES A REALIZAR 5.1. DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL POR CAPITADO Revisar que el usuario porte los requisitos completos para realizar la entrega

3 Página 3 de 9 por contrato capitado, así: Formula médica en formato personal del profesional o de la IPS asistencial para atender la consulta externa del primer nivel. Recetario Oficial del Departamento correspondiente a donde está solicitando los medicamentos de control especial. Copia del documento de Identificación del paciente ó afiliado a la EPS Revisar uno a uno los requisitos anteriores, los cuales deben cumplir con lo descrito a continuación: Fórmula medica: Verificar que la fórmula médica sea un formato que contenga los requisitos de la formulación establecidos en el Decreto 2200 del 28 de Junio de en los artículos 16 y 17 así: Nombre del prestador de servicios de salud (Obligatorio). Dirección del prestador de servicios de salud (Obligatorio). Número telefónico del prestador de servicios de salud. Lugar y Fecha de la Prescripción (Obligatorio). Nombre del paciente (Obligatorio). Documento de identificación del paciente (Obligatorio). Tipo de Usuario (Régimen subsidiado, Contributivo, particular etc.). Nombre del Medicamento expresado en nombre genérico (Obligatorio). Concentración del medicamento (Obligatorio). Forma Farmacéutica del Medicamento (Obligatorio). Vía de Administración del Medicamento (Obligatorio). Dosis del Medicamento (Obligatorio). Frecuencia de administración (Obligatorio). Duración del tratamiento. Cantidad total de Unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento en número y letras (Obligatorio). Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor. Vigencia de la prescripción. Nombre y Firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional. (Obligatorio) En caso de no poseer las indicaciones necesarias para su administración se le debe indicar al paciente que regrese donde el profesional que elaboró la fórmula con el fin de que la complemente con esta información.

4 Página 4 de Verificar que la fórmula médica sea legible, NO POSEA tachones, enmendaduras, siglas, claves, signos secretos, abreviaturas o símbolos químicos (con excepción de las abreviaturas aprobadas por el comité de farmacia y terapéutica de la institución que la formula, las cuales deben ser informadas con anterioridad por la institución a nosotros) en caso contrario, devolverla al paciente y exigirle que vaya donde el profesional de la salud que lo atendió para que la realice de nuevo, con el fin de no correr riesgos Verificar que la dosis de los medicamentos sea expresada en el sistema métrico decimal o en Unidades Internacionales. En caso contrario, devolverla al paciente y exigirle que vaya donde el profesional de la salud que lo atendió para que la realice de nuevo En caso de identificar en una prescripción posibles errores no se debe dispensar y se debe consultar al prescriptor con el fin de no incurrir en falta contra la ética profesional Luego se procede a constatar que el solicitante del servicio este activo, para lo cual debe seguir las indicaciones del proceso de dispensación de medicamentos por capitado los numerales 4.9 al Solicitar al usuario original y dos copias de la formula médica, estas serán entregadas la fórmula original a la secretaria de salud departamental junto con el informe y facturas, las dos copias serán para el usuario y la otra para el servicio farmacéutica Recetario Oficial: Verificar que los recetarios oficiales para los medicamentos de control especial debe tener los siguientes datos de forma obligatoria.

5 Página 5 de 9 a. Numero preimpresión del recetario.. b. Nombre del prescriptor, dirección y teléfono. c. Fecha de expedición de la prescripción. d. Nombre del paciente, dirección y número del documento de identidad. e. Denominación Común Internacional del medicamento, concentración y forma farmacéutica, cantidad total en números y letras, dosis diaria (frecuencia de administración), vía de administración y tiempo de tratamiento. f. Firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional. g. Firma del paciente o quien reclama el medicamento Documento de identificación del paciente: verificar que el nombre y número de identificación del documento coincida con los anotados en la fórmula médica y en el recetario oficial. Revisar la base de datos del Fosyga y confirmar si el paciente se encuentra activo. Revisar la base de datos de la EPS y confirmar si el paciente se encuentra afiliado y activo en el régimen correspondiente al contrato.

6 Página 6 de Luego, para realizar la dispensación del MCE debe seguir las actividades según proceso de dispensación de medicamentos por capitado. Haciendo más exhaustiva la verificación del medicamento a entregar tanto en nombre, presentación, concentración como en cantidad Relacionar medicamento a dispensar en el libro de la siguiente manera. Buscar en el encabezado o título de las hojas, la hoja correspondiente al medicamento que se va a registrar, teniendo en cuenta la concentración y la presentación del mismo para evitar registros erróneos en hojas del mismo medicamento pero diferente concentración y presentación del mismo. Registrar la fecha dispensación del medicamento. Registrar en el renglón siguiente es decir sin dejar espacios en blanco los datos correspondientes. En la columna de DESCRIPCIÓN debe ir el nombre e identificación del usuario y el prescriptor del medicamento. Columna de ENTRADA se deben registrar las cantidades solo en número de medicamentos que se recepcionan en el servicio farmacéutico, en unidades. En Columna SALIDA se deben registrar las cantidades solo en número de los medicamentos a dispensar al usuario, en unidades. Columna SALDOS se debe registra las cantidades de medicamentos en número que quedan en existencia física en el servicio farmacéutico Si un medicamento maneja poca rotación puede dejar una hoja para diligenciar la dispensación mensual, si al contrario el medicamento tiene rotación continuo dejara 5 hojas para la dispensación del mismo.

7 Página 7 de Registrar en el sistema de información la salida del medicamento entregado siguiendo el proceso de registro descrito en el proceso de dispensación por capitado y verificar que el saldo corresponda con la existencia física DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL POR EVENTO Verificar que el usuario o paciente porte los documentos requisito para la entrega de medicamentos por Evento Fórmula original y copia con las indicaciones según los puntos y subdivisiones del presente proceso El Recetario Oficial original y dos copias, con las indicaciones según el punto del presente proceso Copia del documento de identidad del afiliado aclarando que se considera documento de identidad únicamente (cédula, tarjeta de identidad o registro civil) Autorización por evento en original con firma y sello del auxiliar de autorizaciones y el sello del profesional de aseguramiento. Estas autorizaciones para este tipo de medicamentos solo pueden ser expedidas en la oficina de la regional de la EAPB en cada capital, si el usuario no la tiene, debe ir a la oficina municipal de la EAPB para realizar los trámites. Una vez se tiene la autorización se debe verificar en ella lo siguiente: Que la autorización sea a nombre de nuestra IPS. Que la autorización se encuentre vigente. Que posea en la observación el número del acta del CTC. Que coincida la información del afiliado: nombre y documento de identidad con el de la fórmula médica, el recetario oficial, el documento de identificación, con el registrado en el CTC, la epicrisis, la fórmula y la justificación Copia de CTC en el que se evidencie, fecha, datos del paciente, diagnóstico, datos del medicamento, etc. De manera coincidente Copia de la Justificación de Medicamento NO POS (cuando el medicamento sea NO POS) que contenga también toda la información fecha, datos del paciente, diagnóstico, datos del medicamento, etc. De manera coincidente.

8 Página 8 de copia de Epicirisis ó historia clínica que contenga también toda la información fecha, datos del paciente, diagnóstico, datos del medicamento, etc. De manera coincidente. Antes de realizar la dispensación de medicamentos de control especial se deberá tener presente algunas precisiones: No se podrá dispensar MCE, que no cumplan con todos los requisitos de prescripción del Recetario Oficial. No se podrá dispensar MCE si la fórmula presenta tachones y/o enmendaduras. No se podrá dispensar MCE con más de quince (15) días de haber sido expedida la prescripción médica, ni que supere el quinto día del mes cuando tenga fecha del mes anterior Una vez reunidos todos los documentos y una vez verificados se diligencia en el formato Acta de Lista de Chequeo para Facturación. Y se hace la entrega física de medicamentos Luego, para realizar la dispensación del MCE debe seguir las actividades según proceso de dispensación de medicamentos por evento. Haciendo más exhaustiva la verificación del medicamento a entregar tanto en nombre, presentación, concentración como en cantidad Relacionar medicamento a dispensar en el libro de igual manera, como se describió en el numeral , del presente proceso ELABORACIÓN INFORME MENSUAL PARA SECRETARIA DE SALUD DEPARTAMENTAL El informe según el Anexo 13 - Informe mensual de distribución y/o dispensación de medicamentos de control especial, se realiza mensualmente y se envía a la oficina principal los tres (3) primeros días del mes siguiente Enviar a la oficina principal el informe que debe contener: a. Facturas de compra. b. Fórmulas médicas originales despachadas y/o Recetarios oficiales originales,

9 Página 9 de 9 completamente diligenciadas, sin tachones, ni enmendaduras. c. Informe de entradas, las cuales deben coincidir con las facturas de compra de cada servicio farmacéutico durante el mes que se está informando, salidas las cuales deben coincidir con las formulas despachadas durante el mes que se está informando y los saldos los cuales deben coincidir con las existencias físicas al momento del cierre es decir el último día del mes La validara la información y dará el visto bueno, luego remitirá a cada servicio farmacéutico el informe con todos los soportes El director Técnico de cada sede presentará el informe ante la Secretaría Departamental de Salud junto con los soportes y se cerciorará de que le firme la copia del mismo en señal de recibido para posteriormente archivarla en la carpeta correspondiente que debe estar bajo custodia en el servicio farmacéutico.