PROCEDIMIENTO GESTION INCAPACIDADES. 2. ALCANCE Aplica al proceso de Suministro y Administración de personal y proceso Financiero

Transcripción

1 1. OBJETIVO Implementar un procedimiento de INCAPACIDADES eficaz y eficiente de Calidad a nuestras Empresas Cliente y Empleados en Misión. 2. ALCANCE Aplica al proceso de Suministro y Administración de personal y proceso Financiero 3. RESPONSABLE 4. RECURSOS Recurso tecnológico Recurso humano Infraestructura 5. GLOSARIO 6. ACTIVIDADES Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Recepción de Incapacidades: Aux Administrativa 1, recibe las incapacidades por parte de Colaboradores, Empresas cliente o empleados en misión, quien debe registrarlas en F-58 Control de correspondencia interna y entregarlas a El Aux TTHH 2. AUX ADMINISTRATIVO 1 La Aux Administrativa 1, debe tener en cuenta los siguientes requisitos para recibir una incapacidad y entregar completo paquete de documentos a AUXTTHH2: Incapacidad Enfermedad General: incapacidad original, historia clínica, copia de cedula. Licencia de maternidad: incapacidad original, historia clínica, nacido vivo o registro civil, copia de cedula. Licencia de Paternidad: incapacidad original, historia clínica, nacido vivo o registro civil, copia de cedula, copia de cedula de mama.

2 Accidente de Tránsito: incapacidad original, historia clínica, copia de la cedula, copia del SOAT, croquis del tránsito, (sino hubo croquis la persona incapacitada debe diligenciar ante transito la denuncia. Accidente Laboral: incapacidad original, historia clínica, copia cedula, Furat. NOTA: Las incapacidades deben presentarse en medio físico a la oficina principal de Servipersonal. a plazo máximo, los dias 12 y 27 de cada mes; es deber de los Aux de talento humano informar y gestionar el cumplimiento de este requerimiento a clientes y trabajadores en misión a fin de evitar inconvenientes con el tramite y pago de incapacidades, sino en cambio, brindar una respuesta oportuna a ellos mismos. *En caso de que la incapacidad sea recibida posterior a la fecha de envío del paquete con incapacidades físicas, deberá enviar estas escaneadas al siguiente correo: servicioalcliente@servipersonal.com, y enviarlas en físico con el próximo paquete. NOTA: Aclaramos que existen EPS que no necesitan de los anteriores requisitos, como SALUD TOTAL y EPS SURA, sin embargo la incapacidad de alguna de estas EPS, estará sujeta a verificación por lo cual se debe exigir los requisitos anteriormente mencionados. 2 Transcripción y Recobro de Incapacidades: 1. La Aux TTHH 2, relaciona las incapacidades recibidas de Aux Administrativo 1, en F76-Formato de Incapacidades, recibidas, pagadas y cobradas, posteriormente son ingresadas en el Software de Nomina. AUXILIAR TALENTO HUMANO AUXILIAR CONTABLE SENIOR.

3 2. Se organizan las incapacidades por EPS respectivas iniciando tramite, siguiendo el método delineado y documentos exigidos por cada EPS O ARL; se radican estos, para la respectiva transcripción y solicitud de reconocimiento económico de estas; El Aux TTHH 2 debe hacer seguimiento y velar por que la EPS Y/O ARL den respuesta positiva a cada solicitud. EL Aux TTHH debe tramitar todas las incapacidades. 3. En caso de que la EPS O ARL de una respuesta negativa a la solicitud de reconocimiento económico de incapacidades El Aux TTHH2 procederá a recobros por vía jurídica, hacer seguimiento y velar por recibir respuesta a estos procesos jurídicos radicados, hasta llegar a respuesta positiva, que es el fin, con asesoría Abogado de Servipersonal y/o Gerente de TH. En los casos en que el abogado lleve el proceso directamente, el Aux TTHH2 debe igualmente hacer seguimiento. El Aux TTHH2 debe relacionar procesos juridicos en F-55 control tramite jurídico, a fin de que controle la información desde su entrada hasta su cierre. 1. Es deber de AUX TTHH 2, Sénior, Dar Informe de incapacidades recobradas los 12 de cada mes a AUX CONTABLE SENIOR 3 Pago en nómina de Incapacidades a Empleados en Misión: AUXILIAR CONTABLE JUNIOR 1 Y 2 Para efectos de aplicación de las incapacidades recibidas en el periodo en la nómina: Aux contable Junior 1 Y 2, registran incapacidades en nómina relacionadas en F76-Formato de Incapacidades, recibidas, pagadas y cobradas, verificando la veracidad de la información relacionada en F76-Formato de Incapacidades, recibidas, pagadas y cobradas contra la

4 reflejada en SOFTWARE DE NOMINA(Actividad 2, numeral 1). Aux contable 1 y 2 siguen a registrar en F76-Formato de Incapacidades, recibidas, pagadas y cobradas, la fecha de periodo de nómina en que se paga al trabajador la incapacidad en el campo pagada al empleado, Posteriormente se hace efectivo el pago en la nomina correspondiente. 4 Generación NOTA CREDITO de Incapacidades Empresas Clientes: AUXILIAR CONTABLE SENIOR / AUXILIAR TTHH 2 1. Aux Contable Sénior, reporta a Aux TTHH2 pagos realizados por EPS Y ARL por reconocimiento economico de incapacidades, reflejados en cuentas bancarias 2. Aux TTHH2 debe consultar ante las respectivas EPS O ARL a que incapacidades corresponden a los pagos realizados por la EPS O ARL a SERVIPERSONAL 3. Aux TTHH 2 prosigue a relacionar incapacidades reconocidas económicamente en F 69 pago de incapacidades, las incapacidades pagadas el cual debe ser enviado a Aux contable Sénior para generar NC a empresas clientes. 4. Aux contable sénior genera respectiva NOTA CREDITO a empresas clientes. 5. Aux contable senior debe velar por que la totalidad de los pagos reportados a Aux TTHH2 sean relacionados detalladamente a su proceso. y responder con nota crédito a cliente rapidamente

5 7. FORMATOS RELACIONADOS F-58 Control de correspondencia interna F- 76 Formato de Incapacidades, recibidas, pagadas y cobradas F- 69 pagos de incapacidades F- 55 Formato control tramite juridico 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN N FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboró: Saidy Lozano Líder del Proceso Financiero Revisó: Ayda Puello Gerente Financiero Aprobó: Jesús Leonardo Gerente General Palencia-