SISTEMA INTEGRADO DE GESTION PROCESO: GESTION ORGANIZACIONAL TITULO: DIAGRAMA CARACTERIZACION DE PROCESO

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1 TITULO: DIAGRAMA PROCESO(S) N ENTRADA(S) PROVEEDORE(S) 1 Gestion Organizacional Planificacion del sistema integrado de gestion 4.2. Requisitos de la documentacion SUBPROCESO(S) SALIDA(S) PROCESO(S) CLIENTE(S) Reuniones con el cliente, revisiones del contrato 2 Gestion Organizacional Objetivos del sistema integrado Generalidades No conforme controlado 3 Gestion Organizacional Carta designacion representante de la direccion Manual de calidad Informe de gestion 4 Gestion Organizacional Presupuesto del sistema integrado Control de los documentos Documentos controlados 5 Gestion Organizacional Resultados de la revision por ladireccion Control de los registros Registros controlados 6 Gestion Organizacional Politica integral (Calidad, seguridad y salud ocupacional) Auditoria interna Planificacion de auditorias 7 Gestion Organizacional Mejora continua del sistema integrado OHSAS 18001:2007 Auditoria interna realizada 8 Gestion Comercial Determinacion de requisitos del cliente Identificacion de peligros, Resultados de las auditorias: informes valoracion de riesgos y determinacion de auditoria de controles 9 Gestion Comercial Oferta Requisitos legales y otros 10 Gestion de Facilidades de produccion Encuestas de satisfaccion Objetivos y programas 11 Gestion de mantenimiento de instalaciones Procedimientos operativos Comunicación 12 Gestion de aseo y cafeteria Plan de emergencias actualizado Participacion y consulta 13 Gestion de obras civiles Informe de investigacion de inicidentes y accidentes Documentacion 14 Gestion de Facilidades de produccion Simulacros de situaciones de emergencias Control de documentos Continua identificacion de peligros, valoracion de riesgos y determinacion de los controles necesarios Identificacion y acceso a requisitos legales de S y SO aplicables a la organización Registro, investigacion y analisis de incidentes Seguimiento y medicion del desempeño de S y SO Evaluacion periodica del cumplimiento de los requisitos legales Ejecucion del programa de salud ocupacional 15 Gestion de mantenimiento de instalaciones Solicitud de documentos Control operacional Capacitacion continua del trabajador 16 Gestion de aseo y cafeteria Solicitud de registros Preparacion y respuesta ante Conformacion de comité paritario y emergencias reuniones de copaso 17 Gestion Organizacional Aprobacion de documentos Comunicaciones, participaciones y Evaluacion del cumplimiento consultas de trabajadores y legal contratistas 18 Gestion Organizacional Inpecciones gerenciales Investigacion de incidentes Control de contratistas y visitantes 19 Gestion Organizacional Actualizacion de la politica integral No conformidad, accion Control operacional: Procedimeintos correctiva y accion preventiva operativos 20 Gestion Organizacional Solicitud de documentos Control de registros Planificacion de respuesta ante emergencias 21 Gestion Organizacional Solicitud de registros Auditoria interna Entregas de dotacion y elementos de protecion personal Todos los procesos del sitema de gestion Página 1 de 7

2 TITULO: DIAGRAMA 22 Gestion Organizacional Necesidades de auditorias Examenes medicos a trabajadores 23 Gestion de Compras y Materiales Compra Correccion de no conformidades 24 Implementacion de acciones correctivas, preventivas y o correccion 25 Informe de desempeño del proceso 26 Solicitudes de personal 27 Requisicion de materiales, herramientas o equipos RESPONSABLE(S) PARAMETRO(S) DE CONTROL/MEDICION/SEGUIMIENTO DOCUMENTO(S) Coordinacion administrativa y de HSEQ PARTICIPAN: Supervisor de HSEQ Asesor HSEQ Auditoria interna Índice de evaluación de la satisfacción del cliente No. de no conformidades de los clientes No. de no conformidades de los procesos Indice de Frecuencia (IF) : (No. De incidentes con incapacidad y sin incapacidad / No. Total de horas hombre trabajadas) * Indice de Severidad (IS) = (No. De días perdidos o cargados por ATEP / No. Total de horas hombre trabajadas) * Fatalidades (FAT) = (No. Accidentes mortales / No. Total de accidentes de trabajo) * Incidencia= No. De casos nuevos Ocurridos / Total de trabajadores expuestos Prevalencia = No. Casos Nuevos + casos antguos/ Total de trabajadores expuestos Que la realizacion de auditorias sea >=90% del total de auditorias programadas Que la satisfaccion del cliente sea >= 80% Que estas sean <=8 Anual Semestral Semestral o por contrato según sea el caso Procedimiento de control de documentos Procedimiento control de registros Procedimiento de auditorias internas Que estas sean <=8 Semestral Procedimiento de identificacion de peligros, evaluacion y control de riesgos <=2 Semestral Procedimiento para la identificacion y acceso a requisitos legales <=2 Semestral Procedimiento de reporte e investigacion de accidentes e incidentes 0 Semestral Procedimiento de seguimiento y control a las medidas correctivas 0 Semestral Procedimiento de preparacion y respuesta ante emergencias 0 Semestral Procedimiento programa de salud ocupacional Página 2 de 7

3 TITULO: DIAGRAMA Numero de accidentes e incidentes ambientales Indice de frecuencia de accidentes ambientales Indicador de tiempo perdido Minimización de consumo de agua Reducción de Consumo de Energia Manejo de residuos Que los accidentes e incidentes ambientales sean <=5 por parte de los - Informe de Gesión en Procedimiento programa de inspecciones trabajadores y HSEQ de cada contrato. contratistas de JMVM, al 31 de diciembre de Reducir indice de frecuencia de accidentes ambientales a valores - Informe de Gesión en <=20%. accidentes por Procedimiento programa de induccion HSEQ de cada contrato. millón de horas hombre trabajadas al 31 de diciembre de 2011 Disminuir el indice de días perdidos de labor por accidente ambiental en 0.5% al 31 de diciembre de 2011 Disminuir en un 1% anual, la cantidad consumida de agua registrada en el recibo del agua suministrado por la empresa de servicios publicos de Neiva, con respecto al promedio acumulado durante el año Disminuir en un 2% anual, la cantidad consumida de enegia registrada en el recibo de la energia suministrado por la Electrificadora del Huila de Neiva, con respecto al promedio acumulado durante el año Verificar el 80% el manejo de residuos y reciclables por parte de la empresa durante el año 2011 Procedimiento programa de vigilancia epidemiologica lumbar Procedimiento de induccion y capacitacion continua del trabajador Procedimiento de comunicación de riesgos y mejoras Procedimiento de nuevos proyectos y modificaciones Página 3 de 7

4 TITULO: DIAGRAMA Capacitar y sensibilizar al personal en el manejo y disposición de residuos. Cumplimiento de requisitos legales Cumplimiento de los programas de gestión ambientales, Cumplimiento del plan de acción Cumplir con el 80% de las capacitciones y sensibilizaciones programadas durante el año Cumplir con el 100% de las obligaciones legales al 31 de diciembre de 2011 Implementar programas de gestión al 80% al 31 de diciembre de 2011 Cumplir con el 80% el plan de acción al 31 de diciembre de 2011 Procedimiento de orden y limpieza Procedimiento plan maestro de emergencias Procedimiento de control a contratistas Procedimiento plan d eatencion medico de emergencias (Medevac) Cubrimiento de capacitación y entrenamiento Eficacia del programa de capacitación y entrenamiento en la reducción de la contaminación ambiental, reducción de daños a la propiedad*) Alcanzar un cubrimiento del 85% de los empleados y contratistas al 31 de diciembre de 2011 Trimestralmente Solicitud de documentos Realización de simulacros Realizar el 80% de los simulacros programados al 31 de diciembre de Listado maestro de documentos internos Programa de auditorias internas Lista de chequeo de auditorias Acta de apertura de auditorias Acta de cierre de auditorias Informe de auditoria a la gerencia Listado maestro de registros Entrega de dotacion y elementos de proteccion personal Listado maestro de documentos exrternos Control solicitud entrega de registros Control de correspondencia recibida y despachada Acta de reuniones Control de induccion Programa ampliacion de cobertura "perfil demografico y morbilidad sentida" Formato asistencia formacion y capacitacion Formato cuestionario de riesgos Formato requisitos legales en seguridad y salud ocupacional Formato registro de reporte e investigacion de incidentes y accidentes Página 4 de 7

5 TITULO: DIAGRAMA Formato de identificacion de peligros y valoracion de reisgos Formato preguntas de auditoria interna del sistema de gestion de S y SO Formato matriz de prueba funcionales y examene de laboratorio de ingreso seg Fromato cronograma de vigilancia epidemiologica Formato diagnostico de salud Formato comunicación de riesgos y sugerencias de mejora Formato revision de orden y limpieza Formato de seguimiento y control de acciones correctivas Formato chequeo de extintores Formato lista de chequeo botiquin Formato inspeccion de vehiculos Formato inspeccion gerencial Formato inspeccion de herramienta Formato cronograma de actividades Formato inspeccion de elementos de proteccion personal Formato inspecciones generales Formato indicadores de consecuencia Formato reglamento de higiene y seguridad industrial Formato reglamento interno de trabajo PLANEACIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO IDENTIFICACION Y EVALUACION DE ASPECTOS E IMPACTOS MEDIO AMB PROGRAMA DE MANEJO Y DISPOSICION DE RESIDUOS SOLIDOS PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DE LA ENERGIA PROCEDIMIENTO DE EMERGENCIAS AMBIENTALES FORMATO GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS Y ESCOMBROS FORMATO CHEQUEO PARA EQUIPOS MENORES MATRIZ DE EPP INSPECCION PREOPERACIONAL VOLQUETAS INSPECCION PREOPERACIONAL RETROEXCAVADORAS DE LLANTAS INSPECCION VIBROCOMPACTADOR INSPECCION PREOPERACIONAL MOTONIVELADORA INSPECCION PREOPERACIONAL RETROEXCAVADORA DE ORUGA INSPECCION PREOPERACIONAL RETROEXCAVADORA DE ORUGA CRONOGRAMA DE INSPECCIONES INSPECCION DIARIA VEHICULAR INSPECCION PREOPERACIONAL DE MOTOBOMBAS INSPECCION PREOPERACIONAL TALADRO MANUAL Página 5 de 7

6 TITULO: DIAGRAMA INSPECCION PREOPERACIONAL PULIDORAS INSPECCION PREOPERACIONAL ANDAMIOS Y ESCALERAS INSPECCION PREOPERACIONAL EPP PARA TRABAJOS EN ALTURAS REPOSICION DE EPP PLAN DE ACION RIESGOS MATRIZ DE IDENTIFICACION Y EVALUACION DE IMPACTOS AMBIENTALE MATRIZ DE EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES DIAGNOSTICO GESTION DE RESIDUOS SOLIDOS DIAGNOSTICO GESTION AHORRO DE AGUA DIAGNOSTICO GESTION AHORRO ENERGIA PROGRAMA DE MANEJO Y DISPOSICION DE RESIDUOS SOLIDOS Y LIQU PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DE LA ENERGIA PREGUNTAS DE AUDITORIA INTERNA DEL SISTEMA DE GESTION MEDIO PROCESOS DE SOPORTE RECURSOS REQUISITOS A CUMPLIR LEGALES, CLIENTES Y NTC Gestion Comercial 1. MANO DE OBRA Personal administrativo LEGALES: Normas tecnicas Gestion de Facilidades de produccion 2. MATERIA PRIMA Papeleria CLIENTES: Condiciones de contratacion Gestion de mantenimiento de instalaciones 3. MAQUINARIA Equipos de oficina: Computador, red infromatica NTC-ISO 9001: 4.2 y Gestion de aseo y cafeteria 4. METODOS Procedimientos NTC-OHSAS18001: Gestion de obras civiles 5. MEDIO AMBIENTE Instalaciones de la organización NTC-ISO 14001: 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.2; ; 4.4.4; 4.4.5; 4.4.6; 4.4.7; ; 4.5.4; ; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.2; ; 4.4.4; 4.4.5; 4.4.6; 4.4.7; 4.5.1; 4.5.2; 4.5.3; 4.5.4; 4.5.5; Gestion de logistica y mantenimiento Página 6 de 7

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