GESTIÓN DE SOFTWARE SEU-PR-005-UDES. El software desarrollado por la institución debe ser reportado.

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1 Versión: 07 Página 1 de 7 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: SERVICIO A USUARIO Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales y la documentación del subproceso. Servicio a Usuario es el custodio de las licencias de uso en la institución. Se debe reportar la adquisición, actualización y uso de todo tipo de software a Servicio a Usuario para verificar el cumplimiento de la normatividad vigente aplicable y tramitar validación del software. Se debe actualizar el inventario de licencias de software cada vez que se adquiera, se autorice para su utilización o se desarrolle aplicaciones o sistemas de información para la institución. CONDICIONES GENERALES El software desarrollado por la institución debe ser reportado. Las licencias son de uso exclusivo para el desarrollo de actividades institucionales. Los criterios de aceptación para este procedimiento son: verificación del cumplimiento de la normatividad legal vigente de derechos de autor, tipo de la licencia, proceso o subproceso responsable de uso, fecha de renovación, número de licencias adquiridas, confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación y cuando no estén documentados, validarlos con el cliente. Durante la ejecución de este procedimiento, se atenderán las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta.

2 Versión: 07 Página 2 de 7 PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO INICIO Mensualmente se debe solicitar la siguiente información: DOCUMENTOS Y REGISTROS Solicitud de A Compras el reporte de adquisiciones o actualizaciones de software. P información A Planeación y Calidad Institucional, la relación del software desarrollado en la Institución, esta actividad es realizada únicamente por el Jefe de Servicio a Usuario, quien canalizará la información posteriormente con los Campus de Cúcuta y Valledupar. Líder de Servicio a Usuario 1 Correo electrónico Al subproceso de Infraestructura Tecnológica la relación de software instalado en los servidores. H V Actualización del Inventario Seguimiento de usos Los Coordinadores de Servicio a Usuario de los campus de Cúcuta y Valledupar deben reportar mensualmente el Inventario de software al Jefe de Servicio a Usuario. El líder nacional reportará a la Dirección de TIC el consolidado del inventario de software usado en la institución, una vez actualizado, realizará la solicitud al administrador de la página web institucional para su publicación. Trimestralmente se verifica que los usos determinados para el software, sean pertinentes al perfil del usuario, para evitar copias ilegales, versiones obsoletas que se estén ejecutando. Los Coordinadores de Servicio a Usuario de los Campus de Cúcuta y Valledupar, reportarán al Jefe de SEU los resultados de los seguimientos de usos. Líder de Servicio a Usuario Empresa Prestadora de Servicio Coordinador de Servicio a Usuario 3 5 Inventario de Software SEU-FT-004-UDES Inventario de Software SEU-FT-004-UDES

3 V V Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Versión: 07 Página 3 de 7 Ciclo de vida Actualización de vigencias Verificar que el ciclo de vida del software este vigente de lo contrario notificar al responsable para su actualización mediante correo electrónico. Desinstalar licencias no necesarias o NO justificadas o que no cumplen con los requisitos de legalidad para evitar sanciones de tipo legal. Líder de Servicio a Usuario Empresa Prestadora de Servicio Coordinador de Servicio a Usuario 3 2 Inventario de Software SEU-FT-004-UDES Correo electrónico Mesa de ayuda. A Toma de Acciones Se procede a realizar actualizaciones necesarias en periodos mensuales y reportar por escrito las novedades al Director TIC, incluyendo recomendaciones y se le informa al subproceso de Talento Humano los usos de software no autorizados. Líder de Servicio a Usuario 5 Correo electrónico FIN

4 Versión: 07 Página 4 de 7 DEFINICIONES Política: son instrucciones mandatarias que indican la intención de la alta gerencia respecto a la operación de la entidad. Ticket: asignación numérica que se le da a un requerimiento de usuario ya se a través de una llamada o de oficio.

5 Versión: 07 Página 5 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Ing. Alexis Palomino Jefe Infraestructura Tecnológica 20/11/2014 En las condiciones generales se aclara para qué es la gestión de software. En las condiciones generales se modifican los tipos de licencias. 01 En la actividad Recolección de información para inventario inicial, se modifica el tiempo de registro, se eliminan los registros Hoja de vida de equipos, Consolidación Licencias, Acta Ing. Jorge Alberto García Rojas Jefe Servicio al Usuario 06/05/2015 Se modifica Informe de Gestión por Informe de Inventario Se modifica el consecutivo del formato de SEU- FT-002- UDES a SEU-FT-004-UDES. Se elimina la actividad de consolidación. 02 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016

6 Versión: 07 Página 6 de 7 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Se modifica las Condiciones Generales: Se elimina los tipos de software tipos de licencias, por no ser relevantes. Se modifica en Recolección de información para el inventario inicial. Se modifica toda la descripción de procedimiento. Se modifica todos los responsables. Se modifica el formato. 03 Se modifica en Validación de la Información: Ing. Jorge Alberto García Rojas Jefe Servicio al Usuario 12/08/2016 Se modifica toda la descripción de procedimiento. Se eliminan responsables que no deben hacer parte del procedimiento. Se modifica en Publicación en la WEB: Se incluye a un nuevo responsable Se modifica en Actualización del Inventario de Software: Se modifica el modo de registro. Se incluye la solicitud de novedades a Compras

7 Versión: 07 Página 7 de 7 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 03 Se elimina de Definiciones los términos SAM, Software Pirata. Ing. Jorge Alberto García Rojas Jefe Servicio al Usuario 12/08/2016 Actualización del encabezado por la Aplicación de la mención Vigilada 04 Mineducación junto a logo institucional. Se actualiza pie de página según Ing. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 12/04/2017 Procedimiento Control de Documentos y Registros v08. Ing. Jorge Alberto García Rojas Jefe Servicio al Usuario Danny Angello Flechas Salazar Coordinador Servicio a Usuario Se ajusta la estructura del Campus Cúcuta 05 procedimiento a los nuevos lineamientos establecidos en la norma Rafael Eduardo Cote Díaz 01/09/2017 ISO 9001:2015. Coordinador Servicio a Usuario Campus Valledupar Liliana Jimena Naranjo Cepeda Calidad Administrativa y Financiera.

8 Versión: 07 Página 8 de 7 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Ajuste de pie de página de acuerdo a Esperanza Rojas Rojas 06 Procedimiento Control de Documentos y Registros v 10. Directora de Gestión Documental 12/08/2018 Modificaciones en las condiciones generales: Se modifica la condición general. Modificaciones en el Planear: Se modifica la oficina que genera la información del software o sistema de información desarrollado en la UDES. Se modifica el tiempo de la actividad a mensual 07 Modificaciones en el Hacer: Se modifica el tiempo de la actividad a Ing. Jorge Alberto García Rojas Jefe Servicio al Usuario 21/11/2018 mensual Modificaciones en el Verificar: Se modifica el tiempo de la actividad a mensual Modificaciones en el Actuar: Se ajusta la actividad y se agrega como formato la mesa de ayuda. Se modifica el tiempo de la actividad a mensual