Sistema de Gestión de la Calidad Vicerrectoría Administrativa y Financiera 1. PROPÓSITO

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1 Versión: 04 Página 1 de PROPÓSITO Determinar las diferentes actividades que se realizan al interior del proceso de gestión administrativa: planeacion, organización, direccionamiento y control, con la finalidad de la articulación de todos sus subprocesos, orientados hacia el soporte y apoyo de las funciones sustantivas de la Institución, para poder ofrecer un servicio eficiente, oportuno, pertinente y en un constante mejoramiento continuo. 2. ALCANCE Proporcionar un instrumento de trabajo que contiene conocimientos básicos y tareas que se desarrollan desde la Dirección Administrativa, Coordinación Administrativa y Jefatura Administrativas y Financieras, en sus actividades diarias, basados en los respectivos procedimientos documentados y lineamientos recibidos por la alta Dirección para el desarrollo de las labores cotidianas del proceso. 3. DESARROLLO DEL CONTENIDO 3.1 CONDICIONES GENERALES La gestión administrativa se define en término de cuatro funciones: planeación, organización, direccionamiento y control, las cuales están entrelazadas y se realizan de forma simultanea; Institucionalmente la Gestión Administrativa es considerada como proceso, y definido en el PEI de la siguiente forma: de vital importancia para la operación y crecimiento institucional, representados gráficamente en el mapa de procesos Institucional. El propósito de este proceso es el de dirigir, controlar, acompañar y verificar el desarrollo articulado y efectivo de la Gestión Administrativa a través de sus subprocesos, para garantizar el apoyo a los procesos misionales, el mejoramiento continuo en el área administrativa y aporte en la consecución de la misión institucional. Se prioriza la identificación de las necesidades de recursos administrativos de los procesos y subprocesos, para determinar y ejecutar estrategias para atender los requerimientos.

2 Versión: 04 Página 2 de 13 Para darle cumplimiento a lo establecido en el propósito del proceso, se definió por parte de la, los siguientes subprocesos: Talento Humano, Mercadeo Institucional, Planta Física, Logística y Compras. Cada uno de ellos tiene definida su estructura, su organización, objetivo y alcance, buscando dar el soporte y apoyo a los objetivos institucionales, establecidos en el PEI y al cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Desarrollo Institucional. 3.2 Planear Dentro de la planeación del Proceso, se contemplan tres grandes actividades: Propuesta de las políticas y lineamientos para el manejo de la Gestión Administrativa. Plan de trabajo. Reporte de los requerimientos de inversiones Propuesta de las políticas y lineamientos para el manejo de la Gestión Administrativa El velar y propiciar el cumplimiento de los objetivos institucionales y contribuir a lo establecido en el marco estratégico del sistema de gestión de la Calidad VAF, son actividades fundamentales de la Dirección de Administrativa y sus representantes en los Campus de Cúcuta y Valledupar; también el organizar, dirigir y controlar todas las actividades orientadas a apoyar los subprocesos que la conforman, adelantando gestiones necesarias para que la comunidad en general acceda a los servicios ofrecidos por cada uno de ellos de forma ágil, transparente, oportunamente y garantizando la retroalimentación con las partes interesadas, con la finalidad de establecer estrategias de mejoramiento continuo. La definición de la propuesta de las políticas y lineamientos de la Gestion Administrativa, están a cargo de la Direccion Administrativa y Vicerrectoría Administrativa y Financiera, quienes en concordancia con sus subprocesos y representantes los Campus de Cúcuta y Valledupar, las definen y debaten y se

3 Versión: 04 Página 3 de 13 incorporan en el documento del SGC-VAF, Políticas Institucionales de los Procesos SGC - VAF VAF-PI-001-UDES, el cual servirá de guía y apoyo en las actividades y proyectos administrativos requeridos. Una vez aprobadas las políticas institucionales de los procesos del SGC VAF: VAF-PI-001-UDES, se debe solicitar el acuerdo que las respalde ante la Secretaria General de la Universidad e iniciar la respectiva socialización a la comunidad Universitaria, la cuales se podrán realizar por medio de charlas magistrales, comunicación a través de correo electrónico y publicación en los portales web de la Universidad. Es importante tener presente que las políticas que se establezcan, deben conservar y ajustarse a los lineamientos y directrices Institucionales y contribuir al cumplimiento del Plan de Desarrollo de la Universidad. Estas políticas y lineamientos, se revisarán anualmente y se incorporarán las observaciones sobre las mismas en el informe de gestión que se presenta a la alta dirección Plan de trabajo De forma trimestral se elaborará el plan de trabajo, el cual deberá ser diligenciado en el formato VAF-FT-026-UDES. En este plan de trabajo se deberá contemplar entre otras, las siguientes actividades: Aprobación de los planes de trabajo de los líderes de los subprocesos correspondientes. Aprobación de los planes de acción que se generen en los subprocesos de la Gestión Administrativa. Seguimientos que se realizarán a los planes de trabajo y planes de acción validados. Seguimiento semestral de los resultados de los indicadores de la Gestión Administrativa y sus servicios. Actividades para reforzar el conocimiento y apropiación del SGC-VAF.

4 Versión: 04 Página 4 de 13 Las Jefaturas Administrativas y Financieras, deberán remitir los planes de trabajo los primeros 5 días hábiles de cada mes a la Dirección Administrativa con copia a la Coordinación Administrativa, con la finalidad de ser revisado y validados los planes de trabajo; la validación del plan de trabajo de la Dirección administrativa, será realizado por la. Teniendo en cuenta que en el mes de enero se ingresa a mitad de mes, el plan de trabajo para ese primer trimestre, deberá ser remitido para validación antes de finalizar el mes. Para el seguimiento y evaluación de los planes de trabajo, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: 1. Si se cumplieron las actividades a desarrollar. 2. Si se cumplieron los tiempos de ejecución de las actividades. 3. Analizar las razones de los incumplimientos de actividades si se presentaron. 4. Analizar las razones por las cuales se requirió más tiempo en la ejecución de las actividades. 5. Identificar fortalezas y Debilidades Reporte de los requerimientos de inversiones De forma anual se identifican las inversiones que se requieren para el apoyo de los procesos misionales, para esto se tendrán en cuenta los siguientes aspectos de cada subproceso de la Gestión Administrativa: Mercadeo Institucional: identificar junto con la líder de ese subproceso cuales son las necesidades en cuanto a la promoción y divulgación de cada uno de los programas académicos de pregrado y posgrados, recomendaciones, estrategias y enfoques a trabajar, esta identificación se puede realizar mediante reuniones con los directores de programa, envió de requerimientos por correo electrónico u otra estrategia que se considere pertinente para la consecución de la información.

5 Versión: 04 Página 5 de 13 Para el caso de los Campus de Cúcuta y Valledupar, una vez analizada la información, se debe remitir la información a la Direccion Administrativa para que junto con la Jefatura de Mercadeo Institucional se revise y se tenga el insumo correspondiente para la elaboración del plan de mercadeo por parte de ese subproceso y la propuesta del material publicitario. Planta Física: partiendo de los lineamientos institucionales establecidos por la alta dirección en el plan de desarrollo en el eje estratégico 6 Gestion y Modernización Administrativa, se establece la elaboración de un plan maestro de desarrollo físico para el 2020, el cual está compuesto por 5 áreas: eléctrica, civil, hidráulica, sanitaria y urbanismo, para lo cual es fundamental que desde la Dirección Administrativa y las Jefaturas Administrativas y Financieras se identifiquen las necesidades de espacios físicos de cada uno de los programas académicos, las proyecciones de crecimiento de los programas, apertura de nuevos programas, apertura de nuevos procesos y subprocesos para el apoyo a la academia y demás que aplique a este plan maestro. Esta labor se puede realizar mediante reuniones con los programas y demás unidades académico administrativas, envió de requerimientos a través de correo electrónico y las inversiones en espacios físicos reportados en el presupuesto; una vez definido lo anterior, las Jefaturas administrativas y Financieras previo análisis y viabilidad deben remitir a la Dirección Administrativa una propuesta de inversión en planta física desglosado por cada área de intervención hasta el 2020, es importante precisar que este plan maestro se ejecutaría por fases y el diseño del mismo, estará a cargo del Líder Nacional del subproceso de Planta Física, a quien se le entregará la información validada de las propuestas de los tres campus, por parte de la Dirección Administrativa. La propuesta final deberá ser presentada a la Dirección Financiera por parte del Líder Nacional de Planta Física, previa validación de la Dirección Administrativa. Talento Humano: el talento humano dentro de una organización es el factor más importante e influyente en el funcionamiento y generación de resultados,

6 Versión: 04 Página 6 de 13 es por esto que se debe trabajar muy de la mano con los requerimientos de los programas, siempre orientados hacia la alta calidad tal y como lo establece la misión del SGC VAF. La identificación de la necesidad del personal, se podrá hacer directamente con los líderes responsables de los procesos y/ o subprocesos institucionales y con esta información, junto con la planta actual se harán los análisis en conjunto con la Jefatura de Talento Humano, para determinar la propuesta a presentar a la, para su validación. El plan de desarrollo establece el objetivo de la consolidación de una estructura salarial viable financieramente, que promueva la productividad, estabilidad y promoción en la UDES, la cual deberá ser diseñada por la Dirección Administrativa en conjunto con el Líder Nacional de Talento Humano, propuesta que debe incorporar los escenarios de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar; una vez definida la estructura y cuantificada, será presentada a la Dirección Financiera y a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, para determinar la viabilidad o la implementación por fases; cuando se determine la aprobación, se hará entrega a Talento Humano para su aplicación y comunicación a los Campus de Cúcuta y Valledupar. Logística: de acuerdo a la evaluación de la prestación de los servicios que ofrece este subproceso, anualmente se debe definir los parámetros para la prestación de los mismos, los cuales deberán ser definidos en conjunto con la Jefatura de Logística y recomendaciones de los Campus de Cúcuta y Valledupar. Compras: la actividad que se realiza en este subproceso es fundamental para el desarrollo normal de las actividades diarias de la Institución, es por esto que la identificación de los requerimientos debe ser muy precisa porque se traducirán en el plan de compras de insumos anual; la Dirección Administrativa y las Jefaturas Administrativas y Financieras, participarán activamente en la planeación del plan de compras de insumos, a partir de la información recolectada en el presupuesto, histórico año anterior y cronograma de acreditación de alta calidad Institucional y de

7 Versión: 04 Página 7 de 13 programas. Para el caso de los Campus de Cúcuta y Valledupar, una vez definido un preliminar del plan de compras de insumo, deberá ser remitido a Compras y la Dirección Administrativa, para su revisión, ajuste y presentación de los planes de compra a la Dirección Financiera. 3.3 HACER Gerencia y Asesoría La naturaleza de los cargos de la Dirección Administrativa y la Jefatura Administrativa y Financiera como líderes y representante en los Campus de Cúcuta y Valledupar del proceso de Gestión Administrativa es netamente la de GESTIONAR, por lo cual su hacer se fundamenta en esto más que en la operatividad; la palabra gestionar viene del latín gestĭo, el concepto de gestión hace referencia a la acción y a la consecuencia de administrar o gestionar algo. Gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realización de una operación comercial o de un anhelo cualquiera. Administrar, por otra parte, abarca las ideas de gobernar, disponer dirigir, ordenar u organizar una determinada cosa o situación ( Partiendo de lo anterior el Hacer de los líderes de este proceso, se orienta hacia la gestión y administración de los subprocesos que lo conforman para garantizar el cumplimiento del propósito de la Gestión Administrativa; las siguientes actividades se desarrollan en el Hacer y se complementan con las funciones establecidas en el Manual de funciones y responsabilidades VAF-MN-002-UDES y las actividades detalladas en el ciclo HACER de la caracterización DIA-CP-001-UDES: Propiciar el clima organizacional adecuado para el cumplimiento de las funciones de cada uno de los subprocesos que la conforman, es muy importante que se promuevan por lo menos dos conversatorios por semestre con los líderes de los subprocesos, con la finalidad de fomentar y promover la articulación de los mismos, garantizando que todos van identificar, conocer, promover y divulgar el trabajo y avances de cada uno de ellos; como resultados de estos

8 Versión: 04 Página 8 de 13 conversatorios pueden salir estrategias de comunicación, planes de acción, mejoras, etc. Realizar la sensibilización y fomentar el compromiso del personal de la Gestión Administrativa frente al Sistema de Gestion de Calidad, participar como integrante activo en el Comité Administrativo. Comunicar y socializar las directrices referentes a la Gestión Administrativa en los Campus de la Universidad de Santander, mediante correos electrónicos, conversatorios o cualquier medio que sea pertinente para esta acción, dejando el registro de lo anterior. Visitar anualmente los Campus de Cúcuta y Valledupar, con la finalidad de hacer acompañamiento, seguimiento y control a los subprocesos y la verificación de la ejecución de las recomendaciones que se hayan entregado. Analizar y generar las estrategias que correspondan frente a las investigaciones de mercado desarrolladas por el subproceso de Mercadeo Institucional en los temas de la deserción precoz, factores motivacionales, estudio de medios y procedencia, estos estudios se deben dar a conocer a los líderes de los procesos y subprocesos de la Institución. En la investigación de mercado de la deserción precoz se debe analizar el impacto del factor financiero frente a esta deserción y generar estrategias junto con Crédito y Cartera y demás subprocesos o procesos que se consideren, con la finalidad de ir disminuyendo el porcentaje de deserción por esta causa, para lograr gradualmente y a largo plazo el objetivo de que el tema financiero no sea un factor influyente en la deserción universitaria; en el estudio de los factores motivacionales se determinan las causas por las cuales los estudiantes escogieron a la Universidad de Santander para realizar sus estudios de pregrado, es fundamental dar a conocer los resultados a todos los programas para potencializar las causas de mayor participación de motivación y fortalecer las que se encuentran en un menor nivel, el estudio de medios le permitirá a la Direccion Administrativa y la jefatura de Mercadeo presentar una propuesta de mayor impacto en cuanto al

9 Versión: 04 Página 9 de 13 plan de medios a la alta dirección, con la finalidad de optimizar recursos y hacer que el impacto del plan de medios tenga la mayor efectividad y por último el estudio de procedencia para determinar los lugares, región y colegios de donde proceden nuestros estudiantes con la finalidad de establecer estrategias de penetración de mercado y fidelización de los mercados actuales; todos estos estudios deben tener un análisis y plan de acción para ser presentado ante la, para el caso de los Campus de Cúcuta y Valledupar, las propuestas serán canalizadas a través de la Direccion Administrativa. De acuerdo a los comportamientos históricos, proyecciones institucionales y a la búsqueda del mejoramiento continuo, establecer las metas para los indicadores de los subprocesos de la Gestion Administrativa de común acuerdo con los líderes de cada uno de los subprocesos, así como el análisis de los resultados de los indicadores y toma de acciones correctivas, preventivas o de mejora frente a los resultados de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Control y Seguimiento Gestión Administrativa DIA-PR-001-UDES, los cuales se traducirán en planes de acción o establecimiento de nuevas metas; el establecimiento de las metas aplica únicamente para la Direccion Administrativa y es deber de las jefaturas junto con la Dirección, determinar qué aspectos se deben medir dentro de los subprocesos por el impacto que tienen en la prestación del servicio o producción interna y comunicarlo al jefe del subproceso correspondiente para el establecimiento de nuevos indicadores. Realizar seguimiento a las obras de planta física, que sean desarrolladas en los términos y tiempos establecidos y en las condiciones contractuales pactadas; la Gestión Administrativa debe evitar que se generen situaciones que afecten la prestación del servicio, en caso de determinar que se pueden presentar retrasos, se debe solicitar al líder de Planta Física el establecimiento de un plan de contingencia para disminuir el impacto por los retrasos. La Dirección Administrativa participará activamente en el Comité Institucional de Nómina Profesoral (CINOP), donde semestralmente se revisará la asignación de actividades a los profesores de los programas académicos de pregrado.

10 Versión: 04 Página 10 de 13 La Jefatura Administrativa y Financiera, semestralmente deberá enviar informe del comportamiento de matriculados de primer semestre y antiguos por programa, así como el número de inscritos, el cual se debe enviar semanalmente desde que inicia el proceso de inscripción y matriculas a la Dirección Administrativa, la, Dirección Financiera. En general se debe velar por que cada uno de los subprocesos cumplan con la prestación del servicio en los términos establecidos con las partes interesadas identificadas, realizando seguimiento, retroalimentación evaluación de cada uno de ellos; mantener la atención del público en general y la validación y seguimiento a los planes de trabajo establecidos por ellos, tal y como se establece en el procedimiento de Control y Seguimiento Gestión Administrativa DIA-PR-001-UDES. Revisar con los Líderes de Logística, la empresa de vigilancia y el Coordinador de Seguridad, el esquema de seguridad de la Universidad y establecer estrategias de mejora; las Jefaturas Administrativas y Financieras, deben remitir un reporte sobre el esquema determinado de vigilancia y las acciones de mejora a la Dirección Administrativa. Las Jefaturas Administrativas y Financieras deben conceptuar sobres los recursos solicitados de todas las unidades académicas administrativas relacionadas en las remesas de gastos, antes de ser remitidas a la Dirección Financiera. Dar cumplimiento a cada una de las actividades detalladas en el procedimiento de Control y Seguimiento Gestión Administrativa DIA-PR-001-UDES. La Direccion Administrativa es un asesor de tiempo completo de la, quien debe atender los requerimientos de la misma y mantener el canal de comunicación directo sobre los avances, consultas y solicitudes de los procesos y subprocesos institucionales; siendo el puente entre las funciones sustantivas y la VAF.

11 Versión: 04 Página 11 de VERIFICAR La verificación es una actividad fundamental dentro de la gestión, a través de ella podemos validar que las actividades se estén cumpliendo en las condiciones establecidas, es aquí donde los líderes de este proceso pueden determinar el cumplimiento de todos los requisitos, actividades y propósito de cada uno de los subprocesos; uno de los principales insumos para esta verificación son los resultados de las auditorías internas del Sistema de Gestión de Calidad, Auditorías Externas, resultados de indicadores y cumplimiento de los planes de acción y planes de trabajo y como resultado de esta etapa se tendrá el análisis de los resultados de los indicadores, la retroalimentación con los líderes de los subprocesos y el estado del cumplimiento del plan de trabajo de la Gestión Administrativa. 3.5 ACTUAR En esta etapa del ciclo, el gestor (Director y Jefaturas) debe traducir los resultados de la verificación en acciones y ajustes, los cuales aportarán al mejoramiento continuo del proceso y subprocesos, estas acciones son elaboradas por el líder del subproceso correspondiente y validados por el líder del proceso al cual pertenecen y para el caso de los Campus de Cúcuta y Valledupar, también serán validados por el Líder Nacional del subproceso correspondiente. Para garantizar que sea efectivo esta etapa del ciclo, es fundamental realizar un acompañamiento permanente a lo subprocesos que lo conforman, control de los mismos, observación y reingeniería de los mismos si es necesario, siempre teniendo en cuenta la opinión y concepto de los líderes de cada sub proceso.

12 Versión: 04 Página 12 de 13 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Ing. Fredy Bayona Arenas 25/09/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Se actualiza el encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto al logo institucional. Carmen Guerrero González Coordinadora de calidad del SGC-VAF 11/02/ Ajuste del instructivo de acuerdo a los lineamientos institucionales. Freddy Bayona Arenas Director Administrativo 17/01/ Ajuste pie de página según Procedimiento Control de documentos y registros v 10. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad SGC-VAF 26/06/2018

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