CRÉDITO Y CARTERA. Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera. PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO:

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1 Versión: 06 Página 1 de 9 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: CRÉDITO Y CARTERA Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales, y la documentación del subproceso. CONDICIONES GENERALES El estudiante debe realizar la renovación hasta la fecha de pago de matrícula ordinaria, para evitar el cobro de recargo. Si se realiza en fecha posterior, debe asumir el recargo sobre el excedente que no cubre el. Para la renovación del crédito, el estudiante debe avanzar de semestre. Se debe tener en cuenta los valores de la matrícula expedidos por la Dirección Financiera. Los estudiantes que tengan beneficio de algún descuento con la Universidad, deben tramitarlo antes de efectuar la renovación. El estudiante debe entregar completos los documentos exigidos por el y la UDES para renovar el crédito y estar habilitado en el para la renovación. En caso de necesitar giros adicionales para completar carga académica, el estudiante debe entregar la solicitud en la Universidad, adjuntando los soportes respectivos, para solicitar la aprobación de giros adicionales ante el. Si la solicitud es viable, se le informa por correo electrónico al estudiante para la entrega de documentos y se procede con la renovación del crédito. Los criterios para la aceptación de este procedimiento son: cumplimiento de requisitos de documentos para renovación, condición académica del estudiante, estar habilitado por el, trámite de la renovación durante las fechas para renovación de créditos de acuerdo al calendario académico y calendario del, aprobación por parte del de solicitudes especiales realizadas por los estudiantes, habilitación por parte del de los estudiantes beneficiarios de créditos de alianzas y otras entidades en los casos que aplique, y confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación, cuando no estén documentados. Las solicitudes de información o cambios serán atendidas por correo electrónico, comunicación escrita o atención personalizada, dando cumplimiento a lo establecido en la ley de protección de datos personales. Las actividades posteriores a la entrega de este procedimiento son: seguimiento a los desembolsos de giros por renovación de crédito de acuerdo a lo establecido en el convenio.

2 Versión: 06 Página 2 de 9 Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO P Información al estudiante Teniendo en cuenta las fechas establecidas por el para renovación de créditos de pregrado y posgrado y las fechas límite para pago de la matrícula financiera, se definen las fechas para el trámite de renovaciones de crédito y se publica en la página web institucional, indicando además los requisitos para la renovación. Líder de de Crédito 2 Página WEB Lista de requisitos Se atienden las solicitudes de información recibidas de los estudiantes por los diferentes medios de comunicación, relacionada con la renovación del crédito, fechas límites y documentos requeridos, respuesta a solicitudes de giros adicionales. H Liquidación del excedente que no cubre el crédito y generación de la orden de pago A los estudiantes con crédito ACCES y con línea de crédito mediano plazo del programa de Medicina, que solicitan por correo electrónico o personalmente el recibo de pago del porcentaje que no cubre el crédito del, se les liquida el valor correspondiente, se genera la orden de pago y se les entrega en físico o se envía crédito (Cúcuta y Valledupar) 1 Recibo pago de excedente

3 Versión: 06 Página 3 de 9 por correo electrónico, según solicitud. Si el estudiante tiene dinero congelado o saldos a favor, se debe descontar este valor en el momento de liquidar el porcentaje o excedente que no cubre el crédito o del valor a solicitar al en la renovación del crédito. H Entrega de documentos para el estudio de renovación El estudiante entrega los documentos para la renovación del crédito. Se realiza la verificación de documentos entregados, mediante el Formato Requisitos para renovación crédito CRC-FT-010- UDES. Crédito 1 Requisitos para Renovación de Crédito. CRC-FT-010-UDES Documentos requisitos Si hay documentos pendientes o se detectan errores en los documentos, se informa por correo electrónico al estudiante para los ajustes respectivos. Revisión del mérito académico Se compara el periodo académico registrado en el certificado de estudios frente al nivel académico reportado en la página del. Si no coincide, se determina el nivel académico teniendo en cuenta lo indicado en el Reglamento Académico Estudiantil Art. 58 para determinar la viabilidad de la renovación. crédito 2 Certificado de estudios Formato control de llamadas VAF-FT-013-UDES Si los documentos cumplen los requisitos y el estudiante avanza de semestre, según instructivo CRC-IN-002-UDES Renovación y legalización de créditos, se continúa

4 Versión: 06 Página 4 de 9 H con la renovación del crédito, de lo contrario, se le informa al estudiante mediante correo electrónico o por teléfono y se le ofrecen otras alternativas para el pago de la matrícula. Renovación del crédito Se realiza la renovación en el portal del, se imprime desde el portal del el reporte con el estado de Renovado. crédito 1 Reporte página Renovación de Estudiantes. Legalización de la renovación en el sistema de información Se efectúa la legalización de la renovación del crédito en el sistema de Información contable, mediante el documento contable determinado, según instructivo CRC-IN-008-UDES legalización de pagos realizados por matricula, derechos pecuniarios, otros servicios y abonos a cartera crédito 1 Documento contable Publicación de Resultados Se publica en la web el estado de la renovación, según instructivo CRC-IN- 002-UDES Renovación y legalización de crédito. Líder de 1 Página web. V Verificación de la renovación de crédito y su legalización Se verifica en la página del que el monto registrado corresponda al valor neto de la matrícula (descuento efectuado, descongelación de dinero, si aplica). El valor de la Crédito 1 Documento contable

5 Versión: 06 Página 5 de 9 renovación y del pago del excedente que no cubre el crédito, debe corresponder al valor de la matrícula. Si se detectan valores mayores pagados en la matrícula, se congela el excedente y se notifica por correo electrónico a Atención al Estudiante para trámite de devolución al ; si el valor es menor, se determina si corresponde a un error en la liquidación del porcentaje que no cubre el y se informa al estudiante para el pago del saldo pendiente; si corresponde a un error en la renovación del crédito, se envía por correo electrónico solicitud al del giro del valor pendiente, enviando los soportes respectivos. Si se detectan errores en la revisión de los documentos contables de legalización del crédito renovado, se notifica vía correo electrónico informando al responsable para el respectivo ajuste. Se verifica que las solicitudes de renovación de crédito hayan sido atendidas en su totalidad. Se determinan las causas de los incumplimientos detectados.

6 Versión: 06 Página 6 de 9 A Validación de ajustes Se revisan en el sistema de información contable que se haya efectuado la corrección de los errores detectados en la legalización del crédito renovado. Si se han detectado errores en el valor solicitado al, se solicita corrección al asesor de Grandes Clientes asignado a la institución, adjuntando los soportes solicitados para el trámite del requerimiento. Crédito 1 Documento contable al Registro en el aplicativo de administración del SGC-VAF De acuerdo al resultado de la verificación de atención de solicitudes de renovación de crédito, se definen las acciones para mejorar la prestación de este servicio. FIN DEFINICIONES Actualización de datos: proceso realizado por el estudiante en cada periodo académico ingresando al Módulo de ACTUALIZACION DE DATOS en la página del, su información personal y la de su Deudor Solidario. Requiere un correo electrónico y contraseña registrados. Avanzar semestre: que el estudiante haya cursado y aprobado el semestre inmediatamente anterior al cual está aspirando realizar la renovación.

7 Versión: 06 Página 7 de 9 Giro adicional: con el fin de que el estudiante complete carga académica pendiente, el podrá autorizar uno o dos giros adicionales, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el estudio de la solicitud. Una vez aprobado el giro adicional se realiza la renovación del crédito para el periodo académico autorizado. Mérito académico: el mérito académico para estudiantes que realicen renovación de crédito se validará con el promedio de notas Acumulado o último período cursado, el cual debe ser igual o superior a 3.0. Renovación crédito : manifestación del Beneficiario de continuar con el crédito para la financiación de sus estudios en cada periodo académico y su autorización por parte del, previo cumplimiento de los requisitos y procedimientos establecidos. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba CP. Eliana Vargas Ariza Jefe de 12/11/2014

8 Versión: 06 Página 8 de 9 01 Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros CP. Eliana Vargas Ariza Jefe de 04/05/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas de Gestión Documental 01/03/ Se ajusta nombre responsable en todas las actividades. Se ajusta la descripción de las actividades: Revisión del mérito académico, Legalización de la renovación en el sistema de información y Publicación de resultados. Se ajusta los tiempos para prestación de servicio en las actividades Revisión del mérito y Publicación de Resultados. CP. Eliana Vargas Ariza Jefe de 04/11/2016 Actualización del encabezado por inclusión de la mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional. Carmen Guerrero González de Calidad del SGC-VAF

9 Versión: 06 Página 9 de 9 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Eliana Vargas Ariza Jefe de 04 Se ajusta la estructura del documento a los nuevos lineamientos establecidos de la Norma ISO 9001:2015 y a lineamientos institucionales. Sandra Carolina Villamizar B. de Campus Cúcuta Lizeth Lorena Camargo Chinchia de Campus Valledupar 04/09/2017 Carmen E. Guerrero González SGC-VAF Se modifica el nombre del formato Requisitos para renovación crédito CRC-FT-010-UDES. 05 Se actualiza el nombre del instructivo CRC-IN-002-UDES Se elimina el instructivo CRC-IN-003- UDES ya que se fusionó con en el instructivo CRC-IN-008-UDES. Se elimina el formato Reporte de errores e Inconsistencias en Ofimática CRC-FT-009-UDES. Eliana Vargas Ariza Jefe de 15/12/ Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento Control de Documentos y Registros v 10. Esperanza Rojas Rojas Directora de Gestión Documental 11/08/2018