Renovación Crédito ICETEX

Transcripción

1 SGC-VAF Renovación Crédito ICETEX VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC-VAF

2 Versión: 03 Página 1 de PROPÓSITO Describir las actividades para realizar la renovación de crédito en las diferentes modalidades a los estudiantes habilitados por el ICETEX para renovación del crédito y autorizados por solicitudes especiales de giros adicionales. 2. ALCANCE Este instructivo inicia la presentación de los requisitos previos que deben cumplir para solicitar una renovación del crédito ICETEX y finaliza con el archivo de los documentos soporte de la renovación del crédito y legalización del pago de matrícula una vez renovado el crédito. 3. CONDICIONES GENERALES El estudiante debe ser beneficiario de un crédito ICETEX y estar habilitado en el Sistema de Información para la renovación. El beneficiario debe encontrarse a Paz y Salvo con el ICETEX para poder renovar el crédito (ACCES: pago de la prima de seguro; MEDIANO PLAZO Y TU ELIGES: pago de las cuotas). La actualización de datos para renovación del crédito, sólo está activa durante el tiempo que el ICETEX determine dentro del calendario de crédito. El beneficiario del crédito debe cumplir los requisitos establecidos por el ICETEX. La renovación del crédito solo se hace con valores Ordinarios de matrícula, los recargos o sanciones los debe cubrir el estudiante. 4. DEFINICIONES Renovación de Crédito: es la manifestación del deseo del beneficiario de continuar con el crédito para la financiación de sus estudios en cada periodo académico y su autorización por parte del ICETEX, previo cumplimiento de los requisitos y procedimientos establecidos por la entidad. Este proceso se realiza cuando el estudiante ya es beneficiario de un crédito ICETEX. Aplazamiento del crédito: se dará cuando no se realice la actualización de datos para la renovación, no se solicite el aplazamiento en la actualización de datos o cuando la Institución de Educación Superior no realice la renovación por mérito académico o incumplimiento de requisitos. El estudiante puede realizar máximo dos aplazamientos durante su periodo de estudios, consecutivos o no. Si incurre en un tercer aplazamiento, el ICETEX le traslada el crédito al cobro por superar el número de aplazamiento permitido.

3 Versión: 03 Página 2 de DESARROLLO CONTENIDO 5.1 REQUISITOS PREVIOS PARA LA RENOVACION DE UN CREDITO ICETEX Para la renovación del crédito, el beneficiario del crédito deberá: 1. Consultar el calendario de crédito del ICETEX para el periodo académico a renovar, el cual se encuentra publicado en la página Web ( adicionalmente tener en cuenta las fechas establecidas en el calendario académico de la UDES para la renovación oportuna de su crédito.

4 Versión: 03 Página 3 de Actualizar datos en la web del ICETEX. Para ingresar a la opción de Actualización de Datos, el estudiante debe registrar su correo electrónico y una contraseña de 8 caracteres (números, letras, letras y números), ingresar el código de seguridad que aparece en la página y enviar la solicitud ( Posteriormente el ICETEX envía al correo registrado, un Link para habilitar esta clave. Cuando la clave ha sido activada, se puede hacer la Actualización de datos. Consta de tres pasos: Datos del Estudiante, Datos del Deudor Solidario y Datos del núcleo familiar; una vez actualizada la información, se envía la solicitud y en este momento la página muestra el formato de Actualización de datos, con la opción de imprimir en la parte inferior. Se imprime el formato, se diligencia y se firma por parte del estudiante como constancia de su deseo de renovar el crédito. Tener en cuenta que la actualización de datos sólo está activa durante el tiempo que el ICETEX determine dentro del calendario de crédito.

5 Versión: 03 Página 4 de Estar al día con el pago de la cuota de seguro (sobre el valor girado por el periodo anterior) si la línea de crédito es ACCES, y de las cuotas mensuales si la modalidad de crédito es MEDIANO PLAZO O TU ELIGES. 4. Avanzar de semestre académico en la universidad. En los casos en los que el estudiante no esté nivelado en el semestre que aparece registrado en el ICETEX, se revisa el total de créditos acumulados aprobados, si cumple con el 90% de los créditos acumulados para el semestre cursado, la renovación es procedente. 5. Estar a paz y salvo con la universidad. 6. Presentar la documentación exigida por la UDES: a. Actualización de datos impresa (formato con firma del estudiante) b. Fotocopia del polígrafo de notas c. Pago del certificado de estudios. d. Pago del porcentaje que no le cubre el ICETEX en los casos de ACCES y Medicina en mediano plazo. Es importante que el estudiante tramite el descuento a que tenga derecho a nivel institucional, por ejemplo: por mérito académico, por ser familiar de funcionario UDES, deportista de alto rendimiento, egresado y demás estipulados por la institución, antes de solicitar la liquidación; es decir el porcentaje a calcular se toma sobre el valor neto de la matricula incluidos los descuentos. La liquidación del valor del porcentaje se realiza en la oficina de Crédito y Cartera y se puede solicitar personalmente o para que sea remitido vía correo electrónico. e. Tres (3) recibos de matrícula emitidos por la WEB de la universidad. f. Paz y salvo estudiantil, el cual puede ser solicitado a través de la página de la Universidad. (Este documento es requisito de la UDES).

6 Versión: 03 Página 5 de 15 Estos documentos son entregados en las fechas, horarios y sitios establecidos por el Departamento de Crédito y Cartera, en un sobre de manila sin sellar, marcado con el nombre, código estudiantil, correo electrónico y número del celular. Al momento de la recepción de los documentos presentados para la renovación del crédito ICETEX, se debe diligenciar el formato CRC-FT-010-UDES Requisitos para renovación. Al sexto día hábil, consulta en la página de la UDES, ( el resultado de la renovación y reclama la factura en la oficina de Crédito y Cartera. 5.2 LIQUIDACION DEL PORCENTAJE QUE DEBE PAGAR EL ESTUDIANTE. La renovación del crédito solo se hace con valores Ordinarios de matrícula, los recargos o sanciones los debe cubrir el estudiante. El funcionario encargado de Crédito y Cartera, ingresa a internet a: digita el código del estudiante; oprimir clic en Validar para confirmar la información; seleccionar el Servicio: Congelación Excedente ICETEX; en la casilla correspondiente, digitar el valor del porcentaje que debe cancelar el estudiante, indicar la fecha límite de pago del recibo (fecha límite de pago de la matrícula ordinaria o la autorizada por la Jefatura o Coordinación del Departamento de Crédito y Cartera, cuando el pago se realiza extemporáneo), colocar la Nota Explicativa: en forma breve indicar el concepto del recibo, incluir el periodo de pago del excedente, la línea de crédito que tiene el estudiante. Si tiene dinero congelado y se está descontando del valor a pagar, colocar el valor descontado; si se está cobrando algún recargo por extemporaneidad en el pago o en la entrega de documentos, también especificar el valor. Esto con el fin de facilitar el proceso de legalización a la secretaria de crédito y cartera de caja cuando se entreguen los excedentes para este trámite. Ejemplos notas: EXCEDENTE ICETEX A2014 ACCES 11 SMLV. EXCEDENTE ICETEX A2014 ACCES 75% MENOS DINERO CONGELADO $XXXXXX; EXCEDENTE ICETEX A2014 MEDIANO PLAZO 8 SMLV. MAS 15% RECARGO $XXXX. Digitar el código de la imagen que aparece en la parte inferior izquierda y oprimir la opción Generar del recibo. Se imprime el recibo en impresora láser y se entrega al estudiante para su cancelación o si es el caso, se exporta en formato PDF para enviarlo por correo electrónico al estudiante.

7 Versión: 03 Página 6 de 15 Cuando el estudiante va a realizar el pago en fecha posterior a la fecha límite de pago de la matrícula ordinaria, debe solicitar ampliación del plazo a la Dirección y/o Coordinador del Departamento, para que le indique el recargo que se le va a cobrar y la nueva fecha límite de pago; con esta información se genera el recibo, para lo cual se repite el procedimiento de liquidación de pago del porcentaje. 6. RENOVACIÓN EN LA PÁGINA WEB DEL ICETEX Este proceso es procedente sólo si el estudiante cumple con exigidos por el ICETEX y los lineamientos de la UDES. los requisitos Es muy importante que antes de renovar el crédito, se verifiquen los datos académicos del estudiante (Si avanza de semestre) y que haya efectuado el pago del porcentaje si le aplica. Una vez confirmados estos datos se procede así: 1. Ingresar a ( 2. Ingresar al ítem IES y COOPERATIVAS

8 Versión: 03 Página 7 de Ingresar a Gestión de Crédito (Digitar Usuario, Clave del funcionario de Crédito y Cartera y código de la imagen que aparece en el pantalla) 4. Seguir la ruta consultar/solicitudes de crédito 5. Ingresar el documento de identidad del estudiante y buscar 6. Ingresar a la cuadricula que se ve al lado de la lupita y seleccionar Ver relaciones de Giro Asociadas ; contar el número de giros a la fecha. (No tomar en cuenta ni giros complementarios ni los subsidios). 7. Observar el semestre a cursar cuando realizó la solicitud de crédito y hacer el comparativo con los giros realizados, así se determina a que semestre girará el ICETEX. 8. Verificar con el certificado de estudio, el semestre que cursó el estudiante para poder concluir si avanza o no. En los casos que se presenten diferencias entre el semestre registrado en la página del ICETEX y el reportado en el certificado y el total de créditos reportados en el polígrafo, se envía un correo a Admisiones y Registro Académico solicitando la confirmación del total de créditos acumulados (incluidos los homologados si es el caso). Si el estudiante cumple el requisito del mérito académico, la renovación es procedente; en caso negativo, hacer la anotación en el formato de actualización de datos, incluir la observación en la Hoja de Excel donde se registran las novedades de renovación de cada periodo académico para la publicación del resultado en la página web de la Universidad Ingresar a Procesos/renovar/digitar el número de identificación del estudiante y enter. 10. Aparecen las opciones Renovar y Aplazar o Terminar. Dar clic en la casilla de renovar que aparece en letras azules. 11. Modificar el promedio del semestre e incluir el reportado en el polígrafo del último semestre cursado y digitar el valor de matrícula (matrícula ordinaria, incluyendo los cursos, incluyendo el descuento aplicado) 12. Marcar SI para confirmar que el estudiante presenta formato de actualización de datos firmado y seleccionar GUARDAR. El formato que muestra la página se debe imprimir dos veces inmediatamente, para que quede como soporte de los valores reportados y del proceso de renovación. A continuación se encuentran las imágenes de cada uno de los pasos para la renovación de un crédito: Pasos 1 y 2:

9 Versión: 03 Página 8 de 15 Paso 3 y 4: Paso 5:

10 Versión: 03 Página 9 de 15 Pasos 6 y 7:

11 Versión: 03 Página 10 de 15

12 Versión: 03 Página 11 de 15 Verificar en el detallado del crédito, que el estado de Datos Actualizados del estudiante para el periodo a renovar, este registrado. Si se le han registrado estados de: ingreso a cobro jurídico o bloqueado por tarjeta de identidad vencida, comunicarle inmediatamente al estudiante para que normalice su situación y continuar con la renovación.

13 Versión: 03 Página 12 de 15 Posteriormente se ingresa a la opción Procesos/renovar

14 Versión: 03 Página 13 de 15 Paso 9:

15 Versión: 03 Página 14 de 15 Una vez efectuada la renovación, se realiza la legalización del crédito en el Sistema de Información Ofimática por parte del funcionario encargado de la renovación de créditos ICETEX mediante la elaboración de una factura en el consecutivo que corresponda (ver instructivo CRC-IN-008-UDES, numeral 7.2) la cual se imprime en original y una copia. El excedente cancelado por el estudiante, si el crédito es de la modalidad ACCES o Mediano Plazo de Medicina, se legaliza en el consecutivo de caja. Cuando se han realizado las facturas respectivas, se preparan los documentos para: soporte contable: primera copia de la factura de legalización de la renovación del crédito, un recibo de matrícula y el pantallazo donde se refleja que se realizó la renovación del crédito ; documentos para archivar en la carpeta de cada estudiante: Formato soporte de la renovación, copias de las facturas de legalización de la matrícula financiera, recibo de matrícula, certificado expedido por Admisiones y Registro Académico, fotocopia del polígrafo, formato de Actualización de datos y Paz y Salvo del estudiante. CONTROL DE CAMBIOS

16 Versión: 03 Página 15 de 15 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión Inicial Grupo Facilitador del SGC VAF 22/03/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Actualización del encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional Se actualiza pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros v08. Ing. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 12/04/ Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento Control de Documentos y Registros v 10. Esperanza Rojas Rojas Directora de Gestión Documental 11/08/2018