SGC-VAF. Instructivo de Planta Física VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC-VAF

Transcripción

1 SGC-VAF Instructivo de Planta Física VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC-VAF

2 Versión: 04 Página 1 de PROPÓSITO Ofrecer un instrumento que indique la forma de hacer las actividades y facilite la verificación de los pasos a seguir para el cumplimiento de las funciones y para garantizar la continuidad del servicio del subproceso. 2. ALCANCE El Instructivo aplica para todas las actividades del subproceso de Planta Física, en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. 3. CONDICIONES GENERALES Las solicitudes se reciben a través del aplicativo de Planta Física así: Bucaramanga Cúcuta y Valledupar Para las solicitudes que los usuarios realizan en forma verbal, telefónica o por correo electrónico, se debe realizar el ingreso de la solicitud a través del aplicativo por parte del personal de planta física por única vez para cada usuario, a este se le remitirá correo electrónico en el cuál se le aclara el procedimiento a seguir para cargar las solicitudes a través del aplicativo de Planta Física. Las solicitudes de emergencia se atenderán por cualquier medio disponible para su comunicación al subproceso de Planta Física. Las solicitudes de servicio podrán ser asignadas por el líder del subproceso o la supervisión de obras para el campus que aplique, se asignará al equipo de trabajo de acuerdo a las actividades a realizar en atención al servicio. Una vez recibida la solicitud, se realiza la programación de la visita de evaluación, en la cual se determina la forma en que se atenderá dicha solicitud a través del formato ATENCIÓN A SOLICITUDES PLF-FT-009-UDES. Las solicitudes que se atienden por el subproceso de Planta Física son: Adecuaciones civiles, pintura, refrigeración, eléctrico, cielo raso, obras menores civiles, cerrajería, instalación y reinstalación de muebles y accesorios de oficina, adecuación de oficina, vidriería y marquetería, alumbrado, plomería y carpintería. El personal asignado para atender el servicio solicitado, es el responsable de retirar los escombros y/o basura generados, y debe utilizar los equipos de protección y seguridad, de acuerdo el tipo de actividad a realizar, luego de la

3 Versión: 04 Página 2 de 21 evaluación, si la solicitud se atiende con personal interno, los EPP necesarios serán evaluados por el líder del subproceso o la supervisión de obras, y de ser necesario alguno especial diferente a los entregados por Seguridad y Salud en el Trabajo, se remitirá la solicitud a esta coordinación. Todo servicio realizado por el subproceso de Planta Física, debe ser evaluado al momento de la entrega por el usuario para determinar la eficacia del servicio y tomar las acciones correctivas y de mejora necesarias para garantizar la calidad del servicio. Para esto se utilizará el formato ATENCIÓN A SOLICITUDES PLF-FT-009-UDES. 4. DESARROLLO CONTENIDO Dentro de las actividades que se realizan a nivel del líder, se encuentra el velar y propender por el cumplimiento de las funciones y objetivos de acuerdo a lo establecido en la misión y la visión tanto del Sistema de Gestión de la Calidad VAF como los de la Institución; también debe encargarse de organizar, dirigir y controlar todas las actividades orientadas a apoyar los procesos y /o subprocesos de la Universidad, de los clientes internos y externos, adelantando las gestiones necesarias para que la comunidad de la UDES en general, cuenten con una planta física óptima para su uso. El líder realiza una serie de actividades para garantizar la disponibilidad de la planta física para su uso, mediante e mantenimiento de la misma, en apoyo a las actividades de docencia, investigación y extensión. Se pueden establecer las siguientes: 4.1 ATENCIÓN A SOLICITUDES DE SERVICIO Las solicitudes requeridas al subproceso de Planta Física se cargan a través del aplicativo, los vínculos web de acceso al aplicativo para cada campus son: Bucaramanga: Cúcuta: Valledupar:

4 Versión: 04 Página 3 de 21 Para atender oportunamente las solicitudes, se recomienda no realizarlas de forma verbal o telefónicamente o por correo electrónico. En estos casos orientar al solicitante ingresar la solicitud a través del aplicativo de Planta Física; que es el medio establecido para la solicitud de servicios del subproceso de Planta Física. Para acceder al aplicativo se debe solicitar la asignación de un usuario y contraseña. Los líderes de proceso y/o subproceso académico administrativo, son los responsables de solicitar estos usuarios, al líder de Planta Física y de determinar responsabilidades para ingreso al aplicativo y registro de solicitudes.

5 Versión: 04 Página 4 de 21 Una vez ingresa con el usuario y contraseña registrados, realiza la solicitud de servicio por la opción Nueva Requisición: Se deben diligenciar todos los campos solicitados, especificando detalladamente los requisitos del servicio solicitado. Tipo de requisición: el aplicativo despliega unas opciones para que el solicitante seleccione la que aplica en su caso.

6 Versión: 04 Página 5 de 21 Indicar la prioridad en la atención de la solicitud. El solicitante puede adjuntar registro fotográfico del estado actual del espacio, deterioro o daños presentados objeto de la solicitud, utilizando la opción: Imagen/seleccionar archivo. En el campo Descripción del requerimiento: indicar en forma clara y concisa, los requisitos de la solicitud realizada, indicando el lugar específico en el cuál se debe atender la solicitud, un número de contacto, correo electrónico para retroalimentar el proceso y las condiciones para la prestación del servicio. Una vez diligenciada la solicitud en su totalidad, utilizar la opción Registrar, para que sea incluida en el Sistema. De acuerdo a las solicitudes recibidas y al tipo de servicio requerido, el líder de Planta Física o la supervisión de obras, realiza la programación de visitas o actividades para el personal que atenderá lo registrado en el aplicativo de Planta Física. El aplicativo despliega el menú de gestiones para uso exclusivo del líder de Planta Física, en el cual el responsable puede administrar el aplicativo para la planeación de actividades, ejecución, verificación y control del servicio.

7 Versión: 04 Página 6 de 21 Por la opción de requisiciones nuevas, el líder de Planta Física o la supervisión de obras, puede visualizar las solicitudes realizadas por los usuarios del servicio y filtrar las requisiciones por tipo de solicitud, prioridad o dependencia solicitante, para organizar las actividades y asignar el personal idóneo. De acuerdo a la solicitud realizada, puede definir también si se cambia la prioridad definida por el usuario y si se acepta o no la solicitud realizada, teniendo en cuenta criterios como: oportunidad, impacto en las actividades del solicitante, disponibilidad de personal, complejidad del servicio solicitado, personal especializado, pertinencia, concepto técnico. Para esto se notificará al solicitante a través de correo electrónico la asignación realizada para la atención de su solicitud, en la cual se especifica fecha y hora de la atención. En los casos en que la solicitud sea rechazada porque requiere obras adicionales o especiales para dar atención adecuada, se sugiere al solicitante, realizar nuevamente la solicitud, pero indicando las nuevas condiciones requeridas para atenderla eficazmente. Si el concepto técnico determina que la solicitud no es procedente debe informarse al solicitante la decisión, indicando la justificación para rechazarla.

8 Versión: 04 Página 7 de 21 Teniendo en cuenta el tipo de solicitud, la prioridad y la disponibilidad del personal, el líder o la supervisión de obras, asigna el responsable de atender cada solicitud. Si la solicitud no puede atenderse por personal del subproceso, utiliza la opción de Asignar a externo. Para este caso se debe realizar el cierre de la misma en formato PLF-FT-009-UDES Atención a solicitudes.

9 Versión: 04 Página 8 de 21 En los dos casos, al seleccionar la opción correspondiente, el aplicativo solicita información necesaria para prestar el servicio: Asignación de la requisición a un técnico y/o auxiliar del subproceso de Planta Física

10 Versión: 04 Página 9 de 21 Diariamente el líder del subproceso o la supervisión realiza la asignación de las solicitudes que han sido cargadas en el aplicativo y determina la pertinencia en la atención prioritarias de estas, así mismo, forma los auxiliares operativos podrán consultar sus asignaciones en el sistema con su usuario y clave correspondiente. El técnico o auxiliar asignado, realiza la visita técnica para determinar el tipo de trabajo y los materiales necesarios. Para esta labor debe diligenciar el formato PLF- FT-009-UDES Atención de solicitudes, con este registro se verifica si lo solicitado se hará con personal propio, en cuyo caso se cuantifica y verifica la existencia de materiales para desarrollar la labor o si es necesario realizar solicitud de acuerdo al procedimiento Gestión de Compras COP-PR-002-UDES. La solicitud de compra debe hacerse a través de la requisición y esta debe ir firmada por el líder del subproceso de Planta Física. En el ítem 2 del formato ATENCION INTERNA DE LA SOLICITUD, se deben describir las cantidades, las unidades de medida, la descripción de los materiales o insumos, la existencia en bodega y las fechas de entrega o solicitud del material o insumo. De igual manera, cualquier observación debe quedar registrada en el mismo formato, los nombres de los responsables del diligenciamiento del formato deben escribirse de manera legible y nombres completos.

11 Versión: 04 Página 10 de 21 PLF-FT-009-UDES Atención de solicitudes

12 Versión: 04 Página 11 de 21 Finalizado el servicio, solicita al usuario la evaluación respectiva y reporta al líder de Planta Física que la requisición ha sido solucionada. El líder de Planta Física carga en el aplicativo la evaluación del servicio y cierra la solicitud. 4.2 CONTROL DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO El líder de planta física o la supervisión de obras, debe realizar el control de la prestación del servicio mediante la opción de consultas, que el aplicativo tiene diseñada. Debe hacer el seguimiento a las nuevas requisiciones, requisiciones asignadas, en proceso, solucionadas, cerradas y no aceptadas. En cada una de estas opciones puede utilizar la búsqueda para consultar específicamente alguna requisición y conocer detalles relacionados con la atención de la solicitud del usuario. Periódicamente, el líder del subproceso de Planta Física realizará el análisis de los resultados de las evaluaciones con su equipo para identificar oportunidades de mejora, acciones correctivas y preventivas para la atención de las solicitudes del cliente y reportará a la Coordinación de Calidad del Sistema de Gestión de Calidad VAF, los resultados y los planes de acción formulados. Utilizando la opción de Estadísticas también puede recopilar información sobre la atención a solicitudes para toma de acciones que garanticen la calidad del servicio. Técnicos y/o Auxiliar: el administrador del aplicativo, debe mantener actualizada la información relacionada con el personal técnico, responsable de la atención del servicio. Para esto debe ingresar por la opción Técnicos Especialistas del menú y registrar las novedades de vinculación o desvinculación de personal, área(s) de especializada, nuevas competencias o especialidades adquiridas. También puede hacer el seguimiento a la prestación del servicio por parte de cada técnico y/o auxiliar, utilizando la herramienta de consultas disponible en el aplicativo.

13 Versión: 04 Página 12 de 21 Las consultas pueden realizarse por estado de la requisición, en un periodo determinado de tiempo, calificación del servicio entre otras. CONTROL DE SOLICITUDES: para realizar el control de las solicitudes, durante todo el tiempo y en la medida que se hacen las solicitudes se alimenta dicho formato, cada 15 días se hace corte para evaluación y se notifica a los subprocesos de: Presupuesto y Compras el estado de las solicitudes realizadas por el subproceso de Planta Física y se notifica al solicitante a través de correo electrónico el estado del proceso. La información se diligenciará el formato digital Control de solicitudes PLF-FT-010-UDES. 4.3 MANTENIMIENTO Se define el mantenimiento como el conjunto de acciones continuas y permanentes dirigidas a prever y asegurar el funcionamiento normal, la eficiencia y la buena presentación de los bienes. Mantenimiento preventivo: actividades de conservación de las edificaciones, sus espacios exteriores y el mobiliario. Se realiza mediante un plan de mantenimiento semestral, donde se asegura la inspección, reparaciones menores y verificación del estado de la planta física en cuanto a: instalaciones eléctricas, instalaciones hidrosanitarias, mantenimiento a cubiertas, impermeabilizaciones, filtraciones, canales y bajantes, enchapes, pinturas, vidrios, lámparas, bombillos, aires acondicionados, sistemas de bombeo, ascensores y áreas exteriores. Para cada área a mantener se determinará en el Plan de Mantenimiento si la labor se hace con personal interno o externo. Mantenimiento correctivo: se hace referencia a las reparaciones ocasionadas por deficiencias en las especificaciones de la planta física y los mobiliarios a cargo de este subproceso, la responsabilidad de este tipo de actividades recae en el equipo de trabajo del subproceso de Planta Física. Para realizar este tipo de Mantenimientos en el formato PLF-FT-009-UDES se determina si se realiza con personal interno o externo. Cuando se presenten situaciones que no se hayan podido prever en el plan de mantenimiento es necesario implementar acciones inmediatas que den solución.

14 Versión: 04 Página 13 de 21 Para el desarrollo de los mantenimientos en la Universidad de Santander se estableció la siguiente metodología propendiendo por el buen estado de las instalaciones, en su orden así: 1. De acuerdo con calendario académico, se inicia la elaboración del Plan y cronograma de mantenimiento semestral el cual es responsabilidad del líder del subproceso de Planta Física. Una vez realizado se presenta a la Dirección Administrativa para la solicitud de recursos. 2. Para los mantenimientos realizados por personal interno se procede a registrar la información en el formato de trazabilidad PLF-FT-007-UDES Ruta de Mantenimiento posteriormente se consolida la información en un archivo digital. Seguido se hacen la cuantificación respectiva de materiales y recursos necesarios para la ejecución, posteriormente se remite solicitud presupuestal para dar solución a lo encontrado. 3. El seguimiento a los planes de mantenimiento estará a cargo del líder del subproceso de Planta Física para la realización de las rutas. 4. Se debe generar un informe mensual de los estados actuales de las novedades reportadas vs las novedades realizadas, para el jefe de Planta Física.

15 Versión: 04 Página 14 de 21 Formato PLF-FT-007-UDES Ruta de Mantenimiento

16 Versión: 04 Página 15 de VISITAS A LOS CAMPUS La realización de las visitas a los campus de Valledupar y Cúcuta, representan actividades de seguimiento al subproceso de Planta Física como se contempla en el verificar de su caracterización. El líder de Planta Física presenta el plan de trabajo a realizar durante la visita por parte del personal encargado a la Dirección Administrativa y a la Dirección Financiera, para su aprobación. La Dirección Administrativa y Dirección Financiera realizan el análisis correspondiente a la solicitud y proceden a emitir concepto de la viabilidad y costos de la solicitud. Una vez emitido el concepto de Aprobación de la solicitud de viáticos, alojamiento, y pasajes, el líder de Planta Física da el visto bueno a la visita programada y comunica mediante correo electrónico al responsable de la visita, para que tramite la aprobación de ejecución presupuestal de la requisición de los gastos de viaje y continúe con la gestión de las solicitudes. De no haber aprobación, remite al Jefe de Planta física para que haga las modificaciones respectivas. El responsable de la visita debe tramitar ante Presupuesto el formato de requisición Institucional VAF-FT-011-UDES de los gastos de viaje para la aprobación de ejecución presupuestal, especificando el día de salida y el día de regreso para compra de pasajes, los días de permanencia en la sede para hospedaje y para los viáticos, el tiempo que permanecerá el personal en el desarrollo de la visita. Las personas que realizan visita a Los campus, deben generar un informe con los hallazgos encontrados. Las actividades realizadas en los campus, deben quedar registradas en el formato de Acta código VAF FT 007 UDES como soporte y deben ser firmadas por el Coordinador de Planta Física del campus al cual se realiza la visita. 4.5 ANÁLISIS DE MANTENIMIENTOS Y PROPUESTAS DE MEJORA Al finalizar el periodo académico B, es decir al final el año, el líder del subproceso realizará la evaluación del comportamiento del Mantenimiento y del estado de la Infraestructura Física del Campus correspondiente, con esta información elaborará un

17 Versión: 04 Página 16 de 21 informe para el en el cual debe incluir las propuestas de mejora que desde el subproceso se consideren pertinentes como resultado de la evaluación realizada. Estas propuestas pueden incluir; desarrollo de infraestructura nueva requerida, intervención correctiva a la infraestructura existente, sugerencias de proyectos de desarrollo, actualización de sistemas y redes, entre otras que se consideren pertinentes para el correcto funcionamiento de la Planta Física de la Universidad. El Jefe nacional presentará el informe de los Campus a la Dirección Administrativa para las consideraciones técnicas que se requieran y a la Dirección Financiera para los temas de apropiaciones presupuestales futuras.

18 Versión: 04 Página 17 de 21 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Wilson E. González 22/04/ Eliminación de las actividades referentes a obras nuevas descritas en el planear del ciclo de la caracterización del subproceso, debido a nuevos lineamientos Institucionales impartidos por la alta dirección. Álvaro Ramírez Herrera 24/11/2015 Se hizo el cambio de la expresión mesa de ayuda en el ítem 4.1 atención a solicitudes de servicio, por ( el aplicativo ) 02 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Actualización del encabezado por inclusión de mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional. Actualización pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros V08 Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC_VAF 10/04/2017

19 Versión: 04 Página 18 de 21 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Se modifica denominación Sede por Campus. En Condiciones Generales: Se actualiza el tratamiento de las solicitudes. Se elimina el concepto de requerimiento de especialista externo cuando la Universidad lo requiera. 04 Se incluye uso del formato Atención a solicitudes PLF-FT- 009-UDES para programación y evaluación de actividades y se ajustas tipos de solicitudes que atiende el subproceso. Sergio Contreras 12/12/2017 Se incluye evaluación de los EEP si la solicitud se atiende por personal interno Desarrollo de contenido, se modifica concepto jefatura por líder. En Atención a solicitudes de servicio: Se modifica concepto de mesa de ayuda por aplicativo de Planta Física.

20 Versión: 04 Página 19 de 21 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN En Descripción del requerimiento (aplicativo) se elimina el concepto condiciones para prestación del servicio, y ingresando con su contraseña y usuario asignado como jefe 04 Se incluye concepto sobre asignación diaria de solicitudes por líder del subproceso o supervisión. El diligenciamiento del PLF-FT- 009-UDES e visita técnica para determinar materiales necesarios, la evaluación de personal requerido, y trámite ante Compras de materiales cuando se requiere. Se indica cómo se debe registrar la información en el ítem 2 del formato. Sergio Contreras 12/12/2017 Se elimina la resolución y reporte de situaciones que no requieren concepto del líder. En Control de la prestación del servicio: Se elimina la verificación de requisiciones no evaluadas por el usuario. Se elimina mención especializados en referencia a título Técnicos y/o Auxiliar.

21 Versión: 04 Página 20 de 21 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE Se incluye conceptos del Control de Solicitudes. 4.3 Mantenimiento Se elimina concepto de mantenimiento recurrente. FECHA DE APROBACIÓN 04 En mantenimiento preventivo, se aclara el plan de mantenimiento de anual a semestral. Se elimina mención de sede Valledupar, y sobre mantenimiento a áreas exteriores. Se incluye aclaración sobre el mantenimiento en cada área y qué personal la realiza. En mantenimiento correctivo, deber de registrar en PLF-FT- 009-UDES si el personal es interno o externo. Sergio Contreras 12/12/2017 Se elimina concepto de mantenimiento predictivo. Se modifican los pasos metodológicos para el desarrollo de los mantenimientos 4.4 Visita a los campus Se elimina requerimiento de registro fotográfico y documentado, de quien visita Campus.

22 Versión: 04 Página 21 de 21 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 04 Se incluye actividad, Análisis de mantenimientos y propuestas de mejora Sergio Contreras 12/12/2017