SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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1 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Código: PA.04.GH Revisar las hojas vida y preseleccionar posibles candidatos que se ajusten al perfil l cargo Hojas vida candidatos CRITERIO DE La preselección los candidatos a ocupar el cargo se realiza con base en el grado ajuste los requerimientos l perfil l cargo, se be diligenciar el Formato Valoración Hoja Vida código PA.04.GH.F16 y se preseleccionaran los candidatos que en la valoración alcancen o superen un porcentaje l 80% los aspectos. De igual forma con el propósito hacer más efectiva la preselección los candidatos se be confirmar con ellos su interés participar en el proceso, esta confirmación podrá hacerse telefónicamente en don se le informa los datos básicos l cargo y se registra la cisión en el formato Formato Valoración Hoja Vida código PA.04.GH.F16. El número preseleccionados berá ser al menos 6 candidatos, salvo en casos que por características específicas l perfil no permita cumplir ésta condición, se podrá tener menos candidatos preseleccionados. Revisando las hojas vida los aspirantes y realizando llamadas confirmación con los candidatos posibles a preseleccionar. preseleccione n candidatos al cargo Decano Formato Valoración Hoja Vida código PA.04.GH.F16 Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 1 22

2 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Realizar prueba simulación clase a candidato hora catedra Prueba simulación clase CRITERIO DE En ésta se be evaluar el sempeño l aspirante en relación con el manejo l auditorio, comunicación, lenguaje y conocimientos en las áreas, asignaturas o disciplinas a dictar. Los resultados la prueba simulación se registran en el formato informe selección PA.04.GH.F17. Esta prueba se realizara únicamente a los s hora catedra que se vinculen por primera vez a la institución y que sea solicitada por los directores académicos a través l formato entrevista Evaluando cuantitativament e el sempeño la prueba se realice prueba simulación Informe selección Código PA.04.GH.F17 Realizar entrevista candidato cubrir vacante al a la Hoja vida, entrevista El aspirante be mostrar en la entrevista el cumplimiento como mínimo los requisitos terminados en el perfil l cargo a ocupar. Igualmente se be evinciar en la entrevista que tiene las actitus y aptitus necesarias para garantizar un óptimo sempeño. Se be diligenciar el formato Informe entrevista y código PA.04.GH.F02 Observación Revisión Documental y se realice la Preselección aspirantes a cargo Docente Director Unidad Académica Formato Informe entrevista y código PA.04.GH.F02 Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 2 22

3 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Realizar filtro candidatos con base en los resultados las entrevistas Realizar pruebas selección el para cargo Elaborar informe selección código PA.04.GH.F17 por candidato Informes Entrevistas Pruebas selección Informe selección CRITERIO DE Se filtraran para continuar el proceso selección los candidatos que en los resultados la entrevista alcancen o superen una valoración 80% los aspectos evaluados. Las pruebas a realizar a los candidatos serán las finidas según el nivel ocupacional. Para el caso los s tiempo completo y medio tiempo las pruebas serán las siguientes: PRUEBA PSICOTÉNICA: Kompe+ Psigma Online ajustada al perfil l cargo ASSESSMENT CENTER: Resolución Problemáticas la Unidad / Simulación Clase TÉCNICA: Microsoft Project El informe selección be contener los resultados l total l proceso selección para ialmente la terna candidatos más aptos a ocupar el cargo. En casos especiales como s hora catedra podrá elaborarse el informe para un único candidato. Los aspectos que incluye el informe están relacionados con valoración hoja vida, resultados las evaluaciones los candidatos, resumen cualitativo, concepto final, plan sarrollo y observaciones Revisando los resultados las entrevistas Revisando el nivel ocupacional al que pertenece el cargo Revisando contenido informe Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 3 22 el l revisen los resultados las entrevistas realizadas a los candidatos seleccione medio tiempo y tiempo completo realice selección Formato Informe entrevista y código PA.04.GH.F02 Matrices evaluación pruebas psicotécnicas, assessment center y técnicas informe selección código PA.04.GH.F17

4 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 CRITERIO DE Notificar al asistente talento la nueva vinculación Notificación vinculación Se be remitir al asistente talento humano el formato requisición con la información l candidato seleccionado aprobado por el Director. Revisando el contenido l correo electrónico y l formato cida la vinculación Director Talento Formato solicitud código PA.04.GH.F15 Notificar al seleccionado manera telefónica y soportar a través correo electrónico los pasos siguientes para terminar el proceso vinculación Notificación vinculación Se be enviar por correo electrónico y confirmar manera telefónica los pasos a seguir, los cuales están asociados a la entrega soportes la Historia Laboral y el requisito diligenciamiento la Hoja Vida a través l SIGU. A través correo electrónico y llamada telefónica cida vincular nuevo Asistente Correo electrónico Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 4 22

5 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Validar en el aplicativo Hoja Vida Docente la información registrada versus soportes y entregar carta para realización exámenes médicos ingreso Asesorar al en el diligenciamient o los formatos afiliación al SGSS y más requeridos para la vinculación Validación soportes Información entregada al CRITERIO DE Se be verificar el cumplimiento en la entrega los soportes la hoja vida esta verificación se realiza con base en la información registrada por el mismo a través la aplicación web y contrastando los registros entregados. Solo se podrá dar la opción cargar a la base datos la información que está bidamente soportada con los registros físicos o electrónicos requeridos para cada caso. Se be brindar toda la información necesaria al Docente en relación con el diligenciamiento los formatos afiliación a la EPS, ARL, AFP y Caja Compensación Familiar y Asesorar al en el diligenciamiento los formatos afiliación al SGSS y más requeridos para la vinculación. Igualmente informar y asesorar sobre el diligenciamiento la carta autorización consignación cesantías. Revisando los soportes y el aplicativo hoja vida Reunión empleado con reciban soportes hoja vida vincule un Asistente Asistente Talento Aplicativo hoja vida Documentos soportes afiliación a SGSS y autorizaciones firmadas por el Docente Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 5 22

6 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Entregar información general la Universidad al nuevo Docente Información general la Universidad CRITERIO DE Se le be dar la información general acerca la Institución al nuevo. Informarle acerca los horarios, beneficios laborales, compensación, normas internas y más aspectos generales para la acuada incorporación a la Universidad, relacionados en el Formato Inducción general a Código PA.04.GH.F05 numeral 2. Información general la institución. Reunión con el nuevo Docente vincule un nuevo Docente Asistente Formato Inducción a PA.04.GH.F05 Revisar que el contrato elaborado corresponda a lo presupuestado y aprobado en sistema ICEBERG Contratos elaborados Adicionalmente para los DTC y DMT se les be brindar la información relacionada con los beneficios consagrados en el pacto colectivo. Se be verificar que la cantidad contratos elaborados corresponn efectivamente a los aprobados en el presupuestos cada una la unidas académicas y / o Administrativas. Es cir antes la revisión y firma por parte la Dirección se be verificar en el sistema información lo aprobado para cada unidad en relación con contratación y/o s según corresponda Revisando en el sistema Información Versus contratos elaborado elabore un contrato laboral o Auxiliar Talento Contrato laboral revisado Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 6 22

7 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Revisar el contrato trabajo y terminar si es necesario realizar ajustes. Contrato Laboral CRITERIO DE Se be verificar que la información relacionada en el contrato laboral corresponda al empleado a contratar, igualmente verificar el tipo y duración l contrato elaborado según la cisión tomada s el inicio la selección l (DTC, DMT, DHC). El contrato be cumplir con los requisitos establecidos en la normatividad externa e internas la universidad. Revisión documental se contrate un Docente. Director Talento Contrato laboral Garantizar la firma por parte y más firmantes l contrato Contrato Laboral Los contratos laborales los s ben contener las firmas l, Director, Decano la Facultad y Rector la Seccional. Revisando el contrato laboral elabore contrato laboral Auxiliar Talento Contrato Laboral Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 7 22

8 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Revisar las hojas vida y preseleccionar posibles candidatos que se ajusten al perfil l cargo Realizar entrevista candidato cubrir vacante al a la Hojas vida candidatos Hoja vida, entrevista CRITERIO DE La preselección los candidatos a ocupar el cargo se realiza con base en el grado ajuste los requerimientos l perfil l cargo, se be diligenciar el Formato Valoración Hoja Vida código PA.04.GH.F16 y se preseleccionaran los candidatos que en la valoración alcancen o superen un porcentaje l 80% los aspectos. De igual forma con el propósito hacer más efectiva la preselección los candidatos se be confirmar con ellos su interés participar en el proceso, esta confirmación podrá hacerse telefónicamente en don se le informa los datos básicos l cargo y se registra la cisión en el formato Formato Valoración Hoja Vida código PA.04.GH.F16 El número preseleccionados berá ser al menos 6 candidatos. El aspirante be mostrar en la entrevista el cumplimiento como mínimo los requisitos terminados para en el perfil l cargo a ocupar. Igualmente se be evinciar en la entrevista que tiene las actitus y aptitus necesarias para garantizar un óptimo sempeño. Se be diligenciar el formato Informe entrevista y código PA.04.GH.F02 Revisando las hojas vida los aspirantes y realizando llamadas confirmación con los candidatos posibles a preseleccionar. Observación Revisión Documental y preseleccione n candidatos a Cargos s se realice la Preselección aspirantes a cargo Docente Director Unidad / Formato Valoración Hoja Vida código PA.04.GH.F16 Formato Informe entrevista y código PA.04.GH.F02 Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 8 22

9 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Realizar filtro candidatos con base en los resultados las entrevistas Realizar pruebas selección para el cargo Informes Entrevistas Prueba selección CRITERIO DE Se filtraran para continuar el proceso selección los candidatos que en los resultados la entrevista alcancen o superen un porcentaje l 80% los aspectos evaluados. Para el caso aprendices solo será necesario para su selección el resultado la entrevista. A su vez el procedimiento se ajustara a los requerimientos puntuales l contrato aprendizaje. No es necesario la realización pruebas técnicas y/o Psicotécnicas como parte su proceso selección. Las pruebas a realizar a los candidatos están finidas según el nivel ocupacional la siguiente manera : Nivel Alta Dirección Prueba psicotécnica: Alpha+ Psigma Online ajustada al perfil l cargo, Assessment Center : Batería Completa, Prueba Técnica : Inglés Nivel Dirección Académico Administrativa: Prueba psicotécnica: Alpha+ Psigma Online ajustada al perfil l cargo, Assessment Center : Caso Planeación y Resolución Problemáticas la Unidad, Prueba Técnica : Inglés Nivel Profesional Académico Administrativo: Prueba psicotécnica: Alpha+ Psigma Online ajustada al perfil l cargo, Assessment Center : Caso Planeación y Resolución Problemáticas la Unidad, Prueba Técnica : Inglés / Project Revisando los resultados las entrevistas Revisando la matriz pruebas por nivel ocupacional y finiendo según el cargo vacante revisen los resultados las entrevistas realizadas a los candidatos Formato Informe entrevista y código PA.04.GH.F02 Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 9 22 realicen pruebas selección l Pruebas aplicadas según nivel ocupacional

10 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Realizar pruebas selección para el cargo Prueba selección CRITERIO DE Nivel Profesional Apoyo: Prueba psicotécnica: Kompe+ Psigma Online ajustada al perfil l cargo, Assessment Center : Resolución Problemáticas la Unidad / Simulación Clase Docente, Prueba Técnica : Project Nivel Asistencial: Prueba psicotécnica: Wartegg / AMAS / NEGO (Opcional), Prueba Técnica : Office / Ortografía / Dicción / Propia l Cargo Revisando la matriz pruebas por nivel ocupacional y finiendo según el cargo vacante realicen pruebas selección l Pruebas aplicadas según nivel ocupacional Elaborar informe selección código PA.04.GH.F17 por candidato y enviar al Director Talento Notificar al asistente talento la nueva vinculación por correo electrónico Informe selección Notificación vinculación administrati vo Nivel Operativo: Prueba psicotécnica: Wartegg, Prueba técnica: propia l cargo El informe selección be contener los resultados l total l proceso selección para mínimo la terna candidatos más aptos a ocupar el cargo. Los aspectos que incluye el informe están relacionados con valoración hoja vida, resultados las evaluaciones los candidatos, resumen cualitativo, concepto final, plan sarrollo y observaciones Se be remitir al asistente talento humano el formato requisición con la información l candidato seleccionado aprobado por el Director Revisando contenido informe Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página el l Revisando el contenido l correo electrónico y l formato realice la selección cida la vinculación Director Talento Informe selección código PA.04.GH.F17 Formato solicitud código PA.04.GH.F15

11 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Notificar a la persona seleccionada manera telefónica y correo electrónico los pasos siguientes para terminar el proceso vinculación. Validar la información registrada en los sistemas información versus soportes entregados y entregar carta para realización exámenes médicos ingreso Notificación vinculación Validación soportes CRITERIO DE Se be enviar por correo electrónico y confirmar manera telefónica los pasos a seguir, los cuales están asociados a la entrega soportes la Historia Laboral y más requisitos necesarios para la contratación. Se be verificar el cumplimiento en la entrega los soportes la hoja vida esta verificación se realiza con base en la información registrada en los sistemas información la universidad, la hoja vida l y los registros entregados. A través correo electrónico y llamada telefónica Revisando soportes los cida vincular nuevo reciban soportes hoja vida Asistente Asistente Correo electrónico Registro en sistemas información la Universidad Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 11 22

12 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Asesorar al en el diligenciamient o los formatos afiliación al SGSS y más requeridos para la vinculación Entregar información general la Universidad al nuevo Revisar el contrato trabajo y terminar si es necesario realizar ajustes Información entregada al Información general la Universidad Contrato Laboral CRITERIO DE Se be brindar toda la información necesaria al en relación con el diligenciamiento los formatos afiliación a la seguridad social, EPS, ARL, AFP y Caja Compensación Familiar y Asesorar al en el diligenciamiento los formatos afiliación al SGSS y más requeridos para la vinculación. Igualmente informar y asesorar sobre el diligenciamiento la carta autorización consignación cesantías. Se le be dar la información general acerca la Institución al nuevo. Informarle acerca los horarios, beneficios laborales, compensación, normas internas y más aspectos generales para la acuada incorporación a la Universidad, relacionados en el Formato Inducción general a Código PA.04.GH.F05 numeral 2. Información general la institución. Se be verificar que la información relacionada en el contrato laboral corresponda al empleado a contratar, igualmente verificar el tipo y duración l contrato elaborado según la cisión tomada s el inicio la selección l. El contrato be cumplir con los requisitos establecidos en la normatividad externa e internas la universidad. Reunión con Reunión con el nuevo Revisión documental vincule un vincule un nuevo se contrate un Docente. Asistente Asistente Director Talento Documentos soportes afiliación a SGSS y autorizaciones firmadas por el Docente Formato Inducción a PA.04.GH.F05 Contrato laboral Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 12 22

13 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Garantizar la firma por parte l y más firmantes l contrato Realizar inducción general nuevo al Contrato Laboral Inducción general al CRITERIO DE Los contratos laborales ben contener las firmas l, Director y Rector la Seccional. En la inducción general se be proporcionar información básica al empleado que le permita integrarse rápidamente al lugar trabajo. Igualmente se realiza una actividad enganche emocional la cual permita generar una conexión con la plataforma estratégica la institución naturaleza, historia la, valores institucionales, misión, visión y objetivos, políticas y, Gestión calidad la universidad. Revisando el contrato laboral Reunión con el elabore contrato laboral se vincule. Auxiliar Talento Contrato Laboral Formato asistencia Inducción/forma ción/capacitació n Talento Código PA.04.GH.F06 Realizar inducción especifica cargo l al Inducción específica l cargo En la inducción específica l cargo be proporcionar información puntual las responsabilidas l empleado, procesos y procedimientos en los cuales participa, unidas relacionadas con el sarrollo las actividas inherentes al cargo y más instrucciones necesarias para el sempeño acuado l. Reunión con el vincule, trasla o promueva un. Jefe inmediato l Formato Inducción a PA.04.GH.F05 Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 13 22

14 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Determinar la aprobación la solicitud con base en los criterios finidos Estructurar la malla curricular formación y capacitación los es con base en el análisis los resultados las evaluaciones Evaluar el cumplimiento los objetivos l programa formación y capacitación Solicitud capacitación Malla curricular formación y capacitación e s Programa Capacitació n CRITERIO DE La aprobación la solicitud se realiza a partir la revisión l formato y básicamente con base en los criterios establecidos pertinencia e impacto la capacitación solicitada. La aprobación o no la capacitación queda registrada en el mismo formato solicitud. Debe tener la finición conceptual con la que se van abordar los temas formación y capacitación, plantear con claridad una estructura para impartir los temas según los grupos objetivos y el total la población laboral según las necesidas y resultados las evaluaciones. La evaluación l programa formación y capacitación be hacerse con base en los objetivos establecidos para el mismo y para cada una las actividas incluidas en este. Igualmente la pertinencia las actividas propuestas y la percepción los participantes a cada una las actividas ejecutas. Igualmente be evaluarse la eficacia l programa capacitación y formación en relación con los conocimientos, habilidas y strezas adquiridas por el y su aplicación en el sarrollo las responsabilidas y actividas l cargo que sempeñan. Revisando solicitus capacitación Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página las Revisando la malla curricular Revisando el programa formación y capacitación y los resultados la ejecución. reciban solicitus capacitación diseñe la malla curricular Anual Director Talento Formato Solicitud Capacitación Programa Formación y Capacitación Informe formación y capacitación

15 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Elaborar informe formación y capacitación Informe formación y capacitación CRITERIO DE El informe be contener los resultados la ejecución l programa capacitación anual y las capacitaciones aprobadas a través solicitud expresa l jefe inmediato. De igual forma se be incluir las evaluaciones las acciones implementadas (impacto en la ejecución) apoyándose con gráficas y cálculo indicadores. Revisando el contenido l informe Anual Informe formación y capacitación Verificar si la carga académica propuesta se ajusta a lo proyectado en la nómina Nómina cada programa Se be verificar que cada uno los s en estado propuestos se encuentren en el proyecto nómina cada programa y que no excedan el número horas máximo establecido Revisando los proyectos nómina entregados por los programas vs. la carga académica en estado propuesto para aprobar se vaya a aprobar carga académica Director Talento Reporte Carga académica aprobada Ingresar en el sistema Iceberg todas las novedas nómina los s Hora Cátedra bidamente soportadas y autorizadas Documento s soporte novedas nómina Verificar que cada uno los entregados, tales como: soportes Ingresos, retiros, cambios salario, cambio EPS, AFP, incapacidas, licencias, embargos, aportes voluntarios, Créditos, aportes al Fondo Empleado, y cualquier otro pago que se vaya a realizar al empleado, estén bidamente diligenciados y autorizados por la unidad correspondiente. Revisando los entregados por la unidad que diligencie la novedad se reciba una novedad Asistente Nómina Novedas registradas en sistema ICEBERG Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 15 22

16 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Generar archivo en PDF horarios cada a través l Módulo Acad l Sistema Iceberg Reporte distribución horarios s en cada programa académico CRITERIO DE Se be revisar que el horario diario asignado al por cada programa al cual este adscrito en el proyecto nómina coincida con la carga académica aprobada en el sistema ICEBERG Revisando forma comparativa el reporte generado por el sistema (distribución horarios) Vs. El horario cada día por día. Una vez al inicio cada semestre (en la primera nómina) Asistente Nómina Planilla con distribución horarios Informe horarios académicos Revisar en Excel la carga académica aprobada Reporte alfabético generado l sistema y Carga académica en Excel. Se be revisar la asignación horaria aprobada para cada en el mes, las novedas inicio y terminación cátedras Revisando los reportes generados por el sistema Vs. Control nóminas anteriores en Excel. se vaya a realizar el pago nómina a s hora cátedra Nómina Reporte carga académica s según horarios Revisar los soportes inasistencias suministrados por Talento Reporte las inasistencia s a clase s Se be verificar que los soportes incapacidas y permisos coincidan con las fechas registradas para cada por concepto inasistencias. Revisando el reporte generado por el sistema Vs. Soportes recibidos por talento humano o por los programas, vía mail. Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página se vaya a realizar el pago nómina a s hora cátedra Asistente Nómina Reporte inasistencias a clases

17 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Verificar si existen inconsistencias en el cálculo para pagos y scuentos en la liquidación la nómina Docentes Hora Cátedra Revisar si se presentaron inconsistencias en el cálculo la seguridad social y parafiscal en la liquidación nómina Docente Hora Cátedra Reportes generados la liquidación la nómina Liquidación aportes realizados por el sistema para cada empleado CRITERIO DE Se be confrontar los reportes generados por el sistema y el control cálculos en Excel. La información a revisar correspon a la liquidación pagos y scuentos tales como: salarios, seguridad social, rete fuente, bonificaciones, comisiones, créditos, aportes voluntarios, embargos, medicina pre-pagada, seguros vida, fondo empleados. Se be verificar que los cálculos patronales seguridad social, parafiscales, riesgos profesionales estén correctos según los requisitos establecidos por la ley y la Universidad para tal fin. Igualmente se be verificar la información las entidas receptoras los respectivos pagos Revisando los reportes generados por el sistema y Control cálculos en Excel. Revisando los reportes generados por el sistema Vs. Control cálculos en Excel. se vaya a realizar un pago nómina se vaya a realizar un pago nómina Docente Hora Cátedra nomina Nómina Planillas nómina Reportes liquidación nómina Reporte Resumen patronal liquidado Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 17 22

18 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Verificar si la información l reporte generado por el sistema para pago autoliquidación aportes los Docentes Hora Cátedra es correcta Registrar a través l módulo nómina l Sistema ICEBERG todas las novedas bidamente soportadas y autorizadas los empleados s, tiempo completo y medio tiempo Reporte para pago autoliquidac ión aportes Documento s soporte novedas nómina CRITERIO DE Se ben verificar el correcto cálculo los valores a pagar por pensión, salud (empleado empleador), parafiscales (ICBF, SENA, CAJA DE COMPENSACION), riesgos profesionales. Igualmente se be verificar que se incluyan todas la novedas ingresos, retiros, y variaciones en el IBC todos los Docentes Hora Cátedras para el periodo a pagar Verificar que cada uno los entregados, tales como: soportes Ingresos, retiros, cambios salario, cambio EPS, AFP, incapacidas, licencias, embargos, aportes voluntarios, Créditos, aportes al Fondo Empleado, horas extras, recargos nocturnos y cualquier otro pago que se vaya a realizar al empleado, estén bidamente diligenciados y autorizados por la unidad correspondiente. Revisando la información los reportes para el pago autoliquidación Vs. Acumulado Unificado en Excel. Revisando los entregados por la unidad que diligencie la novedad se realice el pago la seguridad social se reciba una novedad Nómina Auxiliar Administrativo Planilla integrada autoliquidación aportes. Novedas registradas en sistema ICEBERG Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 18 22

19 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 CRITERIO DE Verificar si existen inconsistencias en el cálculo para pagos y scuentos Reportes generados la liquidación la nómina Se be confrontar los reportes generados por el sistema y el control cálculos en Excel. La información a revisar correspon a la liquidación pagos y scuentos tales como: salarios, seguridad social, rete fuente, horas extras, recargos nocturnos, bonificaciones, comisiones, créditos, aportes voluntarios, embargos, medicina pre-pagada, seguros vida, fondo empleados. Revisando los reportes generados por el sistema y Control cálculos en Excel. - Sistema ICEBERG se vaya a realizar un pago nómina a empleados Nómina Planillas nómina reportes liquidación nómina y Verificar si se presentaron inconsistencias en el cálculo los patronales Los cálculos realizados por el sistema para cada empleado Se be verificar que los cálculos patronales seguridad social, parafiscales, riesgos profesionales estén correctos según los requisitos establecidos por la ley y la Universidad para tal fin. Igualmente se be verificar la información las entidas receptoras los respectivos pagos Revisando los reportes generados por el sistema Vs. Control cálculos en Excel. se vaya a realizar un pago nómina a empleados Nómina Reporte Resumen patronal liquidado Verificar si la información l reporte generado por el sistema para pago autoliquidación aportes es correcta Reporte para pago autoliquidac ión aportes Se ben verificar el correcto cálculo los valores a pagar por pensión, salud (empleado empleador), parafiscales (ICBF, SENA, CAJA DE COMPENSACION), riesgos profesionales. Igualmente se be verificar que se incluyan todas la novedas ingresos, retiros, y variaciones en el IBC todos los empleados para el periodo a pagar Revisando la información los reportes para el pago autoliquidación Vs. Acumulado Unificado en Excel. con conexión a internet se realice el pago la seguridad social Nómina Planilla integrada autoliquidación aportes. Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 19 22

20 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Recibir la notificación svinculación l Entregar al la carta svinculación Elaborar los adjuntos para entregar con la liquidación Calcular el valor la liquidación financiera por terminación contrato l a svincular Notificación svinculaci ón Carta terminación contrato Documento s anexos a liquidación. La Liquidación financiera prestacione s sociales. CRITERIO DE La notificaciones svinculación están asociadas a: Resolución pensión por vejez o invaliz, carta retiro voluntario l, Terminación l contrato para vinculados a término fijo, notificación la Rectoría o acta función para es fallecidos. Se be formalizar la cisión institucional svinculación o terminación contrato a través una carta en la cual se relacione la fecha svinculación. Los a anexar a la liquidación l empleado svinculado son: Autorización retiro cesantías, certificado laboral. Adicionalmente para los cargos s, y DTC y DMT, se be entregar la carta autorización para examen médico retiro. Se be revisar la información recibida Talento e intificar la modalidad retiro para finir los montos a cancelar en la liquidación. Los valores ben corresponr al resultado la aplicación las formulas finidas en la normatividad legal vigente según el tipo svinculación. Revisando los o mecanismos mediante el cual se notifica la svinculación Entregando comunicación svinculado. a Revisando los anexos la liquidación. Revisión Documental aplicación fórmulas. y. recibe notificación svinculació n se svincule un empleado. se presente el retiro un empleado. se presente la svinculació n un empleado. Director Talento Director Talento. Secretaria y Asistente. Nómina. Carta notificación svinculación y/o resolución pensión Copia comunicación firmada por el empleado. Copia los anexos firmados por empleado. Liquidación Financiera prestaciones sociales empleado svinculado. Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 20 22

21 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Entregar al svinculado y/o su representante legal (en caso fallecimiento o no por reclamar mente) la liquidación y copia para su firma Presentar propuesta programación para el sarrollo la evaluación l sempeño l Documenta ción para retiro tallada en el procedimie nto y liquidación financiera prestacione s sociales. Programaci ón la evaluación l sempeño administrati vo CRITERIO DE Se be verificar que el retirado o su representante (en caso existir autorización) entreguen las copias firmadas los y soportes la liquidación financiera, como evincia recibo a satisfacción. La programación para el sarrollo la evaluación l sempeño be contener como mínimo la scripción las actividas a ejecutar, los tiempos a stinar para cada una las actividas, los responsables la ejecución. Igualmente ntro la programación se be contemplar una actividad relacionada con la socialización la metodología a ejecutar para la evaluación a todos los públicos objetivos la misma. Revisión Documental. Revisando el contenido l programa evaluación l sempeño. entreguen liquidaciones prestaciones sociales por svinculació n Anual Auxiliar Administrativo Tesorería Copia los retiro y liquidación firmados. Programa evaluación l sempeño Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 21 22

22 PLAN DE Versión: 1.3 Fecha Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01 Elaborar el informe evaluación l sempeño Informe evaluación l sempeño l administrati vo CRITERIO DE Debe contener el análisis estadístico la aplicación, casos críticos o bajo sempeño y resultados sobresalientes. Igualmente be permitir realizar análisis por unidas la Universidad. Revisando el informe evaluación l sempeño Anual Informe evaluación l sempeño Elaboró: Diego Fernando Torres Gaviria Cargo: Fecha: 14/AGO/2014 Firma: Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Calidad Fecha: 15/AGO/2014 Firma: Aprobó: Yaneth Díaz Campo Cargo: Directora Fecha: 19/AGO/2014 Firma: Verificar versión en Listado Maestro Documentos Se consira COPIA NO ADA al imprimir Este documento es propiedad la Universidad San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización la Rectoría la Universidad. Página 22 22