SELECCIÓN Y CONTRATACIÒN DE PERSONAL

Transcripción

1 1. OBJETIVO PÁGINA 1 DE 11 Seleccionar y contratar el personal calificado que requiere Fearroz Fondo Nacional l Arroz, mediante la aplicación una metodología coherente y objetiva que asegure el cumplimiento los requisitos establecidos para el acuado sempeño en un puesto trabajo a ocupar. 2. DIRIGIDO A Todos los funcionarios que sean seleccionados y vinculados a Fearroz - FNA 3. RESPONSABLES Jefes Área, Directores Ejecutivos las seccionales, Jefes Planta, Profesionales adscritos al Área Técnica e Investigaciones Económicas (en seccionales), Jefe, Jefe Selección y Desarrollo. 4. AUTORIZACIÓN PARA MODIFICACIÓN Las modificaciones a este procedimiento las be realizar el Jefe l Selección y Desarrollo y Jefe, respectivamente, con la aprobación la General. 5. DEFINICIONES 5.1 VACANTE: Se refiere a la intificación un puesto trabajo que permanece libre; y que spués un análisis estratégico las áreas responsables han presentado la necesidad objetiva ocuparlo. 5.2 REQUISICION: Es una etapa l proceso selección en la cual se presenta la solicitud buscar personal idóneo para ocupar un cargo vacante. 5.3 DESCRIPCION DE FUNCIONES, PERFIL DE CARGO Y COMPETENCIAS LABORALES: Es un instrumento comunicación que resume las capacidas, competencias, formación y experiencia; condiciones, funciones y obligaciones que be cumplir el funcionario para asumir en condiciones óptimas las responsabilidas un cargo terminado. Firma ELABORÓ REVISÓ REVISÓ APROBÓ Ana María Héctor Manuel Nombre Edna Lucia Rojas Rosa Lucía Rojas A. Gutiérrez Suarez Profesional Selección Jefe Selección y Cargo Jefe General y Desarrollo Desarrollo Fecha Mayo 2014 Junio 2014 Junio 2014 Julio 2014

2 PÁGINA 2 DE COMPETENCIA LABORAL: Conjuntos conocimientos, habilidas, disposiciones y conductas que posee una persona, que le permiten la realización exitosa una actividad. 5.5 ENTREVISTA: Dialogo directo l candidato con el Jefe Selección y Desarrollo, con el Jefe Directo o con la General, para ampliar la información contenida en la Hoja vida l aspirante. 5.6 INDUCCIÓN: Es el proceso mediante el cual el nuevo empleado adquiere conocimientos acerca la empresa, las funciones y responsabilidas a su cargo a través un programa establecido previamente. 5.7 CONTRATACION: Es el proceso mediante el cual se vincula el personal que va a trabajar con Fearroz FNA bajo un contrato trabajo a término infinido, fijo o aprendizaje. 5.8 ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD (EPS): Son las entidas responsables la afiliación y el registro los afiliados y l recaudo sus cotizaciones por legación l Fondo Solidaridad y Garantía. Su función es organizar y garantizar la prestación l Plan Salud Obligatorio a los afiliados. 5.9 SISTEMA GENERAL DE PENSIONES: Tiene como objeto garantizar a la población el amparo contra las contingencias rivadas la vejez, la invaliz y la muerte mediante el reconocimiento las pensiones y prestaciones terminadas por Ley FONDO DE CESANTIAS: Son entidas que administran las cesantías que por Ley ben consignar las empresas anualmente por cada uno sus empleados SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES: Es el conjunto entidas públicas y privadas, normas y procedimientos, stinados a prevenir, proteger y atenr a los trabajadores los efectos las enfermedas y los accintes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia l trabajo que sarrollan ADMINISTRADORAS DE RIESGOS LABORALES (ARL): Son entidas aseguradoras encargadas cubrir los riesgos laborales los trabajadores por medio la afiliación que be hacer el empleador. 6. DEFINICIONES ACLARATORIAS 6.1. PRECAUCIONES En seccionales la selección personal nivel operativo está a cargo l Director Ejecutivo, Jefe Planta y/o profesionales l Área Técnica o Investigaciones Económicas (quienes se puen también nominar Jefes Área), siempre siguiendo lo establecido en el presente procedimiento. La contratación siempre be ser autorizada a través la Gerencia General y/o General, siguiendo lo establecido en el presente procedimiento.

3 PÁGINA 3 DE 11 Se be tener en cuenta que en el caso los Aprendices SENA no existe un Perfil Cargo finido ni Descripción Cargo y Responsabilidas, por cuanto el perfil y las funciones penn l área en la cual vaya a trabajar. Pue presentarse que el proceso Selección lo realice directamente la Gerencia en conjunto con la General. El proceso Selección pue llevarse a cabo con uno o varios aspirantes para el cargo vacante. Se be realizar examen ocupacional ingreso a toda persona que se vincule con Fearroz. Se be regir la contratación por toda la normatividad legal vigente en esta materia y por lo establecido por la empresa. Se be hacer contrato trabajo a toda persona que ingrese a trabajar. Se be afiliar al sistema Seguridad Social (EPS, Fondo Pensiones, ARL), a la Caja Compensación Familiar y Fondo Cesantías a toda persona que se vincule con Fearroz a través un contrato trabajo. Se be realizar la inducción a cualquier persona que se vincule mediante contrato laboral con Fearroz en oficina principal y en seccionales. Se ben responsabilizar la inducción los nuevos empleados en las Seccionales el Director Ejecutivo, Jefes planta y los Profesionales Adscritos al Área Técnica e Investigaciones Económicas; bajo las políticas, sistemas y procedimientos establecidos en Fearroz- FNA con la ayuda l Manual Inducción, Manual Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo, Reglamento Interno Trabajo y Estatutos Fearroz. Para el que ingresa en el nivel profesional y directivo en las seccionales, si el jefe inmediato lo dispone, be asistir a la oficina principal en Bogotá para realizar la inducción General. Se be expedir orn para realización examen médico retiro a toda persona que se svincule la empresa. 6.2 FRECUENCIA Cada vez que se presenta una vacante en un puesto trabajo, o se cree un nuevo cargo permanente o temporal y el funcionario ingrese a ser parte Fearroz- FNA 6.3 ANEXOS FR-0196-DP-PR-0062: Resumen proceso selección Descripción Funciones, perfil cargo y Competencias Laborales FR-0022-DP-PR-0062: Contrato Término Fijo FR-0023DP-PR-0062: Contrato Término Infinido FR-0024-DP-PR-0062: Contrato Salario Integral FR-0029-DP-PR-0062: Entrega Carnet Empresa.

4 PÁGINA 4 DE FR-0031-DP-PR-0062: Actualización Hoja Vida FR-0032-DP-PR-0062: Documentos Requeridos para la Hoja Vida FR-0045-DP-PR-0062: Apertura Cuenta Nómina AX-0042-DP-PR-0062: Diagrama Flujo Contratación con Fearroz Autorización Descuento por Seguro Vida Autorización Consignación Cesantías Autorización Descuento por Reposición Tarjeta Proximidad Autorización Consignación Salario AX-0048-SD-PR-0062: Manual Inducción AX-0049-SD-PR-0062: Manual Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo FR-0042-SD-PR-0062: Registro Inducción PR-0025-SD Evaluación Desempeño

5 7. PROCEDIMIENTO PÁGINA 5 DE EN OFICINA PRINCIPAL ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO IDENTIFICACIÓN DE LA VACANTE Intificar la vacante por parte los Jefes Área l Fondo Nacional l Arroz. Jefes Área. 1 SI EXISTE? NO CONSTRUIR PERFIL PRESELECCIONAR CANDIDATOS REALIZAR ENTREVISTA VERIFICACIÒN DE REFERENCIAS ELECCION DE CANDIDATO AUTORIZAR VINCULACIÒN 1 Es un cargo existente? No: Revisar con la General y la Coordinación la CFA la autorización para la creación l nuevo cargo y el salario asignado. En caso que no exista el perfil para el cargo, se ben reunir los datos necesarios para construirlo acuerdo con la información solicitada por el 0062 Descripción funciones, perfil cargo y competencias laborales, y entregar la información al Selección y Desarrollo. Continuar el procedimiento. Si: Continua procedimiento Preseleccionar Candidatos. Se analizan las hojas vida opcionadas, acuerdo con educación, formación, habilidas y experiencia necesarias para el cargo solicitado. Realizar entrevista: Se realiza entrevista a los candidatos pre seleccionados, con el Jefe Selección y Desarrollo y/o con el Jefe inmediato y/o General ( acuerdo con el cargo requerido). Realizar Verificación Referencias. Una vez se cuente con el/los preseleccionados con mayor posibilidad ocupar el cargo requerido, el partamento Selección y Desarrollo realiza la verificación referencias para establecer la veracidad la información laboral brindada por el candidato a ocupar el puesto. Elegir al candidato para ocupar el cargo e informar a la General la vinculación. Autorizar vinculación y ornar los trámites correspondientes. Jefe área Jefe Selección y Desarrollo / Jefe Selección y Desarrollo / / General Jefe Selección y Desarrollo / l Selección y sarrollo / General Gerencia General General y/o 0062 Descripción funciones, perfil laborales Hojas vida presentadas Hojas vida presentadas. FR-0196-DP-PR Resumen proceso Selección personal Hojas vida presentadas FR-0196-DP-PR Resumen proceso Selección personal FR-0196-DP-PR Resumen proceso Selección personal / Memorando Memorando con Visto bueno Gerencia

6 PÁGINA 6 DE 11 ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE Comunicar al partamento personal la 1 necesidad vinculación l candidato. aceptado. DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO Memorando con Visto bueno Gerencia COMUNICACIÒN A LAS PARTES Comunicar al candidato elegido su vinculación, junto con los documentos requeridos para iniciar el trámite vinculación FR-0032-DP- PR-0062 Documentos requeridos para la hoja vida Jefe / Jefe Área. FR-0032-DP- PR-0062 Documentos requeridos para la hoja vida DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Solicitar la Disponibilidad presupuestal. l Disponibilidad presupuestal EVALUACIÒN MÈDICA PREOCUPACIONAL Entregar al trabajador órnes para Evaluación médica preocupacional l Autorización para Evaluación médica preocupacional 1 NO APTO? SI COMUNICACIÒN NO ELEGIDOS Recibir resultados la evaluación médica. Del resultado Evaluación Médica pre ocupacional se fine si el candidato es apto o no. Si es apto: continúa el proceso. No es apto: se comunica y se convoca otro candidato preseleccionado. Comunicar a los candidatos no elegidos la cisión tomada. Jefe / l Jefe Selección Desarrollo l y N/A RECIBIR DOCUMENTACIÓN Recibir la documentación l candidato aceptado según FR-0032-DP-PR-0062 Documentos requeridos para la hoja vida para iniciar el trámite vinculación l FR-0032-DP- PR-0062 Documentos requeridos para la hoja vida 2

7 PÁGINA 7 DE 11 ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO 2 GESTIONAR DOCUMENTOS DE VINCULACIÒN DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS POR NUEVO FUNCIONARIO VERIFICAR DOCUMENTOS Y ABRIR HOJA DE VIDA INDUCCIÒN GENERAL INDUCCIÒN ESPECÌFICA SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO Elaborar: Contrato Trabajo según corresponda. Clausulas adicionales si son necesarias. Apertura Cuenta. Imprimir: Autorización Descuento por Seguro Vida, Autorización Consignación Salario. Autorización Consignación Cesantías. Autorización Descuento por Reposición Tarjeta Proximidad (Solo funcionarios que vayan a laborar en Oficina Principal). Carnet Empresa (cuando se requiera). Actualización hoja vida. Tramitar: Afiliación a caja compensación, Seguridad Social (EPS, Fondo Pensiones y ARL) y Fondo Cesantías. Solicitar al nuevo funcionario la firma los documentos elaborados en la etapa anterior Solicitar al nuevo funcionario el diligenciamiento y entrega l FR-0031-DP-PR- 0062: Actualización hoja vida Recibir y verificar documentos, abrir carpeta hoja vida y elaborar tarjeta Registro. Una vez formalizada la contratación, el nuevo funcionario es programado para la inducción con los diferentes Jefes área según cronograma organizado por el Selección y Desarrollo, durante la inducción se diligencia el FR-0042-DP-PR-0062 Registro Inducción Amás la inducción a la organización, el nuevo funcionario recibe inducción específica su cargo por parte l Jefe inmediato. Durante la inducción específica se firma el FR DP-PR-0062 Descripción funciones, perfil laborales Realizar seguimiento al sempeño y evaluar necesidas capacitación por medio la evaluación sempeño. l l l l Selección sarrollo y Jefe inmediato FR-0022-SD-PR- 0004: Contrato Término Fijo, FR SD-PR-0004: Contrato Término Infinido FR-0024-SD-PR- 0004: Contrato Salario Integral / Autorizaciones correspondientes./ Afiliaciones correspondientes. FR-0032-DP-PR Documentos requeridos para la hoja vida FR-0031-DP-PR- 0062: Actualización hoja vida Registro. FR-0042-DP-PR Registro Inducción. AX-0048-DP-PR Manual Inducción. AX-0049-DP-PR Manual Inducción Seguridad y Salud en el trabajo 0062 Descripción funciones, perfil laborales PR-0025-SD Evaluación Desempeño FIN

8 PÁGINA 8 DE EN SECCIONALES ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE INICIO DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO IDENTIFICACIÓN DE LA VACANTE Intificar la vacante por parte l.. SI EXISTE? Es un cargo existente? NO CONSTRUIR PERFIL No: Revisar con la General y la Coordinación la CFA la autorización para la creación l nuevo cargo y el salario asignado. En caso que no exista el perfil para el cargo, se ben reunir los datos necesarios para construirlo acuerdo con la información solicitada por el 0062 Descripción funciones, perfil cargo y competencias laborales, y entregar la información al Selección y Desarrollo. Continuar el procedimiento Descripción funciones, perfil laborales. Si: Continua procedimiento PRESELECCIONAR CANDIDATOS Preseleccionar Candidatos. Solicitar hojas vida y analizarlas, acuerdo con educación, formación, habilidas y experiencia necesarias para el cargo solicitado. Hojas vida presentadas. NO ENTREVISTA Y SELECCIÒN APTO? SI Realizar entrevista: Se realiza entrevista a los candidatos pre seleccionados. Elegir al candidato para ocupar el cargo e informar a la General la vinculación (para cargo directivo), y al personal (para todos los cargos) Entregar órnes para Evaluación Médica pre ocupacional Del resultado Evaluación Médica pre ocupacional se fine si el candidato es apto o no. Si es apto: continúa el proceso. No es apto: se comunica y se convoca otro candidato preseleccionado. seccionales Hojas vida presentadas. 3

9 PÁGINA 9 DE 11 ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE 3 SOLICITUD DOCUMENTOS A NUEVO FUNCIONARIO Se le solicita al nuevo funcionario los documentos según el FR-0032-DP-PR-0062 Documentos requeridos para la hoja vida, junto con la Certificación médica pre ocupacional. Una vez el funcionario entrega los documentos requeridos, estos se envían al partamento para por solicitar el certificado disponibilidad presupuestal e iniciar la contratación. seccionales. DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO FR-0032-DP-PR Documentos requeridos para la hoja vida / Certificado disponibilidad presupuestal. ALISTAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS En el partamento personal se elabora y se envía a la seccional: Contrato Trabajo según corresponda. Clausulas adicionales si son necesarias. Apertura Cuenta. En el partamento personal se tramita: Afiliación a ARL. En la seccional se be Imprimir: Autorización Descuento por Seguro Vida, Autorización Consignación Salario. Autorización Consignación Cesantías. Carnet Empresa (cuando se requiera). FR-0031-DP-PR-0062 Actualización hoja vida. En la seccional se be tramitar: Afiliación a caja compensación, Seguridad Social (EPS, Fondo Pensiones) y Fondo Cesantías. / seccionales. Contrato Salario Integral / Autorizaciones correspondientes./ Afiliaciones correspondientes. TRAMITAR POR EL NUEVO FUNCIONARIO LA DOCUMENTACIÒN CORRESPONDIENTE En la seccional se be solicitar al nuevo funcionario el diligenciamiento y trámite los documentos mencionados en la etapa anterior. seccionales. FR-0031-DP-PR- 0062: Actualización hoja vida FR-0032-DP-PR Documentos requeridos para la hoja vida 4

10 PÁGINA 10 DE 11 ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO 4 ENVIO DE DOCUMENTOS COMPLETOS A DPTO VERIFICAR DOCUMENTOS Y ABRIR HOJA DE VIDA ENVIO DE DOCUMENTO FUNCIONES, PERFIL Y COMPETENCIAS, Una vez firmados y completos los documentos en la seccional, se ben enviar al partamento personal en la oficina principal, estos son: Contrato Trabajo, con cláusulas adicionales si son necesarias Firmado. Apertura Cuenta, diligenciada Autorización Descuento por Seguro Vida diligenciado y firmado. Autorización Consignación Salario diligenciado y firmado. Autorización Consignación Cesantías, diligenciado y firmado. FR-0031-DP-PR-0062 Actualización hoja vida, completamente diligenciada. Afiliación a caja compensación, Seguridad Social (EPS, Fondo Pensiones) y Fondo Cesantías ya tramitados. Recibir y verificar documentos, abrir carpeta hoja vida y elaborar tarjeta control historia laboral. Remitir el 0062 Descripción funciones, perfil laborales propio l nuevo trabajador para el conocimiento l nuevo funcionario. seccionales l Selección y Desarrollo Contrato correspondiente. / Autorizaciones correspondientes./ Afiliaciones correspondientes Descripción funciones, perfil laborales INDUCCIÒN GENERAL INDUCCIÒN ESPECÌFICA Una vez formalizada la contratación, el nuevo funcionario es programado para la inducción, empleando el AX-0048-DP-PR-0062 y AX DP-PR Durante la inducción se be diligenciar el FR-0042-DP-PR-0062 Registro Inducción. Amás la inducción a la organización, el nuevo funcionario recibe inducción específica su cargo por parte l Jefe inmediato o quien este legue. Durante la inducción específica se be firmar el 0062 Descripción funciones, perfil cargo y competencias laborales FR-0042-DP-PR Registro Inducción. AX-0048-DP-PR Manual Inducción. AX-0049-DP-PR Manual Inducción Seguridad y Salud en el Trabajo 0062 Descripción funciones, perfil laborales 5

11 PÁGINA 11 DE 11 ETAPA 5 CONOCIMIENTO DE FUNCIONES, PERFIL Y COMPETENCIAS, DESCRIPCION Una vez finalizada la inducción, el FR DP-PR-0062 Descripción funciones, perfil laborales, be ser vuelto ya firmado por el nuevo trabajador y su jefe inmediato, al Selección y Desarrollo. RESPONSABLE Jefe área / Seccional DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO 0062 Descripción funciones, perfil laborales SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO Realizar seguimiento al sempeño y evaluar necesidas capacitación por medio la evaluación sempeño. Jefe inmediato PR-0025-SD Evaluación Desempeño FIN 8. HISTORIAL DE CAMBIOS FECHA VERSION CAMBIOS Se integran bajo el código PR-0003-SD los procedimientos PR-0003-SD: Selección e Inducción y -MA-0001 Contratación con Fearroz, para ajustar el procedimiento manera lógica y con enfoque basado en procesos, teniendo como entrada una vacante generada y como salida un funcionario Fearroz FNA, se amplían todos los numerales para ajustarse al procedimiento completo. Los documentos complementarios al PR-0003-SD se revisan y recodifican bajo el código, cambiando la terminación asociada al procedimiento. Se eliminan los: AX-0042-DP-PR-0062 Diagrama flujo contratación con Fearroz y AX-0047-SD-PR-0003 Diagrama flujo selección e inducción personal Se incluye el AX-0049-DP-PR-0062 Manual Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo. Se incluye numeral 8. Historial cambios.