SELECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

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1 Página 1 de 6 FECHA: 27 Sep 12 COPIA CONTROLADA VIRTUALIZADA 1. OBJETIVO: Establecer un procedimiento integral para la selección y vinculación del nuevo personal administrativo de SILVOTECNIA, apuntando a que dicho personal se adecue competentemente al cargo en términos de educación, formación, habilidades y experiencia requeridas por cada cargo y por la organización. 2. ALCANCE: Aplica al personal administrativo 3. RESPONSABLE: Gerente 4. DEFINICIONES: PERFIL DE REFERENCIA: son las características o condiciones que debe cumplir el candidato con referencia a los requerimientos del cargo, para tener un desempeño destacado en la consecución de los objetivos, funciones y responsabilidades propias de su qué hacer. Es la interacción armoniosa de ciertos aspectos como la educación, formación, habilidades y experiencia que una persona posee, y predicen el comportamiento que conduce a la consecución de los resultados u objetivos a alcanzar en la organización. HABILIDAD: Es la capacidad cognitiva, emocional o social, para conseguir objetivos a través de unos hechos en relación con las personas. Se considera como una aptitud innata o desarrollada. El grado de mejora que se consiga de ésta mediante la práctica se le denomina talento. En los perfiles de cargo de Silvotecnia se dividen en destrezas (aptitudes desarrolladas por la experiencia en anteriores cargos o funciones ejecutadas) y competencias. COMPETENCIAS DE VALOR: Cualidades humanas a los que adhiere Silvotecnia, y se ejercen a través de conductas. No se valoran en los procesos de selección, se desarrollan en el tiempo. Estas son Compromiso, Ética, Calidad en el Trabajo, Consciencia organizacional y Responsabilidad Social Individual. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS: Características relacionadas directamente con el puesto de trabajo. Se relacionan en cada perfil de cargo. Se valoran en los procesos de selección. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ CARGO Directora de Recursos Humanos y Salud Ocupacional Director de Responsabilidad Social Corporativa Gerente General NOMBRE CATALINA QUEVEDO GONZÁLEZ ALEJANDRO PINEDA ARROYABE NATALIA QUEVEDO FIRMA

2 Página 2 de 6 FECHA: 27 Sep 12 COMPETENCIAS POR NIVELES: Es darle un grado mínimo requerido a cada competencia específica, según los siguientes parámetros: D C B A Insatisfactorio: No se aplica para la descripción del perfil. Puede ser un hallazgo en un proceso de selección. Mínimo necesario/mínimo tolerado: Es el punto que debe alcanzar un candidato, de lo contrario no se le consideraría competente para el cargo. No indica una subvaloración de la competencia. Bueno por encima del estándar: Existen evidencias de que la habilidad está presente en el sujeto. Se puede fortalecer y potencializar a través de un adecuado proceso de inducción, entrenamiento y formación. Alto o desempeño superior: es una desviación tipo por encima del promedio de desempeño. CENTRO ESPECIALIZADO: Es una Institución especializada en procesos de selección de personal que puede prestar los servicios de aplicación de pruebas psicológicas (psicotécnicas) específicas, con el fin de obtener un perfil del sujeto en comparación con el perfil de Referencia dado por la organización. 5. CONTENIDO: FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN PARA EL PERSONAL

3 ÍTEM SELECCIÓN DE PERSONAL Página 3 de 6 FECHA: 27 Sep 12 ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO 5.1 Necesidad de personal Administrativo Gerentes Aprueba? Notificación Directores de Área Coordinadores de Área R GRH 13 Solicitud de Consecución de Personal 5.2 Determinación del Perfil de Referencia en Términos de Competencia No Aprueba? Aprueba Director de Gestión Humana y Salud Ocupacional Gerente General Ver perfiles de Cargo Selección de Candidatos 5.3 SILVOTECNIA CENTRO ESPECIALIZADO Recepción de hojas de vida y revisión de las mismas Preselección por cumplimiento de requisitos del cargo Verificación de Referencias Laborales y documentación Aplicación de Instrumentos psicotécnicos y entrevista con el candidato Análisis de Información Dirección Gestión Humana y Salud Ocupacional/ Solicitante del personal Centro Especializado Hojas de Vida R GRH 02 Verificación de Referencias Laborales y de Documentación (si el candidato no está referenciado directamente) Los instrumentos de valoración pueden ser: Wartegg MBTI 16 PF Frases Incompletas Autoanálisis Ejecutivo Otros existentes en el mercado o propios Cumple con el perfil del cargo? No Cumple con el perfil del cargo Descarte y Notificación Entrega de Informe a Gerencia 5.4 No aprueba Gerente General Informe de Selección Aprueba? 5.5 Notificación y Vinculación Coordinador Administrativo Contrato Formatos del SGSS

4 Página 4 de 6 FECHA: 27 Sep NECESIDAD DE PERSONAL ADMINSITRATIVO De acuerdo con las necesidades de la organización, la Gerencia, los Directores de Área y/o los Coordinadores de área analizan y determinan la necesidad de personal administrativo, sea para un cargo ya existente o para su creación. Esta necesidad es comunicada a la Dirección de Gestión Humana y Salud Ocupacional a través de R GRH 13 Solicitud de Consecución de Personal. Esta solicitud es derivada a la Gerencia General quien aprueba (o desaprueba) la solicitud para proceder con la consecución del personal. 5.2 DETERMINACIÓN DEL PERFIL DE REFERENCIA EN TÉRMINOS DE COMPETENCIA Para asegurar la calidad en la prestación de los servicios, la organización tiene elaborados los perfiles de cada cargo del personal administrativo de manera que éstos sean competentes con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas para desempeñarse (ver los perfiles de cargos), y estos aspectos, conjugados y especificados, componen el perfil de referencia del cual se parte para realizar el proceso de selección del personal administrativo. En caso de tratarse de una necesidad de personal administrativo para un cargo no existente y que será creado, el Director de Gestión Humana y Salud Ocupacional evalúa la competencia necesaria para desempeñar exitosamente el cargo en cuestión, determinando los niveles de educación requeridos, formación, experiencia, habilidades y competencias. Luego se realiza una revisión de estos aspectos con la Gerencia para su aprobación y establecimiento del nuevo perfil de cargo. Una vez se tiene establecido el cargo frente al cual existe la necesidad de personal administrativo, se procede con la selección del candidato. 5.3 SELECCIÓN DE CANDIDATOS La Selección de los candidatos es un proceso compuesto por una serie de pasos, los cuales son ejecutados directamente desde SILVOTECNIA (a nivel Interno) y/o por un Centro Especializado en procesos de selección, según el cargo en cuestión y el modus de la convocatoria. Los pasos son los siguientes: Recepción de hojas de vida y revisión de las mismas: La Dirección de Gestión Humana y Salud Ocupacional de SILVOTECNIA realiza convocatorias de acuerdo con el cargo en cuestión. Puede realizarse a través de páginas web forestales, portales especializados en ofertas de trabajo, o directamente entre los empleados de la Compañía para obtener hojas de vida referenciadas, lo que es común. El Centro especializado gestiona el reclutamiento de hojas de vida, según sus parámetros establecidos en convocatorias. Pre-selección de candidatos por cumplimiento de requisitos del cargo: Una vez recibidas las hojas de vida, se analizan. La Dirección de Gestión Humana y Salud Ocupacional las analiza en compañía del solicitante o gerente de línea de gestión involucrada. El Centro Especializado las analiza de acuerdo con sus parámetros internos. El análisis apunta a encontrar los requisitos básicos como la educación y experiencia. Las que cumplan, son preseleccionadas para continuar el proceso. Verificación de referencias laborales y documentación: A las hojas de vida preseleccionadas se les adiciona (en caso de no tenerla) la documentación clave como es:

5 Página 5 de 6 FECHA: 27 Sep 12 Copia de Acta de Grado o Diploma de Estudios Copia de Tarjeta o registro profesional (si aplica) Fotocopia de cédula de ciudadanía Soportes a información relacionada en la hoja de vida En muchos casos, las hojas de vida llegan referidas por el mismo personal de la empresa, o ya los candidatos han trabajado con Silvotecnia. En caso de que no se tenga referenciación directa del candidato, se procede a diligenciar R GRH 02 Verificación de Referencias Laborales y de Documentación, con el fin de explorar su desempeño en cargos anteriores y el concepto que se tenga de él como empleado. El Centro Especializado verifica las referencias laborales y la documentación de acuerdo con sus parámetros internos. Los candidatos de los que se obtenga una referenciación positiva, continúan en el proceso. De quienes no se obtenga, se descartan. Aplicación de Instrumentos psicotécnicos y entrevista con el candidato: Para el logro de un adecuado discernimiento en la selección del candidato, se implementan técnicas evaluativas que permiten obtener cualitativa y cuantitativamente el nivel de cumplimiento con respecto al perfil de referencia. La Dirección de Gestión Humana y Salud Ocupacional, y otros actores si lo solicita la Gerencia, realiza una entrevista presencial o vía skype de ser necesario con el fin de explorar competencias, fortalezas y oportunidades de mejora en el candidato, así como para conocer asuntos personales y familiares que son importantes para Silvotecnia. Adicionalmente se aplican pruebas psicotécnicas comerciales o internas que miden el nivel de competencia de los candidatos. Pueden ser Wartegg, MBTI, 16 PF, Frases Incompletas, Autoanálisis Ejecutivo, otros existentes en el mercado o propios. El Centro Especializado realiza entrevista y aplicación de pruebas psicotécnicas de acuerdo con sus parámetros internos. Análisis de Información: La Dirección de Gestión Humana y Salud Ocupacional procede a realizar un análisis de la información obtenida, promediando los resultados de cada una de las pruebas y en la entrevista, con el fin de arrojar un nivel para cada competencia descrita en el cargo, y así emitir un concepto de adecuación del candidato y un comparativo del perfil obtenido en relación al perfil de referencia. El Centro especializado analiza la información de acuerdo con sus parámetros y sus herramientas tecnológicas. 5.4 ENTREGA DE INFORME A GERENCIA La Dirección de Gestión Humana y Salud Ocupacional entrega a la Gerencia el informe de selección de cada candidato con el análisis de la información y el concepto sobre la adecuación al cargo. La Gerencia revisa y analiza los informes y determina quién es la persona más idónea para desempeñar el cargo. En señal de aprobación firma el informe NOTIFICACIÓN Y VINCULACIÓN La decisión es notificada tanto al seleccionado como al Coordinador Administrativo de Silvotecnia. Una vez notificada, la persona electa para el cargo se realiza un examen médico ocupacional de ingreso, de acuerdo con los requisitos del Código Laboral Colombiano.

6 Página 6 de 6 FECHA: 27 Sep 12 Con la hoja de vida de la persona y sus respectivos documentos se procede a elaborar el contrato de trabajo, bien sea: Individual a Término Indefinido (Forma LEGIS) o Individual a Término Fijo Inferior a un Año (Forma LEGIS) según sea el caso y la determinación de la Gerencia. Se firma, previa lectura del mismo por parte de los interesados. El Coordinador Administrativo verifica el diligenciamiento y tramitación del Formato de la ARP, el formato propio de la EPS a la cual pertenece la persona, que puede ser: de Vinculación Inicial, de Reingreso o de Cambio de Empleador. Así mismo, se verifica a qué Fondo de Pensiones y/o Cesantías está afiliado y procede a solicitar a la Entidad el respectivo Certificado para realizar los pagos. 6. MODIFICACIONES. 14 de Mayo de 2009: El centro especializado en procesos de selección es quien realiza las actividades de reclutamiento de hojas de vida, verificación de referencias y documentación, aplicación de pruebas psicotécnicas, a partir del envío por parte de Silvotecnia S.A. del perfil de referencia. Cuando el centro especializado obtiene los precandidatos más opcionados envía informe a Silvotecnia para su análisis y realización de entrevista gerencial con la cual la Gerencia General y/o Gerencia Técnica, toma la decisión final. 13 de Noviembre de 2009: se determina que la selección de los candidatos es un proceso compuesto por una serie de pasos, los cuales son ejecutados directamente desde SILVOTECNIA S.A. (A nivel Interno) y/o por un Centro Documental Especializado en procesos de selección, según el cargo en cuestión y el modus de la convocatoria. Los pasos son los siguientes. Los pasos son: Reclutamiento de Hojas de Vida, Pre-selección de candidatos por cumplimiento general de requisitos, Verificación de Referencias Laborales y Documentación, Aplicación de Pruebas Psicotécnicas, Entrevista de Selección por Competencias y Entrevista Gerencial por Habilidades. De los pasos anteriores, sólo la Aplicación de Pruebas Psicotécnicas y la Entrevista de Selección por Competencias, son realizadas siempre por el CENTRO ESPECIALIZADO; y la Entrevista Gerencial por Habilidades, es realizada siempre por SILVOTECNIA S.A. 27 de Septiembre de 2012: Se actualiza el logo de la empresa. Se incluye la definición de competencias de valor y específicas. Se explica que el registro R GRH 02 Verificación de Referencias Laborales y Documentación se utiliza cuando el candidato no sea un referido directo. Se eliminan los registros R GRH 04 Banco de Hojas de Vida y R GRH 05 Conclusiones de entrevista gerencial a aspirantes. Se incluye el registro R GRH 13 Solicitud de consecución de personal. 7. FORMATOS RELACIONADOS. R GRH 13 Solicitud de Consecución de Personal R GRH 02 Verificación de Referencias Laborales y Documentación