Colegio Ciudad de Bogotá (I.E.D) PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PARA LA ADMISIÒN Y REGISTRO CODIGO: SIG-PAR-01 VERSIÓN: 01 FECHA: 03/04/2013

Transcripción

1 TABLA DE CONTENIDO 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidad 4. Normas y documentos de referencias 5. Definiciones y términos 6. Desarrollo 6.1 Condiciones generales (opcional) 6.2 Diagrama de flujo 6.3 Matriz detallada 7. Anexos 8. Control de cambios Elaboró: Revisó: Aprobó: Firma: Firma: Firma:

2 1. Objetivo Realizar el proceso de admisiones y registros de los estudiantes para el ingreso al colegio ciudad de Bogotá. 2. Alcance Este procedimiento aplica desde el proceso de admisiones hasta la legalización y registro de la matrícula de los nuevos estudiantes. 3. Responsables - Secretaria académica - Consejo académico - Directivos docentes 4. Referencias - Ley 115 de Manual de convivencia - Cronograma académico 5. Términos y definiciones - Admisión: Es el proceso mediante el cual la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central selecciona entre los aspirantes inscritos, a quienes cumplen con los requisitos establecidos por la institución para cada uno de los programas que ofrece. - : Cualquier persona que se inscribe para cursar alguno de los programas que ofrece la institución. - Formulario de inscripción: Formato que contiene una serie de campos mediante el cual se solicita información al aspirante. - Inscripción: Proceso mediante el cual el aspirante aporta documentos y se registra para continuar con el proceso de admisión. - Informativo: Documento mediante el cual se comunica las actividades, requisitos y fechas que debe cumplir el aspirante dentro del proceso de inscripción y admisión. - Matrícula: Acto por el cual el aspirante admitido adquiere la calidad de estudiante del colegio ciudad de Bogotá.

3 6. Desarrollo 6.1 Diagrama de flujo INICIO 1. Organizar la logística 2. Realizar la publicidad del proceso 3. Ejecutar pagos de derechos de admisión 4. Inscribir a los aspirantes Hay conformidad NO SI 1 5. Registrar la inscripción 6. Publicar los admitidos 7. Imprimir orden de matricula 8. Legalizar las matriculas FIN

4 6.2 Matriz detallada 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO Organizar la La rectora debe disponer de los Secretaria 1 semana antes logística del recursos necesarios para llevar a cabo General proceso de el recibimiento de los niños, niñas y admisiones jóvenes en proceso de admisión. Realizar la publicidad del proceso Divulgar la información del proceso a través de los medios establecidos para tal efecto. Secretaria General 1 semana antes 3 4 Ejecutar los pagos de derechos de admisión Inscribir a los aspirantes Generar el recibo de pago de derecho a la inscripción Consignar el valor correspondiente dentro de las fechas establecidas. Diligenciar en línea el formulario de inscripción, adjuntar la documentación exigida y entregar dentro de las fechas establecidas en Registro y Control. Recibir, revisar, verificar y registrar la inscripción del aspirante. Auxiliar Administrativo Tesorería Mínimo 1 día antes del proceso de matricula Inmediatamente Registrar la inscripción Publicar los admitidos Imprimir orden de matricula Legalización de matriculas Si la documentación está de conformidad con las normas del proceso, se registra y entrega al aspirante el desprendible de inscripción, si no se cumple se devuelven los documentos. Diseñar, aplicar y calificar las pruebas y generar listados de admitidos para su publicación a través de los medios establecidos. Realizar la impresión de la orden de matrícula en línea. Entregar documentos exigidos y firmar la matrícula. Se carnetiza. Secretaria general Parte administrativa Inmediatamente 3 días después de la admisión y registro Terminado el proceso de matricula Terminado en proceso

5 7. Anexos N/A 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 01 FECHA DE APROVACIÓN DESCRRIPCIÓN DEL CAMBIO No existen cambios por ser primera versión. SOLICITADO POR