SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. PLAN DE CONTROL Versión: 1.1 Fecha de Aprobación: 02/AGO/2012 Código: PA.05.GT.

Transcripción

1 PLAN PROCESO: GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE LA INFORMACIÓN Código: PA.05.GT CRITERIO Recepcionar la l nuevo servicio o cambio de Solicitud del La l nuevo servicio uno existente se debe hacer por uno de los siguientes medios: correo electrónico, ticket. Revisando el medio por el cual llega la solicitud se genera una Definir la necesidad del servicio y el valor que este aportará a los usuarios Solicitud del La l nuevo servicio uno existente debe aportar una mejora tecnológica a la institución o una nueva funcionalidad o facilidad a los usuarios Por medio de entrevista con los usuarios que solicitan el nuevo servicio o cambio del existente se analiza una Acta de reunión en el sistema ELIT Documentar en el sistema ELIT los cambios a realizar o el diseño del Solicitud del La l nuevo servicio uno existente debe ser documentado por medio de un registro de cambio de configuración en el sistema ELIT Verificando las alertas del sistema ELIT cuando hay cambios de configuración se diseña una Registro de cambio de configuración en servicios en el sistema ELIT Página 1 de 7

2 PLAN Documentar Los requerimientos de los cambios a realizar o del Documentar el manual de operación y manual de usuario Características del servicio nuevo o a actualizar Manuales usuarios operación de y CRITERIO Se debe realizar un levantamiento de requerimientos con el usuario, el cual debe recoger toda la información de las características de funcionalidad requeridas por los usuarios para la nueva tecnología o la actualizada Se debe documentar el diseño y la operación del o cambio de. Deben quedar registros documentales que oriente el uso y operacionalización de dicho desarrollo tanto para los usuarios como para posteriores mantenimientos. Entrevista con los usuarios implicados Revisando los manuales de usuarios y de operación se diseña una se diseña una Desarrollo y Documentadora Documento de Requerimientos funcionales Manual de usuario y Especificaciones s Página 2 de 7

3 PLAN Identificar el medio de recepción de la soporte o servicio Solicitud de CRITERIO La debe ser recibida por uno de los siguientes medios: correo electrónico, llamada telefónica, carta, radioteléfono, sistema de mensajería interna, presencial (solo en el departamento de tecnología), ticket. Revisando el medio por el cual llega la solicitud se genera una asistencia Auxiliar de Soporte Evaluar si se trata del cambio de un servicio o el diseño y desarrollo de uno nuevo Solicitud de Para continuar con el procedimiento DISEÑO Y DESARROLLO DE APLICACIONES TIC Código PA.05.GT.P01 la debe hacer referencia al cambio de un servicio existente o a la creación de uno nuevo Ejecutando el diagnóstico de la solicitud se diagnostica una asistencia Coordinador de Soporte Ejecutar la solución al problema o necesidad de acuerdo a los tiempos establecidos y la naturaleza de la misma. Tiempo de solución de la La debe ser resuelta en el tiempo configurado en el sistema ELIT de acuerdo a su tipo Revisando los tiempos de solución de la lista de tipos de tickets Página 3 de 7 se atiende una asistencia Auxiliar de soporte

4 PLAN CRITERIO Evaluar si la solicitud fue resuelta pidiendo confirmación al usuario por uno de los siguientes medios: teléfono, ticket, correo electrónico, sistema de mensajería interna Solicitud de Antes de cerrar un ticket, se debe tener confirmación por parte del usuario de la solución de la atención. Revisando los medios por los cuales se pide confirmación al usuario se va a cerrar un ticket Auxiliar de soporte Determinar si la es competencia de la Universidad Correspondencia La externa debe indicar: Universidad de San Buenaventura-Cali y la interna debe ir marcada para que oficina se dirige Observación Diaria Guarda de turno portería principal y auxiliar OGD Página 4 de 7

5 PLAN Determinar si la clasificada cumple con los requisitos para su distribución Radicar, registrar y alistar la Correspondencia Correspondencia CRITERIO La interna debe estar identificada para quien va dirigida. La que va al medio externo por correo debe venir con copia o documento remisorio, los enviados por fax o deben venir con el formato transmisión de documentos. Revisar cumplimiento de otros criterios adicionales establecidos en Instructivo para gestión de y archivos código PA.05.GT.I02 Se radica aquellos documentos que obedece a un trámite administrativo, los demás se registran. Revisar cumplimiento de otros criterios adicionales establecidos en Instructivo para gestión de y archivos código PA.05.GT.I02 Revisión y observación Revisando la Diaria Auxiliar del OGD Sello Radicador Diaria Auxiliar del OGD Registro y control de recibida y registro y control de despachada Página 5 de 7

6 PLAN CRITERIO Clasificar organizar documentos según la TRD y los Documentos Se debe cumplir la organización de los documentos de archivo, según la TRD. Observación Diaria Documentos Organizados y clasificados Iniciar la apertura y descripción de las unidades de Deben contener la codificación pertinente que consta de: Fondo, sección o subsección, serie o subserie, fechas extremas y folios. Observación A inicio de cada año y cuando cada carpeta haya cumplido el límite de 150 folios Conservación Ordenar los documentos de las unidades de. Documentos Debe tenerse en cuenta el principio de procedencia y el principio de orden natural. Observación Diaria Conservación Ubicar e identificar las unidades de en los archivadores Elaborar una descripción archivística en los estantes de archivo (fijos o rodantes) Señalización Cada que se abra una unidad de Página 6 de 7

7 PLAN Preparar y organizar las transferencias documentales CRITERIO Debe tenerse en cuenta el cronograma de transferencias y los tiempos de retención establecidos en la TRD, una vez identificado los documentos a entregar registrarlos en el formato único de Inventario Documental Observación Cuando se efectúen las transferencias documentales Formato de Inventario Documental Elaboró: Cargo: Fecha: Peter Nelson Duque Camayo Auxiliar de Gestión Documental 30/JUL/2012 Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 01/AGO/2012 Aprobó: Cargo: Fecha: Peter Nelson Duque Camayo Auxiliar de Gestión Documental 02/AGO/2012 Firma: Firma: Firma: Página 7 de 7