INSTRUCTIVO DE CONTROL DE GASTOS DE PROGRAMAS ASOCIADOS A ITEMS INSUMOS E INVERSIONES

Transcripción

1 Pág.: 1 8 INSTRUCTIVO DE CONTROL DE GASTOS DE PROGRAMAS 1.- OBJETIVO Y ALCANCE ASOCIADOS A ITEMS INSUMOS E INVERSIONES Establecer los procedimientos asociados al control gastos programas académicos educación continua, asociados a ítems insumos e inversiones, s la Dirección Educación Continua. En programas autorizados s la DEC a partir l 05 junio DOCUMENTOS DE REFERENCIA - Resolución Vicerrectoría Extensión y Relaciones Internacionales N 02/15. - Manual l usuario adquisiciones y pagos (Unidad presupuestos). 3.- DEFINICIONES DEC: La Vicerrectoría Extensión y Relaciones Internacionales lega atribuciones a la Dirección Educación Continua para la aplicación la normativa institucional educación continua. UNIDAD EJECUTORA: Instancia formal la Universidad (Facultad, Vicerrectorías, Escuela, Instituto, Departamento, Carrera, Dirección, Proyecto, Programa, Laboratorios y otros), a la cual se encuentra asociado un programa académico educación continua. COORDINACIÓN: Representantes una unidad ejecutora la UC Temuco, a cargo l sarrollo uno o más programas educación continua.

2 Pág.: 2 8 PROGRAMA ACADÉMICO (PA): Se fine como aquella actividad curricular formal (programa educación continua) que contribuya a la formación general, perfeccionamiento laboral y/o profesional en áreas y/o conocimientos específicos, con distintos niveles especialización y profundidad. Pudiendo ser éste un curso, diplomado o postítulo, ofrecido en forma abierta o cerrada como respuesta a una manda particular, en modalidad presencial, semi presencial o e-learning. KELLUN: (portal.uct.cl) sistema informático a través l cual se gestionan solicitus órnes pedido, órnes compra, fondos a rendir, viáticos; amás las solicitus pagos únicos, entre otros. ORDEN DE COMPRA: documento que emite la universidad con la finalidad solicitar mercarías a proveedores; indica cantidad, talle, precio y condiciones pago, entre otras cosas. El documento original se envía al proveedor e implica que be hacer efectiva la entrega l producto o servicio. ORDEN DE PEDIDO: solicitud interna la UC Temuco con la finalidad solicitar mercarías a boga; en la solicitud se indica cantidad, talle y precio l producto. VIÁTICO: dinero que la UC Temuco paga a uno o más miembros l personal un programa académico, a fin que éstos solventen los gastos alimentación, alojamiento o traslado asociados a la ejecución un programa. FONDO A RENDIR: dinero solicitado como un anticipo, necesario para financiar gastos asociados a insumos y/o inversiones vinculados a la ejecución un programa académico. El gasto no pue excer los límites establecidos y posteriormente be ser rendido.

3 Pág.: DESARROLLO La Dirección Educación Continua tiene la facultad autorizar o rechazar gastos con cargo a carpetas presupuestarias programas académicos educación continua. Por cuanto, los gastos efectuados ben coincidir con la información económica la propuesta aprobada por la Dirección Educación Continua. Por lo tanto, para la autorización o rechazo órnes compra, órnes pedido, viáticos y fondos a rendir, se verificará contra información propuesta económica aprobada por la DEC. Los gastos asociados a los ítems insumos e inversiones, puen ser efectuados por medio solicitus : - Órnes compra - Órnes pedido - Viáticos - Fondos a rendir Los gastos autorizados s la DEC por las vías órnes compra, órnes pedido, viáticos y fondos a rendir, ben ajustarse a los gastos clarados en los siguientes ítems: Ítem insumo Material aula Material oficina Viáticos Otros materiales Visitas charlistas Servicios alimentación Vía solicitud gasto Orn compra/orn pedido/fondo a rendir Orn compra/orn pedido/fondo a rendir Solicitud Viático Orn compra/orn pedido/fondo a rendir Orn compra/ Fondo a rendir Orn compra/fondo a rendir

4 Ítem inversión Vía solicitud gasto Dirección Educación Continua Pág.: 4 8 Biblioteca Infraestructura Equipamiento Publicidad y promoción Orn compra/fondo a rendir Orn compra/fondo a rendir Orn compra/fondo a rendir Orn compra/fondo a rendir La Dirección Educación Continua, en el sistema KELLUN tiene asignado el rol Director en los centros y sub-centros costo programas educación continua; por lo tanto, la DEC es parte l flujo autorización solicitus gastos. Así, toda solicitud orn compra, fondo a rendir, orn pedido y viático, está sujeta a autorización o rechazo por parte la DEC a través l sistema KELLUN. Toda vez que una solitud gasto es rechazada por la DEC, se envía a la coordinación l programa académico un correo electrónico scribiendo el motivo l rechazo e informando los pasos a seguir para continuar con el proceso. Una vez que la DEC aprueba un gasto, la solicitud sigue su curso normal hacia las unidas adquisiciones y pagos o contabilidad, según sea el caso. En relación a cada vía solicitud gasto, la coordinación consira lo que se indica a continuación: GESTIÓN DE ORDEN DE COMPRA Toda vez que una orn compra sea autorizada en sistema por el director la unidad ejecutora respectiva, la coordinación l programa be enviar un correo electrónico a la DEC, con la finalidad verificar que la orn compra en trámite se ajusta a los gastos clarados por la coordinación en la propuesta económica autorizada. Si la orn compra es aprobada por la DEC, continúa el flujo autorización hacia la unidad adquisiciones y pagos. GESTIÓN DE ORDEN DE PEDIDO Toda vez que una orn pedido es autorizada en sistema por el director la unidad ejecutora respectiva, la coordinación l programa be enviar un correo

5 Pág.: 5 8 electrónico a la DEC, con la finalidad verificar que la orn pedido en trámite se ajusta a los gastos clarados por la coordinación en la propuesta económica autorizada. Si la orn pedido es aprobada por la DEC, continúa el flujo autorización hacia la unidad adquisiciones y pagos. Toda solicitud fondo a rendir, be indicar el talle según gastos indicados en ítems la propuesta económica autorizada. GESTIÓN DE VIÁTICOS Toda vez que una solicitud viático sea autorizada en sistema por el director la unidad ejecutora respectiva, la coordinación l programa be enviar un correo electrónico a la DEC con la finalidad verificar que la solicitud viático se ajusta a lo clarado en la propuesta económica autorizada. Es importante stacar, que los viáticos solicitados a través ben figurar en la propuesta económica l programa académico en Tipo insumo: Viático; no ser así, la solicitud viático será rechazada con observaciones. GESTIÓN DE FONDO A RENDIR Toda vez que una solicitud un fondo a rendir sea aprobada por el director la unidad ejecutora respectiva, la coordinación a cargo l programa be enviar un correo electrónico a la DEC dando aviso ello. La DEC revisa si el fondo a rendir solicitado, sumado al resto los gastos solicitados por la coordinación (orn compra, orn pedido, viático) supera o no el monto total stinado a Insumos e Inversiones clarados en la propuesta económica un programa académico. Si la suma es mayor al total gastos clarados en propuesta económica autorizada, el fondo a rendir se rechaza con observaciones, si la suma es menor al total gastos clarados en solicitud viático se riva a contabilidad. Toda vez que una solitud gasto sea rechazada por la DEC, se enviará a la coordinación l programa académico un correo electrónico scribiendo el motivo l rechazo e informando los pasos a seguir para continuar con el proceso. Una vez que la DEC aprueba el gasto, la solicitud sigue su curso normal hacia las unidas adquisiciones y pagos o contabilidad, según sea el caso.

6 Pág.: 6 8 En la imagen que se presenta a continuación se establece el flujo proceso que seguirán las solicitus emanadas s las coordinaciones. Queda patente la participación la coordinación l programa, la Dirección Educación Continua, y las unidas adquisiciones y pagos y contabilidad. Flujo Proceso Gastos Programas Académicos Proceso Inicio y término proceso Sub proceso Decisión Software Simbología COORDINACION PROGRAMA DIRECCION EDUCACION CONTINUA ADQUISICIONES Y PAGOS Necesidad Compra Ingreso solicitud a Se contrasta la solicitud con la propuesta económica y se controla que este OK el monto solicitado con lo presupuestado Orn Compra Aprobación l Gasto SI Se realizan cambios NO Se Aprueba en SI Se revisa solicitud para su aprobación en kellun Se Aprueba en SI Orn Pedido Se aprueba en NO UNIDADES EXTERNAS UCT NO Se realizan las observaciones y se informa a las unidas Viáticos CONTABILIDAD Rechazo o procedimiento para rectificar solicitud Aprobación l Gasto SI Fondo a Rendir Se aprueba en NO Rechazo o procedimiento para rectificar solicitud

7 Pág.: CONTROL DE REGISTROS Intificación Del registro Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo retención y disposición Correo rechazo orn compra Correo rechazo solicitud fondo a rendir Correo rechazo orn pedido Correo rechazo solicitud viático Planilla control solicitus orn compra, fondo a rendir, orn pedido y viático Solicitus orn compra, fondo a rendir, orn pedido y viático Sistema kellun 6.- TABLA DE MODIFICACIONES Revisión Nº Pág. Modificada Motivo l cambio Fecha Aprobación Aprobó

8 Pág.: LISTA DE DISTRIBUCION Coordinadores y asistentes programas educación continua Director Educación Continua Coordinador(a) Procesos y Calidad Profesional/es Administrativo Secretaria 8.- ANEXOS No aplica.