MANUAL DE FUNCIONES COORDINACIÓN PROYECTO CURRICULAR DE ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL

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1 PÁGINA 1 DE 13 MANUAL DE FUNCIONES COORDINACIÓN PROYECTO CURRICULAR DE ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS 2016

2 PÁGINA 2 DE 13 REQUISITOS COORDINADOR DEL PROYECTO CURRICULAR DENOMINACIÓN DEL CARGO NIVEL DEPENDENCIA CARGO A QUIEN REPORTA CARGOS QUE LE REPORTAN IDENTIFICACIÓN COORDINACION DE PROYECTO ADMINISTRATIVO PROYECTO CURRICULAR ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL DECANO DE FACULTAD ASISTENTE DE COORDINACION Y SECRETARIA PROPÓSITO PRINCIPAL Direccionar y coordinar las actividades y tareas a realizar para el adecuado funcionamiento del Proyecto Curricular de Administración Ambiental, garantizando que se cumplan los objetivos del proyecto y los objetivos de calidad que sean planteados.

3 PÁGINA 3 DE 13 Teniendo en cuenta el acuerdo 004 de 1996 Estatuto Académico de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, a continuación se describen las funciones para el cargo de COORDINADOR del Proyecto Curricular de Administración Ambiental: FUNCIONES BÁSICAS 1. Planificar, dirigir, coordinar y controlar el Proyecto Curricular. 2. Presidir el Consejo Curricular y responder por el cabal funcionamiento del Proyecto Curricular. 3. Proponer al decano los docentes de las asignaturas curriculares que pueden ser dirigidas por uno o más profesores. 4. Asignar los tutores académicos de los estudiantes que estén en el proyecto curricular. 5. Programar las actividades académicas necesarias para lograr el buen funcionamiento del proyecto. 6. Resolver las solicitudes de los estudiantes de acuerdo con los reglamentos. 7. Expedir los certificados de los estudiantes participantes en el proyecto curricular. 8. Administrar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de los Programas, los Proyectos y las actividades de la dependencia y del personal a su cargo.

4 PÁGINA 4 DE 13 FUNCIONES ESPECÍFICAS Creación y / o modificación del consejo curricular Definición y unificación de contenidos programáticos de asignaturas Renovación de matrículas de estudiantes antiguos. Coordinador del proyecto curricular preside el consejo, este solicita los miembros a la Decanatura el cual debe estar conformado por: Un profesor representante del área básica Un profesor representante del área socio humanística Un profesor representante del área profesional Dos estudiantes del proyecto curricular designados por el respectivo concejo de facultad Organiza los syllabus. Publica por medio de la aplicación cóndor el recibo de pago de los estudiantes con las fechas límites a cancelar, este se debe presentar en el proyecto curricular cancelado como requisito para la oficialización de matrícula adjuntando fotocopia del carnet de la EPS, la actualización de la base de datos de cóndor. Determinar requerimientos de horarios para alumnos antiguos y nuevos con base en la población que aprobó y reprobó las diferentes asignaturas Organización horarios de clase Elaborar los horarios de clase con base en los requerimientos determinados y en la capacidad o disponibilidad real Digitar la información en el sistema académico Solicita la impresión de los horarios a la oficina asesora de sistemas.

5 PÁGINA 5 DE 13 Organización carga académica de profesores Control de inventario de oficina Semestralmente se organiza la carga académica. (Depende de la demanda de estudiantes por curso) Verificación y recibo del inventario inicial Diligenciamiento y firma del formato de traslado Denuncia ante entidad legal competente Notificación de perdida a almacén general acompañada de copia de denuncia Solicitud de correcciones de inventario Firma de listado de inventarios CONSEJO CURRICULAR 1. Presentar al Consejo de Facultad propuestas de aprobación, supresión o modificación de Proyectos Curriculares. 2. Reglamentar los procedimientos en las diversas modalidades de grado. 3. Estudiar y aprobar los proyectos de grado 4. Realizar la evaluación permanente del proyecto curricular con la participación de estudiantes y profesores. 5. Designar el EVALUADOR de los trabajos de grado. 6. Elaborar los perfiles para los concursos docentes. 7. Las demás que le asignen los reglamentos de la Universidad. En la coordinación de pasantías y trabajos de grado: Elabora cronograma de recepción de anteproyectos y trabajos finales Diseñar Y/O Modificar y publicar los formatos de inscripción de anteproyectos Programar reuniones informativas para estudiantes de último semestre Revisar las propuestas entregadas y designar profesores revisores para su lectura y aprobación Notificar las observaciones y/o solicitudes de modificación o complementación Asignar los jurados calificadores de los respectivos informes

6 PÁGINA 6 DE 13 REQUISITOS ASISTENTE DEL PROYECTO CURRICULAR DENOMINACIÓN DEL CARGO NIVEL DEPENDENCIA CARGO A QUIEN REPORTA CARGOS QUE LE REPORTAN IDENTIFICACIÓN ASISTENTE DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVO PROYECTO CURRICULAR ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL COORDINADOR SECRETARIA PROYECTO CURRICULAR PROPOSITO PRINCIPAL Apoyar al coordinador en los procesos de funcionamiento del proyecto, agendar las actividades y citas del coordinador, organizar las reuniones del Consejo Curricular y reemplazar al coordinador en algunas tareas cuando no este presente, y demás labores designadas por el Coordinador del Proyecto Curricular Administración Ambiental.

7 PÁGINA 7 DE 13 Teniendo en cuenta la Resolución 1101 de 2002 Por la cual se establece el manual descriptivo de funciones generales y los requisitos mínimos para los cargos de planta de personal administrativo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas a continuación se describen las funciones y requisitos para el cargo de auxiliar administrativo del proyecto curricular de Administración Ambiental. FUNCIONES BÁSICAS 1. Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos. 2. Informar al jefe inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos y/o correspondencia encomendados. 3. Colaborar en el diseño de formas y cuestionarios para la recolección de datos, en la verificación de información y revisión de tabulados y en la obtención de promedio o proposiciones sencillas. 4. Coordinar, de acuerdo con instrucciones, reuniones y eventos que deba atender el jefe inmediato, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos. 5. Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondientes. 6. Colaborar en la disposición y organización de materiales, equipos, instalaciones y demás aspectos que se requieran para la celebración de eventos de carácter institucional. 7. Garantizar la correcta aplicación de las normas y los procedimientos. 8. Elaborar, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato, actas, registros y relaciones sencillas.

8 PÁGINA 8 DE Responder por.la calidad y oportunidad de los trabajos asignados conforme a las normas y procedimientos establecidos e instrucciones dadas. 10. En coordinación con la División de Recursos Físicos, velar por la organización y aseo de las oficinas e instalaciones de la dependencia. 11. Planear, organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar con eficiencia el desarrollo de los proyectos y las actividades propias de su trabajo. 12. Participar con su labor diaria en la misión, visión, objetivos, políticas, propósitos y principios de la Universidad. 13. Coordinar y participar directamente con actividades referentes a sus responsabilidades y desempeño de sus funciones, con el desempeño y funciones de los otros cargos o entidades internas y/o externas, relacionadas con el desarrollo de su labor de manera efectiva. 14. Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del empleo FUNCIONES ESPECÍFICAS Organización de horarios de clase Junto con el coordinador del proyecto determinar requerimientos de horarios para alumnos antiguos y nuevos con base en la población que aprobó y reprobó las diferentes asignaturas Elaborar los horarios de clase con base en los requerimientos determinados y en la capacidad o disponibilidad real Digitar la información en el sistema académico

9 PÁGINA 9 DE 13 Publicar los horarios en la aplicación académica cóndor para el proceso de adición de asignaturas Archivo de documentos según sistema. Reingresos Transferencias Organización carga académica docentes Revisa el reporte enviado por la oficina asesora de sistemas y acepta todos los estudiantes aspirantes al reingreso. Crea una base de datos en Excel de los estudiantes que son aspirantes a una transferencia externa o interna, además se debe ir adjuntando todos los papeles que el estudiante debe tener como: sabana de notas, resultado del SABER PRO, fotocopia de cedula, registro de nacimiento, certificado médico, fotocopia de acta de grado Y certificado de ingresos. Un mes antes de terminar clases se organizan los horarios para cada semestre. Al tener los horarios se hace una proyección del horario.

10 PÁGINA 10 DE 13 REQUISITOS SECRETARIA O AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL PROYECTO CURRICULAR DENOMINACIÓN DEL CARGO NIVEL DEPENDENCIA CARGO A QUIEN REPORTA CARGOS QUE LE REPORTAN IDENTIFICACIÓN SECRETARIA O AUXILIAR ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO PROYECTO CURRICULAR ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL COORDINADOR Y ASISTENTE DEL PROYECTO CURRICULAR NINGUNO PROPÓSITO PRINCIPAL Atención al cliente y contribución para el cumplimiento de los objetivos de calidad planteados en el Proyecto Curricular de Administración Ambiental. Comprende las funciones que implican el ejercicio de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución.

11 PÁGINA 11 DE 13 Teniendo en cuenta la Resolución 1101 de 2002 Por la cual se establece el manual descriptivo de funciones generales y los requisitos mínimos para los cargos de planta de personal administrativo de la Universidad Distrital francisco José de Caldas FUNCIONES BÁSICAS 1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos y elementos y/o correspondencia relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos. 2. Tomar dictados, colaborar en su redacción y presentación, y transcribir a máquina o computadora correspondencia y otros documentos que le indique el superior, con base en manuscritos, grabaciones y otros medios o instrucciones. 3. Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos. 4. Coordinar, de acuerdo con instrucciones, reuniones y eventos que deba atender el jefe inmediato, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos. 5. Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondientes. 6. Colaborar en la disposición y organización de materiales, equipos, instalaciones y demás aspectos que se requieran para la celebración de eventos de carácter institucional. 7. Garantizar la correcta aplicación de las normas y los procedimientos. 8. Elaborar, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato, actas, registros y relaciones sencillas.

12 PÁGINA 12 DE Responder por.la calidad y oportunidad de los trabajos asignados conforme a las normas y procedimientos establecidos e instrucciones dadas. 10. Atender los teléfonos de la oficina y establecer las comunicaciones que le solicite el jefe inmediato. 11. Planear, organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar con eficiencia el desarrollo de los proyectos y las actividades propias de su trabajo. 12. Participar con su labor diaria en la misión, visión, objetivos, políticas, propósitos y principios de la Universidad. 13. Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del empleo Alimentación y actualización de la base de datos académica de los egresados. Coordinación de pasantías y trabajos de grado FUNCIONES ESPECÍFICAS Se ingresa desde la aplicación cóndor y se mira la base de datos que se tiene en formato Excel donde se empieza a ingresar todos los datos requeridos de todos los egresados. Los datos son los siguientes: teléfono fijo, teléfono celular, correo electrónico, empresa donde labora, dirección de residencia Recibir los trabajos finales en fechas previamente informada Elaborar acta de sustentación Remitir copia de trabajos finales a la biblioteca de la facultad Archivar documentos del proceso según el sistema diseñado

13 PÁGINA 13 DE 13 Recepción de trámite de correspondencia de tipo general. Recibir y radicar la correspondencia de entrada Remitir respuesta al solicitante (dependencia o persona natural) dejando registro en el libro de documentación de salida Archivo de copias según sistema prediseñado FIN DOCUMENTO