PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y CONSULTORÍAS

Transcripción

1 PÁGINA: 1 DE 7 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer los parámetros para la presentación, aprobación, ejecución y control propuestas asesorías, consultorías, interventorías y otras relacionadas con la transferencia tecnológica al medio externo; tal forma que se asegure la remisión y ejecución proyectos con calidad que promuevan el beneficio económico para la Universidad. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a la Vicerrectoría Investigaciones, Extensión y y a todo el personal que lo compren. De igual forma a los grupos investigación y docentes que presenten propuestas productos y servicios al medio externo y a las unidas académicas o administrativas la Universidad que requieran realizar este proceso. 3. RESPONSABLES 3.1 VICERRECTORA/VICERRECTOR DE INVESTIGACIONES Es el responsable que este procedimiento se cumpla, intificar oportunidas para la presentación propuestas y generar los respectivos avales para la presentación y ejecución las propuestas consultorías y prestación servicios. 3.2 JEFA/JEFE DEPARTAMENTO DE EXTENSIÓN Es el responsable promover, apoyar y aprobar las actividas prestación servicios al sector externo. 3.3 COMITÉ MISIONAL DE EXTENSIÓN Es el responsable analizar y aprobar las propuestas extensión para su registro en el Departamento y Vicerrectoría Investigaciones, Extensión y. 3.4 INVESTIGADOR/A / DOCENTE Es el responsable la intificación, presentación, ejecución, presentación informe y entrega resultados relacionados con el proyecto a presentar. 3.5 DECANO/A Es responsable intificar oportunidas para la presentación propuestas al medio externo. Para facilitar la comprensión l presente documento, se finen los siguientes términos: Informe Avance: Documento en el que constan manera resumida, las actividas realizadas durante un lapso terminado, en el que se refleja el avance l contrato. Acta. Documento que suscriben el contratista y el interventor o supervisor, cuyo objeto es jar constancia un acto contractual o scribir lo tratado en una reunión o visita, Revisado por: Angel Britton Cargo: Representante la Dirección Firma: 4. GLOSARIO Aprobado por: Rafaela Vos Obeso Cargo: Vicerrectora Investigación Extensión y Firma: Fecha: Noviembre Fecha: Noviembre

2 PÁGINA: 2 DE 7 mencionando los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable cada uno ellas y el plazo para su ejecución. Acta iniciación. Documento que suscriben el Interventor y/o supervisor y el Contratista en el cual se estipula la fecha iniciación l contrato. A partir dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha última para la entrega lo pactado en el objeto l contrato. Acta liquidación. Documento suscrito por el ornador l gasto, el contratista y el interventor o supervisor don reposa el corte final cuentas entre las partes. En ella berá constar el valor inicial y final ejecutado, los acuerdos, ajustes, revisiones, reconocimientos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin al contrato y por clararse a paz y salvo. Amás se informa sobre los plazos, prorrogas, adiciones, actas legales y financieras tramitadas, pólizas y garantías suscritas. Certificado disponibilidad presupuestal (CDP). Documento expedido por el responsable l presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia apropiación presupuestal disponible, libre toda afectación presupuestal y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiación presupuestal. Registro Presupuestal Compromiso (RP). Monto recursos que respalda el cumplimiento o pago las obligaciones o compromisos adquiridos conformidad con la Ley, y que correspondan o sarrollen el objeto la apropiación afectada. 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos este procedimiento, berán cumplirse las siguientes condiciones: Una propuesta pue originarse a partir : a) Invitaciones directas ó b) Convocatorias públicas. Es fundamental promover constantemente la búsqueda oportunidas para la consecución investigación, asesoría y consultoría. Para esto es indispensable que diariamente, se consulte en los medios comunicación (internet ó prensa), las convocatorias publicadas por parte las empresas contratantes. Toda propuesta be contar con el aval l comité Misional Extensión y Proyección Social la Unidad Académica que lo presenta. Para la selección l Director Proyecto se tienen en cuenta las siguientes posibilidas búsqueda: a) Grupos investigación, b) Relación docentes disponibles, c) Cumplimiento perfil especifico o d) Que el mismo docente haya hecho contacto directo con la entidad contratante.

3 PÁGINA: 3 DE 7 Una propuesta para un proyecto investigación, asesoría y consultoría, como mínimo contiene los siguientes parámetros: antecentes, justificación, objetivo general, objetivos específicos, productos esperados, proyección ingresos y gastos, entre otros Antes iniciar con la ejecución l proyecto es necesario que se establezca o formalice el plan trabajo y cronograma actividas, con el fin realizar un acuado seguimiento y control que asegure el cumplimiento los requisitos pactados. En adición a lo anterior, el cronograma es una herramienta en la cual se programan las actividas a sarrollar, teniendo en cuenta la variable tiempo y su relación directa con los tiempos entrega los productos/entregables críticos l proyecto ante la entidad contratante. Es básica la finición la relación los productos/entregables, ya que son condición para la generación los pagos por remuneración servicios técnicos/profesionales. La información física relacionada con la ejecución l proyecto se almacena en la carpeta cada proyecto, fundamentalmente el contrato firmado por las partes, acta inicio (si aplica), comunicaciones entre las partes, informes parciales o finales y la relacionada con la liquidación l proyecto. Para el trámite las actividas relacionadas con el ejecución presupuestal, tener en cuenta los tiempos previamente establecidos para el trámite cada solicitud, con el fin evitar contratiempos o retrasos en la ejecución los proyectos La facturación o cuenta cobro a la entidad contratante se realiza acuerdo a la forma pago establecida con la misma, antes gestionar la liquidación formal l proyecto investigación, asesoría y/ó consultoría, se recomienda la revisión los requisitos para liquidación y confirmar los pagos realizados por la entidad contratante. Para la liquidación l contrato se hace necesario la entrega un informe final carácter técnico y financiero l cual be reposar una copia en la Vicerrectoría Investigaciones, Extensión y y otra en la. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

4 PÁGINA: 4 DE 7 1 Detectar la necesidad o Recibir solicitus para la presentación propuestas resultado procesos vigilancia tecnológica, solicitus, ruedas negocios, licitaciones, convocatorias o invitaciones a presentar propuestas. Vicerrectora/Vicerrector Investigación, Extensión y Decanos Investigadores Carta invitación a licitar Términos referencia Pliego licitación Analizar y Seleccionar Proponentes propuestas acuerdo a los términos referencia la convocatoria e invitación, se intifica el equipo trabajo o grupo investigación que cuente con las fortalezas para diseñar y ejecutar la propuesta. De este se seleccionará un lír que responrá por el proceso. En el caso que el grupo investigación sea quien intifique la oportunidad o reciba la solicitud presentaran la propuesta e intificarán los aliados que requiera para cumplir con la misma. Preparar Propuesta a presentar, esta actividad la realiza el equipo trabajo teniendo en cuenta: Formato la entidad financiadora Formato interno para presentar propuesta Términos la licitación Los requeridos según el caso El Comité misional extensión establece los mecanismos para apoyar metodológicamente las actividas extensión. Avalar la propuesta para remisión. Lo anterior se efectúa cuando la propuesta es aprobada por el comité misional extensión asegurando la viabilidad técnica, financiera y jurídica la misma, quien la radicará ante la Vicerrectoría Investigación, Extensión y para su aval y posterior remisión. Hacer seguimiento a Propuesta. En caso ser una convocatoria o licitación, hacer seguimiento los resultados. En caso ser una propuesta enviada, hacer seguimiento con la entidad a la cual se remitió la propuesta, esto apoyado en llamadas o correos electrónicos. Si la propuesta es aceptada: Solicitar carta aceptación a la empresa, o documento oficial la entidad contratante don se evincie que el Vicerrectora/Vicerrector Investigación, Extensión y Decanos Investigadores Comité Misional Extensión Comité Misional Extensión Vicerrectora/Vicerrector Investigación, Extensión y Hojas vida equipo Formato Propuestas Extensión Proyecto Formulado Aval propuesta Carta remisoria Carta aceptación la propuesta Registro proyecto aprobado

5 PÁGINA: 5 DE 7 proyecto fue aprobado. Si la propuesta no es aceptada: Realizar un proceso negociación para los casos que apliquen. 6 Elaborar Convenio/Contrato. De acuerdo al procedimiento para la formalización convenios, se elabora el convenio o se gestiona su firma acuerdo sea el caso. Convenio o Contrato Jefa/Jefe Jurídico 7 Gestionar CDP. Posterior a la firma l Convenio se be solicitar la generación un CDP que asegure la disponibilidad los recursos que ingresarán a través l convenio o contrato Certificado Disponibilidad Presupuestal 8 Elaborar Acta Inicio. A fin formalizar el inicio l proyecto se be firmar un acta inicio, que cuente con un acuerdo y consenso las partes participantes en el mismo. El acta inicio establece la fecha inicio la ejecución las actividas asociadas al proyecto. Formato acta inicio 9 Definir/ajustar la planeación l proyecto. Una vez formalizado el proyecto se proce a formalizar el equipo trabajo, plan trabajo, cronogramas y presupuestos Plan trabajo Cronograma Listado entregables Presupuesto Ejecutar las actividas finidas en el plan trabajo l proyecto. Con base en la información contenida en el plan trabajo y cronograma se sarrollan las actividas l proyecto. Se ben radicar copias informes avances realizados, en la Vicerrectoría Investigaciones, Extensión y como soporte para la autorización sembolsos. Tramitar las actividas relacionadas con la ejecución presupuestal. Se ben tramitar las solicitus los recursos, para: a) Adquisición bienes y servicios b) Avances Esto se be realizar siguiendo los procedimientos Director l Proyecto Formato Informe avance Resoluciones

6 PÁGINA: 6 DE 7 establecidos por la Verificar el pago bonificaciones. Para la ejecución los pagos a docentes adscritos a proyectos extensión y proyección social, s el Departamento Extensión y se verificará que los valores a pagar en las resoluciones bonificación corresponn a los montos establecidos y a lo estipulado en el convenio. Solicitar la emisión facturas acuerdo al plan sembolsos. De acuerdo a la información contenida en el plan sembolsos (según contrato/convenio) se solicita a la Vicerrectoría Administrativa y la generación las facturas para la entidad contratante. Verificar la ejecución l proyecto. Se verifica el cumplimiento las actividas contempladas en el cronograma trabajo adjunto a la propuesta, a fin hacer seguimiento al proyecto e intificar oportunidas mejora y evitar moras. Liquidar el proyecto. Posterior a la entrega los resultados finales l proyecto y contar con la aprobación l contratante, se proce a liquidar técnica y financieramente el proyecto. Jefa/Jefe Jurídica Jefa/Jefe Departamento Extensión y Director l Proyecto Director l Proyecto Resoluciones aprobadas. Facturas o Cuentas Cobro Informes seguimiento Acta final (liquidación) l proyecto. Carta satisfacción l contratante. Informe técnico y financiero la finalización l proyecto. 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Acuerdo 02 l 16 febrero 2009: Estatutos Extensión y. Carta invitación a licitar Términos referencia Pliego licitación Hojas vida equipo Formato Propuestas Extensión Proyecto Formulado Aval propuesta Carta remisoria Carta aceptación la propuesta Registro proyecto aprobado Convenio o Contrato 8. REGISTROS

7 PÁGINA: 7 DE 7 Certificado Disponibilidad Presupuestal Formato acta inicio Plan trabajo VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Noviembre Ing. Gloria Naranjo Lic. John Rueda VERSIÓN ORIGINAL 9. CONTROL DE CAMBIOS Cronograma Presupuesto Formato Informe avance Informes seguimiento Acta final l proyecto. Carta satisfacción l contratante. Informe financiero la finalización l proyecto.