UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA GESTIÓN DE CONTRATACION CONTRATACIÓN INVITACIÓN ABREVIADA

Transcripción

1 CÓDIGO AP-CTR-PR-03 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página OBJETIVO Verificar la correcta aplicación l procedimiento selección l contratista mediante la modalidad invitación abreviada para la adquisición obras, bienes y/o servicios, conforme los requisitos exigidos en el Art. 14 l estatuto contratación vigente (Acuerdo No ). 2. ALCANCE Este procedimiento selección aplica cuando la cuantía l contrato sea igual o superior a trecientos ochenta salarios mínimos mensuales legales vigentes (380 SMMLV) e inferior a Quinientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (500 SMMLV) 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Ornadores l Gasto (Rector, Vicerrectores(as), (Administrativa y Investigación y Proyección Social) y canos. 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver normograma 5. DEFINICIONES

2 CÓDIGO AP-CTR-PR-03 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 2 9 PUBLICACIÓN: Hacer que un documento (texto, audio, vio) sea visible s el link l sistema contratación l sitio web y/o medios comunicación. VEEDURÍAS CIUDADANAS: Organizaciones que realizan acompañamiento en el sarrollo y ejecución los diferentes procesos contractuales la Universidad, por parte la población beneficiaria o la comunidad Universitaria. COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN: Es el grupo naturaleza consultiva y asesora, creado por el Estatuto, responsable realizar las recomendaciones y emitir los conceptos necesarios para la toma cisiones en materia contratación acuerdo con la solicitud expresa l ornador l gasto. INVITACIÓN ABREVIADA: Proceso selección contratista establecido en el artículo 14 l Estatuto, que requiere publicación en la página web Institucional, aplicable para contratos cuya cuantía sea igual o superior a trescientos ochenta salarios mínimos mensuales legales vigentes (380 SMMLV) e inferior a Quinientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (500 SMMLV) DELEGACIÓN DEL GASTO: Delegación la competencia contractual (Selección contratistas, adjudicar y celebrar contratos y convenios): Vicerrectores (hasta cuatrocientos (400) SMLMV, Decanos(as): hasta cuatrocientos (400) SMLMV. ESTUDIOS PREVIOS: Son el soporte para elaborar el proyecto pliegos, los pliegos condiciones, y el contrato; que contiene los siguientes elementos: i) scripción la necesidad que se preten satisfacer con el Proceso ; ii) Descripción l objeto a contratar, con sus especificaciones técnicas esenciales, requeridos para su ejecución; y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el sarrollo l proyecto; iii) La obligaciones y especificaciones técnicas l objeto a contratar; iv) El valor estimado l contrato y la justificación l mismo, con base en un estudio preciso l mercado; v) análisis técnico y económico que justifique el valor estimado l contrato incorporando al estudio previo el presupuesto oficia y cuando el valor l contrato esté terminado por precios unitarios, be incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos presupuesto en la estimación aquellos; vi) Los fundamentos jurídicos que soporten la modalidad selección; vii) El análisis riesgo (estimación, tipificación y asignación) y la forma mitigarlo; viii) Las garantías que contempla exigir en el Proceso ; ix) Los criterios para seleccionar la oferta más favorable. ETAPA PRECONTRACTUAL: Correspon inicia con la elaboración estudios previos y finaliza con la signación l contratista a través l proceso selección establecido ntro l estatuto contratación para tal fin. ETAPA CONTRACTUAL: Correspon al sarrollo l objeto contractual, por parte l Contratista, y la contraprestación por parte l Contratante; en las condiciones forma y plazos pactados, la cual, inicia con la suscripción l contrato y termina con el acta entrega y recibo final. (Esta etapa comprenrá la celebración, perfeccionamiento, legalización y ejecución l contrato y estará integrada por todos los actos a cargo l contratista tendientes al cumplimento sus obligaciones contractuales y para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado. La etapa contractual se sarrollará a través la celebración contratos, los cuales estarán intificados con un número secuencial, el cual será asignado una vez se produzca su perfeccionamiento, y bidamente foliados todos los documentos que hagan parte la carpeta l respectivo contrato). ETAPA POSTCONTRACTUAL: Correspon a las actuaciones posteriores al vencimiento l término establecido en el contrato, o en el acto que lo da por terminado manera anticipada. Generalmente versan sobre temas accesorios la contratación misma. Se da una vez terminado el contrato, bien sea por vencimiento l término inicialmente pactado o por terminación unilateral y berá liquidarse ntro los cuatro (4) meses siguientes a su terminación. PERFECCIONAMIENTO: Correspon al cumplimiento las formalidas l contrato, esto es, la suscripción las partes. LEGALIZACIÓN: Aprobación garantías y registro presupuestal. ADICIÓN: Añadir, sumar, agregar más cantidad o tiempo. Implica adicionar valor o tiempo al contrato celebrados, el cual, no podrá ser superior al 50% l valor inicial.

3 CÓDIGO AP-CTR-PR-03 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 3 9 SUPERVISOR: Servidor público vinculado a la entidad, al que se le signa la vigilancia, control y coordinación un contrato, así como el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico l mismo; en los contratos que no requieran conocimientos especializados. INTERVENTOR: Persona jurídica o natural no vinculada laboralmente con la entidad, contratada por la Universidad para realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico al contrato, así como la inspección y vigilancia la correcta ejecución l mismo, ntro los parámetros establecidos y requeridos por la Universidad; cuando el contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o extensión l mismo lo justifique. PLAZO DE EJECUCIÓN: Tiempo durante el cual las partes ejecutan el objeto contractual. PLAZO DE VIGENCIA: inicia con la suscripción l contrato y termina hasta la liquidación l mismo. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: Consisten en pólizas expedidas por compañías seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantías bancarias única que avalan el cumplimiento las obligaciones surgidas l contrato, la cual se mantendrá vigente durante su vida y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión l riesgo amparado ACTAS DEL CONTRATO: Son los documentos suscritos durante la ejecución l contrato por las partes, con diversos propósitos, entre las principales: Inicio, Suspensión, Reinicio, Entrega y recibo final, recibo Parcial, Acta Liquidación y Actas Justificación prórrogas o plazo. OTROSÍ: Implica una modificación o una forma interpretación sin alteración sustancial al objeto. No implica por si solo alteración alguna en valor ni tiempo ejecución. Opera para todo tipo obligaciones. LIQUIDACIÓN: Es una operación administrativa que sobreviene a la finalización un contrato, por cumplimiento l plazo anticipadamente, con el propósito establecer, modo finitivo, las obligaciones y rechos pecuniarias las partes y su cuantía. La liquidación l contrato entonces, constituye su balance final o ajuste cuentas, entre la administración contratante y el particular contratista, con miras a finiquitar una vez por toda la relación jurídica obligacional. Siendo así, el acta liquidación final berá i) intificar el contrato, las partes, sus sucesores y los cesionarios si los hay; su objeto y alcance, ii) terminar el precio, su pago, amortización o modificación y oportunidas pago, iii) señalar las actas pendientes pago, la forma como se utilizó el anticipo y lo facturado el contratista, iv) establecer el plazo, las modificaciones obligaciones, prórrogas, adiciones, suspensiones y reinicios y las sumas que quedan pendientes cancelar. También en el acta las partes dan cuenta las salvedas a que haya lugar manera tallada y concreta. APU: análisis precios unitarios.

4 CÓDIGO AP-CTR-PR-03 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Intificación las Necesidas. Verificación existencias partidas o disponibilidas presupuestales. Estudio previos Solicitud certificado disponibilidad Presupuestal CDP Hoja Ruta Envió y recepción documentación para iniciar proceso contractual Presentar ante comité contratación El funcionario encargado por el ornador l gasto (quien aprueba la solicitud), intifica la necesidad y hace la solicitud l bien o servicio bidamente justificado e intificado en el plan compras. Se verifican las existencias partidas o disponibilidas presupuestales correspondientes y el agotamiento l proceso planeación, conveniencia l objeto a contratar, autorizaciones, aprobaciones, estudios prefactibilidad y/o factibilidad, diseños y proyectos necesarios para garantizar el cumplimiento l contrato. El funcionario signado por el ornador l gasto realiza el estudio previo respectivo para terminar la necesidad, la justificación el valor y el perfil l oferente; plasmando esta actividad en el formato aprobado por el sistema gestión calidad. Tiempo 2 días para realizar esta actividad El funcionario que este alantado el proceso contratación solicita al ornador l gasto la expedición l Certificado Disponibilidad Presupuestal. Tiempo 1 día Una vez expedido el certificado disponibilidad presupuestal se adiciona el formato hoja ruta don se verificaran los documentos que harán parte l proceso contractual. El ornador l gasto envía la siguiente documentación a contratación y/o funcionario encargado: Estudios Previos, Constancia presupuesto oficial, CDP Cotizaciones, Estudio mercado, Certificados planes institucionales Conceptos técnicos y financieros. APU, Planes, Diseños, licencias, evaluaciones y más requeridos si es contratación obra Si el contrato es un convenio se be anexar el convenio correspondiente. La oficina contratación recibe la documentación si está bien continua con el proceso lo contrario vuelve al ornador l gasto Mediante comunicación oficial y/o correo electrónico se solicita al secretario l comité contratación agendar los procesos contractuales alantados por las canaturas cuando la cuantía supera los 100 SMMLV y aquellos alantados por la rectoría y las vicerrectorías cuando la cuantía supera los Ornador l gasto. Funcionario la Universidad. Funcionario que realiza la solicitud. Funcionario la Universidad. Solicitud contratación Estudio previo AP-FIN-08 SOLICITUD CDP Funcionario signado Hoja Ruta ES-VAS-FO-09) Ornador l gasto. Comunicación oficial y/o correo electrónico

5 CÓDIGO AP-CTR-PR-03 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página Proyectar términos Referencia Revisión componente jurídico, técnico y financiero los Términos Referencia. Publicación Recibir y radicar las a los Términos Referencia Remisión 380 SMMLV para su revisión y recomendación inicio proceso (literal a l Art. 7 la Resolución No. 194 l 2011). En caso que se presenten por parte l comité contratación, se comunica a la penncia solicitante para que realice los correspondientes ajustes. Se proyecta Términos Referencia y se envían a la Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico Rectoría para su revisión, el cual, be contener como mínimo: El objeto l contrato que se sea celebrar. El precio El plazo La disponibilidad presupuestal Las obligaciones especiales l contratista Fecha y hora cierre recepción ofertas Cláusulas excepcionales (De ser el caso) El proyecto pliego condiciones se envía para revisión la Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico Rectoría la Universidad, para la revisión jurídica; a la Jefe División Financiera, para el componente económico; y penncia don surge la necesidad, para el componente técnico; si hay sugerencia se vuelve a la unidad contratación continuando con la actividad 8; si los términos están bien se proce a enviar el documento para la firma l Ornador l Gasto correspondiente. Se publica en la página web institucional los Términos Referencia firmados, por un término no inferior tres (03) días hábiles y en la cartelera. Se recibe, radican y consolidan las a los Términos Referencia realizadas ntro los tres (3) días hábiles publicación. Se remiten por la Unidad, las recibidas a las penncias competentes para que proyecten las respuestas. y/o Oficina Asesora Jurídica y/o Asesor Jurídico Rectoría Oficina División Financiera Funcionario signado penncia don surge la necesidad Auxiliar Apoyo Borrador Términos Referencia Concepto jurídico aprobación. y/o Reporte publicación la página web Institucional s Correo electrónico

6 CÓDIGO AP-CTR-PR-03 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página Consolidación respuesta y Publicación respuesta Proyectar Anda Recibir anda y publicar Registrar la entrega y pósito en las urnas las ofertas Elaborar acta l cierre, apertura la urnas y sobres originales Enviar el expediente l proceso para custodia Conformación comité evaluador l Recibir acta No. 01 l Comité Evaluador Traslado informe evaluación y radicación Se consolida las y las respuestas allegadas por las personas competentes, en un documento que se envía a la oficina jurídica y/o asesor jurídico rectoría para su revisión y aprobación, para posterior firma l ornador l gasto. Se recibe documento firmado por el ornador l gasto y publica en la página web institucional. Se realiza los ajustes a los Términos Referencia, conforme la respuesta a las, si a ello hubiere lugar; previa aprobación la Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico Rectoría, y más encargados suscribir el mismo; enviando para las firmas correspondientes y al Ornador l Gasto. Se recibe la anda y el acta firmada y se publica en la página web institucional antes la fecha cierre l proceso invitación pública. Se registra la entrega y pósito en las urnas las ofertas, durante el plazo establecido en el cronograma los términos referencia. Se elabora el Acta l cierre, apertura las urnas y sobres originales, acuerdo al cronograma l proceso fijado en los Términos Referencia. Se envía el expediente l proceso (foliado) y las propuestas para custodia en el periodo evaluación a la Vicerrectoría Administrativa El ornador l gasto signa mediante oficio el comité evaluador para evaluar las propuestas presentadas ntro l proceso, ntro los tres (03) días hábiles siguientes. Se recibe el Acta No. 01 l Comité Evaluador con sus respectivos anexos bidamente firmados en medio físico y magnético. Durante mínimo dos (2) días hábiles, se correrá traslado l informe evaluación a los proponentes para que presenten, mediante y/o y/o Ornador l gasto y/o Documento consolidado respuesta a las Reporte publicación Anda Anda firmada Registro Publicación en página web Registro entrega Acta, Registro Publicación en página web Expediente Propuestas Acta Comité Evaluador y anexos firmados Consolidado Registro Publicación en

7 CÓDIGO AP-CTR-PR-03 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página publicación en la página web; las cuales se recibirán y consolidarán. página web Traslado informe evaluación al Comité Evaluador Recibir Acta 2 l Comité Evaluador: Respuesta y recomendación adjudicación o claratoria sierta l proceso Publicación Resolución adjudicación o claratoria sierta Las recibidas serán enviadas al Comité Evaluador para que sus miembros las resuelvan ntro término establecido en el oficio remisorio Se recibe el Acta 2 l Comité Evaluador con sus respectivos anexos bidamente firmados en medio físico y magnético, don resuelven las al acta 1; y se recibe Acta l Comité Evaluador don recomienda adjudicar o clarar sierto el proceso. Se publica en la página web Institucional la Resolución adjudicación o claratoria sierta. Si el proceso se clara sierto se aplicará lo dispuesto en el inciso 4 l Art. 14 l Acuerdo Estatuto -. Contratista Apoyo y/o Acta Registro publicación página web Institucional Proyectar, recibir y radicar oficios Consulta antecentes Elaboración minuta contrato Designación supervisor Si el proceso es adjudicado se proyecta los siguientes oficios para firma l ornador l gasto: ornando elaborar el contrato informativo al futuro interventor y/o supervisor l contrato Se recibe y radican los oficios firmados, se organizan los expedientes l proceso, se envía el oficio l interventor y/o supervisor al stinatario y se pasa el proceso para la elaboración l contrato. Previo a la realización l contrato se consulta los antecentes disciplinarios, fiscales y judiciales la persona natural o jurídica, así como el l representante legal. Se realiza el contrato con todas las formalidas legales y clausulas pertinentes Se signa supervisor o interventor l contrato; previo análisis conveniencia y oportunidad y se comunica dicha signación mediante comunicación oficial a la persona signada, en el caso l supervisor; o suscripción l contrato, en el caso interventor. Contratista Apoyo Profesional Apoyo y Asesoría s Formato consulta antecentes Contrato signa supervisor Contrato Interventoría

8 CÓDIGO AP-CTR-PR-03 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página Suscripción l contrato por las partes Solicitud Registro Presupuestal (RP) Se firma el contrato por el ornador l gasto y el contratista seleccionado, previo visto bueno la Oficina Asesora Jurídica y/o Asesor Jurídico Rectoría. Mediante oficio se remite a la división financiera oficina presupuesto la documentación la respectiva contratación para la elaboración l (RP). Se recibe la división financiera el Registro Presupuestal (RP) y documentación la respectiva contratación Ornador l gasto Ornador l gasto Contrato Recepción Registro Jefe presupuesto, RP y 32. Presupuestal (RP) y documentación documentación la respectiva contratación Aprobación garantías Se verifica que la póliza única cumplimiento aportada por el contratista, Ornador l gasto Formato 33. cumpla los amparos exigidos ntro l contrato y que su cuantía y aprobación vigencia se encuentren acors a lo requerido para cada uno ellos. garantías Publicación l contrato Se publica en la página web institucional Publicación l 34. en la página web y/o contrato institucional 35. Recepción acta inicio Se recibe acta inicio firmada y suscrita por el supervisor y/o interventor, Auxiliar Apoyo AP-CTR-FO-01 contratista y ornador l gasto. Acta Inicio Recepción acta Se recibe acta recibo parcial elaborada y firmada por el supervisor y/o Auxiliar Apoyo AP-CTR-FO recibo parcial interventor l contrato y contratista incorporándose a la carpeta-archivo Acta Recibo l respectivo contrato. Parcial Recibir acta Se recibe la acta suspensión y/o reinicio cuando la entidad y/o Auxiliar Apoyo AP-CTR-FO-03 suspensión y/o reinicio contratista lo consire pertinente, incorporándose a la carpeta-archivo l Acta 37. respectivo contrato. suspensión y/o AP-CTR-FO-04 Acta Reinicio Recepción acta Se recibe el acta entrega y recibo final firmada por el supervisor y/o Auxiliar Apoyo AP-CTR-FO entrega y recibo final. interventor y contratista, incorporándose a la carpeta-archivo l respectivo Acta Entrega contrato. Y Recibo Final Actualización Si se requiere, se recibe l contratista la actualización las pólizas en Formato 39. garantías relación con la fecha l acta entrega y recibo final, y se da aprobación aprobación a dicha actualización garantías 40. Recepción acta Se recibe el acta liquidación elaborada y firmada por el supervisor l Acta

9 CÓDIGO AP-CTR-PR-03 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página liquidación Recepción factura o cuenta cobro Envió documentos para pago factura o cuenta cobro Archivo documentación contrato, contratista y el ornador l gasto, y se incorpora a la carpetaarchivo l respectivo contrato, previo visto financiero y jurídico l apoyo jurídico la Depenncia. Se recibe l contratista factura o cuenta cobro por el servicio prestado o el bien suministrado. Se remite la documentación para que sea contabilizado en la oficina contabilidad o la división recursos según el objeto contractual. Se organiza y adjunta en la carpeta-archivo expediente l respectivo contrato la documentación surtida en el proceso contractual. liquidación elaborada y firmada Factura o cuenta cobro Nota envío Carpeta-archivo expediente l respectivo contrato 7. OBSERVACIONES: 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 EV-CAL-FO 17 Septiembre 2015 Creación Documento- 1 Septiembre 2015 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ BREIDY FERNANDO CASTRO CAMPOS Coordinador Unidad CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC FREDY WILLIAM ANDRADE PEREZ Representante la Dirección