PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES 4.

Transcripción

1 PÁGINA: 1 DE 6 1. OBJETIVO Este instructivo tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividas, responsabilidas y controles para lograr la organización eventos socialización resultados investigación por parte la Vicerrectoría. 2. ALCANCE Aplica a todos los funcionarios la VIcerrectoría Proyección Social, Grupos Investigación, Semilleros Investigación, Decanaturas. 3. RESPONSABLES 3.1. VICERRECTOR(A) DE INVESTIGACIONES, EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL. Es el responsable que todos los procedimientos se cumplan a cabalidad para garantizar la efectividad los mismos PROFESIONAL UNIVERSITARIO CON FUNCIONES LOGÍSTICAS Y ORGANIZACIONALES Es el responsable sarrollar las scritas para realizar este procedimiento PROFESIONAL UNIVERSITARIO CON FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS Es el responsable sarrollar las scritas para realizar este procedimiento. 4. GLOSARIO Para facilitar la comprensión l presente documento, se finen los siguientes términos: LIBRETO MAESTRO DE CEREMONIA: Libreto para el presentador l evento, el cual be contener las generalidas y el orn l día l mismo. EVENTOS DE : Evento don los Grupos Investigación dan a conocer las investigaciones que han sarrollado. 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos este instructivo, berán cumplirse las siguientes condiciones: Revisado por: Ángel Brittón Howard Cargo: Representante la Dirección Firma: Aprobado por: Rafaela Vos Obeso Cargo: Vicerrectora Firma: Fecha: Noviembre Fecha: Noviembre

2 PÁGINA: 2 DE 6 Todo evento organizado o apoyado por la Vicerrectoría be llevar la imagen institucional la Universidad, teniendo en cuenta el Manual Intidad. Los eventos organizados por la Vicerrectoría berán ser organizados mínimo con dos (2) meses anticipación, acuerdo a la naturaleza l evento. La propuesta l evento be incluir: Objetivos, justificación, programación general y participantes, entre otros aspectos. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Realizar la convocatoria, su presupuesto y una programación general l evento. Presentar al la propuesta. Convocatoria l evento Convocatoria l evento 3. Realizar los ajustes o modificaciones sugeridas y volver a presentarlo. 4. Autorizar la realización l evento. 5. Solicitar el préstamo l salón o salones y equipos audiovisuales necesarios. Carta solicitud

3 PÁGINA: 3 DE 6 6. Solicitar a Rectoría la autorización para realizar el evento y aprobación los gastos que implica sarrollo l evento (Material publicitario, gastos conferencistas, entre otros pendiendo la magnitud y l tipo evento). Carta solicitud 7. Enviar cartas invitación formal al conferencista central, previo contacto telefónicamente. Carta invitación Diseñar el arte l evento y los materiales publicitarios que se requieren (Afiches, plegables, tarjetas invitación, etc.) Hacer seguimiento a las solicitus (Confirmar empresa don se va a imprimir los materiales publicitarios, tiquetes conferencistas y pago honorarios, si el evento lo amerita), llevar arte y reclamarlo. comunicaciones y divulgación Arte l evento Organizar los equipos logístico y académico y asignar. Publicar el evento en la página Web y en carteleras la Universidad. comunicaciones y Página Web.

4 PÁGINA: 4 DE 6 divulgación 12. Divulgar el evento a través correos electrónicos y cartas. 13. Recibir las ponencias a presentar. Correos electrónico, cartas. 14. Hacer relación ponencias inscritas y presentar estadísticas a Vicerrector(a) Investigación, cuando se requieran Relación ponencias inscritas Organizar la programación l evento relacionando 15. ponencia, ponentes, semillero o grupo, lugar ponencias, facultad y hora. 16. Revisar y/o aprobar la programación l evento. 17. Publicar y difundir la programación l evento en la página Web y por correo electrónico. comunicaciones y divulgación

5 PÁGINA: 5 DE Coordinar con los conferencistas hora llegada y sarrollo l evento. Correo electrónico 19. Realizar libreto maestro ceremonia. Libreto ceremonia. 20. Revisar y aprobar libreto maestro ceremonia 21. Llamar a los invitados para recordar evento y confirmar su asistencia. 22. Diligenciar y enviar formato mantenimiento para el aseo y mantenimiento aires y sonido. Correo electrónico con formato mantenimiento 23. Instalar los equipos mínimo una hora antes al inicio l evento y acuar el espacio (Colgar pendones, manteles, banras, flores, etc.) 24. Entregar listados asistencia al equipo logístico. Listado asistencia

6 PÁGINA: 6 DE Tomar fotografías l evento. Fotografías Estatuto la Investigación. Plan acción Presupuesto 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8. REGISTROS Solicitud apoyo a evento Registro Asistencia Registro fotográfico Registro Material Publicitario (Afiches, plegables, tarjetas invitación, etc.) Publicación en medios impresos y/o electrónicos 9. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Noviembre 24 De 2009 Lic. Josefa Samper S Universitaria VERSIÓN ORIGINAL