SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) MACROPROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO VERSION: 1.1

Transcripción

1 Página. OBJETIVO Apoyar a los funcionarios la Contraloría General la República- en la realizació estudios educación formal con el propósito mejorar el nivel académico para contribuir en su crecimiento personal y profesional.. DESARROLLO.. Conseguir los financieros para ayudas educativas Estimar el presupuesto por ejecutar y aprobarlo por parte l Comité. Solicitar a la la disponibilidad presupuestal. Gestionar ante la el trámite para el giro correspondiente.. Recepcionar y registrar solicitus ayudas educativas. Estcer Cronograma la convocatoria (Recepción, límite, publicación). Convocar a los funcionarios aspirantes a ayudas educativas. Recibir y sustanciar la documentació los aspirantes conformidad con los requisitos estcidos en la Resolución vigente. Registrar en magnético la solicitud.. Analizar y calificar la documentación. Comparar los criterios estcidos para la asignació ayudas según la resolución contra los documentos suministrados por el solicitante. Asignar puntajes a los criterios y estcer una calificaciófinitiva. Generar un listado con la calificación correspondiente. Proyectar la distribució los disponibles... Aprobar ayudas educativas. Convocar a reunión semestral los participantes l Comité Interinstitucional

2 Página CIC. Realizar la reuniól Comité Interinstitucional -CIC. Revisar y discutir el proyecto asignació ayudas educativas. Aprobar ayudas educativas. Elaborar el acta l CIC, don se consignan las solicitus aprobadas... Ejecutar las cisiones l Comité Elaborar y publicar lista finitiva solicitus aprobadas o negadas. Comunicar la aprobació ayudas educativas Elaborar y suscribir Convenios contraprestació servicios según la reglamentación vigente. Legalizar Convenios. Ornar el sembolso al ejecutor.. Realizar seguimiento al cumplimiento los convenios. Verificar el promedio l estudiante en cada periodo académico. Verificar periódicamente que el funcionario continúe prestando servicio en la entidad. Generar un reporte sobre el vencimiento los convenios... Registrar las órnes sembolso emitidas al Ejecutor Mantener actualizado un registro en las órnes sembolso emitidas al ejecutor los educativos. Confrontar el informe expedido por el ejecutor con las órnes sembolso. Intificar las diferencias que se presenten y hacer seguimiento..8. Liquidar convenios Elaborar acta liquidació convenios. Comunicar a los funcionarios la terminaciól convenio. Firmar el acta liquidación.

3 Página Glosario: Ejecutor: o penncia responss la ejecució los stinados a educativos, por ejemplo ICETEX, el Fondo Bienestar Social ó la penncia en la Contraloría General la República.

4 Página efectuar la y Solicitar presupuestales a la para los educativos, mediante memorando, registrando la vigencia fiscal en el mismo. Conseguir firma Firmar y enviar a la Recibir memorando, dar visto bueno y enviar a Expedir el CDP (Certificado Disponibilidad Presupuestal) y enviarlo al Dpto. al profesional

5 Página efectuar la y Recibir certificado CDP Convocar mediante correo electrónico a los integrantes l comité institucional capacitación para sesión Realiza reuniól comité institucional capacitación y comunicar sobre los disponibles para hacer la convocatoria Realizar convocatoria para apoyos educativos Solicitar crédito educativo, mediante y formulario oficio dirigido al Dar visto bueno y remitir profesional Verificar informaciól crédito para que cumpla con los criterios estcidos en la resolución correspondiente 8 9 0

6 Página efectuar la y Recepcionar y registrar solicitus educativos en base datos solicitus recibidas (numero cordis, fecha recepción, nombre funcionario, cedula funcionario), y crear carpeta l funcionario solicitante y entregarla al profesional re 9 0 Publicar a través correo electrónico, fax y carteleras uso institucional en nivel central. Publicar en las gerencias partamentales lista admitidos a apoyos educativos. Incluir en la publicación: requisitos acuerdo con normas vigentes, fecha publicación, fecha recepció documentos acuerdo con normas vigentes. Solicitar verificación a carrera administrativa y a diciplinarios acuerdo con lista admitidos y solicitar a talento humano la calificació la evaluació sempeño y más requisitos que apliquen en la resolución 8

7 Página efectuar la y Recibir documentos Revisar,verificar y clasificar la documentació los aspirantes conformidad con los requisitos estcidos en la Resolución vigente y las características especificas la convocatoria. Realizar publicación mediante correo electrónico preliminar los funcionarios admitidos y rechazados. Solicitar en el correo hacer divulgación al interior las penncias. Incluir los plazos para reclamaciones. Recibir reclamaciones y pasar a profesional 0 encargado la revisión Revisar y ajustar reclamos y ajustar los listados aceptados y rechazados finitivo. Asignar el valor l crédito a cada funcionario admitido teniendo en cuenta el presupuesto disponible y la norma vigente. 8

8 Página 8 efectuar la y Convocar mediante correo electrónico a los integrantes l Comité para sesión Realiza reuniól Comité y presentar el resultado la evaluació las solicitus para aprobación Realizar aprobación o rechazo las solicitus 8 Elaborar el acta l CIC, don se consignan las solicitus aprobadas. Realizar publicación mediante correo electrónico los resultados l CIS. Ejecutar las cisiones l Comité. Elaborar y publicar lista finitiva solicitus aprobadas o negadas 9 Realizar tramite para el convenio administración los financieros 0

9 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD Página 9 efectuar la y Elaborar por combinacio corresponncia convenios y/o adiciones convenios contraprestació servicios y el procedimiento para efectuar el sembolso 0 Remitir por correo electrónico a cada uno los funcionarios beneficiados el convenio o la adición y el procedimiento l sembolso (original firmado, certificació la entidad financiera don se giren, paz y salvo la institución educativ Recibir los documentos l convenio, verificar que cumpla los requisitos y pasar a para firma. Firmar Mantener carpeta l funcionario con el original l convenio y los documentos soportes

10 Página 0 efectuar la y Elaborar oficio autorización y relació los sembolsos los funcionarios, remitir a para firma. Firmar Asignar cordis al oficio y entregar a operativo Entregar el oficio a la entidad efectuar los giros (fondo bienestar social) Realizar transferencia electrónica l valor l sembolso Realizar seguimiento al giro l sembolso Exigir los informes a la entidad la administració los 8 9

11 Página Elaborar los informes pertinentes sobre el cumplimiento l convenio y pasar a firma l Firmar 8 efectuar la y Asignar cordis Entregar a la direcció direcció la los informes (informes ejecució los ) 9 Realizar registros conts y tramite contractual para la liquidaciól convenio suscrito con la entidad administrar los Generar acta liquidación Realizar seguimiento a la contraprestaciól servicio y los requisitos estcidos en el convenio 0

12 9 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD Página si se cumplió la contraprestación y requisitos liquidar convenio Elaborar acta liquidación convenios. efectuar la y Firmar acta Pasar carpeta con registros a asistencial administrativo Archivar carpeta 8