PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

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Gustavo Juan Carlos Silva Pereyra
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1 PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Página 1 de 6

2 1. OBJETIVO Establecer los pasos que se deben llevar a cabo para realizar la Evaluación de desempeño al personal administrativo de la Institución, con el fin determinar la competencia de los empleados, para propiciar su desarrollo profesional y personal, con el fin de lograr la eficacia en las funciones asignadas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todo el personal administrativo de la Institución. 3. RESPONSABLE El responsable directo de la adecuada ejecución de este procedimiento es el Director de Gestión Humana. 4. DEFINICIONES: 4.1 Competencia: Es la habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Normalmente se conoce como el conjunto de características y cualidades requeridas para la ejecución de tareas específicas las cuales comprenden los siguientes factores: Educación, experiencia, formación, y habilidades. 4.2 Educación: Indica el nivel de enseñanza formal (Estudios básicos, técnicos, tecnológicos o profesionales) necesarios para el adecuado desempeño del cargo. Puede validarse con un nivel de educación más bajo que el requerido, más un tiempo mínimo de experiencia en el cargo o cargos similares, según lo que se establezca en el respectivo Manual de Funciones 4.3 Experiencia: Indica el tiempo mínimo en trabajos anteriores, que se considera necesario para que el ocupante del cargo logre un estándar de calidad y desempeño aceptables. Página 2 de 6

3 4.4 Formación específica o conocimientos adicionales: indica los conocimientos necesarios para que el ocupante del cargo pueda desarrollar adecuadamente sus funciones/ responsabilidades. 4.5 Habilidades: Indica las características o cualidades necesarias que requiere el ocupante del cargo para desarrollar las funciones/responsabilidades y ejercer adecuadamente la autoridad establecida en su Manual de Funciones. Su aplicación normalmente se considera Competencia y se clasifican como: Generales (aplicable a todos los cargos) o específicas. 4.6 Desempeño: Indica el grado de cumplimiento de las funciones (responsabilidades y autoridad) establecidas en el Manual de Funciones. 4.7 Evaluación de desempeño: Es un proceso para estimar el valor, la excelencia, las cualidades o destrezas de la persona, permite la apreciación del desenvolvimiento del individuo en el cargo, y su potencial desarrollo. 5. POLITICAS: 5.1 Al momento de la selección, la evaluación de la competencia es realizada por el Coordinador de Selección, seguimiento y evaluación, mediante la verificación de los registros que evidencien la educación, experiencia, formación específica o conocimientos adicionales y las habilidades, con la aplicación de pruebas psicotécnicas y técnicas. 5.2 La evaluación de competencias periódica, se realizará anualmente mediante la aplicación de un cuestionario denominado Evaluación de Desempeño laboral en el cual además de evaluar las competencias definidas según el nivel de autoridad del Página 3 de 6

4 cargo, se evalúa el cumplimiento de las funciones/responsabilidades establecidas en el Manual de funciones. Esta evaluación de desempeño la realizan en dos actores, el Jefe inmediato y un compañero de trabajo del evaluado. 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 6.1 Diseño del Instrumento de Evaluación de Desempeño: El Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación, diseña y/o revisa el instrumento de Evaluación de Desempeño laboral, el cual es aprobado por el Director de Gestión Humana. 6.2 Capacitación a Evaluadores: El Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación, capacita a los evaluadores sobre el método de evaluación, el diligenciamiento del formato, los temas a evaluar, los compromisos y la aplicación de los resultados de la evaluación. 6.3 Aplicación del Instrumento de Evaluación de Desempeño: Cada empleado es evaluado por su Jefe Inmediato y un compañero de trabajo. Los evaluadores tendrán un tiempo límite para realizar las evaluaciones de desempeño. En el caso de los Jefes inmediatos, los resultados de la evaluación son socializados con el evaluado para conciliar diferencias y fijar compromisos de ambas partes. En todo caso los participantes deben aplicar las siguientes normas con el fin de realizar una buena evaluación: Evaluador: Ser objetivo e imparcial. No tener en cuenta factores personales. Página 4 de 6

5 Plantear el proceso como elemento de apoyo y retroalimentación para que el evaluado conozca qué debe mejorar, de qué forma y con qué ayudas puede contar. Evaluado: Mantener una actitud positiva ya que se trata, fundamentalmente, de orientarle en la mejora. Expresar razonadamente los puntos en que tenga alguna discrepancia con el evaluador. Sacar conclusiones sobre la mejora en el desempeño de su puesto. Qué debe hacer, cómo, y con qué ayudas de la empresa puede contar Los formatos de evaluación de desempeño deben ser devueltos Gestión Humana, firmados por el evaluador y el evaluado, en sobre cerrado. a la oficina de 6.4 Consolidado y Análisis de Resultados: El Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación, consolida y analiza los resultados, los cuales son consignados en el Informe de resultados de evaluación de desempeño, donde se relacionan los puntajes obtenidos por cada empleado, el nivel de desempeño individual, el nivel de desempeño por niveles jerárquicos y el porcentaje promedio de competencia del personal y las principales conclusiones y recomendaciones para próximos procesos. 6.5 Socialización de Resultados: El Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación, socializa los resultados finales con los empleados y se definen las acciones de mejoramiento con los Jefes Inmediatos. 6.6 Programa de Formación: El Programa de Formación de la Institución se elabora y actualiza semestralmente. Para su elaboración, se tienen en cuenta Página 5 de 6

6 además de los resultados de la Evaluación de Desempeño laboral, las necesidades de formación identificadas en: Actualizaciones en materia de legislación educativa Procesos de selección. Resultados de las encuestas de satisfacción Los riesgos existentes en los puestos de trabajo Accidentes e incidentes laborales presentados La documentación, implementación y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA N/A 8. REGISTROS Evaluación de Desempeño Laboral Informe de Evaluación de Desempeño Programa de Formación Elaborado por Aprobado por Nombre José Javier Buelvas Piedad Martínez Carazo Cargo Director de Gestión Humana Rectora Firma Original Firmado Original Firmado Página 6 de 6

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