Normas para Creación, Aprobación y Manejo de un Fondo Rotatorio

Transcripción

1 Se Dictan las presentes Normas para la Creación, Aprobación y Manejo de un Fondo Rotatorio DE LA CREACIÓN 1. La creación de los FONDOS ROTATORIOS se hará previo informe favorable de la Dirección de Finanzas; en cuanto a que la Unidad solicitante, presente en rendición Fondos Rotatorios, Cajas Chicas, Anticipos para propósitos similares y en función de la disponibilidad presupuestaria. El custodio debe estar cubierto por una fianza de fidelidad, y que el Director o Jefe de la Unidad Ejecutora presente la autorización de la persona que actuará como Custodio del Fondo. DE LA APROBACIÓN 1. La aprobación de los Fondos Rotatorios será potestad del Ciudadano Rector, a solicitud de los Directores de Unidades, previa presentación de la documentación que justifique la creación del mismo. DE LAS RESPONSABILIDADES 1. Los Directores de Unidades serán administradores responsables ante el Ciudadano Rector de los fondos asignados. 2. El funcionario a quien el Director de la Unidad delegue el manejo del Fondo Rotatorio, será responsable ante ésta, del manejo de los mismos. 3. Los custodios de los Fondos Rotatorios deben estar cubiertos por una fianza de fidelidad para manejar estos Fondos de acuerdo al procedimiento establecido para tales fines. 4. Los custodios de los Fondos Rotatorios serán responsables por el reporte de activos fijos que adquiera la Unidad, y deberán enviar copia de la orden de compra y de la factura al recibir el bien al Depositante de Bienes Nacionales para su registro. 1/5

2 5. El funcionario con carácter de Custodio será responsable de los documentos, así como también de llevar registros internos y de preparar las rendiciones de cuentas. DEL MONTO Y DISTRIBUCION 1. El monto del FONDO ROTATORIO será hasta de CINCUENTA MIL BOLIVARES (Bs ,00). 2. La distribución del Fondo Rotatorio se hará entre las partidas presupuestarias autorizadas para su afectación, con base en un porcentaje del monto total de dichas partidas, el cual se establecerá de común acuerdo entre el Director de la Unidad y el Director de Finanzas al ser asignadas sus cuotas de gastos. Este Porcentaje una vez establecido, no debe ser objeto de variaciones, salvo que la dinámica del gasto así lo exija y para lo cual debe autorizarlos el señor Rector. DEL MANEJO 1. Todos los Fondos Rotatorios serán manejados a través de Cuentas Bancarias y éstas deberán estar a nombre de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado". 2. El Ciudadano Rector autorizará en cada Unidad Depositante, las firmas registradas para movilizar dichos Fondos mediante cuenta corriente abierta a estos efectos. 3. Para manejar la cuenta se requieren firmas conjuntas del Director de la Unidad ejecutora y del Custodio del Fondo. 4. Los cheques no podrán ser emitidos al portador y deberán llevar el sello de "NO ENDOSABLE". 5. El Director de la Unidad Ejecutora a la cual ha sido asignado el Fondo Rotatorio, deberá participar de inmediato a la Dirección de Finanzas el nombre del Banco y el número de cuenta corriente donde fue depositado el monto del Fondo, así como también, los nombres de la persona o personas autorizadas para movilizar la referida cuenta 2/5

3 corriente, y los facsímiles de sus firmas; esto último en tarjeta por separado anexas a la comunicación referida. 6. Los Fondos Rotatorios serán utilizados para efectuar erogaciones correspondientes a las Partidas Presupuestarias 20 y/o 50 excepto viáticos y pasajes cuyas erogaciones se seguirán canalizando a través de la Dirección de Finanzas. La afectación de las partidas antes indicadas, deberán cumplir con lo establecido en el Reglamento de Compras y demás Normas existentes al respecto y para lo cual deberán enviar adjunto a la requisición cotizaciones a fin de que se permita elaborar la Orden de Compra. 7. El efectivo integrante de los Fondos Rotatorios deberá mantenerse depositado en cuenta corriente bancaria, no obstante se podrá mantener en efectivo UN MIL BOLIVARES (Bs ,00) destinados a efectuar gastos urgentes de menor cuantía. 8. No podrán utilizarse los Fondos Rotatorios para los siguientes fines: a. Efectuar gastos de personal b. Efectuar gastos correspondientes a las específicas de la Partida 20 que están centralizadas, en la dirección de servicios Administrativos, las cuales son: 301, 304, 305, 311, 314, 325, 326, 331, 334, 364, 341, 342, 372, 377. La específica 381 queda autorizada para realizar gastos hasta por CINCO MIL BOLIVARES(Bs ,00) c. Efectuar gastos por conceptos no autorizados. d. Sustituir el efectivo por vales de cualquier naturaleza. e. Para hacer adelantos a cuenta de entregas futuras. f. Efectuar compras que estén sujetas a control perceptivo. DE LA RENDICIÓN DE CUENTA: 1. La rendición de cuenta del Fondo Rotatorio será presentada por la Dirección Ejecutora ante la Dirección de Finanzas, durante los 3/5

4 primeros cinco (5) días hábiles de cada mes siguiente o antes, si diera lugar. La rendición de cuenta constará de los siguientes documentos: a. Relación de comprobante. b. Facturas o comprobantes de los pagos en original firmados por el Director de la Unidad Ejecutora, el funcionario responsable del Custodio del Fondo y por el Beneficiario. c. Estado de cuenta del Fondo Rotatorio. 2. El importe de cada rendición de cuenta de un Fondo Rotatorio será restituido una vez aprobada dicha rendición por la Dirección de Finanzas, verificada la documentación presentada y la correcta imputación del gasto, se procederá al registro contable del gasto causado, remitiéndoles luego a la Contraloría Interna, junto con la Orden de Pago, para efectuar la correspondiente reposición. 3. Antes del 31 de diciembre de cada año deberá efectuarse una rendición de cuenta de lo ejecutado a esa fecha, a los fines del cierre del Ejercicio Fiscal. 4. Con la última rendición de cuenta correspondiente a un Fondo Rotatorio, deberá agregarse la constancia de la devolución a la Tesorería, de las sumas no utilizadas. 5. La asignación del Fondo Rotatorio no caduca al cierre del ejercicio presupuestario. En tal sentido al iniciarse el nuevo período se librará una orden de pago por el importe correspondiente a la asignación inicial. Del Registro de la Ejecución Presupuestaria: 1. Se registrará como compromiso el monto de la constitución inicial del Fondo Rotatorio. 2. Se registrará en forma progresiva como gastos causados y pagados, el monto de las rendiciones aprobadas, cuyo movimiento afectare en la misma fecha del compromiso establecido inicialmente. 4/5

5 3. El importe comprometido será ejecutado al cierre del ejercicio en función de los gastos reales Estas normas regirán para las demás unidades que manejan Fondos Rotatorios en cuanto les sean aplicables. El incumplimiento por parte del Administrador del Fondo y del Custodio del mismo de las normas establecidas para el manejo del Fondo y de las disposiciones especiales, fijadas para cada caso, los hará personal y solidariamente responsables a los efectos penales y administrativos que pudiera corresponder. Barquisimeto, enero 12 de /5