Disposiciones Generales

Transcripción

1 El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en sesión N 1204, Ordinaria de fecha veintiséis de julio del dos mil, en uso de las atribuciones legales que le confieren el Numeral 21 del Articulo 26 de la Ley de Universidades y el Numeral 23 del Articulo 9 del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO: LA REFORMA PARCIAL DEL: REGLAMENTO PARA LA CREACIÓN, APROBACIÓN Y MANEJO DE FONDOS EN AVANCE DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO". Disposiciones Generales Artículo 1: A los efectos del presente Reglamento, que contiene las normas que rigen la creación, aprobación y manejo de fondos en avance, se entiende por "FONDOS EN AVANCE" la entrega de una determinada cantidad de dinero a un funcionario formalmente autorizado para que la utilice en la ejecución y pagos de cierto tipo de gastos con cargo a rendición de cuentas. Artículo 2: La utilización de Fondos de Avance deberá hacerse dentro de alguna de las siguientes modalidades: 1. Fondos Rotatorios 2. Cajas Chicas 3. Fondos Especiales Normativa de Fondos Rotatorios Capitulo I Disposiciones Generales del Fondo Rotatorio Artículo 3: A los efectos del presente Reglamento, se entiende por FONDO ROTATORIO la asignación de una determinada cantidad de dinero para efectuar gastos de carácter repetitivo, los cuales deben estar debidamente autorizados por el Rector de la Universidad, previo informe favorable de la Dirección de Finanzas, en cuanto a que: El Responsable solicitante esté solvente en la rendición de otros fondos como Caja Chica o Anticipos para propósitos similares, salvo aquellos Fondos Especiales, Exista disponibilidad presupuestaria en la Unidad solicitante y disponibilidad financiera en la Universidad y, 1/18

2 Se cumpla ante la Dirección de Servicios Generales, con la presentación de la Programación Anual de Compras Mayores, y se envíe copia a la Dirección de Análisis Financiero. Cuando se trate de las Coordinaciones de Postgrado o las Coordinaciones de Investigación, los responsables de tramitar la disponibilidad presupuestaria para los fondos, será la Dirección General de Postgrado o la Dirección del Consejo de Desarrollo Científico, Humanístico y Tecnológico (CDCHT) respectivamente. Cuando se trate de los Núcleos Foráneos que no tengan presupuesto asignado, podrá crearse un Fondo Rotatorio previa aprobación de la Unidad a la cual está adscrito y con cargo al presupuesto de dicha Unidad. A los fines de esta normativa se entenderá por Unidad Solicitante, aquella a quien se le asignen recursos para gastos de carácter repetitivo, incluyendo las Coordinaciones de Postgrado y de Investigación. Quedará establecido como compras mayores, aquellas cuyos montos sean superiores a CUATRO MILLONES DE BOLIVARES (Bs ). Los Coordinaciones de Postgrado y de Investigación deberán presentar adicionalmente copia de la programación anual de las compras mayores a la Dirección de Postgrado y la Dirección del CDCHT respectivamente, de igual manera deberán enviar copia a la Dirección de Servicios Generales Artículo 4 La aprobación de los Fondos Rotatorios al igual que el incremento por concepto de Créditos Adicionales serán potestad del Rector, a solicitud de los responsables de la Unidad previa presentación de la documentación. Para la creación del Fondo Rotatorio se debe presentar al Rector el Acta de Constitución del Fondo y para su Incremento, una Solicitud de Pago con la correspondiente reformulación presupuestaria emitida por la Dirección de Programación y Presupuesto. que debe ser presentada al Rector. Será requisito indispensable para las Coordinaciones de Postgrado y de Investigación obtener la aprobación de esta solicitud por parte de la Dirección de Postgrado o la Dirección del CDCHT respectivamente, al igual que la aprobación del Rector. Artículo 5: Se denominará Administrador del Fondo al funcionario que tendrá facultades para disponer gastos y pagos con cargo al mismo, actuará como Cuentadante Delegado de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", y fungirá como 2/18

3 Agente de Retención del Impuesto Sobre La Renta, en los gastos efectuados en la Unidad a través del Fondo, que así corresponda legalmente. El Funcionario a quien el Administrador delegue el manejo del Fondo Rotatorio se desempeñará como Custodio y será responsable: de la documentación, del efectivo, de llevar los registros internos de acuerdo con los sistemas contables y presupuestarios aplicables, de preparar las rendiciones de cuenta, así como de realizar los cálculos, retenciones y demás operaciones del Impuesto Sobre La Renta que lo requieran. El responsable de enterar al SENIAT los impuestos retenidos, deberá hacerlo puntualmente en los plazos establecidos. Artículo 6: El Administrador autorizado por el Rector para manejar los fondos que le sean asignados, actuará como un Cuentadante Delegado de la Universidad y será responsable personalmente de los efectos administrativos, civiles y penales, que pudieran generarse en el manejo de dichos recursos. Se entiende por responsabilidad, que todo acto ó acción debe ser transparente sujeto a la Ley y a sus reglamentos. El administrador y Custodio son responsables de sus propias acciones. Todo acto o acción está sujeto a revisiones. Capitulo II De la Creación del Fondo Rotatorio Artículo 7: La asignación y variaciones del Fondo Rotatorio serán autorizadas únicamente por el Rector de la Universidad, mediante la respectiva Acta de Asignación. Artículo 8: Podrá crearse un Fondo Fijo de Caja Chica para gastos de funcionamiento. La reposición de este efectivo podrá hacerse siempre y cuando la disponibilidad del Fondo lo permita. La apertura de Caja Chica podrá hacerse hasta por un monto máximo de: QUINIENTOS MIL BOLIVARES (Bs ), para gastos no mayores de CIEN MIL BOLIVARES (Bs ). La reposición de éste efectivo podrá hacerse siempre y cuando la disponibilidad bancaria lo permita. Su funcionamiento estará sujeto a las disposiciones establecidas en esta Normativa. El Arqueo ó Control de Caja Chica podrán ser realizados por la Contraloría Interna de la Universidad o por la Dirección de Análisis Financiero, cuando éstas lo crean conveniente. 3/18

4 Artículo 9: El Administrador y el Custodio del Fondo Rotatorio deben estar cubiertos por una fianza de fidelidad, la cual será otorgada por la Universidad a través de la Dirección de Servicios Generales. El responsable de la firma delegada deberá presentar autorización de la persona que actuará como Custodio del mismo. Artículo 10: El Administrador del Fondo informará a la Dirección de Servicios Generales del monto del Fondo Rotatorio y sus correspondientes variaciones, así como del nombre y cédula del Responsable y Custodio, a fin de mantener actualizada la cobertura de la fianza de fidelidad. Artículo 11: El Fondo Rotatorio se constituirá con base en los créditos presupuestarios asignados a las partidas 4O2 (Materiales y Suministros), 4O3 (Servicios no Personales) y 4O4 (Activos Reales). El monto máximo de constitución se calculará de la manera siguiente: 1. Si se trata de las Coordinaciones de Postgrado, se tomará como base el monto asignado por la Dirección a cada una de ellas, si es el caso de las Coordinaciones de Investigación el monto se determinará de acuerdo a las asignaciones de los Recursos de los Proyectos Activos de Investigación correspondientes a cada una de ellas, para el resto de las Unidades se determinará el monto global de los créditos presupuestarios asignados a las partidas 4O2, 4O3 y 4O4. 2. A este total le será disminuido el monto de cada una de las adquisiciones programadas en las partidas 4O2, 4O3 y 4O4 que superen los CUATRO MILLONES DE BOLIVARES (Bs ). 3. Este nuevo total se dividirá entre cuatro (4) y el resultado será la cantidad máxima con la cual se constituirá el Fondo Rotatorio. Para el caso de las Coordinaciones de Postgrado y las de Investigación, las compras por importación deben ser canalizadas por la Dirección de Postgrado y la Dirección del CDCHT respectivamente. Artículo 12: Todos los Fondos Rotatorios serán movilizados preferiblemente a través de Cuentas Corrientes, debidamente autorizadas por el Rector y siempre a nombre de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" con indicación de la Unidad que lo utilizará. Periódicamente, según el monto el fondo, se harán transferencias de la Cuenta de Ahorro a una Cuenta Corriente (si fuere el caso), igualmente autorizada y a nombre de la Universidad, para el manejo rutinario del fondo. Bajo 4/18

5 ningún concepto un funcionario puede abrir cuentas corriente, ahorro ó de cualquier otra naturaleza en instituciones bancarias con fondos de la Universidad, sin autorización por escrito del Rector. Artículo 13: Los ingresos generados por las colocaciones financieras con los recursos de los Fondos Rotatorios, deben ser enterados a la Tesorería de la UCLA durante los diez (10) primeros días consecutivos del mes, en la cuenta que indique la Dirección de Finanzas, en la oportunidad que la entidad bancaria les abone a su cuenta. El Administrador del Fondo deberá participar de dichos ingresos ante la Tesorería de la Institución, a través de: 1. Comunicación dirigida a la Dirección de Finanzas que indique que se corresponde a los intereses devengados por el Fondo Rotatorio administrado por la Unidad, 2. Copia de la Libreta de Ahorro y, 3. El recibo emitido por la Sección de Caja por este concepto. Artículo 14: Para manejar las cuentas bancarias se requieren firmas conjuntas del Administrador y del Custodio del Fondo Rotatorio. Los documentos a consignar en la Entidad Bancaria para aperturar las cuentas son: 1. Carta del Rector dirigido a la entidad bancaria indicando objetivo de la apertura de cuenta, Nombre de la Unidad, Nombre y Cédula de Identidad del responsable y custodio. 2. Registro de firmas mas copia de Cédula de Identidad del responsable y custodio. Artículo 15: Todo pago que se realice a través del fondo deberá ser efectuado mediante cheque NO ENDOSABLE, emitido a nombre de los legítimos beneficiarios. En ningún caso podrá emitirse cheques al PORTADOR. Los cheques para aperturar o reponer Caja Chica deberán ser emitidos a nombre del Administrador o Custodio del Fondo Rotatorio. Artículo 16: El Administrador del Fondo Rotatorio deberá participar de inmediato a la Dirección de Finanzas el nombre del Banco y los números de cuentas bancarias donde fue depositado el monto del Fondo Rotatorio asignado, así como también, los nombres de la(s) persona (s) autorizada (s) para movilizar la referida cuenta 5/18

6 bancaria y los facsímiles de sus firmas en tarjetas por separado anexas a la comunicación referida. Artículo 17: No podrán utilizarse los Fondos Rotatorios para los siguientes fines: 1. Efectuar gastos de personal (Partida 401) 2. Efectuar gastos que estén centralizados según Lista de Gastos Centralizados elaborada por la Dirección de Programación y Presupuesto, quien al inicio de cada año fiscal envía a cada Unidad la relación de este tipo de gastos. 3. Efectuar gastos por conceptos no autorizados según Lista contenida en las Normas de Austeridad, excepto aquellas actividades que por su naturaleza así lo requieran (Caso Decanato de Agronomía) 4. Adquirir renglones tipificados en la Resolución No Sustituir el efectivo por vales de cualquier naturaleza. 6. Hacer adelantos a cuenta de entrega de facturas. El Vice-rectorado Administrativo a través de la Dirección de Programación y Presupuesto, informará debida y oportunamente las partidas presupuestarias específicas centralizadas correspondientes a cada ejercicio. Capitulo III Del Registro de la Ejecución Presupuestaria del Fondo Rotatorio Artículo 18: La constitución del Fondo Rotatorio se registrará de la manera siguiente: 1. Un compromiso inicial que indique partida y monto por concepto de apertura del fondo a fin de garantizar la liquidación del mismo. 2. El resto del monto máximo de constitución del Fondo Rotatorio se registrará como un segundo compromiso, indicando partida y monto que garantizará los sucesivos reembolsos. 3. Los incrementos por créditos adicionales deberán registrarse como aumento al primer compromiso, indicando partida y monto descrito en el aparte anterior. Artículo 19: Se registrará en forma simultánea como gastos causados y pagados, el monto de las reposiciones aprobadas cuyo movimiento afecte el segundo compromiso. Las entregas de Fondos Rotatorios, producto de rendiciones de cuentas aún no aprobadas, deberán registrarse sólo en la Contabilidad Financiera como nuevo anticipo de avance, sin afectación presupuestaria, ya que el causado y el pagado se registrarán en atención al contenido del Artículo. 6/18

7 Artículo 20: El importe comprometido será ajustado al cierre del ejercicio en función de los gastos causados. Capitulo IV De la Administracion del Fondo Rotatorio Artículo 21: Los Fondos Rotatorios serán utilizados para efectuar erogaciones correspondientes a las Partidas Presupuestarias 4O2 (Materiales y Suministros), 4O3 (Servicios no Personales), y 4O4 (Activos Reales) que no estén centralizadas. Artículo 22: Cuando se trate de adquisiciones correspondientes a la partida 404, el custodio del Fondo Rotatorio será el responsable de emitir la forma BN-001, y de informar al Departamento de Bienes Nacionales de la adquisición de bienes muebles para su conformación y registro, a tal efecto deberán enviarle la Factura y la Forma BN-OO1. De no estar conformada y registrada la forma BN-001 por la Unidad de Bienes Nacionales, no se aprobará la rendición del Fondo. Artículo 23: A fin de cumplir los objetivos de celeridad de los Fondos Rotatorios con relación a las cotizaciones para las compras de bienes y las contrataciones de servicios, se establecerán rangos para la solicitud de las mismas: 1. Hasta por un monto de QUINIENTOS MIL BOLIVARES (Bs ), quedan exentas del requisito de cotización. 2. Para montos superiores a BOLIVARES QUINIENTOS MIL (Bs ) y hasta DOS MILLONES DE BOLIVARES (Bs ), se exigirá al menos dos (2) cotizaciones. 3. Para montos superiores a BOLIVARES DOS MILLONES (Bs ) y hasta CUATRO MILLONES DE BOLIVARES (Bs ), se exigirá al menos tres (3) cotizaciones. Cuando por razones de emergencia comprobada o la naturaleza del Bien o Servicio así lo requiera, se podrá prescindir del número de cotizaciones señaladas en los literales 2 y 3 de este artículo, para aquellos casos que se demuestre que existe un Distribuidor único y autorizado en el país para el bien o equipo requerido, esto de acuerdo a la Ley de Licitaciones. 7/18

8 En aquellos casos en que el monto de las compras de bienes y servicio sea superior a Dos millones de bolívares ( ,00), será necesario que el suplidor de esos bienes y servicio este inscrito y actualizado en el registro de proveedores de la U.C.L.A. Artículo 24: Para la adquisición de Programas y Equipos de Computación, Materiales y Equipos de Telecomunicaciones y Redes de Datos se deberá solicitar por escrito aprobación de la Comisión de Informática de la UCLA. Cuando el requerimiento sea de Equipos de Aire Acondicionado y Electricidad se debe solicitar la aprobación de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. De no estar el informe técnico emitido por el ente respectivo, no se aprobará la Rendición del Fondo. Artículo 25: Las solicitudes de servicio por concepto de reparaciones mayores de los vehículos adscritos a las unidades administrativas o académicas, se tramitarán a través de la Dirección de Transporte. El gasto de estas reparaciones será cancelado de la siguiente forma: 50% la Unidad solicitante 50% la Dirección de Transporte La Dirección de Transporte, señalará el procedimiento para tramitar estos pagos. Las reparaciones menores serán efectuadas por cuenta de cada unidad, quienes deberán enviar a la Dirección de Transporte el comprobante de la reparación para su conformidad y registro en el sistema. De no estar los comprobantes conformados por la Dirección de Transporte, no se aprobará la Rendición del Fondo. Capitulo V De la Cancelación de Viáticos Artículo 26: El pago de viáticos se hará de acuerdo al reglamento vigente para cálculo de viáticos, el cual deberá ser autorizado por el Jefe inmediato, con cargo al Fondo Rotatorio. Dicha autorización se hará a través del Formulario que rige para la tramitación por este concepto y deberán observarse las normas dictadas a tal efecto. Los viáticos a ser cancelados por las Coordinaciones de Postgrado serán las correspondientes a: prácticas de campo, visitas a otras Universidades y/o empresas, recolección de muestras y consulta con estudiantes. 8/18

9 Artículo 27: La Solicitud de Viáticos deberá hacerse con un mínimo de tres (3) días hábiles de anticipación a la salida del funcionario; y en caso contrario, no se garantizará la entrega del monto del viático para la fecha requerida. Artículo 28: El funcionario de la UCLA que obtenga viáticos a través del Fondo Rotatorio, firmará la Planilla de Viáticos, a los fines de rendición de cuenta. El funcionario que obtenga viáticos por esta vía no podrá solicitar por otra instancia el equivalente o complemento del mismo concepto. Si el traslado del funcionario fue por vía aérea o línea expresa terrestre, al regresar del viaje deberá consignar el boleto aéreo o terrestre, al custodio del Fondo Rotatorio Artículo 29: Cuando el funcionario autorizado para viajar hubiese obtenido los recursos correspondientes por concepto de viáticos y por alguna razón el viaje fuese cancelado, deberá reintegrar ante el Custodio el monto obtenido, en los tres (3) días hábiles siguientes a la suspensión. Cuando el viaje concluya antes de la fecha prevista, regirá el mismo plazo para reintegrar el remanente. Artículo 30: Al funcionario que por causa plenamente justificada tuviese que permanecer más tiempo del inicialmente programado y autorizado, le serán reconocidos los pagos adicionales previa conformación del responsable de Unidad, presentando las evidencias que soporten dichos gastos. Artículo 31: Cuando algún funcionario de la UCLA sea autorizado por el responsable de la Unidad Ejecutora para viajar en vehículo de su propiedad, se le cancelará la compensación por kilómetro recorrido a través de este Fondo de acuerdo a lo establecido en la normativa respectiva. Artículo 32: La cancelación de viáticos y pasajes fuera del país para actividades de índole académica que signifiquen capacitación y adiestramiento del personal Docente, serán tramitada ante la Dirección de Formación del Personal Académico o el Consejo de Desarrollo Científico, Humanístico y Tecnológico, quien a través de la Comisión Central de Formación del Personal Académico ó la Comisión Central del CDCHT recomendará al Rector en punto de cuenta de la cancelación de viáticos y pasajes fuera del país. 9/18

10 El Rector, haciendo uso de las atribuciones legales que le confieren el artículo 36 numeral 8 de la Ley de Universidades y el artículo 12 numeral 10 del Reglamento de la UCLA, aprobará e informará al Consejo Universitario. Se exceptúan de solicitar Cancelación de Viáticos y Pasajes fuera del país ante la Dirección de Formación del Personal Académico ó el CDCHT, a las Autoridades Rectorales, Decanos y aquel docente que sea enviado en comisión especial por el Rector. Los conceptos y montos a ser cancelados serán los establecidos en el "Reglamento General de Viáticos para el Personal Docente y de Investigación, Administrativo y Obrero de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado" en el capítulo De los Viáticos y Pasajes fuera del país. Capitulo VI De la Rendición del Fondo Rotatorio Artículo 33: La solicitud de reposición o liquidación será presentada por el administrador del Fondo Rotatorio ante la Dirección de Finanzas, cuando se haya ejecutado una cifra entre el veinte (20%) y el cincuenta (50%) por ciento, del monto del Fondo Rotatorio aprobado. A los fines de darle fluidez al proceso administrativo en el momento de efectuar la rendición y previa solicitud de pago, le será adelantado el cheque correspondiente al monto solicitado. No le será entregado el monto correspondiente a la segunda reposición hasta tanto no haya sido aprobada la primera rendición de cuenta del Fondo Rotatorio. Este esquema de reposición será válido para las siguientes rendiciones. La reposición del Fondo Rotatorio debe acompañarse de los siguientes documentos: 1. Relación de comprobantes de gastos. 2. Facturas que cumplan con los requisitos referidos en el instructivo dictado a tal fin, así como también con las normativas internas de la institución. De igual manera, de todos los comprobantes de gastos que soporten la adquisición de Activos Reales debe indicarse el número del serial y garantía de dicho activo o comprobantes de pagos en original firmados por el responsable del Fondo Rotatorio, el Custodio y por el Beneficiario. 3. La Conciliación Bancaria con su respectivo Estado de Cuenta y copia del último voucher de la última reposición. 4. Planillas de enteramiento al SENIAT de las facturas contenidas en la rendición y/o liquidación. 5. Recibos de caja por constancia de depósito de intereses devengados en cuentas corrientes con intereses, si fuere el caso. 6. Recibos de devolución de viáticos, si los hubiere. 10/18

11 7. Facturas y Planillas BN-001 selladas y procesadas por el Departamento de Bienes Nacionales, si las hubiere. 8. Original(s y copias de las solicitudes de viáticos y gastos de viaje, así como los boletos utilizados en caso ser con pasaje aéreo o terrestre, si los hubiere. 9. Copia de comprobantes de retención, cuando hayan gastos que han sido sujetos a la Retención de Impuestos Sobre la Renta, si los hubiere. 10. Constancia de la devolución a la Tesorería de las sumas no utilizadas, si las hubiere, en el caso de liquidación del Fondo Rotatorio. Las Coordinaciones de Postgrado y de Investigación deberán adicionalmente presentar un informe de relación de gestión administrativa efectuada con el Fondo Rotatorio a la Dirección de Postgrado y la Dirección del CDCHT respectivamente, dos (2) veces al año. Artículo 34: El monto de cada reposición de Fondo Rotatorio será restituido por la Dirección de Finanzas. Artículo 35: La asignación del Fondo Rotatorio no caduca al cierre del ejercicio presupuestario, de no existir una decisión orientada a su eliminación transitoria o permanente. Al iniciarse el nuevo período la Unidad solicitará la reapertura del Fondo ante la Dirección de Finanzas, con afectación al presupuesto que se inicia, una vez liquidado totalmente el Fondo Rotatorio del año anterior. Artículo 36: La documentación de las rendiciones y/o liquidación de cuenta será revisada en la Dirección de Finanzas para su aprobación. El manejo inadecuado en razón de los créditos a ser afectados aprobados en el Acta de Asignación, la rendición tardía o la documentación incorrecta e incompleta, dará lugar a responsabilidad administrativa del funcionario. Normativa Fondos Especiales Capitulo I Disposiciones Generales del Fondo Especial Artículo 37: A los efectos del presente Reglamento, se entiende por FONDO ESPECIAL la asignación por una sola vez, de una determinada cantidad de dinero para ser destinado a la ejecución de gastos con un fin específico, previa solicitud presentada al Rector para su autorización, previo informe favorable de la Dirección de Finanzas, en cuanto a que: 11/18

12 El Responsable solicitante esté solvente en la rendición de otros fondos de igual naturaleza, Exista Disponibilidad Presupuestaria en la Unidad solicitante y, Exista Disponibilidad Financiera en la Universidad Si el Fondo Especial será usado para Contratos de Obra, deberá anexarse aval de la Dirección de Planificación Universitaria o la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento según sea el caso, por ser las Unidades responsables de lo concerniente a Contratación de Obras. Artículo 38: Los Fondos Especiales deberán ser solicitados por el titular de la dependencia a la cual está adscrito el funcionario que los administrará. Dicha solicitud contendrá una justificación de la necesidad del Fondo Especial, el tipo de gastos que se estima realizar con cargo al mismo, el monto previsto y el tiempo requerido para cumplir con los objetivos para los cuales se solicita el Fondo Especial. Su funcionamiento se constituirá con base en las partidas 4O2 (Materiales y Suministros), 4O3 (Servicios no Personales), y 4O4 (Activos Reales). Artículo 39: Se denominará Administrador del Fondo, al funcionario con facultades para disponer gastos y pagos con cargo al mismo, quien actuará como Cuentadante Delegado de la Universidad Centro Occidental "Lisandro Alvarado", y fungirá como Agente de Retención del Impuesto Sobre La Renta, en los gastos efectuados en la Unidad a través del Fondo que así lo ameriten. El Funcionario a quien el Administrador delegue el manejo del Fondo Especial se desempeñará como Custodio y será responsable: de la documentación, del efectivo, de llevar los registros internos de acuerdo con los sistemas contables y presupuestarios aplicables, preparar las rendiciones de cuenta, así como de realizar los cálculos, retenciones y demás operaciones del Impuesto Sobre la Renta que lo requieran. El responsable de enterar al SENIAT de los impuestos retenidos deberá hacerlo oportunamente en los plazos establecidos. Artículo 40: El administrador autorizado por el ciudadano Rector para manejar los fondos que le sean asignados, actuará como un Cuentadante Delegado de la Universidad y será responsable personalmente de los efectos administrativos, civiles y penales, que pudieran generarse en el manejo de dichos recursos. 12/18

13 Capitulo II De la Creación del Fondo Especial Artículo 41: La asignación del Fondo Especial será autorizada únicamente por el Rector mediante Acta de Asignación. Artículo 42: Podrá crearse un Fondo Fijo de Caja Chica para gastos de funcionamiento. La reposición de este efectivo podrá hacerse siempre y cuando la disponibilidad del Fondo lo permita. La apertura de Caja Chica podrá hacerse hasta por un monto máximo de: QUINIENTOS MIL BOLIVARES (Bs ,00) para gastos no mayores de CIEN MIL BOLIVARES (Bs ). Su funcionamiento estará sujeto a las disposiciones establecidas en esta Normativa. El Arqueo ó Control de Caja Chica será realizado por la Contraloría Interna de la Universidad o por la Dirección de Análisis Financiero de la Universidad, cuando cualquiera de éstas lo crean conveniente. Artículo 43: El Administrador y el Custodio del Fondo Especial deben estar cubiertos por una fianza de fidelidad, la cual será otorgada por la Universidad a través de la Dirección de Servicios Generales. El responsable de la firma delegada deberá presentar autorización de la persona que actuará como Custodio del mismo. La Unidad informará a la Dirección de Servicios Generales del monto del Fondo Especial, así como del nombre y cédula del Responsable y Custodio, a fin de mantener actualizada la cobertura de la fianza de fidelidad. Artículo 44: No podrá utilizarse el Fondo Especial para aquellas partidas no previstas en su constitución. Artículo 45: Todo Fondo Especial será depositado preferiblemente en Cuenta Corriente, debidamente autorizada por el Rector y siempre a nombre de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" -Fondos Especiales-, con indicación de la Unidad que lo utilizará en el manejo rutinario del fondo. Artículo 46: Para manejar las cuentas bancarias se requieren firmas Administrador y del Custodio del Fondo Especial. conjuntas del 13/18

14 Los documentos a consignar en la Entidad Bancaria para aperturar las cuentas son: 1. Carta del Rector dirigido a la entidad bancaria indicando objetivo de la apertura de cuenta, Nombre de la Unidad, Nombre y Cédula de Identidad del responsable y custodio. 2. Registro de firmas y copia de Cédula de Identidad del responsable y custodio Artículo 47: Todo pago que se realice a través del fondo deberá ser efectuados mediante cheque NO ENDOSABLE, emitido a nombre de los legítimos beneficiarios. En ningún caso podrá emitirse cheques al PORTADOR. Los cheques para aperturar o reponer Caja Chica deberán ser emitidos a nombre del Administrador o Custodio del Fondo Especial. Artículo 48: El Administrador del Fondo Especial, deberá participar de inmediato a la Dirección de Finanzas el nombre del Banco y el número de la cuenta bancaria donde fue depositado el monto del Fondo Especial asignado, así como también, los nombres de las personas autorizadas para movilizar la referida cuenta bancaria y los facsímiles de sus firmas; en tarjetas por separado anexas a la comunicación referida. Capitulo III Del Registro de la Ejecución Presupuestaria del Fondo Especial Artículo 49: La constitución del Fondo Especial se registrará como compromiso con la solicitud de Pago Directo, que indique sus partidas y montos por concepto de apertura del fondo a fin de garantizar la liquidación del mismo. Artículo 50: Se registrará en forma simultánea como gastos causados y pagados, todos los comprobantes de gastos relacionados en la liquidación del Fondo Especial, que cumplan con los requisitos exigidos por el SENIAT así como también con las normativas internas de la institución. Artículo 51: Si existe algún sobrante al momento de liquidar el Fondo Especial, este debe ser reintegrado a Caja Principal o a la cuenta de gastos de funcionamiento de la Institución (Bancos). 14/18

15 Capitulo IV De la Administración del Fondo Especial Artículo 52: El Fondo Especial sólo podrá ser utilizado para efectuar gastos de las partidas 402, 403 y 404, en cualquier tipo de gastos que cumplan los requisitos legales existentes. Artículo 53: Cuando se trate de adquisiciones correspondientes a la partida 404, el custodio del Fondo Especial será el responsable de emitir la forma BN-001, y de informar al Departamento de Bienes Nacionales de la adquisición de bienes muebles para su conformación y registro, a tal efecto deberán enviarle la Factura y la Forma BN-OO1. De no estar conformada y registrada la forma BN-001 por la Unidad de Bienes Nacionales, no se aprobará la rendición del Fondo. Artículo 54: Para la adquisición de Programas y Equipos de Computación, Materiales y Equipos de Telecomunicaciones y Redes de Datos se deberá solicitar por escrito aprobación de la Comisión de Informática de la UCLA. Cuando el requerimiento sea de Equipos de Aire Acondicionado y Electricidad se debe solicitar la aprobación de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. De no estar el informe técnico emitido por el ente respectivo, no se aprobará la Rendición del Fondo. Artículo 55: Las reparaciones mayores a ser efectuadas a los vehículos propiedad de la institución, se deberán realizar a través de la Dirección de Transporte de la U.C.L.A. Las reparaciones menores serán efectuadas por cuenta de cada Unidad, que deberá enviar a la Dirección de Transporte el comprobante de la reparación para su conformidad y registro en el Sistema. De no estar los comprobantes debidamente conformados por la Dirección de Transporte, no se aprobará la Rendición del Fondo. Artículo 56: A fin de cumplir los objetivos de celeridad de los Fondos Especiales con relación a las cotizaciones para las compras de bienes y las contrataciones de servicios, se establecerán rangos para la solicitud de las mismas: 1. Hasta por un monto de QUINIENTOS MIL BOLIVARES (Bs ), quedan exentas del requisito de cotización. 15/18

16 2. Para montos superiores a BOLIVARES QUINIENTOS MIL (Bs ) y a hasta DOS MILLONES DE BOLIVARES (Bs ), se exigirá al menos dos (2) cotizaciones. 3. Para montos superiores a BOLIVARES DOS MILLONES (Bs ) y hasta CUATRO MILLONES DE BOLIVARES (Bs ), se exigirá al menos tres (3) cotizaciones. Cuando por razones de emergencia comprobada o la naturaleza del Bien o Servicio así lo requiera, se podrá prescindir del número de cotizaciones señaladas en los literales 2 y 3 de este artículo, para aquellos casos que se demuestre que existe un Distribuidor único y autorizado en el país para el bien o equipo requerido, esto de acuerdo a la Ley de Licitaciones. En aquellos casos en que el monto de las compras de bienes y servicio sea superior a dos millones de bolívares ( ,00), será necesario que el suplidor de esos bienes y servicio este registrado y actualizado en el registro de proveedores de la U.C.L.A. Capitulo V De la Rendición del Fondo Especial Artículo 57: La rendición será presentada por el administrador del Fondo Especial ante la Dirección de Finanzas, en un plazo no mayor de los treinta (30) días siguientes a la fecha de finalización estipulada en la solicitud, cuando se haya ejecutado el monto del Fondo Especial asignado. Este lapso puede ser prorrogado por una vez, siempre y cuando la solicitud de prórroga se fundamente en hechos debidamente justificados a criterio del Rector. Si tanto el lapso inicial establecido como la prórroga se vencen sin que se haya presentado la rendición de cuenta, la Dirección de Finanzas deberá informar al Rector o Vicerrector Administrativo, con el objeto de ordenar el descuento del monto por nómina, al funcionario responsable. Artículo 58: La rendición documentos: del Fondo Especial debe acompañarse de los siguientes 1. Relación de comprobantes de gastos. 2. Facturas que cumplan con los requisitos referidos en el instructivo anexo, así como también con las normativas internas de la institución. De igual manera, de todos los comprobantes de gastos que soporten la adquisición de Activos Reales debe indicarse el número del serial y garantía de dicho activo, o comprobantes de pagos en original firmados por el responsable del Fondo Especial, el Custodio y por el Beneficiario. 16/18

17 3. La Conciliación Bancaria con su respectivo Estado de Cuenta y copia del voucher de la asignación. 4. Planillas de enteramiento al SENIAT de las facturas contenidas en la liquidación. 5. Recibos de caja por constancia de depósito de intereses devengados en cuentas corrientes con intereses, si fuere el caso. 6. Constancia de la devolución a la Tesorería de las sumas no utilizadas, si las hubiere. 7. Facturas y Planillas BN-001 selladas y procesadas por el Departamento de Bienes Nacionales, si las hubiere. 8. Copia de comprobante(s) de retención, cuando hayan gastos que han sido sujetos a la Retención de Impuestos Sobre la Renta, si los hubiere. 9. En el caso de Obras, anexar facturas, valuaciones y/o otros documentos comprobantes de pago exigidos por la Ley. Artículo 59: La documentación de las liquidaciones de cuenta será revisada en la Dirección de Finanzas para su aprobación. El manejo inadecuado en razón de los créditos a ser afectados aprobados en el Acta de Asignación, la rendición tardía o la documentación incorrecta e incompleta, dará lugar a responsabilidad administrativa del funcionario. Disposiciones Finales Artículo 60: La Rendición de Cuenta de lo ejecutado a los fines de cierre del ejercicio fiscal deberá presentarse de acuerdo con los lapsos que establezca la Dirección de Finanzas en el instructivo de cierre, lapsos que no podrán ser posteriores a la fecha de finalización del año fiscal. De no efectuarse la liquidación en los lapsos previstos, la Dirección de Finanzas deberá informar al Rector a través del Vicerrector Administrativo, con el objeto de establecer las responsabilidades administrativas pertinentes conforme a la Ley. Artículo 61: El incumplimiento, por parte del Administrador y/o del Custodio de las normas establecidas en el manejo de los Fondos y de las disposiciones especiales fijadas para cada caso, los hará responsables de los efectos penales y administrativos que pudiera corresponderles. Artículo 62: El Administrador y/o el Custodio saliente elaborarán un Acta de Entrega que será firmada por ellos y los funcionarios sustitutos dejando constancia de los saldos existentes en Bancos (Estado de Cuenta Bancaria), Listado de Cheques sin entregar, Fondo Fijo de Caja Chica (dinero en efectivo), Conciliaciones Bancarias, Planillas de Depósitos en la Tesorería de la UCLA de los Intereses Devengados 17/18

18 por Cuentas Corrientes con Intereses si fuere el caso, Listado de Comprobantes de Pago, Listado de Relaciones de Gastos para su Reposición, Formas BN-001 pendientes por tramitar, Montos Retenidos y No Enterados de ISLR, Planillas de pago al SENIAT de las facturas contenidas, Recibos de Caja por constancia de depósito a la Tesorería de la UCLA, si los hubiera, Fotocopia del Estado de Cuenta que indica intereses devengados por depósitos si los hubiera, Solicitud de Viáticos y Gastos de Viajes así como los boletos utilizados en caso de pasaje aéreo y terrestre si los hubiere, y Recibos de devolución de reintegros por viáticos no efectuados si los hubiera. EL total del monto en el Fondo debe ser igual a la suma de: Saldo Conciliado en Banco (Saldo en Banco - Cheques en Tránsito), Efectivo de Caja Chica, Relación de Facturas pagadas y Cheques. Los documentos a consignar en la Entidad Bancaria para el cambio de firmas en las cuentas por la entrada de un custodio y/o Administrador son: 1. Carta del Rector dirigido a la entidad bancaria, indicando Objetivo de la Apertura de la Cuenta, Nombre de la Unidad, Nombre y Cédula de Identidad del responsable y custodio. 2. Registro de firmas mas copia de cédula del responsable y custodio. Artículo 63: Los montos establecidos en este Reglamento para Fondos Rotatorios y Fondo Especial, serán indexados mediante Resolución que dictará el Consejo Universitario, con base en el porcentaje de inflación establecido por el Banco Central de Venezuela, considerando los montos establecidos en la Ley de Licitaciones. Artículo 64: Quedan derogadas todas Reglamento. las disposiciones que colidan con el presente Lo no previsto en el presente Reglamento y las dudas que surjan en su aplicación, será resuelto por el Consejo Universitario. Dado, sellado y firmado en la sala de sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", en su sesión No. 1204, Ordinaria, celebrada el día veintiséis de julio de dos mil Lic. José Bethelmy Rector Prof. Justina Guerra de Cordero Secretaria General 18/18